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रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99 भारत सर कार GOVERNMENT OF INDIA एस.जी.-डी.एल.x-xअxG.-I2D7H0x8xx2 024-256643 SG-DL-Ex-x2xG70ID8E20xx2x4 -256643 असाधारण EXTRAORDINARY प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 36] दिल्ली, बुधवार, अगस्ट्त 21, 2024/ श्रावण 31, 1946 [रा.रा.रा.क्षे.दि. स.ं 159 No. 36] NEW DELHI, WEDNESDAY, AUGUST 21, 2024/ SHRAVANA 31, 1946 [N. C. T. D. No. 159 भाग II—I PART II—I राष्ट्रीय रािधानी राज्य क्षत्रे दिल्ली सरकार GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI दिल्ली उच्च न्यायालय : नई दिल्ली अजधसचू ना दिल् ली, 20 अगस्ट्त, 2024 स.ं 76/जनयम/डीएचसी.—दिल्ली उच्च न्यायालय अजधजनयम, 1966 (1996 का अजधजनयम 26) की धारा 7 सहपठित अजभलेख नािकरण अजधजनयम, 1917 की धारा 3 द्वारा प्रित्त िजियों तथा इसे इस सन्िभ भ म ें समथभ बनान े वाली अन्य सभी िजियों का प्रयोग करत े हुए, दिल्ली उच्च न्यायालय, राष्ट्रीय रािधानी क्षत्रे दिल्ली सरकार के उपराज्यपाल के पूव भ अनुमोिन स,े दिल्ली उच्च न्यायालय जनयम और आिेि के खंड V के अध्याय 5 के भाग-ग के वतभमान भाग IV को एति ्द्वारा जनम्नजलजखत नए भाग IV द्वारा प्रजतस्ट्थाजपत करता ह:ै भाग IV प्रिासजनक अजभलखे 21. प्रिासजनक अजभलखे ों के सरं क्षण की अवजध:- इस भाग के प्रावधानों के अध्यधीन, सभी प्रिासजनक अजभलखे ों को उस अवजध और तरीके स े संरजक्षत दकया िाएगा िो इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I म ेंदिया गया ह ैऔर दिर नष्ट कर दिए िाएगा। 5328 DG/2024 (1)2 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 22. सामान्य/ऐजतहाजसक महत्व के अजभलखे ों का सरं क्षण:- सामान्य या ऐजतहाजसक महत्व के माने िान े वाले सभी अजभलखे ों को, मुख्य न्यायाधीि के ध्यान म ेंलाया िाएगा और मुख्य न्यायाधीि ऐस ेआििे पाठरत कर सकते ह ैंया जनििे ि ेसकते ह,ैं जिन्ह ें मख्ु य न्यायाधीि उनके संरक्षण हते ु या अन्यथा उजचत समझें। 23. सरं क्षण अवजध की गणना का ढंग:- अनुसूची-I म ें दिए दकसी जनिेि के अध्यधीन, ऐसी अवजध जिसके जलए दकसी कागज़ात को संरजक्षत दकया िाना ह,ै उसकी गणना उस पर अंदकत जतजथ के पश्चात ्आने वाली 01 िनवरी स े की िाएगी, उिाहरणाथभ, 1995 के कागज़ात, जिन्ह ें इन जनयमों के अंतगभत एक वर्भ के जलए संरजक्षत रखा िाना ह,ै 31 दिसम्बर, 1996 के पश्चात नष्ट दकए िाने हते ु योग्य होंगे। 24. अजभलखे ों को नष्ट करन ेका काय भिनू और दिसबं र माह म ेंदकया िाएगा:- दकसी भी जनिेि के िारी होने के अध्यधीन, प्रिासजनक अजभलेखों को नष्ट करने का कायभ प्रत्येक वर्भ िून और दिसंबर माह में दकया िाएगा। 25. नािकरण के जलए अनमु ोिन प्रिान करन ेहते ुसक्षम प्राजधकारी:- मुख्य न्यायाधीि प्रत्येक प्रिासजनक िाखा के जलए कम से कम उप जनबंधक के पि के दकसी अजधकारी को नाजमत करेंग,े िो अजभलेखों के नािकरण को अनुमोदित करेगा। 26. नष्ट दकय ेिान ेवाल ेअजभलखे ों की पहचान:- प्रिासजनक िाखा में जनयिु प्रत्येक प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) मई और नवंबर के महीन ेमें ही नष्ट दकए िान े वाले अजभलेखों की पहचान कराकर उन्ह ेंइस संबंध म ेंबनाए गए रजिस्ट्टरों में िि भकराएगा तादक अगले महीन े िून और दिसंबर के महीनों म ेंक्रमि: इन्ह ेंनष्ट दकए िान े के जलए तैयार दकया िा सके और यह उपरोि जनयम 25 के अंतगभत इस प्रकार नाजमत अजधकारी द्वारा अंजतम स्ट्वीकृजत प्राप्त करन े के अध्यधीन होगा। िब कोई कागज़ नष्ट दकया िाए, तो रजिस्ट्टर में नष्ट दकए िान े वाले कागज़ के सामने नष्ट दकए िान े की जतजथ के साथ-साथ लाल स्ट्याही स े'डी' अक्षर भी ििभ दकया िाएगा। 27. भजवष्य म ेंसिं भ भहते ुसरं जक्षत दकय ेिान ेवाल ेअजभलखे :- कोई प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) अजभलेख का जववरण ििभ करन े से पहले यह आकलन करेगा दक क्या नष्ट दकए िाने हते ु प्रस्ट्ताजवत अजभलेख भजवष्य में संिभ भके जलए आवश्यक ह ैया उसके भजवष्य में संिभभ के जलए आवश्यक होन े की संभावना ह।ै यदि प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) को ऐसा लगे दक ऐस ेअजभलेख को उि कारणों स ेसंरजक्षत रखन े की आवश्यकता ह,ै तो वह ऐसे अजभलेख को उपरोि जनयम 25 के अंतगभत नाजमत अजधकारी के समक्ष, इसके संरक्षण के जलए जवस्ट्तृत कारण बतात ेहुए, प्रस्ट्ततु करेगा। उि अजधकारी उसके समक्ष प्रस्ट्तुत अजभलेख के संरक्षण के संबंध में ऐस ेआििे पाठरत करेगा, िैसा वह उजचत समझे। 28. लखे ा सबं धं ी अजभलखे ों को नष्ट करन ेके जलए मागिभ िकभ जसद्ातं :- लेखा अजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभििनभ का मख्ु य जसद्ांत यह होना चाजहए दक िब तक कोई आपजत्त लंजबत ह ैऔर लेखा की परू ी तरह से िांच नहीं की गई ह ैऔर लेखा परीक्षा में स्ट्वीकार नहीं दकया िा चुका है, तब तक उसे व उससे संबंजधत िस्ट्तावेिों को नष्ट नहीं दकया िाना चाजहए, भले ही जनयमों में जनर्िष्टभ संरक्षण अवजध समाप्त हो गई हो। 29. इलक्े रॉजनक रूप म ेंरख ेगए अजभलखे ों का नािकरण:- इन जनयमों म ेंजनर्िभष्ट संरक्षण की दकसी भी अवजध के बाविूि, कोई भी प्रिासजनक अजभलेख, सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, इलेक्रॉजनक रूप म ेंरख जलए िाने के बाि नष्ट दकया िा सकता ह।ै स्ट्पष्टीकरण I: सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, िहां दकसी जवजध में प्रावधान ह ैदक िस्ट्तावेज़, अजभलेख या सूचना जवजनर्िभष्ट अवजध के जलए प्रजतधाठरत की िाए, वहा ं ऐसी आवश्यकता पणू भ कर िी गई समझी िाएगी यदि ऐसे िस्ट्तावेज़, अजभलेख या सूचना इलेक्रॉजनक रूप में प्रजतधाठरत की िाती ह।ै[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 3 स्ट्पष्टीकरण II: तथाजप, इलेक्रॉजनक रूप में सरं जक्षत अजभलेख को भी, इन जनयमों के साथ सलं ग्न अनुसूची-I म ेंउजल्लजखत कागज़ी रूप में संरक्षण अवजध समाप्त होने के बाि नष्ट दकया िा सकता ह।ै 30. जडजिटलीकृत दकए िान ेयोग्य अजभलखे ों की पहचान:- दकसी प्रिासजनक िाखा में जनयिु प्रत्येक प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) उस अजभलेख की पहचान करेगा जिसे उसके अनुसार जडजिटल रूप में संरजक्षत दकए िान े की आवश्यकता ह ैऔर इस संबंध म ेंउसे नष्ट करने की अनुमजत िेन े हते ु सक्षम अजधकारी की स्ट्वीकृजत प्राप्त करेगा। 31. अजभलखे के नष्ट दकए िान ेस ेपवू भइलक्े रॉजनक रूप म ेंपठरवर्ततभ करन ेका पयवभ क्षे ण:- प्रिासजनक अजभलेखों को उन्ह ेंनष्ट करन े से पहले, इलेक्रॉजनक रूप म ेंपठरवर्तभत दकए िाने का कायभ जनयम 29 के अनुसार समय-समय पर दकया िाएगा, िैसा दक आवश्यक हो, और इसका पयभवेक्षण ऐस ेअजधकारी द्वारा दकया िाएगा जिसे इस प्रयोिन हते ु मुख्य न्यायाधीि द्वारा जनयिु दकया गया हो तथा उसके जडजिटल हस्ट्ताक्षर द्वारा उसे प्रमाजणत भी दकया िाएगा। 32. प्रिासजनक अजभलखे ों को नष्ट करन ेके जलए रजिस्ट्टर:- प्रत्येक प्रिासजनक िाखा को नष्ट दकए िान े वाले प्रिासजनक अजभलेखों का जववरण रखन े के जलए जनम्नजलजखत रूप म ेंएक रजिस्ट्टर बनाना होगा:- प्रिासजनक अजभलखे ों के नािकरण का रजिस्ट्टर िाखा का नाम क्र. नष्ट किये नष्ट किए अकिलेख क्या अकिलेख अनुसूची-I किप्पणी, स्वीिृकत अकिलेख अकिलेख सं. जाने वाले जाने वाले नष्ट िरने इलेक्ट्रॉकनि में यथा- यकद िोई प्राकििारी नष्ट िरने नष्ट िरने अकिलेख अकिलेख हेतु रूप से कनकदषष्ट हो (उप िी कतकथ वाले िा कववरण िी जााँच प्रस्ताकवत संरकित है या संरिण कनबंिि/ अकििारी िरने वाले माह/वर्ष नही ं अवकि संयुक्त िा नाम अकििारी कनबंिि) िे िा नाम हस्तािर (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 33. अवजिष्ट प्रावधान:- दकसी भी प्रिासजनक अजभलेख की संरक्षण अवजध, िो इन जनयमों के साथ सलं ग्न अनुसूची-I के अंतगतभ न िी गई हो, संबंजधत प्रिासजनक िाखा के जनबंधक द्वारा, मुख्य न्यायाधीि की अंजतम स्ट्वीकृजत के अध्यधीन, तय की िाएगी। मुख्य न्यायाधीि, संबंजधत िाखाओं के प्रिासजनक प्रमुख की जसिाठरिों पर, इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में दकसी भी प्रजवजष्ट को िोड़ या हटा सकते ह।ैं अनसु चू ी-I ताजलका – I (स्ट्थापना) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या माननीय न्यायाधीिगण 1. माननीय न्यायाधीिगण सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए को िपथ दिलान,े उनके अवकाि के मामलों स े4 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या संबंजधत कागज़ात 2. अवकािकालीन 10 वर् भ न्यायाधीिों के नामांकन स े संबंजधत कागज़ात 3. माननीय न्यायाधीिों के माननीय न्यायाधीि के सेवाजनवृत्त/ पि त्याग की जडजिटलीकृत दकया िाए अवकाि मामलों स े जतजथ स े एक वर्भ तक। संबंजधत कागज़ात 4. जविेिी मुद्रा संरक्षण एव ं दकसी भी अजभयोग के लंजबत रहन े के अधीन, 20 वर्भ जडजिटलीकृत दकया िाए तस्ट्करी रोकथाम और तक। अन्य अजधजनयमों के अंतगतभ न्यायाजधकरणों, सलाहकार बोडभ का गिन 5. सेवाजनवृत्त/सेवाजनवृत्त 3 वर् भ जडजिटलीकृत दकया िाए होने वाले माननीय न्यायाधीिों के बीच ठरजियों का जवतरण इस न्यायालय के अजधकारीगण/कमचभ ारीगण 1. सेवा जनयम सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए 2. जनयुजि / पिोन्नजत/ सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए स्ट्थायीकरण/वठरष्ठता/ पिों का सृिन 3. अजधकाठरयों/कमभचाठरयों दकसी अजधकारी/कमभचारी के सवे ा म ें न रहन े के 5 वर्भ की व्यजिगत िाइल,ें बाि तक, अजभयोग लंजबत रहन े के अध्यधीन अजधवर्र्भता /तैनाती/स्ट्थानांतरण सजहत 4. वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ दकसी अजधकारी/कमभचारी के सवे ा म ें न रहन े के 5 वर्भ डोजियर बाि तक, अजभयोग लंजबत रहन े के अध्यधीन। 5. न्यायालय के जिस वर्भ आवेिन दकया गया ह,ै उसके अंत तक| कमभचाठरयों, अजधकाठरयों उिाहरण के जलए, वर् भ 2009 के आकजस्ट्मक अवकाि के आकजस्ट्मक अवकाि आवेिन िनवरी, 2010 के महीने म ेंनष्ट दकए िा आवेिन सकते ह।ैं 6. भती/पिोन्नजत हते ु परीक्षा अगली परीक्षा तक दकसी भी अजभयोग के लंजबत रहने आयोजित करना के अध्यधीन। 7. अजभयोग जनणभय को छोड़कर सभी कागज़ात, अजभयोग के सभी अजभलेख और जनणभय को जडजिटलीकृत दकया समापन तक। जनणभय को सिैव के जलए सरं जक्षत दकया[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 5 क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या िाएगा। िाए। 8. जसजवल प्रदकया संजहता यदि इसम ें कोई मुक़द्दमा लंजबत नहीं ह ै- 3 वर्भ तक। की धारा 80 के अतं गतभ यदि इसम ें कोई मुक़द्दमा लंजबत ह ै- अजभयोग के नोठटस समापन तक। 9. अजधकाठरयों की सेवा के िौरान मृत्य ु होन े पर – मृत्य ु की जतजथ स े 3 जडजिटलीकृत दकया िाए व्यजिगत िाइल ें वर्भ या सेवा स े उत्पन्न सभी िावों का जनपटान होने तक, जिसम ें पाठरवाठरक पेंिन भी िाजमल ह,ै िो भी बाि म ें हो। सेवाजनवृजत्त के मामले म ें– मृत्य ु तक, बित े मृत्य ु सेवाजनवृजत्त के 3 वर्भ के भीतर हो तो कोई भी िाइल सेवाजनवृजत्त की जतजथ स ेतीन वर्भ स े पहले नष्ट नहीं की िाएगी। 10. आग े अध्ययन िारी रखने सेवाजनवृजत्त के 5 वर्भ बाि तक। जडजिटलीकृत दकया िाए के जलए अनुमजत, पासपोटभ के जलए अनापजत्त प्रमाण-पत्र, ऋण लने े के जलए अनापजत्त प्रमाण-पत्र, आचरण जनयमों के अंतगतभ आवश्यक अन्य जवजवध िानकारी 11. कमभचाठरयों की तैनाती 1 वर्भ 12. प्राजप्त एव ं प्रेर्ण रजिस्ट्टर 10 वर्भ जडजिटलीकृत दकया िाए 13. संचलन (मूवमेंट) 10 वर्भ रजिस्ट्टर 14. डाक बुक/चपरासी बुक 2 वर्भ 15. अनुवािक और अन्य काय भ 2 वर्भ सहायकों द्वारा बनाई िाने वाली मानक पुस्ट्तकें 16. जनिी सजचव/वठरष्ठ जनिी 2 वर्भ, गोपनीय सामग्री वाली आिुजलजप (िॉटभहडैं ) सहायक/जनिी सहायक नोटबुक को नष्ट करन े के संबंध म ें दकसी जनिेि के की आिुजलजप (िॉटभहडैं ) अध्यधीन। नोट बुक 17. िाखाओं द्वारा बनाए गए 2 वर्भ, दकसी अनुिासनात्मक िांच के लंजबत रहन े के उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर अध्यधीन, िहा ं उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर प्रस्ट्तुत दकए िान े6 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या की आवश्यकता हो। 18. िांच स े संबंजधत मामल े अजधकारी/कमभचारी के सेवा म ेंबने रहन े तक, अजभयोग के लंजबत रहन े के अध्यधीन। अधीनस्ट्थ न्यायालयों के कमचभ ारीगण 1. सेवा जनयम सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए 2. जिला एव ं सत्र सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए न्यायाधीि के कायाभलय म ें अधीक्षक / प्रिासजनक अजधकाठरयों की जनयुजि 3. अजभयोग जनणभय को छोड़कर सभी कागज़ात, अजभयोग के जनणभय जडजिटलीकृत दकया िाए। समापन तक या अपील/पनु रीक्षण म ेंअंजतम जनणभय और कायाभन्वयन होने तक। जनणयभ को सिैव के जलए संरजक्षत रखा िाएगा। 4. जसजवल प्रदकया संजहता यदि इस पर कोई अजभयोग लंजबत नहीं रहता ह ै- 3 की धारा 80 के अतं गतभ वर्भ। नोठटस यदि इसम ें कोई अजभयोग लजम्बत रहता ह ै– अजभयोग के समापन तक। 5. संचलन (मूवमेंट) 10 वर् भ रजिस्ट्टर 6. अधीनस्ट्थ न्यायालय अजधकारी/कमभचारी के सेवा म ेंबने रहन े तक या कमभचाठरयों की सेवा अजभयोग के समापन तक। अपील ें अन्य 1. सूचना का अजधकार सूचना िेने स ेइंकार करने या इसे प्रिान करने की अजधजनयम स े संबंजधत जतजथ स े एक वर्भ तक, दकसी अपील के लंजबत रहन े के मामले, अजभयोग सजहत अध्यधीन। अजभयोग के मामल े म,ें अजभयोग के समापन तक या अपीलीय प्राजधकारी/प्राजधकरणों द्वारा दिए गए जनिेिों के दक्रयान्वयन तक, यदि कोई हो, िो भी बाि म ें हो। 2. जवजध िोधकताभओं की 5 वर् भ जनयुजि स े संबंजधत मामले 3. संसिीय प्रश्नों के उत्तर स े मूल पत्रों और उनके िवाबों को संरजक्षत रखन े के बाि मूल पत्रों और िवाबों को संबंजधत मामले 3 वर्भ तक। मलू पत्रों और िवाबों को सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 7 क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या संरजक्षत रखा िाए। ताजलका – II (लखे ा और नकिी िाखा) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई संख्या हो 1. नकि पुजस्ट्तका 10 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के जडजिटलीकृत एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। दकया िाए 2. आकजस्ट्मक व्यय 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 3. आकजस्ट्मक वाउचर 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 4. नकि/चैक रसीिें 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 5. क्रॉस्ट्ड चैक रजिस्ट्टर 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 6. बकाया िाव े (िहां आवश्यक हो, स्ट्वीकृजत या 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के िााँच सजहत) एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 7. सामान्य भजवष्य जनजध नामांकन 1 वर्भ- सामान्य भजवष्य जनजध खाते के अंजतम जनपटन के बाि। 8. सामान्य भजवष्य जनजध स े अंजतम जनकासी, 1 वर्भ- सामान्य भजवष्य जनजध खाते के िैसे दक घर जनमाभण, बच्चों की उच्चतर अंजतम जनपटन के बाि। तकनीकी जिक्षा आदि के जलए 9. यात्रा भत्ता/स्ट्थानांतरण यात्रा भत्ता िावे 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 10. बिट अनुमान/ संिोजधत अनुमान 3 वर्भ। 11. सेवा पुस्ट्तकें, जनम्न स े संबंजधत: जडजिटलीकृत (क) कमभचारी िो सेवाजनवृजत्त/सेवांत सिैव के जलए दकया िाए सुजवधाओं के हक़िार ह|ैं सेवा म ें न बन े रहन े के 3 वर्भ बाि तक। (ख) अन्य कमभचारी 12. अस्ट्थायी या सेवाजनवृत्त होने वाले सरकारी बंधपत्र के लाग ू होने की अवजध समाप्त कमभचारी के पक्ष म ें जनष्पादित प्रजतभूजत होने के 3 वर् भ बाि तक। बंधपत्र 13. (क) वेतन जबल रजिस्ट्टर जडजिटलीकृत (ख) स्ट्थापना वेतन जबलों की कायाभलयी दकया िाए प्रजतयां और इनस े संबंजधत अनसु ूजचयां (उस सिैव के जलए अवजध के सम्बन्ध म ें जिसके जलए वेतन जबल रजिस्ट्टर नहीं रखा गया ह)ै 14. जचदकत्सीय जबल और अवकाि यात्रा ठरयायत 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के जबल8 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई संख्या हो एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 15. जबल रजिस्ट्टर 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। 16. वेतन जबल और अनुसूजचयों की कायाभलयी 3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के प्रजतयां एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि म ें हो। ताजलका – III(क) (सतकभता िाखा) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि संख्या कोई हो 1. अप्रयुि परीक्षा अजभलेख: परीक्षा प्रदक्रया के (क) ओएमआर पुजस्ट्तकाएं पूरा होने तक (ख) आवेिन पत्र, पंिीकरण पत्र और जनिेिों सजहत। (ग) वस्ट्तुजनष्ठ परीक्षाओं की प्रश्न पुजस्ट्तकाए ं (घ) वणभनात्मक परीक्षाओं की उत्तर पुजस्ट्तकाए ाँ (ड.) वणभनात्मक परीक्षाओं के प्रश्न पत्र 2. प्रयुि परीक्षा अजभलेख: संबंजधत परीक्षा (क) ओएमआर उत्तर पुजस्ट्तकाए ं स े जनयुजि की (ख) वस्ट्तुजनष्ठ परीक्षाओं की प्रश्न पुजस्ट्तकाए ं जतजथ के 1 वर्भ (ग) वणनभ ात्मक परीक्षाओं की उत्तर पुजस्ट्तकाए ाँ बाि तक, अजभयोग के लंजबत होन े के अध्यधीन। 3. जवजवध अजभलखे : (क) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा के मुख्य पठरणाम का रजिस्ट्टर (क) 5 वर्भ (ख) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सवे ा परीक्षा के अंकों का जववरण (ख) 5 वर् भ (ग) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा के अंकों का जववरण (ग) 5 वर् भ (घ) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा और दिल्ली न्याजयक सेवा की (घ) 10 वर् भ वणभनात्मक परीक्षा की अंक सूची (ड.) और (च) (ड.) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सवे ा और दिल्ली न्याजयक सेवा के असिल सिल उम्मीिवारों का भरा हुआ आविे न पत्र उम्मीिवारों की (च) प्रारंजभक और मख्ु य परीक्षा म ें उपयोग दकए गए पहचान (प्रवेि) जनयुजि के 1 वर्भ पत्र बाि तक, (छ) आवेिन पत्रों की जबक्री का रजिस्ट्टर अजभयोग के (ि) आवेिन पत्रों की प्राजप्त का रजिस्ट्टर लंजबत रहने के (झ) डाक द्वारा आवेिन पत्रों की मांग और प्रेर्ण का रजिस्ट्टर अध्यधीन। (ञ) आवेिन पत्रों के स्ट्टॉक का जववरण (छ) चयन (ट) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा परीक्षा स े संबंजधत नोटटंग िाइल ें प्रदक्रया के समाप्त (ि) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा स े संबंजधत नोटटंग िाइल ें होने तक तथा (ड) दिल्ली न्याजयक सेवा पठरवीक्षाधीन अजधकारी (जवभागीय) परीक्षा लेखा प्रस्ट्तुत दकए स े संबंजधत नोटटंग िाइल ें िाने तक।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 9 क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि संख्या कोई हो (ढ) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा/दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा स े (ि) चयन (ट) स े(ि) तक संबंजधत परीक्षा सजमजत/पूण भ न्यायालय/प्रिासजनक सजमजत की बैिक का प्रदक्रया के समाप्त को कायभवृत्त होने तक तथा जडजिटलीकृत लेखा प्रस्ट्तुत दकए दकया िाए िाने तक। (झ) चयन प्रदक्रया के समाप्त होने तक तथा लेखा प्रस्ट्तुत दकए िाने तक। (ञ) चयन प्रदक्रया के समाप्त होने तक तथा लेखा प्रस्ट्तुत दकए िाने तक। (ट) चयन प्रदक्रया समाप्त होने के 10 वर्भ बाि तक। (ि) चयन प्रदक्रया समाप्त होने के 10 वर्भ बाि तक। (ड) पठरवीक्षा अवजध पूरी होने के 5 वर्भ बाि तक। (ढ) चयन प्रदक्रया पूरी होने के 10 वर्भ बाि नष्ट कर दिया िाए। ताजलका-III (ख) (दिल्ली उच्च न्यायालय तथा सवोच्च न्यायालय म ेंवह मक़ु द्दम ें जिनम ें दिल्ली उच्च न्यायालय पक्षकार हो) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई संख्या हो 1. जनधाभठरत दकए िा चुके मामलों की (क) प्रारंजभक सुनवाई के िौरान जबना दकसी पेपर बुक न्यायालयी ठटप्पणी के मामला खाठरि होने के 5 वर्भ बाि तक। (ख) यदि न्यायालय द्वारा कुछ ठटप्पणी की िाती ह,ै तो जनम्न िस्ट्तावेिों की जडजिटल प्रजत संरजक्षत10 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] रखने के बाि सभी कागज़ात 10 वर्भ बाि नष्ट दकए िा सकते ह:ैं (i) याजचका (ii) िवाबी हलिनामा और प्रत्युत्तर (iii) अंजतम आिेि 2. मामलों की सुनवाई की तारीख का 5 वर्भ बाि नष्ट दकया िाए। डायरी रजिस्ट्टर ताजलका – III(ग) (अन्य) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या 1. न्याजयक अजधकाठरयों स े िुड़ े 1 वर्भ सुरक्षा संबंधी बंि दकए िा चुके मामले 2. अधीनस्ट्थ न्यायालयों के औचक 2 वर् भ जनरीक्षण के बंि दकए िा चुके मामले 3. प्रेर्ण और प्राजप्त रजिस्ट्टर 2 वर् भ 4. िाखा का उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर 1 वर् भ 5. न्याजयक अजधकाठरयों के जखलाि िब तक न्याजयक अजधकारी सवे ा म ें रह े िांच एव ं प्रस्ट्ततु कताभ की गई अनिु ासनात्मक या अजधकारी द्वारा िायर अजभयोग या अजधकाठरयों के नामांकन, कायभवाही/िााँच का अजभलेख अभ्यावेिन के समापन तक, िो भी बाि आरोप पत्र, िांच ठरपोटभ म ें हो। और अनिु ासनात्मक प्राजधकारी के अंजतम आििे की जडजिटल प्रजत रखने के बाि अजभलेख को नष्ट दकया िा सकता ह।ै 6. इस न्यायालय के अजधकाठरयों िब तक अजधकारी/कमभचारी सवे ा म ें रह े िांच एव ं प्रस्ट्ततु कताभ /कमभचाठरयों के जखलाि की गई या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर अजधकाठरयों के नामांकन, अनुिासनात्मक कायभवाही/िााँच अजभयोग या अभ्यावेिन के समापन तक, आरोप पत्र, िांच ठरपोटभ के अजभलेख िो भी बाि म ें हो। और अनिु ासनात्मक प्राजधकारी के अंजतम आििे की जडजिटल प्रजत रखने के बाि अजभलेख को नष्ट दकया िा सकता ह।ै 7. उच्च न्यायालय और अधीनस्ट्थ िब तक अजधकारी/कमभचारी सवे ा म ें ह ै न्यायालयों के अजधकाठरयों या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर /कमभचाठरयों स े संबंजधत सतकभता अजभयोग या प्रजतजनजधत्व अंजतम रूप मामलों की जवजवध िााँच प्राप्त कर लेता ह,ै िो भी बाि म ेंहो 8. िडं प्रदक्रया संजहता की धारा मामले के जनपटारे के बाि, सभी जिकायत और अंजतम 195/भारतीय िडं संजहता की कागिपत्र 1 वर् भ के बाि नष्ट दकए िा आिेि/जनणभय की जडजिटल धारा 195 सहपठित िडं प्रदक्रया सकते ह ै प्रजत रखन े के बाि अजभलेख[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 11 क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या संजहता की धारा 340 के अतं गतभ नष्ट दकया िा सकता ह।ै की गई जिकायत ें 9. इस न्यायालय और अधीनस्ट्थ िब तक अजधकारी/कमभचारी सवे ा म ें ह ै न्यायालयों के अजधकाठरयों या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर /कमभचाठरयों के जखलाि प्राप्त अजभयोग या प्रजतजनजधत्व अंजतम रूप जिकायतें प्राप्त कर लेता ह,ै िो भी बाि म ेंहो। ताजलका-IV (जनयम िाखा) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या 1. प्रासंजगक जनयमों/िानकारी हते ु अन्य उच्च जनयमों के अजधसूजचत होन े के 1 न्यायालयों के साथ पत्राचार वर्भ बाि तक। 2. अन्य उच्च न्यायालयों स ेप्राप्त जनयमों/िानकारी जनयमों के अजधसूजचत होन े के 1 की प्रजतयााँ वर्भ बाि तक। 3. जनयमों के संिोधन/जवरचना स ेसंबंजधत जमसल सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए। 4. रािपत्र अजधसूचनाओं की प्रजतयां सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए। 5. ऐस े संिोधनों को अनुमोदित करने वाली सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया जवजभन्न सजमजतयों के कायभवृत्त की प्रजतयां िाए। ताजलका-V (सामान्य िाखा) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या 1. सजमजतयों की बैिक के कायभवृत्त सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए 2. उच्च न्यायालय एव ं अधीनस्ट्थ न्यायालयों के सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया भवन जनमाभण संबंधी िाइलें। िाए 3. उच्च न्यायालय एव ं अधीनस्ट्थ न्यायालयों के 5 वर्भ, दकसी अजभयोग/कायभवाही/ भवनों के रखरखाव संबंधी िाइलें। बकाया के लंजबत रहने या अन्यथा आिेि दकए िाने के अध्यधीन 4. अजधविाओं के चैम्बर, िकु ान,ें दकयोस्ट्क, सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया कैंटीन, बैंक और डाक घर के आवंटन की िाए िाइलें 5. प्रकािन जवभाग आदि और बकाया राजि 20 वर्भ जडजिटलीकृत दकया की वसूली स े संबंजधत िाइल ें िाए 6. सीिीएचएस काडभ दकसी अजधकारी/कमभचारी की सेवा जडजिटलीकृत दकया समाप्त होने तक िाए 7. सलाह दिए गए टेस्ट्ट व उपचार को ऐसी अनुमजत प्रिान करन े वाले आिेि सीिीएचएस स्ट्वीकृत अस्ट्पतालों स े कराने की जतजथ स े 2 वर्भ तक। की अनुमजत हते ु अजधकाठरयों व12 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या कमभचाठरयों के आवेिन व नोटटंग, जनिेि तथा उनम ेंपाठरत आिेि, जसवाय िहााँ उि अजभलेख को संरजक्षत रखने के जवजिष्ट जनिेि दिए गए हों। 8. कोटेिन पर की गई कारभवाई को ििाभते हुए जडजिटलीकृत दकए िान े स े 2 वर्भ बाि जडजिटलीकृत दकया नोटटंग भाग, प्राप्त पत्र तक। िाए 9. खरीि और विी (लाइवरी) की िाइलें लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक 10. उच्च न्यायालय मध्यस्ट्थता एव ंसुलह केंद्र की लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक िाइलें 11. िपथ आयिु ों की जनयुजि का अजभलेख 3 वर्भ 12. वठरष्ठ अजधविाओं की जनयुजि सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाए 13. जवजभन्न न्यायालयों स े प्राप्त नोठटस/सम्मन 2 वर्भ की तामील 14. अजधविाओं के जखलाि प्राप्त जिकायतों की 3 वर् भ प्रजतयां 15. वस्ट्तुओं की खरीि स ेसंबंजधत सम्पूणभ परु ानी लेखा परीक्षा के 2 वर्भ बाि तक। जडजिटलीकृत दकया िाइलें िाए 16. लाइसेंस िुल्क की मांग पर्चभयों स े संबंजधत 2 वर्भ पुरानी िाइल ें 17. सजमजतयों की बैिकों के संबंध म ेंिारी 2 वर्भ नोठटस 18. जचदकत्सा इकाई स े संबंजधत िाइल ें 3 वर् भ 19. िल/जबिली/पेरोल/टेलीिोन जबलों स े लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक। जडजिटलीकृत दकया संबंजधत िाइल ें िाए 20. उच्चतर न्याजयक सेवा म ेंउपजस्ट्थत होने के 2 वर्भ इच्छुक अजधविाओं को अनुभव प्रमाण पत्र ताजलका-VI (कंप्यटू र व स्ट्टेिनरी) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या 1. कंप्यूटर के साथ अन्य सहायक उपकरणों तथा लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि जडजिटलीकृत दकया अन्य इलेजक्रक यंत्रों की खरीि स े संबंजधत तक। िाए िाइलें 2. कंप्यूटर के साथ अन्य सहायक उपकरणों तथा सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया अन्य इलेजक्रक यंत्रों की खरीि स े संबंजधत िाए िाइलों का नोटटंग भाग 3. स्ट्टेिनरी के सामान की खरीि स े संबंजधत लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि अजभलेख तक। 4. स्ट्टेिनरी के सामान की खरीि स े संबंजधत सिैव के जलए जडजिटलीकृत दकया िाइलों का नोटटंग भाग िाए ताजलका-VII[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 13 (गिट िाखा) क्रम स.ं अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो 1. (1) पूण भ न्यायालय की बैिक के कायभवृत्त सिैव के जलए जडजिटलीकृत (2) प्रिासन एव ं सामान्य पयभवक्षे ण सजमजत की बैिकों के कायभवृत्त दकया िाए। तथा अन्य सभी सजमजतयों के कायभवृत्त (3) वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ (एसीआर) डोजियर (4) व्यजिगत िाइलें (मृत्य ु के 3 वर्भ तक) (5) जनयुजि/ पिोन्नजत/ तैनाती/ स्ट्थानान्तरण/ स्ट्थायीकरण/ जनलंबन/ हटाना/ सेवाजनवृजत्त/ जवस्ट्ताठरत सेवाजनवृजत्त (6) िनजहत म ें सेवाजनवृजत्त की समीक्षा (7) पिों का सृिन (8) न्यायालयों की स्ट्थापना/गिन (9) सेवा के पूवभ लाभ (10) सुपर टाइम/चयन ग्रडे प्रिान करना (11) वठरष्ठता संबंजधत मामला (12) ठरजि रजिस्ट्टर (13) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सवे ा और दिल्ली न्याजयक सेवा जनयमों म ें संिोधन। (14) जविेर् न्यायालयों का गिन/जवजभन्न अजधजनयमों के अन्तगभत िजियााँ प्रिान करना/जविेर् न्यायालयों को नाजमत करना। (15) वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ को ििभ करना/पत्राचार/समीक्षा (16) जनरीक्षण के जलए अधीनस्ट्थ न्यायालयों को जचजन्हत करना (17) जवजध म ें स्नातकोत्तर उपाजध प्राप्त करने पर अजग्रम वेतन वृजद्/ प्रत्यक्ष भती/ पिोन्नत अजधकाठरयों को अजग्रम वेतन वृजद्। (18) अन्य जवभागों म ें प्रजतजनयजु ि (19) मूल्यांकन के जलए इकाई मानिंड (20) न्याजयक अजधकाठरयों को िारी जनिेि (21) अवकाि काल के िौरान न्याजयक अजधकाठरयों को रोके रहना / न्याजयक अजधकाठरयों हते ु जविर्े आकजस्ट्मक अवकाि। (22) न्याजयक अजधकाठरयों के जलए आवासीय सुजवधा (23) िेट्टी आयोग की जसिाठरिों पर न्याजयक अजधकाठरयों को लाभ (24) दिल्ली का 9 जिलों म ेंजवभािन (25) न्यायालयों का आर्थभक क्षत्रे ाजधकार (26) नव-जनयिु अजधकाठरयों का प्रवेि प्रजिक्षण (27) संपजत्त जववरण िाइल ें (28) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा जनपटाए मामलों पर िि भ ठटप्पजणयों का रजिस्ट्टर (29) स्ट्टॉक रजिस्ट्टर (30) प्रिासजनक आिेि/अजधसचू ना रजिस्ट्टर (31) सूचना का अजधकार अजधजनयम के अतं गतभ प्रिान की गई िानकारी। (32) अजधसूचनाओं की गाड भ िाइल। (33) ऐसी अन्य िाइल ें व रजिस्ट्टर जिन्ह ें महत्व के मद्देनिर स्ट्थायी रूप स े सरं जक्षत रखन े का आिेि दिया गया ह।ै14 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम स.ं अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो 2. (1) डाक और प्रेर्ण रजिस्ट्टर 12 वर्भ के जलए (2) सवोच्च न्यायालय/भारत सरकार को प्रिान की गई सांजख्यकीय िानकारी (3) न्याजयक अजधकाठरयों को स्ट्वीकृत अवकाि (4) न्याजयक अजधकाठरयों/माननीय न्यायाधीिों को दिए गए प्रजिक्षण/भाग जलए गए पाठ्यक्रमों का रजिस्ट्टर। (5) व्याख्यान िने े की अनुमजत/जविेर्ज्ञ के रूप म ें न्याजयक अजधकाठरयों की जनयुजि। (6) मामलों का आवंटन (7) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा मामलों के जनपटान का मल्ू यांकन [न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा भिे े गए जनपटान का जववरण (जनपटान का सारांि) का नोटटंग भाग व पहला पष्ठृ ] (8) ऐसी अन्य िाइल ें व रजिस्ट्टर जिन्ह ें 12 वर्ों के जलए संरजक्षत रखने का आिेि दिया गया ह।ै 3. (1) पूण भ न्यायालय/प्रिासजनक सजमजत की बैिकों के जलए 3 वर् भ पठरचाजलत दकए गए कागज़ात का सेट (2) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा जनपटाए मामलों का माजसक जववरण (3) न्याजयक अजधकाठरयों के जलए वार्र्भक प्रजिक्षण कायभक्रम (4) िले जनरीक्षण ठरपोटभ (5) संजस्ट्थत, जनपटाए गए व लजं बत िमानत आवेिन (जिला न्यायाधीिों स े प्राप्त केवल जववरण)। (6) जविेर् महानगर िंडाजधकारी के न्यायालय म ेंसंजस्ट्थत, जनपटाए गए और लंजबत चालानों का जववरण। (7) सेवाजनवृत्त जविेर् महानगर िडं ाजधकाठरयों की व्यजिगत िाइलें। (8) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा के जनरीक्षण नोट्स। ताजलका-VIII (पी एंड पी एव ं प्रोटोकॉल िाखा) क्रम अजभलेख का संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या जववरण उच्च न्यायालय के न्यायाधीिों के समहू (पलू ) म ेंबगंल े 1. माननीय माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर् भ बाि तक। न्यायाधीि द्वारा आवंटन/खाली करन े स े संबंजधत कागज़ात 2. जबिली/पानी के माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर् भ बाि तक। कनेक्िन 3. बंगल े का माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर् भ बाि तक। नवीनीकरण 4. िरर्नभशिंग िण्ड / माननीय न्यायाधीि की सेवाजनवृजत्त या स्ट्थानांतरण के 3 वर् भ ऑदिस स्ट्टोर बाि तक या जवकल्प/अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक, िो भी[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 15 क्रम अजभलेख का संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या जववरण सामान का बाि म ें हो। रखरखाव 5 वार्र्भक रखरखाव वार्र्भक रखरखाव अनुबंध की समाजप्त और जबल के भुगतान के अनुबंध–प्रिान 3 वर्भ बाि तक। करना और भुगतान 6. बंगल े का रोज़मराभ के जवजवध काय भ- काय भसमाजप्त के 1 वर् भ बाि तक। रखरखाव बड़े काय भ (िैस े ििभ बनाना, टाइल का काम, रंग रोगन जसजवल/जवद्युत/बाग इत्यादि)- माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर् भ वानी काय भ बाि तक। दिल्ली उच्च न्यायालय अजतजथ गहृ 1. अजतजथ गृह के जलए अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक। िनीचर/साि-सज्जा की वस्ट्तुए ं 2. रोज़मराभ की जबलों के भुगतान के 1 वर् भ बाि तक। जडस्ट्पोज़ेबल वस्ट्तुओं की खरीि 3. अजतजथ गृह की बुककंग की जतजथ स े3 वर् भ बाि तक। बुककंग मोबाइल फ़ोन 1. हडैं सेट की खरीि अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक। 2. जबल जबलों के भुगतान के 3 वर् भ बाि तक। 3. कनेक्िन माननीय न्यायाधीि के इस न्यायालय का न्यायाधीि न बने रहने के एक वर् भ बाि तक या अजधकारी की सेवाजनवृजत्त पर। लडैंलाइन एडं डेटा काडभ 1. लैंडलाइन फ़ोन कनेक्िन - माननीय न्यायाधीि के स्ट्थानांतरण के 1 वर् भ बाि तक। जबल- जबल के भगु तान के 3 वर् भ बाि तक। 2. ठरलायंस डेटा काडभ कनेक्िन - कनेक्िन काटने के 1 वर्भ बाि तक। ठरलायंस जबल- जबल के भगु तान के 3 वर् भ बाि तक। 3. जबिली और पानी जबल के भगु तान के 3 वर् भ बाि तक। के जबल माननीय न्यायाधीिों की कमटेी के कायवभतृ और रजिस्ट्टर 1. पी एंड पी िाखा स े अजभलेख को हमेिा के जलए रखा िाए जडजिटलीकृत दकया संबंजधत बैिक के िाए। मूल कायभवृत्त और रजिस्ट्टर प्रोटोकॉल 1. सरकारी कारों और लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि तक। कमभचाठरयों की कारों स े संबंजधत रखरखाव की िाइलें, रजिस्ट्टर और अन्य िस्ट्तावेज़16 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] क्रम अजभलेख का संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई हो संख्या जववरण 2. कारों की खरीि लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि तक। और अनपु योजगता स े संबंजधत िाइल ें 3. पेरोल की खरीि स े लेखा परीक्षा के 2 वर्भ बाि तक। संबंजधत लॉग बुक व िाइलें ताजलका-IX (मख्ु य न्यायाधीि सजचवालय) क्रम अजभलेख का जववरण संरक्षण अवजध जनिेि, यदि कोई संख्या हो 1. सेवारत न्याजयक अजधकाठरयों (दिल्ली न्याजयक अजधकारी के सेवा में न बन े सेवा/दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा/जविेर् महानगर रहने/पि त्याग की जतजथ स े िंडाजधकारी) के जखलाि जिकायतें (मलू ) तथा: एक वर्भ तक, अजभयोग के (क) नोटटंग लंजबत रहने के अध्यधीन। (ख) नोट पर दिए गय ेआििे (ग) अजधकारी/कमभचाठरयों स े प्राप्त ठटप्पजणयां (घ) जवजवध पत्राचार (ङ) मलू जिकायतों के संलग्नक (च) जवजवध िस्ट्तावेिों की प्रजतजलजप (छ) तथ्य िााँच ठरपोटभ, यदि कोई हो 2. सेवाजनवृत्त या सेवारत म ें न्याजयक अजधकाठरयों, जिसम ें िाइल करने/बंि करन े के जविेर् महानगर िडं ाजधकारी भी िाजमल ह,ै स े संबंजधत आिेि की जतजथ स े 5 वर् भ तक, सामान्य/जवजवध जिकायतें/पत्र, िो सामान्य प्रकृजत के हों अजभयोग के लंजबत रहन े के और जिनम ें सेवाजनवृत्त या सेवारत न्याजयक अजधकारी अध्यधीन। के जखलाि कोई जविेर्/प्रत्यक्ष आरोप नहीं लगाया गया हो, और जिन्ह ेंिाइल करन े का आिेि दिया गया ह,ै के साथ-साथ: (क) नोटटंग (ख) नोटटंग पर दिए गय ेआिेि (ग) अजधकारी/कमभचाठरयों स े प्राप्त ठटप्पजणयां (घ) जवजवध पत्राचार (ङ) मलू जिकायतों के संलग्नक (च) जवजवध िस्ट्तावेिों की प्रजतजलजप (छ) तथ्य िााँच ठरपोटभ, यदि कोई हो नोटः यह संिोधन इनके रािपत्र म ें प्रकाजित होन े की जतजथ स े लाग ू होंगे। न्यायालय के आिेिानुसार कंवल िीत अरोड़ा, महाजनबंधक[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 17 HIGH COURT OF DELHI: NEW DELHI NOTIFICATION Delhi, the 20th August, 2024 No.76/Rules/DHC—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966 (Act 26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt. Governor of the Government of National Capital Territory of Delhi, hereby substitutes the existing Part IV of Part C of Chapter 5 of Volume V of the Delhi High Court Rules & Orders by the following new Part IV : Part IV ADMINISTRATIVE RECORDS 21. Period of preservation of administrative records:- Subject to the provisions of this Part, all administrative records shall be preserved for the period and in the manner provided for in Schedule I appended with these Rules and then destroyed. 22. Preservation of records of general/historical importance:- All records which are considered to be of general or historical importance shall be brought to the notice of the Chief Justice and the Chief Justice may pass such orders or give such directions as the Chief Justice may consider appropriate as to its preservation or otherwise. 23. Mode of calculating period of preservation:- Subject to any instructions given in Schedule I, the period for which a paper is to be preserved shall be reckoned from the 1st of January following the date which it bears, e.g., papers of 1995, which under these rules have to be retained for one year, will become liable to destruction after 31st December, 1996. 24. Exercise of destruction of records to be taken up in the month of June and December:- Subject to any instruction being issued, every year, destruction of administrative records shall be carried out in the month of June and December. 25. Authority competent to grant approval for destruction:- The Chief Justice shall designate for every administrative branch, an officer not below the rank of Deputy Registrar, who shall approve the destruction of record. 26. Identification of records to be destroyed:- Every Administrative Officer (Judicial) posted in an administrative branch shall have the record identified and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of May and November, to be destroyed in the following months of June and December respectively subject to final approval by an officer, so designated under rule 25 above. When any paper is destroyed, the date of destruction alongwith letter ‘D’ shall be entered in the red ink against the paper destroyed, in the register. 27. Records need to be preserved for future reference:- An Administrative Officer (Judicial) before entering the details of the record shall make an assessment whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future reference. In case, where the Administrative Officer (Judicial) is of the view that such record needs to be preserved for said reasons, he shall place such record before an officer so designated under rule 25 above, giving reasons in detail for its preservation. Said officer shall pass such orders as to the preservation of record so placed before him, as may be considered appropriate. 28. Guiding principles for the destruction of records relating to accounts:- The main principle which should guide the destruction of accounts records, should be that so long as an objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the18 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] relating documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the Rules may have expired. 29. Destruction of Records retained in electronic form:- Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record, may be destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act, 2000. Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form. Explanation II: However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules. 30. Identification of record required to be digitized:- Every Administrative Officer (Judicial) posted in an administrative branch shall have the record identified which in his opinion needs to be retained in digital form and shall obtain the approval of an officer competent to grant permission to destroy, in this regard. 31. Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:- The conversion of administrative records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before their destruction, in accordance with Rule 29, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be appointed by the Chief Justice for the purpose, and authenticated by affixing his or her digital signatures. 32. Registers for destruction of administrative records:- Every administrative branch shall maintain a register for keeping a record of administrative records to be destroyed in the following form:- Register of Destruction of Administrative Records Name of the Branch Srl. Descriptio Name of Proposed Whether Period of Remarks, Signatures of Date of the Name of No. n of record the officer month/ record preservation if any the approving destruction the officer to be who has year for the preserved as prescribed authority of record destroying destroyed checked destruction electronically in the (Deputy the record the record of record or not Schedule I Registrar/Joint to be Registrar) destroyed (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 33. Residuary clause:- Period of preservation of any administrative record, which is not covered under Schedule I appended with these rules, shall be decided by the Registrar of the concerned administrative branch, subject to the final approval of the Chief Justice. The Chief Justice, on the recommendations of the Administrative Head of the branches concerned, may add or delete any entry in the Schedule I appended with these rules.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 19 SCHEDULE- 1 TABLE – 1 (ESTABLISHMENT) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any HON’BLE JUDGES 1. Papers relating to administration of oath to Hon’ble In perpetuity To be Judges, their leave cases digitized 2. Papers relating to nominations of vacation Judges 10 years 3. Papers relating to leave cases of Hon’ble Judges One year from the date Hon’ble To be Judge retires/demits office. digitized 4 Constitution of Tribunals, advisory boards under 20 years subject to pendency of To be COFEPOSA and other Statutes any litigation digitized 5. Circulation of vacancies amongst retiring/retired 3 years To be Hon’ble Judges digitized Officers/Officials of this Court 1. Service Rules In perpetuity To be digitized 2. Appointment/promotion/confirmation/seniority/creatio In perpetuity To be n of posts digitized 3. Personal files of the officers/officials including 5 years after an officer/official superannuation/ posting/transfer ceases to be in service, subject to pendency of litigation. 4. ACR Dossiers 5 years after an officer/official ceases to be in service, subject to pendency of litigation. 5. Casual leave applications of court staff, officers Till the end of the year in which the application is made. For example, casual leave applications of the year 2009 can be destroyed in the month of January,2010. 6. Holding of exam for recruitment/promotion Till the next exam subject to pendency of any litigation. 7. Litigation All papers except judgment till All Record litigation attains finality. and Judgment Judgment to be preserved in to be perpetuity. digitized. 8. Notices under Section 80 CPC In case it is not followed by any litigation – 3 years. In case it is followed by litigation – till litigation attains finality.20 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 9. Personal files of officers In case of : Death during service - 3 years To be from the date of death or till all digitized claims arising out of service are settled including family pension, whichever is later. Retirement – Till death provided that no file shall be destroyed before three years from the date of retirement when death occurs within three years of retirement. 10. Permission for further studies, NOC for passport, NOC 5 years after retirement To be for raising loans, another misc. information required digitized under the Conduct Rules. 11. Deployment of staff 1 year 12. Receipt and dispatch register 10 years To be digitized 13. Movement Register 10 years 14. Dak Book/ Peon Book 2 years 15. Standard Books maintained by Translator and other 2 years Dealing Assistants 16. Shorthand Note Books of PS/SPA/PA 2 years, subject to any instructions with regard to destruction of shorthand note books containing confidential material. 17. Attendance Register maintained by the Branches 2 years, subject to pendency of any disciplinary inquiry where attendance register is required to be produced. 18. Matters relating to enquiry Till the officer/official is in service, subject to pendency of litigation. Staff of Subordinate Courts 1. Service Rules In perpetuity To be digitized 2. Appointment of Supdt./Admn.Officers in the Office of In perpetuity To be District & Sessions Judge digitized 3. Litigation All papers except judgment till Judgment to litigation attains finality or final be digitized. decision in appeal/revision and implementation. Judgment to be[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 21 S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any preserved in perpetuity. 4. Notice U/S 80 CPC In case it is not followed by any litigation – 3 years. In case it is followed by litigation – till litigation attains finality. 5. Movement Register 10 years 6. Service Appeals of Subordinate Court Employees Till the officer/official is in service or conclusion of litigation. Others 1. Matters relating to RTI Act including litigation One year from the date of refusal or delivery of information, subject to pendency of any appeal. In case of litigation, till litigation attains finality or directions given, if any by the Appellate authority/Authorities are implemented, if any, whichever is later. 2. Matters relating to appointment of Law Researchers 5 years 3. Matters relating to reply to Parliament questions 3 years after keeping original Original letters and replies thereto. letters and Original letters and replies to be replies to be kept in perpetuity. digitized TABLE - II (ACCOUNTS AND CASH BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Cash Book 10 years or one year after the To be completion of audit, whichever digitized is later. 2. Contingent Expenditure 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 3. Contingent Voucher 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later.22 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 4. Cash/cheque receipts 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 5. Crossed cheque Register 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 6. Arrear Claims (including sanction or investigation, 3 years or one year after the where necessary) completion of audit, whichever is later. 7. GPF Nomination 1 year – after final settlement of GPF Account. 8. Final withdrawal from GPF, e.g. for house building, 1 year – after final settlement of higher technical education of children etc. GPF Account. 9. T.A./ Transfer T.A. claims 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 10. Budget Estimates /Revised Estimates 3 years. 11. Service Books of : (a) Officials entitled to retirement/terminal benefits. In perpetuity. To be (b) Other employees 3 years after they cease to be in digitized service. 12. Surety Bonds executed in favour of temporary or a 3 years after the bond ceases to retiring Govt. servant be enforceable. 13. (a) Pay Bill Register. (b) Office copies of Establishment Pay Bills and In perpetuity. To be related schedules (in digitized. respect of period for which pay bill register is not maintained). 14. Medical bills and LTC Bills. 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 15. Bill Register. 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later. 16. Office copies of the Pay Bills and Schedules 3 years or one year after the completion of audit, whichever is later.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 23 TABLE – III(a) (VIGILANCE BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Unused examination record : (a) OMR Sheets (b) Application Form with registration Form and Till the examination process is instructions. complete. (c) Question Booklets of objective papers (d) Answer Sheets for descriptive papers (e) Question papers of descriptive papers 2. Used examination record : (a) OMR Answer Sheets 1 year after the date of appointment from the concerned (b) Question Booklets of objective papers examination, subject to (c) Answer Sheets for descriptive papers pendency of litigation. 3. Misc. Record : (a) Register of main result of DJS examination (a) 5 years (b) Statement of marks of DHJS Exam. (b) 5 years (c) Statement of marks of DJS Exam. (c) 5 years (d) Award sheet of descriptive paper of DHJS & DJS (d) 10 years (e) Filled in application form of unsuccessful DHJS (e) & (f) 1 year after & DJS candidates appointment of successful candidates, subject to pendency (f) Identification (Admit) cards used in the of litigation. Preliminary and main examination. (g) Till the selection process is (g) Register of sale of application forms over and furnishing of accounts. (h) Till the selection process is (h) Register of receipt of application forms over and furnishing of accounts. (i) Till the selection process is over and furnishing of accounts. (i) Register of requisition and dispatch of application forms by post (j) Till the selection process is over and furnishing of accounts. (j) Statement of stock of the application Forms (k) 10 years after the selection process is over. (k) to (n) to be (l) 10 years after the selection digitized (k) Noting files pertaining to Delhi Higher Judicial process is over. Service Examination (m) 5 years after the completion of probation period. (l) Noting files pertaining to Delhi Judicial Service (n) To be destroyed after 1024 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any Examination years of completion of selection process. (m) Noting files pertaining to Delhi Judicial Service Probationers (Deptt.) Examination (n) Minutes of the meeting of the Examination Committees/Full Court/AC pertaining to DHJS/DJS Examinations TABLE – III(b) LITIGATION MATTERS IN DELHI HIGH COURT AND SUPREME COURT WHERE DELHI HIGH COURT IS A PARTY S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Paper Book of the cases which have been decided a) After expiry of 5 years of the dismissal of the case during preliminary hearing without any observation of the court. b) In case, some observations are made by the court, all the papers may be destroyed after 10 years, after preserving digitized copy of the following documents: (i) Petition (ii) counter affidavit and rejoinder (iii) Final order 2. Diary register of date of hearing of cases To be destroyed after five years. TABLE – III(c) (OTHERS) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Closed matters of security pertaining to judicial 1 year officers 2. Closed matters of surprise insp. of subordinate 2 years courts. 3. Dispatch & Receipt Register 2 years[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 25 S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 4. Attendance Register of the branch 1 year 5. Record of disciplinary proceedings/inquiries Till the judicial officer is in Record can be conducted against judicial officers service or the litigation or the destroyed representation made by an officer after retaining as attained finality whichever is digitized copy later. of nomination of Inquiring and Presenting Officers, Charge Sheet, Inquiry Report and Final Order of the Disciplinary Authority. 6. Record of disciplinary proceedings/inquiries Till the officer/official is in Record can be conducted against officers/officials of this Court service or the litigation or the destroyed representation made by an after retaining officer/official as attained finality digitized copy whichever is later. of nomination of Inquiring and Presenting Officers, Charge Sheet, Inquiry Report and Final Order of the Disciplinary Authority. 7. Misc. inquiries into vigilance matters relating to Till the officer/official is in officer/ officials of High Court and Sub.Courts service or the litigation or the representation made by an officer/official as attained finality whichever is later. 8. Complaints made under Section 195 Cr.P.C./Section After the disposal of the case, all Record can be 195 I.P.C read with Section 340 Cr.P.C. the papers may be destroyed after destroyed one year. after retaining digitized copy of complaint and final order/26 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any judgments. 9. Complaints received against the officers/officials of Till the officers/official is in this Court and Subordinate Courts service or the litigation or the representation made by an officer/official as attained finality, whichever is later. TABLE - IV (RULES BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Correspondence with other High Courts calling for 1 year after the rules have been relevant rules/information notified. 2. Copies of rules/information received from other High 1 year after the rules have been Courts notified. 3. Files pertaining to amendment/framing of rules In perpetuity To be digitized 4. Copies of Gazette notifications In perpetuity To be digitized 5. Copies of minutes of various committees approving In perpetuity To be such amendments digitized TABLE - V (GENERAL BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Minutes of the meetings of the committees In Perpetuity To be digitized 2. Files of High Court & Subordinate Court Building In perpetuity To be Construction digitized 3. Files of High Court & Subordinate Courts Buildings 5 years, subject to pendency of maintenance any litigation/proceedings/dues or otherwise ordered 4. Files of allotment of lawyers chambers, shops, In perpetuity To be kiosks, canteens, bank, Post office digitized 5. Files regarding publication department etc. and 20 years To be recovery of dues digitized 6. CGHS Cards Till an officer/official is ceased to To be be in service digitized 7. Applications of the officers/officials for permission 2 years from the date of order[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 27 S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any to get the advised test done and for treatment from granting such permission CGHS approved hospitals and noting, directions and orders passed thereon except where said record is specifically directed to be preserved 8. Noting portion, reflecting the action taken on the 2 years after digitization To be quotations, communications received digitized 9. Purchase and liveries files 3 years after audit 10. High Court mediation & conciliation centre files 3 years after audit 11. Record of appointment of Oath Commissioners 3 years 12. Designation of senior advocates In perpetuity To be digitized 13. Service of notice/process received from different 2 years courts 14. Copies of complaints received against Advocates 3 years 15. Complete old files relating to purchase of items 2 years after audit To be digitized 16. Old files relating to demand slips of licence fee 2 years 17. Notices issued in relation to meetings of committees 2 years 18. Files relating to medical unit 3 years 19. Files relating to water/electricity/Petrol/Telephone 3 years after audit To be bills digitized 20. Experience Certificates to Advocates desirous to 2 years appear in Higher Judicial Service TABLE - VI (COMPUTER AND STATIONERY) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Files pertaining to purchase of computers along with 5 years after audit To be other peripherals and other electronic machines digitized 2. Noting portion of files pertaining to purchase of In perpetuity To be computers along with other peripherals and other digitized electronic machines 3. Record pertaining to purchase of stationery articles 3 years after audit 4. Noting portion of the files pertaining to purchase of In perpetuity To be stationery articles digitized28 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] TABLE - VII (GAZETTE BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. 1. Minutes of Full Court Meeting 2. Minutes of Admn. & General Supervision Committee Meetings and Minutes of all other Committees. 3. ACR Dossiers 4. Personal Files (Till 3 years of death) 5. Appointment /promotion /posting /transfers/ confirmations/suspension/ removal/ superannuation/ extended superannuation 6. Review of retirement in public interest 7. Creation of posts. 8. Establishment/setting up of courts. 9. Past benefit service. In perpetuity To be 10. Grant of super-time/selection grade. digitized 11. Seniority matter. 12. Vacancy register 13. Amendment in DHJS and DJS Service Rules 14. Constitution of special courts/conferment of powers under various Acts/designation of special courts. 15. Recording/communication/review of ACRs. 16. Earmarking of subordinate courts for inspection 17. Advance increments on acquiring post graduation in law/advance increment to direct recruits/promote officers. 18. Deputation to other departments 19. Unit criteria for assessment. 20. Instructions issued to Judicial Officers. 21. Detention of judicial officers during vacations/ special casual leave to judicial officers. 22. Residential accommodation for judicial officers 23. Benefits to judicial officers on recommendation of Shetty Commission. 24. Bifurcation of Delhi into 9 Districts. 25. Pecuniary jurisdiction of courts. 26. Induction training to newly recruited officers. 27. Property Return files. 28. Register of remarks recorded on disposal of judicial officers[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 29 S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 29. Stock Register. 30. Administrative Orders/Notifications Register. 31. Information supplied under RTI Act. 32. Guard file of notifications. 33. Such other files and registers which are ordered to be preserved permanently in view of importance. 2. 1. Dak & Dispatch register 2. Statistical information supplied to SC/Govt. of India 3. Leave sanctioned to judicial officers. For 12 years 4. Register of training imparted to/courses attended by judicial officers/Hon’ble Judges. 5. Permission to deliver lectures/deployment of judicial officers as resource persons. 6. Assignment of cases. 7. Assessment of disposal of judicial officers [noting and first sheet of disposal statements (summary of disposal) sent by judicial officers] 8. Such other files and registers which are ordered to be preserved for 12 years. 3. 1. Set of papers circulated for Full Court/Admn. Committee meetings. 2. Monthly disposal statement of judicial officers. 3. Annual training programmes for Judicial Officers 4. Jail Inspection Reports 5. Institution, disposal and pendency of bail 3 years. applications (only statements received from DJs) 6. Statement of institution, disposal and pendency of challans in court of Special MMs. 7. Personal files of retired Special MMs. 8. Inspection notes of DHJS . TABLE - VIII (P&P AND PROTOCOL BRANCH) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any Bungalows in High Court Judges’ Pool 1. Papers relating to Allotment / vacation by Hon’ble One year after vacation by the Judge Hon’ble Judge 2. Electric / Water Connections One year after vacation by the Hon’ble Judge30 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 3. Renovation of Bungalows One year after vacation by the Hon’ble Judge 4. Maintenance of Furnishing Fund / Office Store Items Three years after retirement or transfer of the Hon’ble Judge or one year after option / condemnation whichever is later. 5. A.M.C. – awarding and payment Three years after expiry of AMC and payment of Bill 6. Maintenance of Bungalow Day to day Misc. works – One Civil/Electrical/Horticulture works year after completion of job; Major works (such as flooring, tiles work, painting etc.) – One year after vacation by the Hon’ble Judge Delhi High Court Guest House 1. Furniture / Furnishing items for the Guest House One year after condemnation 2. Purchase of day to day disposable items One year after payment of bills 3. Booking of Guest House Three years from date of booking Mobiles Phones 1. Purchase of Handsets One year after condemnation 2. Bills Three years after payment of bills 3. Connections One year after Hon’ble Judge ceases to be the Judge of this court or on retirement of Officer Landline and Data Cards 1. Landline Phone Connections – one year after transfer of Hon’ble Judge Bills – Three years after payment of bills 2. Reliance Data Card Connections – 1 year after disconnection RIL Bills – 3 years after payment of the bills 3. Electricity and Water Bills Three years after payment of Bills Minutes of Committee of Hon’ble Judges and Registers 1. Original Minutes of the Meeting and Registers Records to be kept for ever To be relating to P&P Branch digitized Protocol 1. Maintenance Files, registers and other documents 5 years after audit pertaining to official cars and staff cars[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 31 S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 2. Files relates to purchase and condemnation of cars 5 years after audit 3. Log books, files related to purchase of petrol 2 years after audit TABLE - IX (CHIEF JUSTICE SECRETARIAT) S.No. Particulars of Record Period of Preservation Instructions, if any 1. Complaints (Original) against Judicial Officers One year from the date, officer (DJS/DHJS/Spl.MM) in service alongwith: ceases to be in service/demits (a) Noting office, subject to pendency of litigation. (b) Orders passed on the note (c) Comments received from officer/officials (d) Misc. Correspondence (e) Enclosures of the original complaints (f) Copy of misc. documents (g) fact finding reports, if any 2. General / Misc. complaints/ letters, relating to retired Five years from the date of or serving judicial officers, including Spl. ordered to be filed/closed, Metropolitan Magistrate, which are general in nature subject to pendency of litigation. and no specific/direct allegation is attributed to retired or serving judicial officer, and which have been ordered to be filed, alongwith: (a) Noting (b) Orders passed on the note (c) Comments received from officer/officials, if any (d) Misc. Correspondence (e) Enclosures of the original complaints (f) Copy of misc. documents (g) fact finding reports, if any NOTE: THESE AMENDMENTS SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF THEIR PUBLICATION IN THE GAZETTE. By Order of The Court KANWAL JEET ARORA, Registrar General Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.