Central Government hereby approves with modification the Board of Major Port Authority for Chennai Port

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 सी.जी.-डी.एल.-अ.-14052024-254185 xxxGIDHxxx CG-DL-E-14052024-254185 xxxGIDExxx असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 332] नई दिल्ली, िुििार, मई 10, 2024/ििै ाख 20, 1946 No. 332] NEW DELHI, FRIDAY, MAY 10, 2024/VAISAKHA 20, 1946 चन्े न ै पोर्ट के जलए महा पत्त न प्राजधकरण बोडट अजधसचू ना नई दिल् ली, 17 अप्रलै , 2024 फा. स.ंच.ेप.प्रा/आरआरसी/001/2024.—महा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम (2021 का 1) की धारा 72 के उपधारा (2) के खंड (ए) और (बी) के साथ पठित धारा 13 और 14 के तहत प्रित्त िजियों को प्रयोग करत े हुए, उक्त अजधजनयम की धारा 72 की उपधारा (1) के तहत अपेजित अनुसार, धारा 72 की उपधारा (2) के खडं (ए) और (बी) के साथ पठित धारा 13 और 14 द्वारा प्रित्त िजियों को प्रयोग करत े हुए, चेन् न ै पोर्ट के जलए महा पत् तन प्राजधकरण के बोड ट द्वारा बनाया गया चेन् न ै पोर्ट के जलए महा पत् तन प्राजधकरण (बोडट की बैिकें और व्यापार का लने िेन) जिजनयम 2024 को संिोधन सजहत, इस अजधसूचना से संलग्न अनुसूची के अनुसार केंद्र सरकार ने एततद्वारा अनुमोिन करता ह ै उक्त जिजनयम, इस अजधसूचना, कायाटलयी रािपत्र म ेंप्रकाजित होने की तारीख स ेलाग ू होंगे। अनसु चू ी महा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 (2021 का 1) की धारा 72 की उपधारा (2) के खंड (ए) और (बी) के साथ पठित धारा 13 और 14 द्वारा प्रित्त िजियों का प्रयोग करत े हुए और महा पत् तन न्य ास (बोडट बैिकों म ें प्रदिया) जनयम 1981 का अजधिमण करते हुए, ऐस े अजधिमण के पहले दकए गए या नहीं दकए गए संबंजधत कायों को छोड़कर, चेन् नै पोर्ट के जलए महा पत् तन प्राजधकरण के बोड टके गिन हते ु जनम्नजलजखत जिजनयम बनाता ह,ै अथाटत:् - 1. सजं िप्त िीर्कट और प्रारंभ. - (1) इन जिजनयमों को चेन् न ै पोर्ट (बैिकें और व्यापार का लने िेन) जिजनयम, 2024 के जलए महा पत् तन प्राजधकरण बोडट का गिन कहा िाएगा। 2995 GI/2024 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (2) यह सरकारी रािपत्र म ें प्रकाजित करने की तारीख स ेलाग ू होंग।े 2. पठरभार्ाएं - (I) इन जिजनयमों म,ें िब तक दक संिभट स ेअन्यथा अपेजित न हो, - (ए) "अजधजनयम" का अथ ट ह ैमहा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 (2021 का 1); (बी) "सजमजत" का अथ ट अजधजनयम की धारा 14 की उप-धारा (1) के तहत बोड ट द्वारा गठित सिस्ट्यों और दकसी अन्य व्यजि की प्रत्येक सजमजत ह;ै (सी) "बोडट" का अथट अजधजनयम की धारा 3 की उप-धारा (1) के तहत चेन्नै पोर्ट के जलए गठित महा पत् तन प्राजधकरण का बोड ट ह।ै (2) इन जिजनयमों म ें िब्िों और अजभव्यजियों को प्रयिु और पठरभाजर्त नहीं दकए गए, लेदकन अजधजनयम म ें पठरभाजर्त िही अथट होंगे िो उन्ह ें अजधजनयम म ें दिए गए हो । 3. बिै कों की आिजृ त्त, तारीख और स्ट्थान. - (1) प्रत्येक जित्तीय िर्ट म ें कम स े कम चार बार इस तरह स े बोड ट की बैिक होगी दक लगातार बोडट की िो बैिकों के बीच एक सौ बीस दिन स ेअजधक का अंतराल न हो। (2) बोडट अपने बैिकों की तारीख और समय जनधाटठरत दकया िाए: बिते दक िहा ं दकसी भी कारण स े ऐसा करन े में बोड ट असमथट हो तो अध्यि और उसकी अनुपजस्ट्थजत म ें उपाध्यि या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत ऐसा कोई अन्य व्यजि द्वारा जलजखत रूप म ें बतात े हुए ऐसा दकया िा सकता ह।ै (3) बोडट की बैिकें उनके संबंजधत पोर्ट पठरसर म ें आयोजित की िाएंगी, इसके जसिाय दकसी अन्य स्ट्थान पर कोई बैिक आयोजित की िानेिाली हो तो जलजखत रूप में कारण बताते हुए ऐसा दकया िा सकता ह ै। 4. काययट चू ी का प्रसार और भागीिारी की तरीका. - (1) बैिक के जलए प्रस्ट्ताजित कायटसूची तथा सभी प्रासंजगक सामग्री के साथ प्रत्येक सिस्ट्य को जलजखत रूप म ेंकम स े कम तीन दिन का नोठर्स िेकर बोडट द्वारा बैिक बुलाई िाएगी । बिते दक अत्यािश्यक काय ट जनपर्ाने के जलए बोडट की बैिक कम सूचना पर इस ितट के अधीन बुलाई िा सकती ह ैदक अजधजनयम की धारा 3 की उपधारा (1) के खंड (ई) के तहत जनयुि सिस्ट्य बैिक म ेंउपजस्ट्थत हों । बिते दक अजधजनयम की धारा 3 की उपधारा (1) के खंड (ई) के तहत जनयिु सिस्ट्य के बोड ट की दकसी भी बैिक म ें अनुपजस्ट्थजत के मामले म,ें ऐसी बैिक म ें जलए गए जनणटयों को अगली बोडट बैिक म ें पुजि के माध्यम स े अंजतम रूप दिया िाएगा। (2) दकसी सिस्ट्य को व्यजिगत रूप स े या इलेक्रॉजनक रूप स े नोठर्स भेिा िाएगा जिसम ें फैक्स, ई-मले भी िाजमल हो या ऐसे सिस्ट्य को संबोजधत डाक या कूठरयर या संचार के ऐस े दकसी भी माध्यम स े िो उजचत समझा िाए, द्वारा भेिा िाएगा। (3) उप-जिजनयम (1) के तहत बैिक की सूचना के संबंध म ें सिस्ट्यों को सूजचत दकया िाएगा दक िीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों के माध्यम स े भाग लने े के जलए उपलब्ध जिकल्प के बारे म ें सूजचत दकया िाएगा और सिस्ट्यों को िीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों के माध्यम से भाग लेन े म ें सिम बनाने के जलए सभी आिश्यक सूचना प्रिान की िाएगी । । 5. िीजडयो कॉन्रेंससगं या अन्य ऑजडयो जििअु ल माध्यम स े बोड ट की बिै कें – िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों के माध्यम स े बोडट की बैिकें बलु ाने और संचाजलत करने के जलए बोड ट द्वारा जनम्नजलजखत प्रदिया का अनुपालन दकया िाएगा। (1) िीजडयो या ऑजडयो जििुअल कनेक्िन की जिफलता स े बचने के जलए बोड ट द्वारा आिश्यक व्यिस्ट्था की िाएगी। (2) बोडट द्वारा जनम्न जलजखत का उजचत िेखभाल दकया िाए । (ए) पयाटप्त सुरिा और पहचान प्रदियाओं को सुजनजित करन े द्वारा बोडट बैिक की अखंडता की रिा करना;[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 (बी) बोड ट बैिक में सिस्ट्यों और अन्य प्राजधकृत प्रजतभाजगयों की प्रभािी भागीिारी के जलए संचार के प्रसारण प्रिान करने के जलए और उजचत िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो-जिज़ुअल उपकरण या उजचत सुजिधाओं की उपलब्धता सुजनजित करना; (सी) जनधाटठरत जित् तीय िर् ट की लेखा परीिा पूरा होन े के समय स े पहल,े कम स े कम बोड ट के ठरकॉड ट के जहस्ट्स े के रूप म ेंर्ेप ठरकॉर्डिंग या अन्य इलेक्रॉजनक ठरकॉर्डगिं तंत्र को सरु जित रखने और जचजननत करने के जलए; (डी) यह सुजनजित करन े के जलए दक संबंजधत सिस्ट्य के अलािा कोई भी व्यजि िीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों के माध्यम स े बोडट बैिक की कायटिाही म ें भाग नहीं ले रहा ह ै या उसकी पहुचं नहीं ह;ै और (ई) यह सुजनजित करने के जलए दक ऑजडयो जििुअल माध्यम स े बोडट बैिक म ें भाग लेने िाल े प्रजतभागी बैिक के िौरान अन्य प्रजतभाजगयों को स्ट्पि रूप स े सुनन े और िेखने म ेंसिम ह:ैं बिते दक ि े व्यजि, िो जभन्न रूप स े सिम ह,ैं अध्यि स े और उसकी अनुपजस्ट्थजत म ें उपाध्यि से दकसी व्यजि को अपने साथ िान े की अनुमजत िेने का अनरु ोध कर सकते ह।ैं (3) (ए) िीजडयो कॉन्रेंससगं या ऑजडयो जििुअल माध्यम स े भाग लेन े का इरािा रखन े िाल े सिस्ट्य को कम स े कम िो दिन पहल े अध्यि को अपना इरािा बताना होगा तादक बोडट इस संबंध म ें उपयिु व्यिस्ट्था करन े म ें सिम हो सके। (बी) खंड (ए) के तहत दकसी भी सूचना के अभाि म,ें यह माना िाएगा दक सिस्ट्य व्यजिगत रूप स े बैिक म ें भाग लगे ा। (4) बोडट बैिक आयोिन नोठर्स म ें जनधाटठरत बोडट बैिक का जनधाटठरत स्ट्थान उि बैिक का स्ट्थान माना िाएगा और बोडट बैिक की कायटिाही की सभी ठरकॉर्डिंग ऐस े स्ट्थान पर की गई मानी िाएगं ी। स्ट्पिीकरण - इस जिजनयमन के प्रयोिनों के जलए, "िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल" का अथ ट जनयोजित ऑजडयो-जििुअल इलेक्रॉजनक संचार सुजिधा ह ै िो बैिक म ें भाग लेन े िाले सभी व्यजियों को जबना दकसी मध्यस्ट्थ के एक-िसू रे के साथ समिती रूप स े संिाि करन े और बैिक म ें प्रभािी ढगं स े भाग लने े म ें सिम बनाता ह।ै 6. बिै कों का सचं ालन - (1) बोड ट की बैिक की अध्यिता अध्यि द्वारा की िाएगी और यदि ि े बैिक म ें भाग लने े म ें असमथ ट ह,ै तो उपाध्यि और ऐस े उपाध्यि की अनुपजस्ट्थजत म ें बैिक म ें उपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा चुन े गए दकसी अन्य सिस्ट्य द्वारा या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत दकसी अन्य व्यजि द्वारा की िाएगी। (2) बोडट की बैिक म ें सिस्ट्यों की भागीिारी या तो व्यजिगत रूप स े या िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों स े हो सकती ह,ै िो सिस्ट्यों की भागीिारी को ठरकॉडट करने और पहचानने और तारीख और समय के साथ ऐसी बैिकों की कायटिाही को ठरकॉडट करन े और संग्रहीत करने म ेंसिम ह।ैं (3) बोडट बैिक के प्रारंभ म,ें अध्यि या बोडट बैिक की अध् यि या अध्यिता करन े िाल े व्यजि द्वारा एक रोल कॉल जलया िाए, िब िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों स े भाग लने े िाल े प्रत्येक सिस्ट्य द्वारा जनम्नजलजखत को ठरकाड टदकया िाए : - (ए) नाम; (बी) स्ट्थान िहां स े भाग ल ेरह े ह;ै (सी) दक उसे बैिक की कायटसूची और सभी प्रासंजगक सामग्री प्राप्त हो गई ह;ै और (डी) खडं (बी) म ें उजल्लजखत स्ट्थान पर संबंजधत सिस्ट्य के अलािा कोई भी व्यजि बैिक की कायटिाही म ें भाग नहीं ल ेरहा ह ैया उसको बैिक की कायटिाही तक पहुचं नहीं ह।ै (4) रोल कॉल के बाि, अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करन े िाल े व्यजि, िैस े भी मामल े हो, सिस्ट्यों के अलािा अन्य व्यजियों के नाम के अनरु ोध पर या अनुमजत के साथ उि बैिक म ें उपजस्ट्थत ह ैं के बारे म ें बोड ट को सूजचत दकया िाए । अध्यि या बोड ट बैिक की अध्यिता करन े िाल े व्यजि द्वारा पुजि की िाएगी दक जिजनयम 7 के उप-जिजनयम (I) के प्रािधानों के अनुसार आिश्यक प्रदिया पूरी हो गई ह।ै4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (5) अध्यि या बोड ट बैिक की अध्यिता करने िाला व्यजि द्वारा यह सुजनजित दकया िाए दक बैिक के िौरान अपेजित कोरम उपजस्ट्थत रह।े (6) बैिक म ें उपजस्ट्थत बोडट के सिस्ट्य, अध्यि या ऐसी बैिक की अध्यिता करने िाले दकसी अन्य व्यजि की पूि ट सहमजत स,े बैिक म ें अजतठरि मिों पर जिचार और चचा ट की िा सकती ह ै िो जिजनयम 4 के उप-जिजनयम (1) के तहत पहले प्रसाठरत कायटसूची म ें अजधसूजचत न दकया गया हो । (7) बोडट द्वारा यथा ध् यान दिया िाए । (ए) कायटिाही ठरकॉडट करना और बैिक के कायटिृत् त तैयार करना; (बी) बोडट बैिक की सूचना सभी सिस्ट्यों को जिजनयम 4 के उप-जिजनयम (2) म ें जनर्िटि तरीके स े िी िाएगी। (8) अजधजनयम के प्रािधानों के अनसु ार बोडट की बैिक म ें रख े िान े िाले संिैधाजनक और अन्य ठरकॉडट को बैिक के स्ट् थान म ें प्रस्ट्त ुत दकया िाएगा तथा उस े इलक्र ाजनक मोड द्वारा भाग लेनेिाल े सिस्ट् यों द्वारा अपनी स्ट् िीकृजत िी तो उसे स्ट् िीकृत दकए िैसे माना िाएगा तथा जिसे बैिक में ठरकाडट दकया िाएगा । (9) प्रत्येक भागीिार को कायटसूची म ें के दकसी मि पर बोलन े स े पहल े ठरकॉड ट के जलए अपनी पहचान बतानी होगी। (10) यदि िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों स े बैिक म ें दकसी सिस्ट्य का बयान बाजधत या जिकृत हो िाता ह,ै तो अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करने िाला व्यजि सिस्ट्य स े िोहराने या िोहरान े का अनुरोध दकया िाएगा । (11) यदि दकसी प्रस्ट्ताि पर आपजत्त की िाती ह ै और उि कायटसूची मि को मतिान के जलए रखन े की आिश्यकता ह,ै तो अध्यि या बोड ट की अध्यिता करने िाला व्यजि द्वारा रोल को बुलाया िाएगा और प्रत्येक सिस्ट्य के िोर् को नोर् करेगा िो अपना िोर् डालत े समय अपनी पहचान बताएगा। (12) बोडट की बैिक िुरू होन े से लेकर और ऐसी बैिक के समापन तक, अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करन े िाले व्यजि, सिस्ट्यों और दकसी अन्य व्यजि जिसकी उपजस्ट्थजत बोडट के जलए आिश्यक हो तो बोडट की अनुमजत के जबना िारीठरक रूप स े या िीजडयो कॉन्रेंससंग के माध्यम स े बैिक म ें भाग लेनेिाल े व् यजि को उस स्ट् थान पर प्रिेि की अनुमजत नहीं िी िाएगी। (13) प्रत्येक कायटसूची मि पर चचा ट के अंत म,ें अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करने िाले व्यजि द्वारा ऐसे मि पर जलए गए जनणटय के सारांि की घोर्णा के साथ, उन सिस्ट्यों का नाम अगर कोई हो, िो बहुमत द्वारा जलए गए जनणटय पर असहमजत दकया हो का उल् लेख दकया िाए । (14) कंपनी सजचि अजधजनयम, आई िीएसबी (1980 का 56) की धारा 3 के तहत गठित भारतीय कंपनी सजचि संस्ट्थान द्वारा जनर्िटि बोड ट बैिकों के संबंध म ें इन जनयमों के जिपरीत बोड ट द्वारा सजचिीय मानकों का अनुपालन दकया िाएगा िो केंद्र सरकार द्वारा अनुमोदित दकए हो । 7. बिै कों के जलए कोरम. - (1) बोडट की दकसी भी बैिक के जलए कोरम ऐसी बैिक के समय उसकी कुल संख्या का एक जतहाई या चार सिस्ट्यों, िो भी अजधक हो, होगा और िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों स े सिस्ट्यों की भागीिारी भी होगी इस उपजिजनयम के तहत कोरम के प्रयोिनों के जलए जगना िाता ह,ै िब तक दक उसे अजधजनयम के दकसी भी प्रािधान के तहत व्यिसाय की दकसी भी िस्ट्तु स े बाहर नहीं रखा िाता ह।ै स्ट्पिीकरण - इस जिजनयम के प्रयोिनों के जलए, - (i) दकसी संख्या के दकसी भी अंि को एक के रूप म ेंपूणािंदकत दकया िाए; (ii) "कुल सख्ं या" का अथ ट समय-समय पर बोडट के सिस्ट्यों के रूप म ें जनयुि सिस्ट्यों की कुल सख्ं या ह ै और इसम ें िे सिस्ट्य िाजमल नहीं होंगे जिनके स्ट्थान ठरि ह।ैं (2) उप-जिजनयमन (1) के तहत कोरम के प्रयोिनों के जलए बोडट द्वारा अपनाए गए मानिंड म ें जनम्न जलजखत िाजमल होंग े -[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 (ए) िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जििुअल माध्यमों स े बोड ट बैिक म ें सिस्ट्यों की भागीिारी की अनुमजत िेना; और (बी) िहां कोरम के अभाि म ें बोडट की बैिक आयोजित नहीं की िा सकी, िहा ं उपजस्ट्थत बोडट के सिस्ट्यों द्वारा जनधाटठरत जतजथ तक स्ट्ित: स्ट्थगन का प्रािधान ह ै और ऐसे स्ट्थगन की सूचना सभी सिस्ट्यों और व् यापार िो मूल बैिक िो स्ट्थ गन से पहल े कोरम होने पर हुई होगी, स ेपहले लाया िाना चाजहए, को िी िाएगी। (सी) िहां स्ट्थजगत बैिक म ें भी, यदि आिश्यक कोरम मौिूि नहीं ह,ै तो उपजस्ट्थत सिस्ट्य, कोरम में दकया िाएगा; और (डी) दकसी जििेर् बोडट बैिक स े दकसी सिस्ट्य की अनुपजस्ट्थजत की अनुमजत की प्रदिया बोड ट बैिक के अध्यि या पीिासीन सिस्ट्य द्वारा अनुमोदित की िाएगी। 8. पठरचालन द्वारा सकं ल्प पाठरत करना - (1) दकसी भी संकल्प को बोड ट द्वारा पठरचालन द्वारा जिजधित पाठरत नहीं माना िाएगा, िब तक दक संकल् प को आिश्यक कागिात यदि कोई हो, सजहत प्रारूप म ें पाठरत दकया गया हो, के साथ बोड ट के सभी सिस्ट्यों को उनके द्वारा दिए गए पत े पर प्रसाठरत नहीं दकया गया हो। सिस्ट्य द्वारा हाथ स े जितरण या डाक द्वारा या कूठरयर द्वारा, या इलेक्रॉजनक माध्यम स े और इस े अजधकांि सिस्ट्यों द्वारा अनुमोदित दकया गया हो, िो संकल्प पर मतिान करने का हकिार हो : बिते दक िहां बोडट के सिस्ट्यों की कुल संख्या के आधे स े कम को कुछ समय के जलए यह आिश्यक हो दक पठरचालन के तहत दकसी भी प्रस्ट्ताि को एक बैिक म ें तय दकया िाना चाजहए, अध्यि या उसकी अनुपजस्ट्थजत म ें बोडट के उपाध्यि या दकसी अन्य सिस्ट्य को चुना िाना चाजहए बैिक म ें उपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत ऐसे अन्य व्यजि द्वारा जनणटय लने े के जलए बोडट की बैिक म ें प्रस्ट्ताि रखा िाएगा। (2) उप-जिजनयम (1) के प्रयोिन के जलए, प्रत्येक सिस्ट्य को प्राजप्त के िस दिनों के भीतर जलजखत रूप म ें पठरचाजलत प्रस्ट्ताि पर अपना प्रजतज्ञान या खंडन का िोर् िने ा होगा। (3) दकसी भी सिस्ट्य द्वारा अपना मत प्रस्ट्तुत करन े म ें जिफलता को प्रसाठरत प्रस्ट्ताि स े इनकार माना िाएगा। (4) उप-जिजनयम (1) के तहत पाठरत एक संकल् प की बोडट की अगली बैिक में पुजि की िाएगी और ऐसी बैिक के कायटिृत्त का जहस्ट्सा बनाया िाएगा। 9. बोड ट की बिै कों म ें भाग लने े के जलए मानिेय - अजधजनयम की धारा 3 की उपधारा (1) के खडं (सी), (ई) और (एफ) के तहत जनयिु अध्यि, उपाध्यि और सिस्ट्य बोड ट की बैिकों म ें भाग लेन े के जलए दकसी भी बैिक िल्ु क या मानिेय के हकिार नहीं होंगे। 10. सिस्ट्य द्वारा अपनी रुजच का प्रकर्ीकरण - (1) बोडट के प्रत्येक सिस्ट्य िो जित् तीय रूप स े या अन्यथा इच्छ ुक हो तो उसको सिस्ट् य के रूप म ें जिस जिचार या जहत स े ऐस े सिस्ट्य के रूप म ें उसके कायों पर प्रजतकूल प्रभाि पड़ने की संभाव् यता होगी िब िह इच्छ ुक हो तो सिस्ट् य द्वारा बोडट के पहली बैिक के आयोिन के समय में अपनी इच्छ कता को प्रकर् दकया िाएगा या तुरंत इजस्ट्तफा दिया िाए । (2) िहां कोई सिस्ट्य अजधजनयम की धारा 5 की उप-धारा (2) के तहत पछू ताछ के अधीन हो या िे जहतों के र्कराि के कारण इस्ट्तीफा दिया हो या इसम ें उिाए िाने िाल े दकसी कायटसूची के संबंध म ें ऐसे दकसी भी जहत का खुलासा बोड ट बैिक में दकया हो तो ऐसा सिस्ट्य बोड ट बैिक म ें भाग लने े और मतिान करन े स े तब तक िरू रहगे ा िब तक अजधजनयम की धारा 8 के अनुसार केंद्र सरकार द्वारा इस्ट्तीफा स्ट्िीकार नहीं दकया गया हो या अजधजनयम की धारा 5 की उपधारा (2) के तहत पछू ताछ के जनष्कर्ट पर न जनकल े हो । 11 बिै क की कायिट ाही का जििरण - (1) बोडट के प्रत्येक बैिक के समापन के तीस दिनों के भीतर बोड ट की प्रत्येक बैिक की कायटिाही के कायटिृत् त तैयार दकया िाएगा, हस्ट्तािर दकया िाए और अपन े प्रधान कायाटलय म ेंरखा िाए । (2) बोडट की बैिकों की कायटिाही के कायटिृत्त को माइिोदफल्मों या दकसी अन्य प्रामाजणक आधुजनक साधन या कंप्यूर्र द्वारा उत्पादित ठरकॉड ट या मुदद्रत सामग्री के सुरजित भंडारण और पुनप्राटजप्त के इलेक्रॉजनक रूप म ें भी रखा िा सकता ह,ै यदि इस े दकसी कानून के तहत मान्यता प्राप्त हो और ऐसे काननू म ें उजल्लजखत ितों, प्रजतबंधों या सुरिा उपायों के अधीन हो। (3) प्रत्येक बैिक के कायटिृत्त म ें उसकी कायटिाही का जनष्पि और सही सारांि िाजमल होगा।6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (4) कायटिृत्त म ें उन सिस्ट्यों के जििरण का खलु ासा दकया िाएगा िो िीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो-जिज़ुअल माध्यमों स े बैिक म ेंिाजमल हुए हो । (5) कायटिृत्त म ें यह भी िाजमल होगा - (ए) बैिक म ें उपजस्ट्थत सिस्ट्यों का नाम और (बी) बैिक म ें पाठरत प्रत्येक जनणटय के मामले म,ें जनणटय स े असहमत या सहमत न होन े िाल े सिस्ट्यों का नाम, यदि कोई हों। (6) कोई भी मामला, िो अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करने िाले व्यजि की राय म-ें (ए) उजचत रूप स े दकसी व्यजि की मानहाजनकारक माना िा सके हो ; (बी) कायटिाही के जलए अप्रासजं गक या महत्िहीन हो ; (सी) बोड ट के जहतों के जलए हाजनकारक हो इसे कायटिृत्त म ेंिाजमल नहीं दकया िाएगा (7) अध्यि या बोड ट बैिक की अध्यिता करन े िाल े व्यजि द्वारा उप-जिजनयम (6) म ें जनर्िटि आधार पर कायटिृत्त म ें दकसी भी मामले को िाजमल करने या न करन े के संबंध म ेंपणू ट जििेक का प्रयोग दकया िाएगा । (8) बोडट बैिक के पंद्रह दिनों के भीतर सभी सिस्ट्यों के बीच बोडट बैिक के प्रारूप कायटिृत्त को सिस्ट्यों की ठर्प्पजणयों के जलए जलजखत या इलेक्रॉजनक मोड म ेंप्रसाठरत दकया िाएगा । (9) प्रत्येक सिस्ट्य को प्रारूप कायटिृत्त की प्राजप्त के बाि िस दिनों के भीतर प्रारूप कायटिृत्त म ें उस जििेर् बैिक की कायटिाही के बारे म ें जलजखत रूप म ें पुजि की िानी होगी या अपनी ठर्प्पजणयााँ िी िीनी होगी अन्यथा उसकी स्ट्िीकृजत मान ली िाएगी। (10) इस जिजनयम के प्रािधानों के अनुसार रखे गए कायटिृत्त उसम ें ििट की गई कायटिाही के साक्ष्य होंगे और अध्यि के हस्ट्तािर के साथ जिजधित प्रमाजणत दकए िाएंगे। (11) िहां कायटिृत्त उप-जिजनयम (1) के अनुसार रखे गए ह,ैं िब तक दक जिपरीत साजबत न हो िाए, बैिक को जिजधित बुलाया और आयोजित माना िाए और उसम ें सभी कायटिाही जिजधित हुई होंगी, और जनणटय जलए िाएंगे जिजधित पाठरत कर दिया गया ह।ै (12) केिल इस जिजनयम द्वारा आिश्यक मामलों को ही बैिक की कायटिाही के जििरण म ें िाजमल दकया िाना चाजहए। (13) यदि बोडट दकसी बैिक के ठरकॉडट को प्रसाठरत या जिज्ञाजपत करने के जलए सहमत हो तो ठरपोर्र्िंग, प्रसार या जिज्ञापन आदि खचट बोडट द्वारा दकया िाएगा। 12. बिै क म ें आमजं त्रत व्यजि - कोई भी व्यजि की उपजस्ट्थजत बोडट बैिक म ें उसकी सलाह या परामि ट के जलए अपेजित हो, को अध्यि या बोडट बैिक की अध्यिता करन े िाले व्यजि द्वारा बैिक म ें भाग लेन े के जलए आमंजत्रत दकया िा सकता ह।ै 13. जमजित - (1) इन जिजनयमों के प्रािधान यथोजचत पठरितटनों के साथ कोरम के प्रािधानों को छोड़कर सिस्ट्यों की सजमजतयों की बैिकों पर लाग ू हो। (2) जििेर् सजमजत की जनयुजि के समय प्रत्येक सजमजत की बैिकों के जलए कोरम आिश्यकताओं को बोड ट द्वारा जनधाटठरत दकया िाए । (3) अध्यि या उसकी अनपु जस्ट्थजत म ें बोडट के उपाध्यि पिने सिस्ट्य के रूप में दकसी सजमजत की बैिक म ें भाग ल े सकते ह ैं और िब भी अध्यि या उपाध्यि दकसी सजमजत की बैिक म ें भाग लेत े ह ैं तो उसके द्वारा बैिक की अध्यिता की िाए । (4) अध्यि या उनके द्वारा जििेर् रूप स े अजधकृत व्यजि के अलािा कोई भी सिस्ट्य, चन्ने ै पोर्ट के जलए महा पत् तन प्राजधकरण के कामकाि और बोडट या सजमजत की बैिकों म ें जलए गए जनणटय स े संबंजधत मामलों पर प्रेस या दकसी अन्य सािटिन द्वारा मीजडया को िानकारी नहीं िी िाए । पिनाम सजहत नाम जनर्िटि दकया िाए । सुनील पालीिाल, आई.ए.एस., अध् यि [जिज्ञापन-III/4/असा./101/2024-25][भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 BOARD OF MAJOR PORT AUTHORITY FOR CHENNAI PORT NOTIFICATION New Delhi, 17th April, 2024 F.No. CHPA/RRC/001/2024.—In exercise of the powers conferred by sections 13 and 14 read with clauses (a) and (b) of sub-section (2) of Section 72 of the Major Port Authorities Act (l of 2021), the Central Government hereby approves with modification the Board of Major Port Authority for Chennai Port (Meetings of Board and Transactions of Business) Regulations, 2024 made by the Board of Major Port Authority for Chennai Port in exercise of the powers conferred by sections l3 and l4 read with clauses (a) and (b) of sub-section (2) of section 72 published by it as required under sub-section (1) of section 72 of the said Act, as set out in the Schedule annexed to this notification. The said regulation shall come into force from the date of publication of this notification in the Official Gazette. SCHEDULE In exercise of the powers conferred by sections 13 and 14 read with clauses (a) and (b) of sub-section (2) of section 72 of the Major Port Authorities Act, 2021 (l of 2021) and in supersession of the Major Port Trusts (Procedure at Board Meetings) Rules, 1981, except as respects things done or omitted to be done before such supersession, the Board of Major Port Authority for Chennai Port hereby makes the following regulations, namely: - 1. Short title and commencement. - (1) These regulations may be called the Board of Major Port Authority for Chennai Port (Meetings of Board and Transaction of Business) Regulations, 2024. (2) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette. 2. Definitions. - (l) In these regulations, unless the context otherwise requires, - (a) "Act" means the Major Port Authorities Act, 2021 (1 of 2021); (b) "Committee" means every committee of the Members and any other person constituted by the Board under sub-section (1) of section l4 of the Act; (c) "Board" means the Board of Major Port Authority for Chennai port constituted under Sub-Section (1) of Section 3 of the Act. (2) Words and expressions used and not defined in these regulations but defined in the Act, shall have the same meanings respectively assigned to them in the Act. 3 Frequency, date and venue of meetings. - (1) The Board shall meet at least four times in every financial year in such a manner that not more than one hundred and twenty days shall intervene between two consecutive meetings of the Board. (2) The Board shall determine, the date and time of its meetings: Provided that where the Board is unable to do so for any reason, the Chairperson and in his absence the Deputy Chairperson or such other person authorised by the Central Government may do so, for reasons to be recorded in writing. (3) The meetings of the Board shall be held at their respective port premises, except where the Board in advance decide to hold any meeting at any other place for reasons to be recorded in writing. 4. Circulation of agenda and manner of participation. - (1) The Board shall call a meeting by giving not less than three days' notice in writing to every Member along with the proposed agenda and all the relevant material for the meeting: Provided that a meeting of the Board may be called at shorter notice to transact urgent business subject to the condition that the Member appointed under clause (e) of subsection (1) of section 3 of the Act shall be present at the meeting: Provided further that in case of absence of Member appointed under clause (e) of subsection (l) of section 3 of the Act from any meeting of the Board, the decisions taken in such meeting shall attain finality through the confirmation in the next meeting of the Board. (2) A notice shall be served upon a member either personally or electronically including fax, e-mail or by post or courier addressed to such member or by any such means of communication as deemed fit. (3) The notice of the meeting under sub-regulation (1) shall inform the Members regarding the option available to them to participate through video conferencing mode or other audio visual means, and shall8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] provide all the necessary information to enable the Members to participate through video conferencing mode or other audio visual means. 5. Meetings of board through video conferencing or other audio visual means. - The Board shall comply with the following procedure for convening and conducting the Board meetings through video conferencing or other audio visual means. (1) The Board shall make necessary arrangements to avoid failure of video or audio visual connection. (2) The Board shall take due and reasonable care – (a) to safeguard the integrity of the Board meeting by ensuring sufficient security and identification procedures; (b) to ensure availability of proper and appropriate video conferencing or other audio-visual equipment or facilities for providing transmission of the communications for effective participation of the Members and other authorised participants at the Board meeting; (c) to store for safekeeping and marking the tape recording(s) or other electronic recording mechanism as part of the records of the Board at least before the time of completion of audit of that particular financial year; (d) to ensure that no person other than the concerned Member are attending or have access to the proceedings of the Board meeting through video conferencing mode or other audio visual means; and (e) to ensure that participants attending the Board meeting through audio visual means are able to hear and see the other participants clearly during the course of the meeting: Provided that the persons, who are differently abled, may make request to the Chairperson and in his absence to the Deputy Chairperson to allow a person to accompany him. (3) (a) A Member intending to participate through video conferencing or audio visual means shall communicate his intention to the Chairperson at least two days in advance so that the Board is able to make suitable arrangements in this behalf. (b) In the absence of any intimation under clause (a), it shall be assumed that the Member shall attend the meeting in person. (4) The scheduled venue of the Board meeting as set forth in the notice convening the Board meeting shall be deemed to be the place of the said meeting and all recordings of the proceedings at the Board meeting shall be deemed to be made at such place. Explanation. - For the purposes of this regulation, "video conferencing or other audio visual" means audio- visual electronic communication facility employed which enables all the persons participating in a meeting to communicate concurrently with each other without an intermediary and to participate effectively in the meeting. 6. Conduct of meetings. - (1) The meeting of the Board shall be presided by Chairperson and if he is unable to attend the meeting, the Deputy Chairperson and in the absence of such Deputy Chairperson any other Member chosen by the Members present among themselves at the meeting or any person authorised by the Central Government. (2) The participation of Members in a meeting of the Board may be either in person or through video conferencing or other audio visual means, which are capable of recording and recognising the participation of the Members and of recording and storing the proceedings of such meetings along with date and time. (3) At the commencement of the Board meeting, a roll call shall be taken by the chairperson or the person presiding the Board meeting when every Member participating through video conferencing or other audio visual means shall state, for the record, the following namely: - (a) name; (b) the location from where he is participating; (c) that he has received the agenda and all the relevant material for the meeting; and (d) that no one other than the concerned Member is attending or having access to the proceedings of the meeting at the location mentioned in clause (b). (4) After the roll call, the Chairperson or the person presiding the Board meeting, as the case may be, shall inform the Board about the names of persons other than the Members who are present for the said meeting[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 at the request or with the permission of the Chairperson or the person presiding the Board meeting and confirm that the required quorum is complete in accordance with the provisions of sub-regulation (1) of regulation 7. (5) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall ensure that the required quorum is present throughout the meeting. (6) The Members of the Board present in the meeting may, with the prior consent of the Chairperson or any other person presiding such meeting, consider and discuss additional items in the meeting which were not previously notified in the agenda circulated under sub-regulation (1) of regulation 4. (7) The Board shall take due care – (a) to record proceedings and prepare the minutes of the meeting; (b) the notice of the Board meeting shall be served to all the Members in the manner specified in sub- regulation (2) of regulation 4. (8) The statutory and other records which are required to be placed in the Board meeting as per the provisions of the Act shall be placed at the scheduled venue of the meeting and the same shall be deemed to have been accepted by the Members participating through electronic mode, if they have given their consent to this effect and it is so recorded in the minutes of the meeting. (9) Every participant shall identify himself for the record before speaking on any item of business on the agenda. (10) If a statement of a Member in the meeting through video conferencing or other audio visual means is interrupted or garbled, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall request for a repeat or reiteration by the Member. (11) If a motion is objected to and there is a need to put the said agenda item to vote, the Chairperson or the person presiding the Board shall call the roll and note the vote of each Member who shall identify himself while casting his vote. (12) From the commencement of the Board meeting and until the conclusion of such meeting, no person, other than the Chairperson or the person presiding the Board meeting, Members and any other person whose presence is required by the Board, shall be allowed access to the place where any Member is attending the meeting either physically or through video conferencing without the permission of the Board. (13) At the end of discussion on each agenda item, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall announce the summary of the decision taken on such item along with names of the Members, if any, who dissented from the decision taken by majority. (14) The Board shall observe secretarial standards save and except those contrary to these regulations with respect to the Board meetings specified by the Institute of Company Secretaries of India constituted under section 3 of the Company Secretaries act, 1980 (56 of 1980) and approved as such by the Central Government. 7. Quorum for meetings. - (1) The quorum for any meeting of the Board shall be one third of its total strength at the time of such meeting or four Members, whichever is higher and the participation of the Members by video conferencing or by other audio visual means shall also be counted for the purposes of quorum under this sub- regulation, unless he is to be excluded for any items of business under any provisions of the Act. Explanation. - For the purposes of this regulation, - (i) any fraction of a number shall be rounded off as one; (ii) "total strength" means the total number of members appointed as Members of the Board from time to time and shall not include Members whose places are vacant. (2) The norm adopted by the Board for the purposes of quorum under sub-regulation (1) shall include – (a) to allow participation of the Members in the Board meeting by video conferencing or by other audio visual means; and (b) provision for automatic adjournment where a meeting of the Board could not be held for want of quorum, to such date as may be determined by the Members of the Board present and the notice of such adjournment shall be given to all Members and the business which was to have been brought before the original meeting, had there been a proper quorum, shall be brought before the adjourned meeting;10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (c) where at the adjourned meeting also, if the required quorum is not present, then the Members present, shall constitute the quorum; and (d) procedure for leave of absence of any Member from any particular Board meeting to be approved by the Chairperson or the presiding Member of the Board meeting. 8. Passing of resolution by circulation. - (1) No resolution shall be deemed to have been duly passed by the Board by circulation, unless the resolution has been circulated in draft, together with the necessary papers, if any, to all the Members of the Board at the addresses provided by such Member by hand delivery or by post or by courier, or by electronic means and has been approved by a majority of the Members, who are entitled to vote on the resolution: Provided that where not less than half of the total number of Members of the Board for the time being require that any resolution under circulation must be decided at a meeting, the Chairperson or in his absence the Deputy Chairperson of the Board or any other Member chosen by Members present among themselves at the meeting or such other person authorised by the Central Government shall put the resolution to be decided at a meeting of the Board. (2) For the purpose of sub-regulation (1), every Member shall be required to give his vote of affirmation or denial to the resolution circulated in writing within ten days of receipt. (3) Failure by any Member to submit his vote shall be presumed as denial to the resolution circulated. (4) A resolution passed under sub-regulation (1) shall be confirmed at a subsequent meeting of the Board and made part of the minutes of such meeting. 9. Honorarium for attending Board meetings. - The Chairperson, Deputy Chairperson and Members appointed under clause (c), (e) and (f) of sub-section (1) of section 3 of the Act shall not be entitled to any sitting fees or honorarium for attending meetings of the Board. 10. Disclosure by a Member of his interest. - (1) Every Member of the Board who becomes concerned or interested, whether financially or otherwise, which concern or interest is likely to affect prejudicially his functions as such Member, shall disclose his concern or interest to the Board forthwith when he becomes concerned or interested or at the first meeting of the Board held after he becomes so concerned or interested and resign forthwith. (2) Where a Member is subject to an inquiry under sub-section (2) of section 5 of the Act or has resigned due to any conflict of interest or has made a disclosure of any such interest in respect of any agenda to be taken up in the Board meeting, such Member shall abstain from participating and voting in the Board Meeting until the resignation stands accepted by the Central Government in accordance with section 8 of the Act or the conclusion of the inquiry under sub-section (2) of section 5 of the Act. 11. Minutes of proceedings of meeting. - (1) The Board shall cause minutes of the proceedings of every meeting of the Board, to be prepared, signed and kept at its principal office within thirty days of the conclusion of every such meeting. (2) The minutes of proceedings of the meetings of the Board may also be kept by way of micro films or any other authentic modern means or electronic form of safe storing and retrieval of records or printed material produced by a computer, if the same is recognized under any law and subject to the conditions, restrictions or safeguards mentioned in such law. (3) The minutes of each meeting shall contain a fair and correct summary of the proceedings thereat. (4) The minutes shall disclose the particulars of the Members who attended the meeting through video conferencing or other audio-visual means. (5) The minutes shall also contain – (a) the names of the Members present at the meeting; and (b) in the case of each decision passed at the meeting, the names of the Members, if any, dissenting from, or not concurring with the decision. (6) Any matter which, in the opinion of the Chairperson or the person presiding the Board meeting- (a) is or could reasonably be regarded as defamatory of any person; (b) is irrelevant or immaterial to the proceedings; (c) is detrimental to the interests of the Board, shall not be included in the minutes.[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 11 (7) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall exercise absolute discretion in regard to the inclusion or non-inclusion of any matter in the minutes on the grounds specified in sub-regulation (6). (8) The Board shall circulate draft minutes of the Board meeting among all the Members within fifteen days of the meeting either in writing or in electronic mode for the comments by the Members. (9) Every Member shall confirm or give his comments in writing about the proceedings of that particular meeting in the draft minutes, within ten days, after receipt of the draft minutes failing which his approval shall be presumed. (10) The minutes kept in accordance with the provisions of this regulation shall be evidence of the proceedings recorded therein and shall be duly authenticated with signatures of the Chairperson. (11) Where the minutes have been kept in accordance with sub-regulation (1) then, until the contrary is proved, the meeting shall be deemed to have been duly called and held, and all proceedings thereat to have duly taken place, and the decisions to have been duly passed. (12) Only the matters required by this regulation are to be contained in the minutes of the proceedings of a meeting. (13) If the Board has agreed to cause the record of any meeting to be reported circulated or advertised, then the reporting, circulation or advertisement shall be done at the expense of the Board. 12. Invitees at meeting. -Any person, whose presence at a Board meeting is desired for his advice or consultation, may be invited to attend the meeting by the Chairperson or the person presiding the Board meeting. 13. Miscellaneous. - (1) The provisions of these regulations shall apply mutatis mutandis to meetings of Committees of Members save and except the provisions of the quorum. (2) The Board shall stipulate the quorum requirements for meetings of each committee at the time of appointing the particular committee. (3) The Chairperson or in his absence the Deputy Chairperson of the Board may attend any Committee meeting as ex officio Member and whenever the Chairperson or Deputy Chairperson attends any Committee meeting, he shall preside over that meeting. (4) No Member, other than the Chairperson or a person specifically authorised by him, shall give information to the press or any other public media on matters related to the working of Major Port Authority for Chennai Port and decision taken at the Board or Committee meetings. SUNIL PALIWAL, I.A.S., Chairperson [ADVT.-III/4/Exty./101/2024-25] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.