email policy of GoI 2024

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx सी.जी.-डी.एल.-अ.-30102024-258369 xxxGIDExxx CG-DL-E-30102024-258369 असाधारण EXTRAORDINARY भाग I—खण्ड 1 PART I—Section 1 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 304] िई दिल्ली, मगं लिार, अक्ट्त बू र 29, 2024/ कार्तकव 7, 1946 No. 304] NEW DELHI, TUESDAY, OCTOBER 29, 2024/KARTIKA 7, 1946 इलक्ट्े राजिकी और सचू िा प्रौद्योजगकी मत्रं ालय अजधसचू िा िई दिल् ली, 25 अक्ट् तूबर 2024 फा. स.ं 1(3)/2024-ईजी-द्वितीय.— भारत सरकार की ईमले िीजत, 2024 भाग I: पररचय 1. उद्देश्य और जिस्ट्तार 1.1 ईमेल, सरकारी उद्देश्यों के जलए संचार का प्राथजमक साधि है, जिसका उपयोग सरकार द्वारा सािविजिक जहत में सािविजिक कतवव्यों के जिष्पािि के जलए दकया िाता है, साथ ही ऐसे कतवव्यों के जिष्पािि के जलए सौंपे गए कुछ अन्य संगठिों द्वारा भी दकया िाता ह।ै सरकार और ऐस े संगठिों में ईमेल के सुरजित उपयोग को सिम करि े के जलए, राष्ट्रीय सूचिा-जिज्ञाि केंद्र (एिआईसी) द्वारा ईमले सेिाए ं प्रिाि की िाती ह।ैं 1.2 यह िीजत ऐसी ईमेल सेिाओं को जियंजत्रत करिे िाले उपयोग और उपयोग-संबंजधत सुरिा पहलुओं पर लागू होती है। 1.2.1 यह जिम्नजलजखत ढांच े का परू क ह ै िो सेिाए ं प्रिाि करिे के जलए उपयोग दकए िाि े िाले ईमले समाधाि की सुरिा पर लाग ूहोता ह:ै 7024 GI/2024 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (क) लाग ू कािूि, िैसे दक सूचिा प्रौद्योजगकी अजधजियम, 2000, जडजिटल व्यजिगत डाटा संरिण अजधजियम, 2023 (िब इसे लागू दकया िाएगा) और इसके अंतगवत बिाए गए जियम या जििेि या दििा-जििेि; (ख) साइबर सुरिा या सूचिा सुरिा, या िोिों से संबंजधत िीजतयां, प्रदियाएं और दििाजििेि, िो केंद्रीय सरकार की घटिा प्रजतदिया और साइबर सुरिा संबंधी कायों (भारतीय कंप्यूटर आपातकालीि प्रजतदिया िल) या महत्िपूणव सूचिा अिसंरचिा (राष्ट्रीय महत्िपूण व सूचिा अिसरं चिा संरिण केंद्र), या एिआईसी के संरिण के जलए िोडल एिेंसी द्वारा समय-समय पर िारी या अपिाए िाते ह;ैं और (ग) सूचिा सुरिा, व्यिसाय जिरंतरता, सूचिा प्रौद्योजगकी सेिा आदि के जलए प्रबंधि प्रणाजलयों से संबंजधत मािक, िो तकिीकी मािक संगठिों द्वारा िारी दकए िात े ह ैं और ईमले समाधाि के संबंध म ें समय-समय पर एिआईसी द्वारा अपिाए िाते ह।ैं 2. पररभाषाए ं 2.1 इस िीजत म,ें िब तक दक संिभ वसे अन्यथा अपेजित ि हो,— (क) “केंद्रीय सरकार का जिभाग”, “न्यायालय”, “जिकाय”, “जिधायी जिकाय”, “अन्य प्राजधकृत संस्ट्था”, “अन्य सरकार-जियंजत्रत संस्ट्था”, “सािविजिक िैिजणक या अिुसंधाि संस्ट्था”, “सािविजिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्था”, “सािविजिक िेत्र का उपिम”, “राज्य सरकार का जिभाग” और “सांजिजधक जिकाय” के िमिः िही अथ व होंग े िो अिलु ग्नक में दिए गए ह;ैं (ख) “केंद्रीय सरकार का संगठि” से ऐसा संगठि अजभप्रेत ह ैिो— (i) केंद्रीय सरकार का जिभाग ह;ै या (ii) केंद्रीय सरकार के जिभाग के प्रिासजिक अजधकार िेत्र में ह ै और— (1) सािविजिक िैिजणक या अिुसधं ाि संस्ट्था ह;ै (2) सािविजिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्था है; (3) सािविजिक िेत्र का उपिम ह;ै (4) सांजिजधक जिकाय है; (5) अन्य सरकार-जियंजत्रत संस्ट्था ह;ै या (6) अन्य प्राजधकृत संस्ट्था ह;ै (ग) "सिम प्राजधकारी" से अजभप्रते ह ैइलेक्ट्रॉजिकी और सूचिा प्रौद्योजगकी मंत्रालय में भारत सरकार का सजचि; (घ) “मुख्य उपयोग सगं ठि” से अजभप्रेत ह ैअिच्ु छेि 3.1.1 में उजल्लजखत संगठि; (ङ) उपयोगकताव सगं ठि के संबंध म ें "डीए" का तात्पय व एिआईसी के कमवचारी के अलािा दकसी लोक सेिक स े ह,ै जिसे अिुच्छेि 8.1 के खंड (क) के अंतगवत ऐसे उपयोगकताव संगठि द्वारा प्रत्यायोजित प्रिासक के रूप म ें िाजमत दकया गया ह;ै (च) "ईमेल एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेि" का तात्पय व इस िीजत के अंतगवत समय-समय पर एिआईसी द्वारा दिए गए अिुिेिों से ह,ै— (i) डीए और उसके संबंजधत उपयोगकताव संगठि द्वारा अिुपालि के जलए, िैसा दक ऐसे डीए को सौंपे गए उपयोगकताव खाते में प्रकाजित दकया गया है, िो उपयोगकताव संगठिों को डीए िाजमत करि े के जलए[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 एिआईसी द्वारा उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि प्लेटफॉमव पर उपलब्ध कराया गया है, जिसमें उपयोगकताव संगठिों और डीए के कतवव्यों और जिम्मेिाररयों को जिर्िष्टव दकया गया है; और (ii) दकसी उपयोगकताव द्वारा अिपु ालि के जलए, िैसा दक ऐसे उपयोगकताव को सौंपे गए एिआईसीईमेल उपयोगकताव खाते म ें प्रकाजित दकया गया ह,ै जिसमें ऐसे उपयोगकतावओं के कतवव्योंऔर जिम्मेिाररयों को जिर्िष्टव दकया गया ह;ै (छ) "ईमेल िीजत" से अजभप्रेत यह िीजत ह;ै (ि) "इलेक्ट्रॉजिकी और सूचिा प्रौद्योजगकी मंत्रालय" या "एमईआईटीिाई" से अजभप्रेत ह ै िह जिभाग जिसे भारत सरकार (कायव आबंटि) जियम, 1961 द्वारा सूचिा प्रौद्योजगकी से संबंजधत िीजतगत मामलों का जिषय आबंरटत दकया िाता ह;ै (झ) "एिआईसीईमेल" स े अजभप्रेत ह ै एिआईसी द्वारा प्रिाि दकए गए ईमले समाधाि का उपयोग करके उपलब्ध कराई गई ईमले सेिा; (ञ) "एिआईसीईमेल सेिाए ं"से अजभप्रेत ह ैऔर इसमें सजम्मजलत ह—ैं (i) एिआईसीईमेल; और (ii) अन्य एिआईसीईमले सेिाए ं; (ट) "संगठि" से अजभप्रेत ह ै एक जिकाय, न्यायालय, जिभाग, उपिम, इकाई, संस्ट्था, मंत्रालय, कायावलय या सजचिालय िो अिलु ग्नक में िर्णवत दकसी भी संगठि प्रकार म ें सजम्मजलत ह;ै (ठ) “अन्य एिआईसीईमेल सेिा” से अजभप्रेत एिआईसीईमले के अलािा ऐसी सेिा ह ैिो समय-समय पर— (i) एिआईसी द्वारा प्रिाि दकए गए ईमले समाधाि के माध्यम स े सभी या दकसी भी िग व के उपयोगकतावओं के जलए सुलभ बिाया गया ह,ै जिसमें कैलडें र एजप्लकेिि, ऐसे समाधाि के साथ एकीकृत कायावलय उत्पािकता उपकरण और एिआईसी द्वारा प्रिाि दकए गए बाह्य सग्रं हण एजप्लकेिि िैसे अिुप्रयोगों का उपयोग सजम्मजलत हो सकता ह;ै और (ii) ईमेल एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों में जिर्िष्टव ; (ड) "राज्य सरकार संगठि" से अजभप्रेत ह ैएक ऐसा संगठि िो— (i) एक राज्य सरकार जिभाग ह;ै या (ii) एक राज्य सरकार जिभाग के प्रिासजिक अजधकार िेत्र में ह ैऔर— (1) एक सािविजिक िैिजणक या अिुसंधाि संस्ट्थाि ह;ै (2) एक सािविजिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्थाि; (3) एक सािविजिक िेत्र का उपिम; (4) एक सांजिजधक जिकाय; (5) एक अन्य सरकार-जियंजत्रत इकाई; या (6) एक अन्य अजधकृत इकाई;4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (ढ) "उपयोगकताव" से अजभप्रेत ह ै एक व्यजि िो एिआईसीईमेल सेिाओं का उपयोग करिे के जलए अजधकृत ह ै और जिसे इस उद्देश्य के जलए एक एिआईसीईमले उपयोगकता वखाता सौंपा गया ह;ै और (ण) "उपयोगकताव सगं ठि" से अजभप्रते ह ैएक संगठि िो एिआईसीईमेल सेिाओं का उपयोग करता ह।ै भाग II: उपयोग की ित ें 3. उपयोगकता वसगं ठि 3.1 उपयोगकताव संगठि, इस ईमले िीजत के अिुसार आजधकाररक उद्देश्यों के जलए ईमेल संचार के जलए केिल एिआईसीईमेल का उपयोग करि े के जलए आिश्यक ह ैं या िहीं, इस संिभव म ें जिम्नजलजखत िो िगों में िगीकृत दकए गए हैं, अथावत ् :— (क) मुख्य उपयोग संगठि; और (ख) अन्य सगं ठि। 3.1.1 मुख्य उपयोग संगठिों म ें केंद्रीय सरकार के जिभाग और ऐसी अन्य सरकारी जियंजत्रत संस्ट्थाए ं सजम्मजलत ह ैं िो ऐस े जिभाग के समग्र जियंत्रण म ें ह ैं और िाजणजज्यक ितों पर सामाि या सेिाए ं प्रिाि िहीं करती ह।ैं अन्यथा प्रािधाि के अलािा, एक मुख्य उपयोग सगं ठि और उसके उपयोगकता व आजधकाररक उद्देश्यों के जलए ईमले संचार के जलए केिल एिआईसीईमेल का उपयोग करेंगे। हालांदक, िहां मुख्य उपयोग संगठि का भारत के बाहर कोई कायावलय या प्रजतष्ठाि है, िहां आपातकालीि पररजस्ट्थजतयों म ें स्ट्थािीय संचार चैिलों की उपलब्धता सुजिजित करि े के जलए (िैसे दक इंटरिेट सेिाओं में व्यिधाि जिसके पररणामस्ट्िरूप एिआईसीईमेल तक पहचं िे में असमथवता हो सकती ह)ै , ऐसा संगठि, ऐसे कायावलय या प्रजतष्ठाि के प्रमुख के अलािा ऐसे प्राजधकारी के अिुमोिि से, िो उस संगठि में इस संबंध म ें सिम हो, ऐसे कायावलय या प्रजतष्ठाि को भारत के बाहर होस्ट्ट की गई िैकजल्पक ईमले सेिाओं को बिाए रखि े के जलए अजधकृत कर सकता ह।ै 3.1.2 मुख्य उपयोग संगठिों के अलािा कोई भी संगठि एिआईसीईमले का उपयोग अपिा सकता ह।ै 3.2 मुख्य उपयोग सगं ठि, जिसमें राष्ट्रीय सुरिा से संबंजधत संगठि भी सजम्मजलत ह,ैं जििके पास ितवमाि म ें अपिे स्ट्िय ं के स्ट्ितंत्र ईमेल सिवर ह,ैं िे उसी का संचालि िारी रख सकते ह,ैं बिते दक ऐसे सिवर भारत में होस्ट्ट दकए गए हों। इसके अलािा, सुरिा और समाि िीजत प्रितवि के जहत म,ें इि संगठिों को अपिी ईमले सेिाओं को एिआईसीईमेल सेिाओं म ें स्ट्थािांतररत करिे पर जिचार करिा चाजहए। 4. एिआईसीईमले सिे ाओं के उपयोग के जलए िल्ु क 4.1 जसिाय इसके दक िहां केंद्रीय सरकार दकसी संगठि या उसके िगव के संबंध में अन्यथा जिणवय लेती है, एिआईसीईमेल सेिाए ं जिम्नजलजखत संगठिों के िगों को जिःिल्ु क प्रिाि की िाएगं ी, अथावत्:— (क) मुख्य उपयोग संगठि; (ख) जिधायी जिकाय; (ग) न्यायालय; (घ) सांजिधाजिक जिकाय; (ङ) राज्य सरकार के जिभाग, और ऐसी अन्य सरकार-जियंजत्रत संस्ट्थाएं िो ऐसे जिभाग के समग्र जियंत्रण म ें ह ैं और िाजणजज्यक ितों पर िस्ट्तुए ं या सेिाए ं प्रिाि िहीं करती ह;ैं और (च) सांजिजधक जिकाय और अन्य प्राजधकृत संस्ट्थाए,ं जििके जलए ऐसा जिःिुल्क प्रािधाि सिम प्राजधकारी के सामान्य या जििेष जििेिों द्वारा अजधकृत ह।ै[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 4.2 अन्य सगं ठि राष्ट्रीय सूचिा-जिज्ञाि केंद्र सेिा जिगजमत (जिक्ट्सी) या एिआईसी द्वारा इस संबंध में जियिु दकसी अन्य एिेंसी के माध्यम से समय-समय पर अजधकजथत िुल्क का भुगताि करके एिआईसीईमेल सेिाओं का लाभ उठा सकत े हैं। 5. उपयोगकता वखाता जिमाणव 5.1 एिआईसी द्वारा एिआईसीईमेल तक पहचुँ िे के जलए उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि पोटलव पर उपयोगकताव द्वारा इस संबंध में दकए गए अिुरोध की प्राजि पर, संबंजधत उपयोगकताव संगठि के जलए डीए ऐसे उपयोगकताव को एक एिआईसीईमेल उपयोगकताव खाता बिाएगा और उसे सौंपेगा। 5.2 दकसी उपयोगकताव संगठि द्वारा एिआईसीईमले सेिाए ं जिःिल्ु क प्रिाि दकए िािे के संबंध में (अिुच्छेि 4.1 िेखें), उपयोगकताव को सौंपे गए एिआईसीईमेल ईमेल पते जिम्नजलजखत िो प्रकार के हो सकते ह,ैं अथावत्:— (क) संगठि-बद्ध ईमेल पता; और (ख) सेिा-बद्ध ईमेल पता। 5.2.1 संगठि-बद्ध ईमेल पतों के संबंध में िीजत अिुच्छेि 5.3.2(क) और 5.4 स े 5.6.3 में अजधकजथत की गई ह।ै सेिा-बद्ध ईमेल पतों के संबंध में िीजत अिुच्छेि 5.3.2(ख) और 5.7 से 5.7.2 में अजधकजथत की गई ह।ै 5.3 अजधकांि कोर उपयोग संगठि ितवमाि म ें सामान्य मले डोमेि का उपयोग करत े ह,ैं अथावत्, “@gov.in” और “@nic.in”, और केिल कुछ ही संगठि-जिजिष्ट मेल डोमेि िैसे “@xyz.gov.in” और “@xyz.nic.in” (िहाुँ “xyz” अल्फान्यूमेररक िणों की दकसी भी श्ृंखला का द्योतक ह)ै का उपयोग करते ह।ैं उपयोगकताओंव द्वारा एिआईसीईमेलउपयोगकताव खातों का उपयोग सामान्य ईमेल डोमेि के साथ कायवकाल के िौराि िारी रखिे के कारण, ऐस े खातों में संग्रजहत सगं ठि-जिजिष्ट िािकारी संबंजधत सगं ठि के जलए अप्राप्य हो िाती ह।ै इसके अलािा, डोमेि जिभािि की कमी और उपयोगकताओंव को उिके ितवमाि संगठिों म ें मैप करिे के पररणामस्ट्िरूप घटिा की प्रजतदिया में िरे ी होती ह ै और संगठि-जिजिष्ट सुरिा िीजतयों, उपयोगकताव व्यिहार पर जिगरािी और िश्ृ यता का कायान्व ियि िहीं हो पाता ह।ै 5.3.1 सामान्य मेल डोमेि से संबंजधत इि मामलों के अलािा, डोमेि िाम “@nic.in” और “@xyz.nic.in” के उपयोग म ें बिलाि की आिश्यकता ह ैक्ट्योंदक एिआईसी सजहत ऐस ेसभी संगठि सरकारी संगठि ह।ैं 5.3.2 इसजलए, उपयोगकताव सगं ठि िो ितवमाि में मले डोमेि “@gov.in”, “@nic.in” या “@xyz.nic.in” का उपयोग करते ह,ैं अिुच्छेि 5.3.5 म ें जिर्िष्टव के अलािा, उि मेल डोमेि िाले एिआईसीईमेल उपयोगकताव खातों को मले डोमिे “@xyz.gov.in” िाले िए ईमले पत े िेंगे। मौिूिा ईमले पतों पर भेि े गए ईमले की जिरंतर जडलीिरी सुजिजित करि े के जलए, पुरािे ईमले पतों को िए ईमले पतों स े मैप दकया िाएगा। इसके अलािा, यह सुजिजित करि े के जलए दक आजधकाररक संचार के जलए जिर्िष्टव उपयोगकताव खाते संबंजधत संगठि के जलए सुलभ रह ें और संगठि-जिजिष्ट सुरिा उपाय दकए िा सकें, िए मेल डोमेि का प्रारंजभक “xyz” भाग संबंजधत संगठि द्वारा एिआईसी के साथ मोटे तौर पर जिम्नजलजखत अिुसार पंिीकृत दकया िाएगा, अथावत्:— (क) संगठि से िडु े ईमेल पतों के सबं ंध में, जििका उपयोग केिल आजधकाररक संचार के जलए दकया िा सकता है, मेल डोमेि का ऐसा प्रारंजभक भाग संबंजधत संगठि या सगं ठिों के समूह का िाम ििावएगा िो या तो संबंजधत ह ैं या जिन्होंि े मेल डोमेि साझा करिा चुिा ह।ै उिाहरण के जलए, एमईआईटीिाई िे मले डोमेि “@meity.gov.in” पंिीकृत दकया ह ै और भारत भर में जिजभन्न ग्राम पंचायतों के जलए, मेल डोमेि “@panchayat.gov.in” पंिीकृत दकया गया ह।ै (ख) सेिा-बद्ध ईमेल पतों के संबंध म,ें जििका उपयोग केिल सेिा-संबंधी मामलों के जलए दकया िा सकता ह,ै ऐसे प्रारंजभक भाग म ेंजिम्नजलजखत सजम्मजलत हो सकते ह,ैं—6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (i) िहां उपयोगकताव ऐसे ईमले पते के जलए पात्र ह ै (अिुच्छेि 5.7.1 िेखें) और ऐसी सेिा का िाम िो सामान्य केंद्रीय सेिा के अलािा दकसी संगरठत सेिा का सिस्ट्य ह।ै उिाहरण के जलए, भारतीय पुजलस सेिा के सिस्ट्यों के साथ सेिा-संबंधी संचार के जलए, गृह मंत्रालय ि े मले डोमिे “@ips.gov.in” पंिीकृत दकया ह;ै और (ii) िहां उपयोगकताव पात्र ह,ै लेदकि ऐसी सेिा का सिस्ट्य िहीं है, िह संगठि जिसि े ऐसे उपयोगकताव को अपिे मामलों के संबंध में दकसी सेिा या पि पर जियजमत आधार पर जियिु दकया ह ै (जिसे आग े "जियुजि उपयोगकता व संगठि" कहा िाएगा), ऐसे जियुजि उपयोगकताव सगं ठि का िाम, जिसके आग े "cadre" िब्ि िोडा िाएगा। उिाहरण के जलए, एिआईसी के अजधकाररयों के साथ सेिा-संबंधी संचार के जलए, एिआईसी डोमेि िाम "@niccadre.gov.in" पंिीकृत कर सकता ह।ै 5.3.3 तििुसार, मेल डोमेि “@gov.in”, “@nic.in” और “@xyz.nic.in” का उपयोग बंि हो िाएगा, हालांदक खाते में उपलब्ध ईमेल िए ईमले पतों के माध्यम से सुलभ रहगें े और उि मेल डोमेि के साथ मौिूिा ईमेल पतों पर भेिे गए ईमेल संबंजधत उपयोगकताव के उपयोगकताव खात े में पहचं ते रहगें े। 5.3.4 मेल डोमेि “@xyz.gov.in” दकसी केंद्रीय सरकारी जिभाग, न्यायालय, सांजिधाजिक जिकाय, जिधायी जिकाय, अन्य सरकारी जियंजत्रत इकाई, राज्य सरकार जिभाग या सांजिजधक जिकाय को सौंपा िा सकता ह।ै इसके अजतररि, इसे दकसी अन्य प्राजधकृत इकाई या सािविजिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्थाि को सौंपा िा सकता ह,ै जिसके जलए ऐसा असाइिमटें सिम प्राजधकारी के सामान्य या जििेष जििेिों द्वारा अजधकृत हो। 5.3.5 उपयोगकताव सगं ठि द्वारा “@xyz.gov.in” मेल डोमेि का उपयोग करके बिाया गया ईमेल पता, ऐसे उपयोगकता व के जलए िो ऐसे उपयोगकताव सगं ठि द्वारा अिुबंजधत इकाई द्वारा प्रिाि दकया गया कमवचारी या सलाहकार या आउटसोस व मािि संसाधि ह,ै या सीधे इसके द्वारा जियुि एक व्यजिगत सलाहकार ह,ै एिआईसी के साथ एक मले डोमेि पंिीकृत करेगा िो ऐस े उपयोगकताव को उि उपयोगकतावओं स े उजचत रूप स े अलग करता है िो उस उपयोगकताव सगं ठि के कमवचारी या अन्य कायावलय-धारक ह ैंया इसके द्वारा सेिा प्राि करते ह।ैं तििुसार, दकसी ईमेल पत े में पिं ीकृत दकया गया— (क) दकसी अिुबंजधत इकाई द्वारा उपलब्ध कराए गए कमवचारी या सलाहकार या आउटसोसव मािि संसाधि के जलए, मेल डोमेि “@xyz-contractor.gov.in” होगा; और (ख) दकसी सीधे जियोजित व्यजिगत सलाहकार के जलए, मेल डोमेि “@xyz-consultant.gov.in” होगा। 5.3.6 ऐसे उपयोगकता व संगठि के संबंध म ें िो ितवमाि में अपिे उपयोगकतावओं के जलए मले डोमेि के रूप म ें “@xyz.gov.in” या “@xyz.nic.in” का उपयोग करते ह ैं (उिाहरण के जलए, “@org.in” या “@ac.in”), उपयोगकताव संगठि अिच्ु छेि 5.3.5 के खंड (ए) और (बी) में उजल्लजखत समाि लाइिों पर एक उपयिु मेल डोमेि पंिीकृत कर सकत े ह,ैं तादक उपयोगकतावओं को समाि रूप से अलग दकया िा सके िो अिुबंजधत संस्ट्थाओं या व्यजिगत सलाहकारों द्वारा प्रिाि दकए गए आउटसोसव मािि संसाधि के कमवचारी या सलाहकार हैं, िो सीधे ऐसे उपयोगकताव सगं ठि द्वारा जियोजित ह,ैं उि उपयोगकतावओं से िो उस उपयोगकताव संगठि के कमचव ारी या अन्य कायावलय-धारक ह ैं या इसके द्वारा सेिा प्रिाि की िाती ह।ै संगठि-बद्ध ईमेल पता 5.4 एक उपयोगकताव सगं ठि िो एक मुख्य उपयोग सगं ठि ह,ै िह प्रत्येक व्यजि को, जिसे उस संगठि के आजधकाररक उद्देश्यों के जलए संचार के जलए ईमेल की आिश्यकता होगी, संगठि से बद्ध ईमेल पता आबंरटत करिे के जलए उपयिु व्यिस्ट्था करेगा, िब िह उपयोगकताव सगं ठि म ें सजम्मजलत होता ह,ै तादक एिआईसीईमेल उपयोगकता व खात े की अिुपजस्ट्थजत म,ें ऐसे व्यजि और संगठि के अन्य उपयोगकताव अन्य ईमेल सेिाओं या इलेक्ट्रॉजिक संचार के अन्य कम सुरजित[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 साधिों का उपयोग ि करें। उपयोगकताव सगं ठि िो मख्ु य उपयोग सगं ठि के अलािा अन्य हैं, िे भी अपि े आजधकाररक उद्देश्यों के जलए संचार के जलए समाि संगठि से बद्ध ईमले पत े बिािे का जिकल्प चुि सकते ह।ैं 5.5 कोई उपयोगकताव सगं ठि जिसे एिआईसीईमले सेिाए ं जिःिुल्क प्रिाि की िाती ह,ैं यह सुजिजित करेगा दक उपयोगकताव द्वारा ऐसे उपयोगकताव संगठि की सेिा बंि करिे, या उसके अधीि पि धारण करिे, या उससे सेिा प्राि करिे, या दकसी संजििात्मक, परामििव ात्री या आउटसोस्ट्डव सेिाओं के जिष्पािि के जलए जियुि होि े पर उपयोगकताव को सौंपे गए संगठि-बद्ध ईमेल पते को जिजष्िय कर दिया िाए, जिसके जलए उपयोगकताव को ऐसा ईमेल पता रखिा आिश्यक हो। 5.6 कोई उपयोगकता व संगठि, जिसे जिःिल्ु क एिआईसीईमेल सेिाए ं प्रिाि की िाती ह,ैं संगठि से बद्ध ईमेल पत े इस प्रकार आबंरटत करेगा जिससे प्रिासजिक ििता प्राि हो और ऐसी जिःिल्ु क सेिाओं के प्रािधाि के जलए सरकारी खिाि े पर लागत का अिुकूलि हो। 5.6.1 ऐसा अिुकूलि करि े के जलए, ऐसा उपयोगकता व संगठि, ईमेल पत े आबंरटत करत े समय, उस उपयोगकता व के उस उपयोगकताव संगठि म ें सेिा करिे, पि धारण करि े या उससे जियोजित होिे पर ईमेल पतों की पिु ः प्रयोज्यता को अजधकतम करि े का प्रयास करेगा, तादक ऐसे उपयोगकता व के सभी या अजधकांि कतवव्यों को सौंपा गया व्यजि पहल े आिाि- प्रिाि दकए गए ईमले पत्राचार तक पहचुँ ि े में सिम हो, और उस उपयोगकताव के साथ पहले से संिाि करि े िाले अन्य लोगों के साथ ईमले का आिाि-प्रिाि सुचारू रूप से िारी रह।े 5.6.2 िहा ं ऐसे उपयोगकता व संगठि म ें कतवव्यों का आबंटि एक स्ट्थाजपत पैटि व का पालि करता ह,ै इसमें उजचत कतवव्य/काय-व बद्ध उपयोगकताव का िाम जिर्िष्टव करिा सजम्मजलत होगा। उिाहरण के जलए, एमईआईटीिाई में “xyz” प्रभाग के प्रभारी संयुि सजचि को ईमेल पता “jointsecretary-xyz@meity.gov.in” सौंपा िा सकता ह।ै यदि िह एक स े अजधक प्रभागों का प्रभार संभाल रहा ह,ै तो कायव आबंटि में पररितविों के िौराि पुि: प्रयोज्यता को सिम करिे के जलए प्रत्येक प्रभाग के जलए अलग-अलग समाि ईमले पते जिर्िष्टव दकए िा सकते ह।ैं इसी तरह, यदि दकसी NIC िैज्ञाजिक को NIC के कार्मवक प्रभाग के जलए प्रभाग प्रमुख की ज़िम्मेिाररयाुँ सौंपी िाती ह ैं और उसे NIC का सतकवता अजधकारी भी िाजमत दकया िाता ह,ै तो उसे “hod-personnel@nic.gov.in” और “vigilanceofficer@nic.gov.in” ईमेल पते दिए िा सकते ह।ैं 5.6.3 िहा ं ऐसे उपयोगकता व संगठि में कतवव्यों का आबंटि दकसी स्ट्थाजपत पैटिव का पालि िहीं करता ह,ै या जिस व्यजि को ईमेल पता सौंपा िािा ह,ै िह ऐसे कतवव्यों का पालि कर रहा है, जििका कायव की पहचाि योग्य इकाइयों के संिभव म ें कोई उत्तराजधकारी िहीं हो सकता है, तो ईमेल पते के अन्य उपयुि उपयोगकताव िाम हो सकते हैं। उिाहरण के जलए, एक जििेष कतवव्य अजधकारी (ओएसडी) िो दकसी भी प्रभाग, अिुभाग या कायव आबंटि की अन्य ऐसी अच्छी तरह से पररभाजषत इकाई का प्रभारी िहीं ह,ै लेदकि कािूिी प्रकृजत के कतवव्यों का पालि करता है, िो उसे समय-समय पर एमईआईटीिाई में जििेष रूप से सौंपे िाते ह,ैं उस े ईमेल पता “osd-law@meity.gov.in” सौंपा िा सकता ह।ै यदि ऐसे कई ओएसडी ह,ैं तो प्रत्येक ओएसडी को दकसी भी उजचत और उजचत आधार पर अलग-अलग ईमेल पते सौंप े िा सकत े ह,ैं िैसे “osd-courtcases@meity.gov.in” और “osd-legislation@meity.gov.in”, या “osd1-law@meity.gov.in” और “osd2-law@meity.gov.in”। सेिा-बद्ध ईमेल पता 5.7 कोई जियुि करि े िाला उपयोगकताव संगठि जिसे एिआईसीईमेल सेिाए ं जिःिल्ु क प्रिाि की िाती ह,ैं संगठि-बद्ध ईमेल पतों के अजतररि, दकसी पात्र व्यजि को सेिा से िडु ा ईमेल पता ि े सकता है, जिसे संगठि के मामलों स े संबंजधत दकसी सेिा या पि पर जियजमत आधार पर जियिु दकया िाता ह।ै जिस व्यजिगत उपयोगकताव को ऐसा ईमले पता सौंपा गया ह,ै िह इसका उपयोग केिल अपिी सेिा ितों से संबंजधत संचार के जलए कर सकता है, िब तक दक ऐसा उपयोगकता व ऐसी सेिा या पि पर जियजमत आधार पर जियुि रहता ह ैया उस पर ग्रहणाजधकार (जलयि) रखता ह।ै8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] 5.7.1 ऐसे जियुजिकताव उपयोगकताव संगठि द्वारा जियिु व्यजियों की जिम्नजलजखत श्ेजणयां सेिा-बद्ध ईमेल पता आबंरटत करिे के जलए पात्र होंगी, अथातव ्:— (क) भारत सरकार के संयुि सजचि या उससे ऊपर के पि का अजधकारी; और (ख) ऐसे अन्य अजधकारी जिन्ह ेंसिम प्राजधकारी सामान्य या जििषे जििेिों द्वारा अिुमजत िें। 5.7.2 ऐसे पात्र व्यजि की सेिाजििृजत्त या स्ट्िैजच्छक सेिाजििृजत्त की जतजथ से 30 दिि पहल े की जतजथ को या उसके बाि उिकी जियुजि करि े िाला उपयोगकताव संगठि उन्ह ें सिे ाजििृजत्त या स्ट्िैजच्छक सेिाजििृजत्त के बाि उपयोग के जलए और उन्ह ें अपि े सेिा-बद्ध ईमेल पत े से केिल सेिा ितव से संबंजधत ईमेल स्ट्थािांतररत करिे म ें सिम बिािे के जलए एक ईमले पता आबंरटत कर सकता ह।ै ऐसे िए ईमले पत े का समिुिेिि जिम्नजलजखत के अिुरूप होगा, अथावत:्— (क) िहां उपयोगकताव सामान्य केंद्रीय सेिा के अलािा दकसी संगरठत जसजिल सेिा का सिस्ट्य ह,ै तो ईमेल पत े म ें एक मेल डोमेि होगा जिसमें डोमेि िाम के उपसगव के रूप म ें "retired" सजम्मजलत होगा। उिाहरण के जलए, भारतीय पुजलस सेिा के सिस्ट्य के रूप म ें सेिाजििृत्त होिे िाले या सेिाजििृत्त होिे िाले व्यजि के जलए मले डोमेि "@retiredips.gov.in" हो सकता ह।ै (ख) िहां उपयोगकता व सेिा अजधजियम, 1950, िायु सेिा अजधजियम, 1950 या िौसेिा अजधजियम, 1957 के अंतगतव गरठत दकसी भी बल का सिस्ट्य ह,ै तो ईमेल पत े म ें एक मेल डोमेि होगा जिसमें डोमेि िाम के उपसग व के रूप म ें "veteran" सजम्मजलत होगा। उिाहरण के जलए, ऐसे व्यजि के जलए मेल डोमेि िो ऐस े बल का सिस्ट्य ह ैया सेिाजििृत्त हो चुका ह,ै "@navyveteran.gov.in" हो सकता ह।ै (ग) िहां उपयोगकताव उपयिुव सेिा का सिस्ट्य िहीं ह,ै िहा ं ईमेल पते म ें एक मले डोमेि होगा जिसमें डोमेि िाम के उपसगव के रूप में "retired" िब्ि सजम्मजलत होगा, जबिा "cadre" िब्ि के। उिाहरण के जलए, दकसी ऐसे व्यजि के जलए मले डोमेि िो एिआईसी के अजधकारी के रूप में सेिाजििृत्त हो चुका ह ै या, "@retirednic.gov.in" हो सकता ह।ै (घ) ऐसे उपयोगकताव के जिकल्प पर और जियुजि करि े िाले उपयोगकताव संगठि की सस्ट्ं तुजतयों पर, िो उिके सिम प्राजधकारी के अिुमोिि से एिआईसी को उिके डीए द्वारा भेिी िाती ह,ै ऐसी सेिाजििृजत्त या स्ट्िैजच्छक सेिाजििृजत्त की जतजथ से या उपयोगकताव द्वारा जिर्िष्टव दकसी बाि की जतजथ से, एिआईसी उि उपयोगकताव के सेिा-बद्ध ईमेल पत े पर आिे िाले ईमले पर स्ट्िचाजलत प्रजतदिया भेििे को सिम कर सकते ह,ैं जिसमें िए ईमेल पते की सूचिा िी िाती ह।ै (ङ) ईमेल पता इस ित व पर आबंरटत दकया िाएगा दक व्यजि अजग्रम रूप से ऐसा भुगताि करेगा, िैसा दक एिआईसी समय-समय पर अजधकजथत करेगी, तादक ऐसे ईमले पत े के प्रािधाि के जलए एिआईसी द्वारा दकए गए या होि े िाल ेपररचालि व्यय को पूरा दकया िा सके। 6. सेिाओं का उपयोग 6.1 एिआईसीईमेलसेिाओं का उपयोग करके िािकारी साझा करिा जिभागीय सुरिा जििेिों की जियमािली और गृह मंत्रालय द्वारा िारी राष्ट्रीय सचू िा सुरिा िीजत और दििा-जििेिों और इस संबंध म ें उसके द्वारा िारी दकसी अन्य जििेि और िीजत म ेंजिजहत जििेिों के अधीि होगा। 6.2 ईमेल डाटा और लॉग को ऐसे समय तक संरजित रखा िाएगा, िैसा दक समय-समय पर ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों म ें एिआईसी द्वारा जिर्िष्टव दकया िा सकता ह।ै हालाुँदक, संबंजधत उपयोगकताव संगठि के अिुरोध पर, एिआईसीको उसके सिम प्राजधकारी के अिुमोिि से उसके डीए द्वारा सूजचत दकए िािे पर, एिआईसी ऐसे संरिण की अिजध को बढा सकता ह।ै[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 6.3 एिआईसीईमेल उपयोगकताव खाता जिसे उपयोगकताव द्वारा 90 दििों की अिजध तक एक्ट्सेस िहीं दकया िाता है, उसे जिजष्िय मािा िाएगा। हालाुँदक, संबंजधत उपयोगकता व संगठि के अिरु ोध पर, जिसे उसके सिम प्राजधकारी के अिुमोिि स े एिआईसीको उसके डीएद्वारा सूजचत दकया िाता है, एिआईसीऐसी अिजध को बढा सकता ह,ै बिते दक जिस्ट्तार सजहत कुल अिजध 180 दििों से अजधक ि हो। 6.3.1 जिस जतजथ स े उपयोगकता व ि े अपि े एिआईसीईमेल उपयोगकता व खाते तक पहचुँ िहीं बिाई है, उस जतजथ से लेकर 180 दििों की अिजध की समाजि तक, जिसमें 180 दििों की ऐसी अिजध के िौराि जिजष्ियता की कोई अिजध सजम्मजलत ह,ै संबंजधत डीए जिजष्िय उपयोगकताव खाते को पुिः सदिय कर सकता ह।ै 6.4 यदि दकसी उपयोगकताव के खाते में ऐसी सामग्री ह ै जिसमें िभु ावििापूणव िेबसाइट से िुडिे िाला संचार ललकं सजम्मजलत ह,ै या जिसम ें िभु ावििापूण व कोड िाला अिुलग्नक ह ै या प्रािकता व को धोखा िेि े का इरािा ह,ै या अन्यथा सूचिा सुरिा या साइबर सुरिा को खतरे में डालि े की संभाििा है, तो एिआईसी उपयोगकताव के खाते से ऐसी सामग्री को हटा सकता ह,ै या अपि ेईमले समाधाि प्रिाता या जसस्ट्टम इंटीग्रेटर को हटाि े का जििेि िे सकता ह।ै 6.5 दकसी उपयोगकताव को सौंपा गया संगठि-बद्ध ईमले पता ऐसे उपयोगकताव के सेिा-बद्ध ईमेल पत े स े मैप िहीं दकया िाएगा, और ऐसे सगं ठि-बद्ध ईमेल पते पर प्राि ईमेल स्ट्िचाजलत रूप से ऐसे उपयोगकताव के सेिा-बद्ध ईमेल पते पर अग्रेजषत िहीं दकए िाएंगे। भाग III: काय,व कतव्यव और जिम्मिे ाररया ं 7. एिआईसी के काय,व कतव्यव और जिम्मिे ाररया ं 7.1 एिआईसी जिम्नजलजखत कायव करेगा और उसके जिम्नजलजखत कतवव्य और जिम्मेिाररयां होंगी, अथावत:्— (क) एिआईसीईमेल सेिाओं के जलए प्रदिया और प्रणाजलयां जिकजसत करिा; (ख) उपयुि ईमेल समाधाि प्रिाता और जसस्ट्टम इंटीग्रेटर की जियुजि के माध्यम से ऐसी सेिाए ं प्रिाि करिा, और मौिूिा उपयोगकतावओं के ईमले खातों के माइग्रेिि के जलए मािक संचालि प्रदियाए ं और ईमेल एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेि तैयार करिा और उपयोगकता व संगठिों, डीए एिं उपयोगकतावओं को समयबद्ध तरीके स े माइग्रेिि सुजिजित करि े के जलए किम उठािा सुजिजित करिा; (ग) सूचिा सुरिा और साइबर सरु िा के जलए उजचत सुरिा उपाय सुजिजित करिा और इस ईमेल िीजत के प्रािधािों के प्रभािी अिुपालि के जलए ऐसी सेिाओं के प्रािधाि में उजचत तकिीकी और संगठिात्मक उपायों का कायावन्ियि करिा; और (घ) उपयोगकताव संगठिों, डीए और उपयोगकताओंव के कतवव्यों और जिम्मेिाररयों को जिर्िष्टव करते हए ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेि तयै ार करिा और प्रकाजित करिा। 7.2 अिुच्छेि 7.1 में जिर्िष्टव कायों, कतवव्यों और जिम्मेिाररयों की व्यापकता पर प्रजतकूल प्रभाि डाल े जबिा, एिआईसी जिम्नजलजखत रूप से कायव करेगा और कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का जििवहि करेगा, अथावत:्— (क) एिआईसीईमेल उपयोगकताव खातों के जलए संग्रहण सीमा अजधकजथत करिा; (ख) अन्य एिआईसीईमले सेिाओं का जिधावरण करिा जिन्ह ें एिआईसी द्वारा प्रिाि दकए गए ईमेल समाधाि के माध्यम स े सभी या दकसी भी िगव के उपयोगकतावओं के जलए सुलभ बिाया िा सकता ह,ै जिसमें ऐसे समाधाि के साथ एकीकृत अिुप्रयोगों का उपयोग सजम्मजलत ह;ै (ग) साइबर और सूचिा सुरिा सुजिजित करिे और ईमले के व्यिजस्ट्थत और कुिल प्रबंधि की सुजिधा के जलए,—10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (i) उजचत प्रजतबंध और ितें लाग ू करिा, जििके अधीि एिआईसीईमेल सेिाए ं और एिआईसी द्वारा प्रिाि दकए गए ईमेल समाधाि म ें उपलब्ध सुजिधाएं और कायावत्मकताएं और ऐसे समाधाि के साथ एकीकृत अिुप्रयोगों का उपयोग दकया िा सकेगा; (ii) िभु ावििापूणव और संदिग्ध ईमले की जडलीिरी का पता लगािे और इसे रोकिे केजलए उजचत सुरिा उपाय लाग ूकरिा; (iii) िहां एिआईसी द्वारा प्रिाि दकया गया बाह्य संग्रहण अिुप्रयोग इसके द्वारा प्रिाि दकए गए ईमेल समाधाि के साथ एकीकृत ह,ै ऐसे समाधाि के जलए ईमले के पुिर्िविेिि और उपयोगकताव खाते और बाह्य संग्रहण के बीच ईमेल के आिाि-प्रिाि के संबंध में उजचत िीजतयां लागू करिा; (iv) दकसी भी ईमेल डाटा पर फोरेंजसक जिश्लेषण करि े के जलए जिसे उसके द्वारा िभु ावििापूण व कोड यिु , या प्रािकताव को धोखा िेि े का इरािा, या अन्यथा सूचिा या साइबर सुरिा को खतरे म ें डालि े की संभाििा के रूप में पहचािा िा सकता ह,ै और इस उद्देश्य के जलए तीसरे पि की सहायता लिे ा; और (v) एिआईसी द्वारा आिश्यक समझे िािे िाल ेअन्य उपयुि उपाय लागू करिा; (घ) लॉग को संरजित रखि े की अिजध या समय के लबंिओंु को अजधकजथत करिा; और (ङ) जिजष्िय दकए गए उपयोगकताव खाते के जलए ईमेल डाटा को संग्रजहत करिे की अिजध या समय के लबंिओंु को अजधकजथत करिा,िहां एिआईसी द्वारा प्रिाि दकया गया बाह्य संग्रहण अिुप्रयोग उसके द्वारा प्रिाि दकए गए ईमेल समाधाि के साथ एकीकृत ह,ै ऐसे बाह्य संग्रहण अिुप्रयोग म ें संग्रजहत दकसी भी ईमेल डाटा के जलए। 8. उपयोगकता वसगं ठिों के कतव्यव और जिम्मिे ाररया ं 8.1 प्रत्येक उपयोगकताव सगं ठि के जिम्नजलजखत कतवव्य और ज़िम्मेिाररयां होंगी, अथावत:्— (क) ऐसे उपयोगकता व संगठि के सिम प्राजधकारी के अिुमोिि से, एिआईसी द्वारा उपयोगकता व संगठिों को डीए िाजमत करि े के जलए उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि पोटलव पर, एक या एक स े अजधक लोक सेिकों को, िो एिआईसी के कमवचारी के अलािा अन्य होंगे, इस ईमेल िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों के अंतगतव डीए के कतवव्यों और जिम्मेिाररयों के जििवहि के जलए प्रत्यायोजित प्रिासक के रूप में िाजमत करिा; (ख) सूचिा सुरिा और साइबर सुरिा के जलए उजचत सुरिा उपायों को सुजिजित करिा और अपिे उपयोगकतावओं द्वारा एिआईसीईमले सेिाओं के उपयोग में उजचत तकिीकी और सगं ठिात्मक उपायों के कायावन्ियि और अपिे डीए के कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का उजचत जििवहि, इस ईमेल िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों के प्रािधािों के प्रभािी पालि के जलए; (ग) खंड (ख) म ें जिर्िष्टव कतवव्यों और जिम्मेिाररयों की व्यापकता पर प्रजतकूल प्रभाि डाले जबिा, इस ईमले िीजत की धारा 5 में जिजहत प्रािधािों का प्रभािी अिुपालि सुजिजित करिे के जलए उपयोगकता व संगठि म ें दियाजिजध स्ट्थाजपत करिा और उपयोगकतावओं को उिके कतव्यव ों और जिम्मेिाररयों के बारे में िागरूक करिा; और (घ) ईमेल एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों म ेंजिर्िष्टव अन्य कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का जििवहि करिा। 9. डीए के कतव्यव और जिम्मिे ाररया ं 9.1 प्रत्येक डीए के जिम्नजलजखत कतव्यव और जिम्मेिाररयां होंगी, अथावत्:— (क) अपि े उपयोगकता व संगठि म ें सिम प्राजधकारी स े जििेि प्राि होिे पर, डीए िाजमत करि े के जलए उपयोगकता व संगठिों के जलए एिआईसी द्वारा उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि प्लेटफॉमव पर खुि को पंिीकृत करिा, और प्रत्येक एक िषव की अिजध की समाजि पर ऐस ेप्लेटफॉमव पर अपिे जििरण को अद्यति करिा;[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 11 (ख) एिआईसी द्वारा एिआईसीईमले एक्ट्सेस के जलए उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि पोटवल पर दकसी उपयोगकता व द्वारा इस संबंध में दकए गए अिुरोध की प्राजि पर, इस ईमेल िीजत की धारा 5 और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों म ें जिजहत प्रािधािों के अिुसार, उपयोगकताव को एक एिआईसीईमेल उपयोगकता व खाता बिाि े और उसे सौंपिे के जलए; (ग) जिरंतर आधार पर, डीए द्वारा अपि े कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का जििवहि करि े के जलए एिआईसी द्वारा उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि पोटवल पर उपयोगकतावओं के जििरणों को अद्यति करिा, आिश्यकतािुसार एिआईसीईमेल उपयोगकताव खातों को जिजष्िय करिा और इस ईमेल िीजत और ईमले एक्ट्सेस एिं उपयोग जििेिों के अंतगवत अपि े कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का जििवहि करिा; (घ) इस ईमेल िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों के अंतगवत अपि े उपयोगकताव सगं ठि द्वारा अपि े कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का पालि सुजिजित करिे के जलए सभी आिश्यक किम उठािा; और (ङ) ईमेल एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों म ेंजिर्िष्टव अन्य कतवव्यों और जिम्मेिाररयों का जििवहि करिा। 10. उपयोगकताओंव के कतव्यव और जिम्मिे ाररया ं 10.1 प्रत्येक उपयोगकताव के जिम्नजलजखत कतवव्य और जिम्मेिाररयां होंगी, अथावत:्— (क) इस ईमेल िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों का पालि सुजिजित करिा; (ख) खंड (क) म ेंजिर्िष्टव कतवव्यों और जिम्मेिाररयों की व्यापकता पर प्रजतकूल प्रभाि डाले जबिा,— (i) यदि िह दकसी ऐसे उपयोगकताव संगठि से संबंजधत ह ै िो एक कोर उपयोग संगठि ह,ै तो उसे अपि े आजधकाररक कतवव्यों के जिष्पािि के जलए केिल संगठि स ेिुडे ईमेल पते का ही उपयोग करिा होगा; (ii) अपि े आजधकाररक कतवव्यों के जिष्पािि के अलािा दकसी अन्य उद्देश्य के जलए ऐसे सगं ठि से िुडे ईमले पते का उपयोग िहीं करिा; (iii) अपि े संगठि से िडु े आजधकाररक कतवव्यों के जिष्पािि के जलए उसे सौंपे गए सेिा से िडु े ईमले पते का उपयोग िहीं करिा; (iv) ऐसे सेिा-बद्ध ईमले पत े का उपयोग सेिा मामलों स े िडु े उद्देश्यों के अलािा अन्य उद्देश्यों के जलए िहीं करिा, जसिाय इसके दक ऐसा ईमेल पता उसे सेिाजििृजत्त के बाि उपयोग के जलए सौंपा गया हो; (v) दकसी भी सोिल मीजडया या अन्य िेबसाइट या मोबाइल एजप्लकेिि पर पंिीकरण के जलए अपि े एिआईसीईमेल पत े का उपयोग िहीं करिा, केिल अपिे आजधकाररक कतवव्यों के जिष्पािि के जलए या अपि ेउपयोगकताव सगं ठि में सिम प्राजधकारी से ऐसा करिे के जलए उजचत प्राजधकरण के साथ; और (vi) ऐसे पोटवल के माध्यम से एिआईसीईमेल एक्ट्सेस करिे के जलए एिआईसी द्वारा उपलब्ध कराए गए ऑिलाइि पोटवल पर उिके द्वारा पंिीकृत जििरण म ें दकसी भी बिलाि के बारे में संबंजधत डीए को तरु ंत सूजचत करिा। 11. पहल ेस ेआबरं टत ईमले पतों के बारे म ेंप्रािधाि 11.1 इस ईमेल िीजत में जिजहत प्रािधाि, यथािश्यक पररितविों के साथ, आजधकाररक रािपत्र में इसके प्रकािि की जतजथ से पहल े मौिूि उपयोगकताव सगं ठिों और उपयोगकतावओं औरआबंरटत ईमले पतों पर भी लागू होंगे।12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] 11.2 एिआईसी ऐस े पूि व म ें जिर्िष्टव ईमेल पतों के संबंध म ें उपयोगकताव संगठिों द्वारा इस ईमले िीजत का पालि सुजिजित करिे के जलए डीए और एिआईसीएसआई के साथ समन्िय करेगा, और डीए एिं उिके उपयोगकताव संगठि यह सुजिजित करेंग ेदक इस संबंध म ें ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों को प्रभािी करिे के जलए आिश्यक किम उठाए िाएं। 11.3 यद्यजप इस ईमले िीजत में जिजहत प्रािधाि आजधकाररक रािपत्र में इसके प्रकािि की तारीख से लाग ू होंगे, लेदकि िहां तक पहले से जिर्िष्टव ईमेल पतों के संबंध म ें इस ईमले िीजत की धारा 5 में जिजहत प्रािधािों के अिुपालि का संबंध ह,ै उपयोगकताव संगठि उि जतजथ से छह महीिे की अिजध के भीतर या उपयोगकताव संगठि अथिा उपयोगकताव सगं ठिों के िगव के संबंध में सिम प्राजधकारी द्वारा सामान्य या जििेष जिििे ों द्वारा िी गई लंबी अिजध के भीतर इसे सुजिजित करेंगे। 11.3.1 उपयोगकताव खातों के जिम्नजलजखत श्ेजणयों के मामलों में, जिन्ह ें पहल े उपयोगकताव को सौंपा गया था और िो धारा 5 में जिजहत प्रािधािों के अिुरूप िहीं ह,ैं ऐसे खाते का ईमले पता ऐसे उपयोगकताव के दकसी अन्य एिआईसीईमेल उपयोगकताव खाते स े मैप दकया िा सकता ह ै िो उि प्रािधािों के अिुरूप ह,ै ऐसे पते पर भेिे गए आि े िाल े ईमेल की जडलीिरी के प्रयोििों के जलए, िीचे जिर्िष्टव अिजध के जलए, अथावत्:— (क) िहां उपयोगकताव सगं ठि का मेल डोमेि पररिर्तवत दकया िाता है, िहां पूिोि मैलपगं एिआईसी द्वारा अप्रजतबंजधत अिजध के जलए की िा सकती ह,ै जसिाय इसके दक एिआईसी दकसी भी कारण से इस े प्रजतबंजधत करिे का जिणवय ले। (ख) िहां उपयोगकताव खाता दकसी ऐसे उपयोगकताव सगं ठि द्वारा सौंपा गया ह ै िो जि:िल्ु क एिआईसीईमेल सेिाए ं प्रिाि करता ह ै और ऐसा खाता अिुच्छेि 5.6.2, 5.6.3 और 5.7.1 में जिजहत प्रािधािों के अिुरूप िहीं ह,ै तो एिआईसी द्वारा पिू ोि मैलपंग ऐसी मैलपंग की जतजथ से एक िष व की अिजध के जलए की िा सकती ह,ै या ऐसी लंबी अिजध के जलए की िा सकती ह,ै जिसे सिम प्राजधकारी, सामान्य या जििेष जििेिों द्वारा, उपयोगकताव संगठि, उपयोगकताव संगठिों के िगव या उपयोगकतावओं के िग वके संबंध म ेंअिुमजत िे। (ग) िहां उपयोगकताव खाता— (i) एक उपयोगकताव संगठि द्वारा सौंपा गया ह ैिो एक ऐसे उपयोगकताव को जि:िल्ु क एिआईसीईमेल सेिाए ं प्रिाि करता ह ै जिसिे ऐस े उपयोगकताव सगं ठि की सेिा करिा बंि कर दिया है, या इसके अंतगवत कायावलय रखिा बंि कर दिया ह ै या इसके द्वारा सेिा प्राि की है, या दकसी अिुबंध के प्रिििव के जलए जियुि दकया गया ह,ै परामिव या आउटसोसव की गई सेिाए ं जििके जलए उपयोगकता व के पास ऐसा ईमेल पता होिा आिश्यक ह,ै या उसके मामलों के संबंध में दकसी सिे ा या पि पर जियजमत आधार पर जियिु दकया िािा या उस पर ग्रहणाजधकार रखिा आिश्यक ह;ै और (ii) अिुच्छेि 5.7.2 में जिजहत प्रािधािों के अिुरूप िहीं ह,ै एिआईसी द्वारा अपि े सेिा-बद्ध ईमेल पते पर मैलपंग केिल उस उपयोगकता व संगठि के जििेिों पर की िा सकती है, जिसे उसके डीए द्वारा अपिे सिम प्राजधकारी की मंिूरी के साथ, ऐसी समाजि की तारीख से अजधकतम तीि महीि े की अिजध के जलए सूजचत दकया िाता ह।ै ऐसा कोई भी जििेि िारी करते समय, उपयोगकताव संगठि को ध्याि में रखिा चाजहए— (1) कोई भी आपातकालीि पररजस्ट्थजत या कायावत्मक आिश्यकता; और (2) कोई भी सूचिा सुरिा िोजखम िो ऐसे उपयोगकताव खाते से सूचिा के प्रिाह से उत्पन्न होिे की संभाििा ह,ै जिसे ऐसे उपयोगकताव को आजधकाररक संचार के जलए सौंपा गया ह ै िो अब इसके रोिगार में िहीं ह ैया अन्यथा इसके द्वारा जियोजित िहीं ह।ै[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 13 12. ईमले िीजत का पालि 12.1 प्रत्येक उपयोगकता व संगठि उजचत अभ्यास करेगा और ऐसे उपयोगकता व संगठि, उसके डीए और उसके उपयोगकताओंव द्वारा ईमले िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुििे ों का उजचत अिपु ालि सुजिजित करि े के जलए सभी आिश्यक उपाय करेगा। 12.2 प्रत्येक डीए को उजचत अभ्यास करिा होगा और अपिे उपयोगकताव सगं ठि और उसके उपयोगकतावओं द्वारा ईमेल िीजत औरईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों का उजचत पालि सुजिजित करि े के जलए सभी आिश्यक किम उठािे होंगे। 12.3 प्रत्येक उपयोगकताव को ईमले िीजत और ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अिुिेिों का पालि करिा होगा। 12.4 प्रत्येक उपयोगकताव संगठि, डीए और उपयोगकताव को एिआईसीईमेल सेिाओं से संबंजधत प्रत्येक साइबर घटिा के िािकारी में आि े पर ईमले एक्ट्सेस और उपयोग अििु ेिों म ें जिर्िष्टव तरीके के अिुसार एिआईसी को िीघ्रता स े ररपोट व करिी होगी या ररपोटव करािी होगी। 12.5 एिआईसी एिआईसीईमले सेिाओं के उपयोग और उपयोगकताव संगठिों, डीए, उपयोगकतावओं और अन्य लोगों द्वारा ररपोटव की गई साइबर घटिाओं की जिगरािी और समीिा करेगा और दकसी भी उपयोगकता व संगठि, डीए या उपयोगकता व को सदिय और जििारक उपायों सजहत ऐस े उपाय करि े की आिश्यकता हो सकती है, िैसे दक यह दकसी भी गैर-अिुपालि को सुधारिे या िरू करि,े या साइबर घटिा को कम करिे के जलए जिर्िष्टव कर सकता ह।ै 12.5.1 गंभीर या िोहरािपूण व प्रकृजत के गैर-अिुपालि के मामले में, एिआईसी संबंजधत उपयोगकताव संगठि, डीए या उपयोगकताव को सभी या दकसी भी एिआईसीईमेल सेिाओं के प्रािधाि को जिलंजबत कर सकता है, िबदक ऐसे संगठि, डीए या उपयोगकताव को, िैसा भी मामला हो, जलजखत रूप म,ें ऐसे जिलंबि के कारणों की सूचिा िे सकता ह ैऔर उन्ह ेंएक िोरटस िे सकता ह ै जिसमें या तो कोई उपाय जिर्िष्टव दकया िाएगा िो उन्ह ें ऐसी सेिा(ओं) की बहाली के जलए लेि े की आिश्यकता हो सकती ह ै या उन्ह ें कारण बतािे का अिसर दिया िा सकता ह ै दक ऐसी सेिा(ओं) को िापस क्ट्यों िहीं जलया िा सकता ह,ै तादक िे िोरटस में जिर्िष्टव अिजध के भीतर इसका ििाब िे सकें। 12.5.2 ऐसे िोरटस का ििाब जमलिे या ऐसी अिजध समाि होिे पर, एिआईसी, प्राि प्रजतदिया को ध्याि में रखते हए, यदि कोई हो, सेिा(ओं) के जिलबं ि या िापसी की बहाली या िारी रखिे के संबंध में जिणवय लेिे के जलए आगे बढ सकता ह ै और संबंजधत संगठि, डीए या उपयोगकताव को जलजखत रूप म ेंऐसा जिणवय बताएगा। 12.6 दकसी भी सेिा के जिलंबि, या ऐसे जिलंबि की जिरंतरता, या दकसी भी सेिा की िापसी की दकसी भी सूचिा से व्यजथत कोई भी व्यजि सिम प्राजधकारी को जलजखत रूप में अपील कर सकता ह,ै जिसका जिणवय अंजतम और बाध्यकारी होगा। 12.7 सेिा(ओं) का कोई भी जिलंबि या िापसी एिआईसी और सरकार के दकसी भी अन्य प्रिासजिक या कािूिी कारविाई करिे के अजधकारों के प्रजत पूिावग्रह के जबिा होगी। 13. जिरस्ट्त करिा 13.1 यह ईमेल िीजत संचार और सचू िा प्रौद्योजगकी मंत्रालय की अजधसूचिा एफ. संख्या 2(22)/ 2013-ईिी-II, दििांक 18.2.2015 के अंतगवत आजधकाररक रािपत्र में प्रकाजित ईमले िीजत का अजधिमण करती ह।ै *** संकेत भोंडवे, संयुक्त सद्विव14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] अिलु ग्नक सगं ठि का प्रकार (अिच्ु छेि 2 िेख)ें ि.स.ं सगं ठि का प्रकार जििरण (1) (2) (3) 1. केंद्रीय सरकारी से अजभप्रेत ह ै भारत सरकार (कायव आबंटि) जियम, 1961 की प्रथम अिुसूची में जिर्िष्टव जिभाग मंत्रालय, जिभाग, सजचिालय या कायावलय से ह,ै और इसम ें उसका संलग्न कायावलय या अधीिस्ट्थ कायावलय भी सजम्मजलत ह।ै 2. जिधायी जिकाय से अजभप्रेतहसै ंजिधाि द्वारा कािूि बिािे के जलए सिि जिकाय से ह,ै और इसम ें जिम्नजलजखत जिकाय और उिके सजचिालय सजम्मजलत ह,ैं अथावत्:— (क) लोकसभा; (ख) राज्य सभा; (ग) दकसी राज्य की जिधाि सभा या जिधाि पररषि;् (घ) राष्ट्रीय रािधािी िेत्र दिल्ली की जिधाि सभा; और (ङ) दकसी संघ राज्य िेत्र का स्ट्थािीय जिधािमंडल। 3. न्यायालय से अजभप्रेत ह—ै (क) न्यायालय; और (ख) अन्य न्यायजिणवयि जिकाय, िो संजिधाि या दकसी कािूि के अंतगतव पूरे भारत या उसके दकसी भाग म ें स्ट्थाजपत हो,और इसम ें रजिस्ट्री, सजचिालय या उसका कायावलय सजम्मजलत ह।ै 4. सांजिधाजिक से अजभप्रेत ह ैसंजिधाि द्वारा या उसके अधीि स्ट्थाजपत कोई कायावलय या जिकाय, और— जिकाय (क) इसमें संजिधाि द्वारा या उसके अधीि कोई प्राजधकरण, बोडव, आयोग, सजमजत या पररषि सजम्मजलत ह;ै और (ख) इसमें जिम्नजलजखत में से कोई भी, या उसका कोई सजचिालय या कायावलय सजम्मजलत िहीं ह,ै अथावत:्— (i) केंद्रीय सरकार; (ii) राज्य सरकार; (iii) संघ राज्य िेत्र की सरकार/प्रिासि; (iv) जिधायी जिकाय; (v) न्यायालय; और (vi) स्ट्थािीय सरकार। 5. राज्य सरकार से अजभप्रेत ह ैमंत्रालय, जिभाग, सजचिालय या कायावलय— जिभाग (क) िो राज्य सरकार के कामकाि के आबंटि के जलए संजिधाि के अिुच्छेि 166 के[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 15 खंड (3) के अतं गतव राज्यपाल द्वारा बिाए गए जियमों म ेंजिर्िष्टव ह;ै और (ख) दकसी संघ राज्य िेत्र सरकार का जिभाग, और इसमें उसका संलग्न कायावलय या अधीिस्ट्थ कायावलय सजम्मजलत ह।ै 6. सांजिजधक जिकाय से अजभप्रेत ह—ै (क) कोई कायावलय; और (ख) कोई जिकाय, जिसमें प्राजधकरण, बोडव, आयोग, सजमजत या पररषि सजम्मजलत ह,ै िो दकसी कािूि के अंतगतव या उसके द्वारा स्ट्थाजपत ह,ै और इसमें सजचिालय या उसका कायावलय सजम्मजलत ह,ै लेदकि इसमें कोई सांजिधाजिक जिकाय, कोई सािविजिक िैिजणक या अिुसंधाि संस्ट्थाि, कोई सािविजिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्थाि या कोई सािविजिक िेत्र का उपिम सजम्मजलत िहीं ह।ै 7. सािविजिक जििण से अजभप्रेत ह—ै या अिुसंधाि संस्ट्थाि (क) कोई जििण संस्ट्थाि िो व्यािसाजयक जििा सजहत जििा प्रिाि करता ह,ै या िो— (i) स्ट्थाजपत, जिगजमत, स्ट्िाजमत्िाधीि, जियंजत्रत या मान्यता प्राि ह—ै (1) दकसी केंद्रीय अजधजियम द्वारा या उसके अधीि; (2) दकसी प्रांतीय अजधजियम या राज्य अजधजियम द्वारा या उसके अधीि, लेदकि इसमें ऐसा जिश् िजिद्यालय सजम्मजलत िहीं ह ै जिसका कुलाजधपजत संबंजधत राज्य के राज्यपाल के अलािा कोई अन्य हो; (3) केंद्रीय सरकार, राज्य सरकार या स्ट्थािीय सरकार द्वारा; या (4) उच्च जििा या अिुसंधाि और िैज्ञाजिक और तकिीकी संस्ट्थािों के जलए संस्ट्थािों में मािकों के समन्िय और जिधावरण के जलए कािूि द्वारा स्ट्थाजपत जिकाय द्वारा और ऐसे संस्ट्थािों को जिजियजमत करिे के जलए सिि ह;ै (ii) जिश् िजिद्यालय अिुिाि आयोग अजधजियम, 1956 के अंतगवत जिश् िजिद्यालय समझी िािे िाले एक संस्ट्थाि के रूप में घोजषत दकया गया है, या दकसी जिश् िजिद्यालय से संबद्ध ह;ै या (ख) कोई संस्ट्था िो अिुसंधाि म ेंसंलग्न ह,ै और इसमें संपणू व भारत या उसके दकसी भाग में या केंद्रीय सरकार, राज्य सरकार या संघ राज्य िेत्र सरकार द्वारा ितवमाि म ें लाग ू जिजध द्वारा या उसके अधीि स्ट्थाजपत िैज्ञाजिक या तकिीकी संस्ट्था सजम्मजलत ह।ै 8. सािविजिक स्ट्िास्ट््य से अजभप्रेत ह ैएक इकाई िो— सेिा संस्ट्थाि (क) एक अस्ट्पताल, प्रसूजत गृह, िर्सिंग होम, जडस्ट्पेंसरी, जक्ट्लजिक, सेिेटोररयम या संस्ट्था ह ै िो िैिाजिक प्रजतष्ठाि (पंिीकरण और जिजियमि) अजधजियम, 2010 की16 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] धारा 2 के खंड (ग) के उप-खंड (i) में जिर्िष्टव दकसी भी मान्यता प्राि जचदकत्सा प्रणाली में जििाि, उपचार या िेखभाल की आिश्यकता िाली सेिाए,ं सुजिधाएं प्रिाि करती ह;ै या (ख) उि खडं के उपखंड (ii) में जिर्िष्टव प्रयोगिाला याअन्य जचदकत्सा उपकरणों की सहायता से रोगों के जििाि या उपचार या िांच सेिाओं से संबंजधत स्ट्थाि, और जिसका स्ट्िाजमत्ि, जियंत्रण या प्रबंधि जिम्नजलजखत के पास है— (i) केंद्रीय सरकार का जिभाग; (ii) राज्य सरकार का जिभाग; (iii) केंद्रीय सरकार के जिभाग या राज्य सरकार के जिभाग के समग्र जियंत्रण म ें कोई जिकाय, और इसम ें सजम्मजलत ह—ैं (1) स्ट्िायत्त जिकाय; और (2) गैर-लाभकारी सरकारी कंपिी; (iv) स्ट्थािीय सरकार; या (v) सेिा अजधजियम, 1950, िायु सेिा अजधजियम, 1950 या िौसेिा अजधजियम, 1957 के अतं गतव गरठत कोई बल, और िो सािविजिक िैिजणक या अिुसंधाि संस्ट्थाि िहीं ह।ै 9. सािविजिक िेत्र का से अजभप्रेत ह ै केंद्रीय सरकार, एक राज्य सरकार या एक सघं राज्य िेत्र की सरकार का उपिम सािविजिक उपिम, परन्तु इसम ें गरै -लाभकारी सरकारी कंपिी सजम्मजलत िहीं ह।ै 10. अन्य सरकारी से अजभप्रेत ह ैदकसी ऐसे जिकाय से ह,ै चाह ेिह जिगजमत हो या िहीं, िो— जियंजत्रत इकाई (क) दकसी केंद्रीय सरकार के जिभाग या राज्य सरकार के जिभाग के समग्र जियंत्रण म ें ह,ै और इसमें सजम्मजलत ह—ैं (i) कोई स्ट्िायत्त जिकाय; और (ii) कोई गैर-लाभकारी सरकारी कंपिी; और (ख) कोई सािविजिक िैिजणक या अिुसंधाि संस्ट्थाि या साििव जिक स्ट्िास्ट््य सेिा संस्ट्थाि िहीं ह।ै 11. अन्य प्राजधकृत से अजभप्रेत ह ै एक जिकाय, चाह े िह जिगजमत हो या िहीं, िो संगठिों की दकसी भी अन्य इकाई श्ेणी म ेंिहीं आता ह ैऔर िो— (क) आजधकाररक रािपत्र में इस ईमले िीजत के प्रकािि की जतजथ पर एक उपयोगकता व संगठि ह;ै या (ख) सिम प्राजधकारी के सामान्य या जििेष जिििे ों के अंतगतव या उसके द्वारा एिआईसीईमेल सेिाओं के उपयोग को अजधकृत करता ह।ै[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 17 िोट: 1. दकसी भी पररयोििा, योििा, कायविम या पहल को, चाह े दकसी भी िाम से पुकारा िाए, या ऐसी पररयोििा आदि के प्रभारी िल, प्रिासजिक प्रभाग आदि को, इस अिुबधं म ें सूचीबद्ध दकसी भी सगं ठि प्रकार म ें सजम्मजलत जिकाय, न्यायालय, जिभाग, उपिम, इकाई, संस्ट्थाि, मंत्रालय, कायावलय या सजचिालय के रूप म ेंिहीं मािा िाएगा। 2. इस अिुबंध म,ें— (क) "स्ट्िायत्त जिकाय" से अजभप्रेत ह ै केंद्रीय सरकार, राज्य सरकार या संघ राज्य िेत्र सरकार द्वारा सरकारी िीजतयों के जिष्पािि या कायावन्ियि स े संबंजधत गजतजिजधयों या कायों का जििवहि करिे के जलए स्ट्थाजपत जिकाय से ह ै और जिसे अपि े कायों के जििवहि के जलए स्ट्िायत्तता िी गई है, और इसम ें कोई सांजिधाजिक जिकाय या सांजिजधक जिकाय सजम्मजलत िहीं ह;ै (ख) “गरै -लाभकारी सरकारी कंपिी” से अजभप्रेत ह ैऐसी कंपिी िो— (i) कंपिी अजधजियम, 1956 की धारा 25 या कंपिी अजधजियम, 2013 की धारा 8 के अंतगतव पंिीकृत; और (ii) कंपिी अजधजियम, 2013 में पररभाजषत सरकारी कंपिी; (ग) "जिश् िजिद्यालय" से अजभप्रेत ह ै जिश् िजिद्यालय अिुिाि आयोग अजधजियम, 1956 में पररभाजषत जिश् िजिद्यालय से ह;ै और (घ) “संघ राज्य िेत्र सरकार” से अजभप्रेत ह—ै (i) जिधािमंडल िाले संघ राज्य ित्रे की सरकार; और (ii) दकसी अन्य संघ राज्य िेत्र का प्रिासि। *** MINISTRY OF ELECTRONICS AND INFORMATION TECHNOLOGY NOTIFICATION New Delhi, the 25th October, 2024 F.No: 1(3)/2024-EG-II.— Email Policy of Government of India, 2024 Part I: Introduction 1. Objective and scope 1.1 Email is the primary means of communication for official purposes used by government for the performance of public duties in public interest, as well as by certain other organisations entrusted with performance of such duties. To enable secure use of email in government and such organisations, email services are provided by the National Informatics Centre (NIC). 1.2 This policy applies to use and use-related security aspects governing such email services. 1.2.1 It complements the following framework that applies to the security of the email solution utilised to provide the services:18 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (a) Applicable laws, such as the Information Technology Act, 2000, the Digital Personal Data Protection Act, 2023 (once the same is brought into force), and rules made or directions or guidelines issued under the same; (b) Policies, procedures and guidelines relating to cybersecurity or information security, or both, which are issued or adopted from time to time by the Central Government, its nodal agency for incident response and cybersecurity related functions (the Indian Computer Emergency Response Team) or the protection of Critical Information Infrastructure (the National Critical Information Infrastructure Protection Centre), or NIC; and (c) The standards relating to management systems for information security, business continuity, information technology service, etc., issued by technical standard organisations and adopted by NIC, from time to time, in relation to the email solution. 2. Definitions 2.1 In this policy, unless the context otherwise requires,— (a) “Central Government Department”, “Court”, “Constitutional Body”, “Legislative Body”, “Other Authorised Entity”, “Other Government-controlled Entity”, “Public Educational or Research Institution”, “Public Healthcare Institution”, “Public Sector Enterprise”, “State Government Department” and “Statutory Body” shall have the meanings respectively assigned to them in the Annex; (b) “Central Government Organisation” means an Organisation that— (i) is a Central Government Department; or (ii) is under the administrative purview of a Central Government Department and is— (1) a Public Educational or Research Institution; (2) a Public Healthcare Institution; (3) a Public Sector Enterprise; (4) a Statutory Body; (5) an Other Government-controlled Entity; or (6) an Other Authorised Entity. (c) “Competent Authority” means the Secretary to the Government of India in the Ministry of Electronics and Information Technology; (d) “Core Use Organisation” means an Organisation as referred to in paragraph 3.1.1; (e) “DA”, in relation to a User Organisation, means a public servant other than an employee of NIC, who is designated as a Delegated Administrator by such User Organisation under clause (a) of paragraph 8.1; (f) “Email Access and Use Instructions” means the instructions so named, given by NIC from time to time under this Policy,— (i) for adherence by a DA and its corresponding User Organisation, as published in the user account assigned to such DA on the online platform made available by NIC for User Organisations to designate DAs, specifying the duties and responsibilities of User Organisations and DAs; and (ii) for adherence by a User, as published in the NICeMail user account assigned to such User, specifying the duties and responsibilities of such Users; (g) “Email Policy” means this policy; (h) “Ministry of Electronics and Information Technology” or “MeitY” means the department to which the subject of policy matters relating to information technology is allocated by the Government of India (Allocation of Business) Rules, 1961;[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 19 (i) “NICeMail” means the email service made available using the email solution provided by NIC; (j) “NICeMail Services” means and includes— (i) NICeMail; and (ii) Other NICeMail Services; (k) “Organisation” means a body, court, department, enterprise, entity, institution, ministry, office or secretariat that is included in any of the organisation types described in the Annex; (l) “Other NICeMail Service” means such service other than NICeMail as may, from time to time, be— (i) made accessible to all or any class of Users through the email solution provided by NIC, which may include the use of applications such as a calendar application, office productivity tools integrated with such solution and external storage application provided by NIC; and (ii) specified in the Email Access and Use Instructions; (m) “State Government Organisation” means an Organisation that— (i) is a State Government Department; or (ii) is under the administrative purview of a State Government Department and is— (1) a Public Educational or Research Institution; (2) a Public Healthcare Institution; (3) a Public Sector Enterprise; (4) a Statutory Body; (5) an Other Government-controlled Entity; or (6) an Other Authorised Entity; (n) “User” means an individual authorised to use NICeMail Services and to whom a NICeMail user account is assigned for this purpose; and (o) “User Organisation” means an Organisation that uses NICeMail Services. Part II: Terms of Use 3. User Organisations 3.1 User Organisations, in terms of whether or not they are required by this Email Policy to use only NICeMail for email communication for official purposes, are classified into the following two classes, namely:— (a) Core Use Organisations; and (b) other Organisations. 3.1.1 Core Use Organisations consist of Central Government Departments and such Other Government- controlled Entities as are under the overall control of such a Department and do not provide goods or services on commercial terms. Save as otherwise provided, a Core Use Organisation and its Users shall use only NICeMail for email communication for official purposes. However, where the Core Use Organisation has an office or establishment outside India, for ensuring availability of local communication channels under exigent circumstances (such as disruption of Internet services that may result in inability to access NICeMail), such Organisation may, with the approval of such authority other than the head of such office or establishment as may be competent in this regard in that Organisation, authorise such office or establishment to maintain alternative email services hosted outside India. 3.1.2 Any Organisation other than a Core Use Organisation may adopt the use of NICeMail.20 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] 3.2 A Core Use Organisation, including those dealing with national security, that currently have their own independent email servers may continue to operate the same, provided such servers are hosted in India. Further, in the interest of security and uniform policy enforcement, these Organisations should consider migrating their email services to NICeMail Services. 4. Charges for use of NICeMail Services 4.1 Save where the Central Government decides otherwise in respect of any Organisation or class thereof, NICeMail Services shall be provided free of charge to the following classes of Organisations, namely:— (a) Core Use Organisations; (b) Legislative Bodies; (c) Courts; (d) Constitutional Bodies; (e) State Government Departments, and such Other Government-controlled Entities as are under the overall control of such a Department and do not provide goods or services on commercial terms; and (f) Statutory Bodies and Other Authorised Entities, for which such free-of-charge provision is authorised by general or special directions of Competent Authority. 4.2 Other Organisations may avail of NICeMail Services through National Informatics Centre Services Incorporated (NICSI), or such other agency as NIC may appoint in this behalf, on payment of such charges as may be determined from time to time. 5. User account creation 5.1 On receipt of a request made in this behalf by a User on the online portal made available by NIC for accessing NICeMail, the DA for the User Organisation concerned shall create and assign to such User an NICeMail user account. 5.2 In respect of a User Organisation provided NICeMail Services free of charge (see paragraph 4.1), the NICeMail email addresses assigned to a User may be of the following two types, namely:— (a) Organisation-linked email address; and (b) Service-linked email address. 5.2.1 The policy in respect of organisation-linked email addresses is laid down in paragraphs 5.3.2(a) and 5.4 to 5.6.3. The policy in respect of service-linked email addresses is laid down in paragraphs 5.3.2(b) and 5.7 to 5.7.2. 5.3 Most Core Use Organisations currently use common mail domains, namely, “@gov.in” and “@nic.in”, and only a few use organisation-specific mail domains such as “@xyz.gov.in” and “@xyz.nic.in” (where “xyz” represents any string of alphanumeric characters). With Users continuing to use NICeMail user accounts with common email domains across tenures, organisation-specific information stored in such accounts becomes inaccessible to the organisation concerned. Further, lack of domain segmentation and mapping of Users to their current Organisations results in delayed incident response and non-implementation of organisation-specific security policies, monitoring and visibility on User behaviour. 5.3.1 Aside from these concerns related to common mail domains, the use of the domain names “@nic.in” and “@xyz.nic.in” requires change as all such Organisations, including NIC, are Government Organisations. 5.3.2 Therefore, User Organisations that currently use the mail domains “@gov.in”, “@nic.in” or “@xyz.nic.in”, save as specified in paragraph 5.3.5, shall give NICeMail user accounts having the said mail domains new email addresses having the mail domain “@xyz.gov.in”. To ensure continued delivery of emails sent at the existing email addresses, the old email addresses shall be mapped to the new email addresses. Further, to ensure that the user accounts assigned for official communications remain accessible to the Organisation concerned and organisation-specific security measures may be taken, the initial “xyz”[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 21 part of the new mail domain shall be registered by the Organisation concerned with NIC on the following lines, namely:— (a) In respect of organisation-linked email addresses that may be used only for official communications, such initial part of the mail domain shall reflect the name of the concerned Organisation or group of Organisations which are either related or have chosen to share a mail domain. For example, MeitY has registered the mail domain “@meity.gov.in” and for various gram panchayats across India, the mail domain“@panchayat.gov.in” has been registered. (b) In respect of service-linked email addresses that may be used only for service-related matters, such initial part may reflect,— (i) where the User is eligible for such an email address (see paragraph 5.7.1) and is a member of an organised service other than the General Central Service, the name of such service. For example, for service-related communication with members of the Indian Police Service, the Ministry of Home Affairs has registered the mail domain “@ips.gov.in”; and (ii)where the User is eligible but not a member of such a service, the Organisation that has appointed such a User on regular basis to a service or post in connection with its affairs (hereinafter referred to as “Appointing User Organisation”), the name of such Appointing User Organisation, with the word “cadre” suffixed to it. For example, for service-related communication with officers of NIC, NIC may register the domain name “@niccadre.gov.in”. 5.3.3 Accordingly, the mail domains “@gov.in”, “@nic.in” and “@xyz.nic.in” shall cease to be used, although the emails available in the account shall continue to be accessible through the new email addresses and emails sent to the existing email addresses with the said mail domains shall continue to be delivered to the user account of the User concerned. 5.3.4 The mail domain “@xyz.gov.in” may be assigned to a Central Government Department, Court, Constitutional Body, Legislative Body, Other Government-controlled Entity, State Government Department or Statutory Body. In addition, it may be assigned to an Other Authorised Entity or a Public Healthcare Institution for which such assignment is authorised by general or special directions of Competent Authority. 5.3.5 An email address created by a User Organisation using the mail domain “@xyz.gov.in” for a User who is an employee or consultant of or an outsourced human resource provided by an entity contracted by such User Organisation, or is an individual consultant directly engaged by it, shall register with NIC a mail domain that appropriately distinguishes such a User from Users who are employees of or other office- holders in that User Organisation or are serviced by it. Accordingly, in an email address registered for— (a) an employee or consultant of or an outsourced human resource provided by a contracted entity, the mail domain shall be“@xyz-contractor.gov.in”; and (b) a directly engaged individual consultant, the mail domain shall be“@xyz-consultant.gov.in”. 5.3.6 In respect of a User Organisation other than one that currently uses “@xyz.gov.in” or “@xyz.nic.in” as the mail domain for its Users (for example, “@org.in” or ”@ac.in”), the User Organisation may register an appropriate mail domain on similar lines as outlined in clauses (a) and (b) of paragraph 5.3.5, to similarly distinguish Users who are employees or consultants of or outsourced human resource provided by contracted entities or individual consultants directly engaged by such User Organisation from Users who are employees or other office-holders of that User Organisations or serviced by it. Organisation-linked email address 5.4 A User Organisation which is a Core Use Organisation shall institute suitable arrangements for assigning to every individual who would require email for communication for official purposes of that Organisation, an organisation-linked email address at the time such User joins the Organisation, so that in the absence of a NICeMail user account, such individual and other Users in the Organisation do not resort to use of other email services or other less secure means of electronic communication. User Organisations22 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] which are other than a Core Use Organisation may also choose to create similar organisation-linked email addresses for communication for their official purposes. 5.5 A User Organisation which is provided NICeMail Services free of charge shall ensure deactivation of the organisation-linked email address assigned to a User upon such User ceasing to serve such User Organisation, or to hold office under or be serviced by it, or be engaged for the performance of any contractual, consulting or outsourced services that necessitate that User to have such email address. 5.6 A User Organisation which is provided NICeMail Services free of charge shall assign organisation- linked email addresses in a manner that would serve administrative efficiency while optimising cost to the public exchequer for the provision of such free services. 5.6.1 To so optimise, such User Organisation shall, while assigning email addresses, endeavour to maximise reusability of email addresses on a User ceasing to serve, hold office in or be engaged by that User Organisation, so that the individual assigned all or most of the duties of such User is able to access email correspondence previously exchanged, and the exchange of emails with others previously communicating with that User continues smoothly. 5.6.2 Where assignment of duties in such User Organisation follows an established pattern, this would involve assigning appropriate duty/work-linked usernames. For example, a Joint Secretary in charge of “xyz” Division in MeitY may be assigned the email address “jointsecretary-xyz@meity.gov.in”. In case she/he is holding charge of more than one division, distinct similar email addresses may be assigned for each division, to enable reusability across changes in work allocation. Similarly, in case an NIC Scientist is assigned the responsibilities of the Head of Division for the Personnel Division of NIC and is also designated as the Vigilance Officer of NIC, she/he may be assigned the email addresses “hod- personnel@nic.gov.in” and “vigilanceofficer@nic.gov.in”. 5.6.3 Where assignment of duties in such User Organisation does not follow an established pattern, or the individual to be assigned the email address is performing duties that may have no foreseeable successor in terms of identifiable units of work, the email address may have other appropriate usernames. For example, an Officer on Special Duty (OSD) who is not in charge of any division, section or other such well-defined unit of work allocation but performs duties of a legal nature that are specifically entrusted to her/him from time to time in MeitY may be assigned the email address “osd-law@meity.gov.in”. In case there are multiple such OSDs, each OSD may be assigned distinct email addresses following any basis considered appropriate and reasonable, such as “osd-courtcases@meity.gov.in” and “osd- legislation@meity.gov.in”, or “osd1-law@meity.gov.in” and “osd2-law@meity.gov.in”. Service-linked email address 5.7 An Appointing User Organisation that is provided NICeMail Services free of charge may, in addition to organisation-linked email addresses, assign service-linked email address to an eligible individual who is appointed by it on regular basis to a service or post in connection with its affairs. The individual User to whom such email address is assigned may use it only for communications relating to her/his service conditions, till the time such User continues to be appointed on regular basis to such service or post or holds a lien on the same. 5.7.1 The following categories of individuals appointed by such Appointing User Organisation shall be eligible for assignment of a service-linked email address, namely:— (a) An officer of the rank of Joint Secretary to the Government of India and above; and (b) Such other officer as Competent Authority may permit by general or special directions. 5.7.2 On or after the date 30 days preceding the date on which such an eligible individual is due to superannuate or retire voluntarily from service, her/his Appointing User Organisation may assign to her/him an email address for use after such superannuation or voluntary retirement and for enabling her/him to transfer from her/his service-linked email address only service condition related emails. The assignment of such new email address shall conform to the following, namely:— (a) Where the User is a member of an organised civil service, other than the General Central Service, the email address shall have a mail domain that includes “retired” as the prefix to the domain name. For example, the mail domain for an individual who is to or has retired as a member of the Indian Police Service may be “@retiredips.gov.in”.[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 23 (b) Where the User is a member of any force constituted under the Army Act, 1950, the Air Force Act, 1950 or the Navy Act, 1957, the email address shall have a mail domain that includes “veteran” as the prefix to the domain name. For example, the mail domain for an individual who is to or has retired as a member of such a force may be “@navyveteran.gov.in”. (c) Where the User is not a member of a service as aforesaid, the email address shall have a mail domain that includes “retired” as the prefix to the domain name without the word “cadre”. For example, the mail domain for an individual who is to or has retired as an officer of NIC may be “@retirednic.gov.in”. (d) At the option of such User and on the recommendations of the Appointing User Organisation, conveyed to NIC by its DA with the approval of its competent authority, with effect from the date of such superannuation or voluntary retirement or such subsequent date as the User may specify, NIC may enable the sending of an automated response to an incoming email addressed to the service-linked email address of that User, intimating the new email address. (e) The email address shall be assigned subject to the individual making in advance such payment as NIC may determine from time to time, to meet the operational expenses incurred or likely to be incurred by NIC for the provision of such email address. 6. Use of services 6.1 Sharing of information using NICeMail Services shall be subject to the instructions contained in the Manual of Departmental Security Instructions and the National Information Security Policy and Guidelines issued by the Ministry of Home Affairs, and any other instructions and policy issued by it in this regard. 6.2 Email data and logs shall be preserved for such durations as may be specified by NIC from time to time in the Email Access and Use Instructions. However, on the request of the User Organisation concerned, conveyed to NIC by its DA with the approval of its competent authority, NIC may extend the duration of such preservation. 6.3 An NICeMail user account which is not accessed by the User for a period of 90 days shall stand deactivated. However, on the request of the User Organisation concerned, conveyed to NIC by its DA with the approval of its competent authority, NIC may extend such period, subject to the total period inclusive of extension not exceeding 180 days. 6.3.1 From the date on which the User has not accessed her/his NICeMail user account till the expiry of a period of 180 days, including any period of deactivation during such period of 180 days, the DA concerned may reactivate a deactivated user account. 6.4 In case the account of a User contains content which includes a communication link that connects to a malicious website, or which has an attachment containing malicious code or is intended to deceive a recipient, or is likely to otherwise endanger information security or cybersecurity, NIC may delete, or direct its email solution provider or system integrator to delete, such content from the User’s account. 6.5 An organisation-linked email address assigned to a User shall not be mapped to the service-linked email address of such User, and emails received at such organisation-linked email address shall not be automatically forwarded to such User’s service-linked email address. Part III: Functions, duties and responsibilities 7. Functions, duties and responsibilities of NIC 7.1 NIC shall perform the following functions and shall have the following duties and responsibilities, namely:— (a) To develop the procedure and systems for NICeMail Services; (b) To provide for such services, including through engagement of a suitable email solution provider and system integrator, and to formulate standard operating procedures and Email Access and Use Instructions for migration of email accounts of existing Users and requiring24 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] User Organisations, DAs and Users to ensure taking of steps in a timebound manner to secure timely migration; (c) To ensure reasonable security safeguards for information security and cybersecurity and the implementation of appropriate technical and organisational measures in the provision of such services for effective observance of the provisions of this Email Policy; and (d) To formulate and publish Email Access and Use Instructions, specifying the duties and responsibilities of User Organisations, DAs and Users. 7.2 Without prejudice to the generality of the functions, duties and responsibilities specified in paragraph 7.1, NIC shall perform functions and discharge duties and responsibilities as follows, namely:— (a) To determine the storage limit for NICeMail user accounts; (b) To determine Other NICeMail Services that may be made accessible to all or any class of Users through the email solution provided by NIC, including the use of applications integrated with such solution; (c) For ensuring cyber and information security and facilitating systematic and efficient management of emails,— (i) to put in place appropriate restrictions and conditions subject to which NICeMail Services and the features and functionalities available in the email solution provided by NIC and the applications integrated with such solution, may be used; (ii) to put in place reasonable security safeguards to detect and prevent delivery of malicious and suspicious emails; (iii) where external storage application provided by NIC is integrated with the email solution provided by it, to put in place appropriate policies regarding redirection of emails to such solution and interchange of emails between the user account and the external storage; (iv) to undertake forensic analysis on any email data that may be identified by it as containing malicious code, or intending to deceive recipient, or likely to otherwise endanger information or cyber security, and to take the assistance of third parties for this purpose; and (v) to put in place any other appropriate measures that NIC may consider necessary; (d) To determine the durations or the points in time till which logs shall be preserved; and (e) To determine the durations or the points in time till which email data shall be stored for a user account which is deactivated and, where external storage application provided by NIC is integrated with the email solution provided by it, for any email data stored in such external storage application. 8. Duties and responsibilities of User Organisations 8.1 Every User Organisation shall have the following duties and responsibilities, namely:— (a) To designate, with the approval of the competent authority of such User Organisation, on the online portal made available by NIC for User Organisations to designate DAs, one or more public servants, who shall be other than an employee of NIC, as Delegated Administrator, for the discharge of the duties and responsibilities of a DA under this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; (b) To ensure reasonable security safeguards for information security and cybersecurity and the implementation of appropriate technical and organisational measures in the use of NICeMail Services by its Users and the due discharge of the duties and responsibilities of its DA(s), for the effective observance of the provisions of this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; (c) Without prejudice to the generality of the duties and responsibilities specified in clause (b), to have in place mechanisms in the User Organisation to ensure effective observance of the[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 25 provisions contained in section 5 of this Email Policy and to ensure User awareness regarding their duties and responsibilities; and (d) To discharge such other duties and responsibilities as may be specified in the Email Access and Use Instructions. 9. Duties and responsibilities of DAs 9.1 Every DA shall have the following duties and responsibilities, namely:— (a) On receipt of instructions from the competent authority in her/his User Organisation, to register herself/himself on the online platform made available by NIC for User Organisations to designate DAs, and to update her/his particulars on such platform on expiry of every subsequent period of one year; (b) On receipt of a request made in this behalf by a User on the online portal made available by NIC for accessing NICeMail, to create and assign to the User a NICeMail user account, in accordance with the provisions contained in section 5 of this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; (c) On an ongoing basis, to update particulars of Users on the online portal made available by NIC for DAs to discharge their duties and responsibilities, to deactivate NICeMail user accounts as required and to discharge her/his duties and responsibilities under this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; (d) To take all necessary steps for ensuring adherence by her/his User Organisation to its duties and responsibilities under this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; and (e) To discharge such other duties and responsibilities as may be specified in the Email Access and Use Instructions. 10. Duties and responsibilities of Users 10.1 Every User shall have the following duties and responsibilities, namely:— (a) To ensure adherence to this Email Policy and the Email Access and Use Instructions; (b) Without prejudice to the generality of the duties and responsibilities specified in clause (a),— (i) if she/he belongs to a User Organisation which is a Core Use Organisation, to use only the organisation-linked email address assigned to her/him for the performance of her/his official duties; (ii) to not use such organisation-linked email address for any purpose other than the performance of her/his official duties; (iii) to not use the service-linked email address assigned to her/him for the performance of her/his organisation-linked official duties; (iv) to not use such service-linked email address for purposes other than those connected with service matters, save where such email address is assigned to her/him for use after retirement; (v) to not use her/his NICeMail address for registering on any social media or other websites or mobile applications, save for the performance of her/his official duties or with due authorisation from the authority competent in her/his User Organisation to so authorise; and (vi) to intimate forthwith to the DA concerned, any changes in her/his particulars as registered by her/him on the online portal made available by NIC for accessing NICeMail, including through such portal. 11. Provisions regarding email addresses previously assigned 11.1 The provisions contained in this Email Policy shall also apply, mutatis mutandis, to User Organisations and Users existing on, and email addresses assigned before, the date of its publication in the Official Gazette.26 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] 11.2 NIC shall coordinate with DAs and NICSI for securing adherence to this Email Policy by User Organisations in respect of such previously assigned email addresses, and DAs and their User Organisations shall ensure that necessary steps are taken to give effect to the Email Access and Use Instructions in this regard. 11.3 While the provisions contained in this Email Policy shall apply from the date of its publication in the Official Gazette, insofar as adherence to the provisions contained in section 5 of this Email Policy in respect of previously assigned email addresses is concerned, User Organisations shall ensure the same within a period of six months from the said date, or such longer period as Competent Authority may, by general or special directions, allow in respect of a User Organisation or class of User Organisations. 11.3.1 In the following categories of cases of user accounts that were previously assigned to a User and are not in conformity with the provisions contained in section 5, the email address of such an account may be mapped to another NICeMail user account of such User that conforms with the said provisions, for the purposes of the delivery of the incoming emails sent to such address, for such period as is specified below, namely:— (a) Where the mail domain of the User Organisation is changed, mapping as aforesaid may be done by NIC for an unrestricted period, save where NIC decides to restrict the same for any reason. (b) Where the user account is assigned by a User Organisation that is provided NICeMail Services free of charge and such account is not in conformity with the provisions contained in paragraphs 5.6.2, 5.6.3 and 5.7.1, mapping as aforesaid may be done by NIC for a period of one year from the date of such mapping, or such longer period as Competent Authority may, by general or special directions, allow in respect of a User Organisation, class of User Organisations or class of Users. (c) Where the user account is— (iii) assigned by a User Organisation that is provided NICeMail Services free of charge to a User who has ceased to serve such User Organisation, or to hold office under or be serviced by it, or to be engaged for the performance of any contractual, consulting or outsourced services that necessitate that User to have such email address, or to be appointed by it on regular basis to a service or post in connection with its affairs or hold a lien on the same; and (iv) not in conformity with the provisions contained in paragraph 5.7.2, mapping to her/his service-linked email address may be done by NIC only on the instructions of that User Organisation, conveyed by its DA with the approval of its competent authority, for a maximum period of three months from the date of such cessation. While issuing any such instruction, the User Organisation shall take into account— (1) any exigent circumstance or functional necessity; and (2) any information security risk that is likely to arise from the flow of information to and from such user account, which is assigned for official communications to such User who is no longer in the employment of or otherwise engaged by it. 12. Adherence to Email Policy 12.1 Every User Organisation shall exercise due diligence and take all necessary measures to ensure due adherence to the Email Policy and the Email Access and Use Instructions by such User Organisation, its DA(s) and its Users. 12.2 Every DA shall exercise due diligence and take all necessary steps to ensure due adherence to the Email Policy and the Email Access and Use Instructions by her/his User Organisation and its Users. 12.3 Every User shall adhere to the Email Policy and the Email Access and Use Instructions.[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 27 12.4 Every User Organisation, DA and User shall expeditiously report or cause to be reported to NIC in accordance with such manner as may be specified in the Email Access and Use Instructions, every cyber incident relating to NICeMail Services that comes to her/his knowledge. 12.5 NIC shall monitor and review the use of NICeMail Services and cyber incidents reported to it by User Organisations, DAs, Users and others and may require any User Organisation, DA or User to take such measures, including proactive and preventive measures, as it may specify for rectifying or remediating any non-adherence, or mitigating a cyber incident. 12.5.1 In case of non-adherence of a grave or repetitive nature, NIC may suspend the provision of all or any NICeMail Services to the User Organisation, DA or User concerned, while intimating to such Organisation, DA or User, as the case may be, in writing, of the reasons for such suspension and giving them a notice either specifying any measures that it/she/he may be required to take for the restoration of such Service(s) or giving them an opportunity to show cause why such Service(s) may not be withdrawn, for responding to the same within such period as the notice may specify. 12.5.2 Upon receipt of response to such notice or expiry of such period, NIC may proceed to take a decision regarding restoration or continuance of suspension or withdrawal of Service(s), keeping in view the response received, if any, and shall communicate such decision in writing to the Organisation, DA or User concerned. 12.6 Any person aggrieved by any intimation of suspension of any Service, or the continuance of such suspension, or the withdrawal of any Service, may prefer an appeal in writing to the Competent Authority, whose decision shall be final and binding. 12.7 Any suspension or withdrawal of Service(s) shall be without prejudice to the rights of NIC and the Government to take any other administrative or legal action. 13. Repeal 13.1 This Email Policy is in supersession of the E-mail Policy published in the Official Gazette, vide Ministry of Communication and Information Technology’s Notification F. No. 2(22)/2013-EG-II, dated 18.2.2015. *** SANKET BHONDVE, Jt. Secy. Annex Organisation type (see paragraph 2) S. No. Organisation type Description (1) (2) (3) 1. Central Government Means a ministry, department, secretariat or office specified in the First Schedule to Department the Government of India (Allocation of Business) Rules, 1961, and includes an attached office or subordinate office thereof. 2. Legislative Body Means a body empowered by the Constitution to enact legislation, and includes the following bodies and the secretariats thereof, namely:— (a) Lok Sabha; (b) Rajya Sabha; (c) a Legislative Assembly or Legislative Council of a State; (d) the Legislative Assembly of the National Capital Territory of Delhi; and (e) a local Legislature of a Union territory. 3. Court Means— (a) a court of law; and (b) other adjudicatory body, established by or under the Constitution or any law for the time being in force in the whole or any part of India, and includes the registry, secretariat or office thereof.28 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] 4. Constitutional Body Means an office or a body established by or under the Constitution, and— (a) includes an authority, board, commission, committee or council by or under the Constitution; and (b) does not include any of the following, or any secretariat or office thereof, namely:— (i) the Central Government; (ii) a State Government; (iii) a UT Government/Administration; (iv) a Legislative Body; (v) a Court; and (vi) a local government. 5. State Government A ministry, department, secretariat or office— Department (a) specified in the rules made by the Governor under clause (3) of article 166 of the Constitution, for the allocation of the business of the Government of the State; and (b) a department of a UT Government, and includes an attached office or subordinate office thereof. 6. Statutory Body Means— (a) an office; and (b) a body, including an authority, board, commission, committee or council, established by or under the any law for the time being in force, and includes the secretariat or office thereof, but does not include a Constitutional Body, a Public Educational or Research Institution, a Public Healthcare Institution or a Public Sector Enterprise. 7. Public Educational Means— or Research (a) an institution of learning that imparts education, including vocational Institution education, or engages in and which— (i) is established, incorporated, owned, controlled or recognised— (1) by or under a Central Act; (2) by or under a Provincial Act or a State Act, but does not include a University whose Chancellor is other than the Governor of the State concerned; (3) by the Central Government, a State Government or a local government; or (4) by a body established by law for the co-ordination and determination of standards in institutions for higher education or research and scientific and technical institutions and is empowered to regulate such institutions; (ii) is declared as an institution deemed to be University under the Universities Grants Commission Act, 1956, or is affiliated to a University; or (b) an institution that engages in research, and includes a scientific or technical institution established by or under law for the time being in force in the whole or any part in India or by the Central Government, a State Government or a UT Government. 8. Public Healthcare Means an entity which is— Institution (a) a hospital, maternity home, nursing home, dispensary, clinic, sanatorium or institution that offers services, facilities requiring diagnosis, treatment or care in any recognised system of medicine, as referred to in sub-clause (i) of clause (c) of section 2 of the Clinical Establishments (Registration and Regulation) Act, 2010; or (b) a place connected with the diagnosis or treatment of diseases or investigative services with the aid of laboratory or other medical equipment, as referred to in sub-clause (ii) of the said clause, and which is owned, controlled or managed by— (i) a Central Government Department;[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 29 (ii) a State Government Department; (iii) a body under the overall control of a Central Government Department or a State Government Department, and includes— (1) an Autonomous Body; and (2) a not-for-profit Government company; (iv) a local government; or (v) a force constituted under the Army Act, 1950, the Air Force Act, 1950 or the Navy Act, 1957, and which is not a Public Educational or Research Institution. 9. Public Sector Means a public sector enterprise of the Central Government, a State Government or a Enterprise UT Government, but does not include a not-for-profit Government company. 10. Other Government- Means a body, whether incorporated or not, which— controlled Entity (a) is under the overall control of a Central Government Department or a State Government Department, and includes— (i) an Autonomous Body; and (ii) a not-for-profit Government company; and (b) is not a Public Educational or Research Institution or a Public Healthcare Institution. 11. Other Authorised Means a body, whether incorporated or not, which does not fall within any of the Entity other categories of Organisations and which is— (a) a User Organisation on the date of publication of this Email Policy in the Official Gazette; or (b) authorised the use of NICeMail Services by or under general or special directions of Competent Authority. Notes: 1. No project, scheme, programme or initiative, by whatever name called, or a team, administrative division, etc. in charge of such project etc., shall be considered as a body, court, department, enterprise, entity, institution, ministry, office or secretariat that is included in any of the organisation types listed in this Annex. 2. In this Annex,— (a) “Autonomous Body” means a body established by the Central Government, a State Government or a UT Government to discharge activities or functions related to execution or implementation of government policies and which are given autonomy for the discharge of their functions, and does not include a Constitutional Body or a Statutory Body; (b) “not-for-profit Government company” means a company that is— (i) registered under section 25 of the Companies Act, 1956 or section 8 of the Companies Act, 2013; and (ii) a Government company as defined in the Companies Act, 2013; (c) “University” means a university as defined in the Universities Grants Commission Act, 1956; and (d) “UT Government” means the— (i) the government of a Union territory with Legislature; and (ii) the administration of any other Union territory. Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.