Amendment in Chapter 16 of Volume IV of Delhi High Court Rules and Orders

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99 भारत सर कार GOVERNMENT OF INDIA एस.जी.-डी.एलx.-xअxG.-ID15H1x0x2x 025-266937 SG-DL-Ex-x1xG51ID0E20xx2x5 -266937 असाधारण EXTRAORDINARY प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 47] दिल्ली, बृहस्ट्प जतवार, अक्त बू र 9, 2025/ आज‍व न 17, 1947 [रा.रा.रा.क्षे.दि. स.ं 275 No. 47] DELHI, THURSDAY, OCTOBER 9, 2025/ ASVINA 17, 1947 [N. C. T. D. No. 275 भाग II—I PART II—I राष्ट्रीय रािधानी राज्य क्षत्रे दिल्ली सरकार GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI दिल्ली उच्च न्यायालय: नई दिल्ली अजधसचू ना दिल् ली, 9 अक् तूबर, 2025 सं. 83/ जनयम/डीएचसी.—दिल्ली उच्च न्यायालय अजधजनयम, 1966 (1966 का अजधजनयम 26) की धारा 7 सहपठित अजभलेख नािकरण अजधजनयम 1917 की धारा 3 एव ं इस जनजमत्त इसको समर्थ बनाने वाली अन्य प्रित्त िजियों का प्रयोग करत े हुए, दिल्ली उच्च न्यायालय, राष्ट्रीय रािधानी क्षत्रे दिल्ली के उपराज्यपाल के पूव थ अनुमोिन के सार्, दिल्ली उच्च न्यायालय जनयम एव ंआििे के खडं IV के अध्याय 16 म ेएतद्द्वारा जनम्नजलजखत संिोधन करता ह:ै दिल्ली उच्च न्यायालय जनयम एव ं आिेि के खडं IV के अध्याय 16 के वतमथ ान भाग च के बाि नया भाग छ सजममजलत दकया िाएगा िो इस प्रकार ह ै:- दिल्ली उच्च न्यायालय द्वारा, राज्य सरकार के पवू थ अनमु ोिन सजहत, अजभलखे नािकरण अजधजनयम 1917 की धारा 3 के अतं गतथ बनाए गए जनयम, दिल्ली उच्च न्यायालय के अधीनस्ट्र् दिल्ली जिला न्यायलयों के मध्यस्ट्र्ता केंद्र के 6800 DG/2025 (1)2 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] आजधपत्य एव ं सरं क्षण म े ऐस े िस्ट्तावज़े ों को नािकरण अर्वा अन्यर्ा जनपटान हते ु िो उच्च न्यायालय की राय म,ें उनके सरं क्षण को उजचत िहरान े के जलए पयाप्तथ साविथ जनक मल्ू य के नहीं ह।ैं चूंदक जसजवल प्रदिया संजहता 1908 (1908 का 5) के भाग X एव ं उि संजहता की धारा 89 की उपधारा (2) के खंड (घ) के अंतगथत जनयम बनाने वाली िजि एव ं इस जनजमत्त इस े समर् थ बनान े वाली िजि का प्रयोग करत े हुए, दिल्ली उच्च न्यायालय न े दिल्ली जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्रों म े मध्यस्ट्र्ता को जवजनयजमत करने के जलए मध्यस्ट्र्ता एव ं सुलह जनयम, 2004 की जवरचना की ह ै| और चूंदक अजभलेख नािकरण अजधजनयम 1917 की धारा 3 के अतं गतथ जसजवल एव ं आपराजधक अधीनस्ट्र् न्यायालय के अजभलेखों के नािकरण के जनयम खंड IV, अध्याय 16 भाग छ म ें वतथमान जनयम दिल्ली जिला न्यायलयों के मध्यस्ट्र्ता केंद्रों के अजभलेख के नािकरण के जलए जविेष रूप स े प्रावधान नहीं करत े ह|ैं और चूंदक जिला न्यायालयों के मध्यस्ट्र्ता केन्द्रों के अजभलेखों और रजिस्ट्टरों को समय पर नष्ट करना आव‍यक ह।ै दिल्ली उच्च न्यायालय, राज्य सरकार की पूवथ स्ट्वीकृजत स,े "दिल्ली जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्रों के अजभलेखों को नष्ट करन े के जनयम, 2025" बनाता ह।ै जनयम 1. अजभलखे ों का समय पर नष्ट दकया िाना – दिल्ली जिला न्यायालयों के मध्यस्ट्र्ता केंद्रों के समस्ट्त अजभलेखों एव ं रजिस्ट्टरों, िो इन जनयमों के अनुसार नष्ट दकय े िान े योग्य ह,ैं उन्ह ें जनधाथठरत अवजध समाप्त होन े के तरु ंत बाि नष्ट दकया िाए। बिते, जिला मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि, जलजखत रूप म ें कारण बताकर, यह आििे ि ें दक कोई जविेष कागज़ या अजभलेख जनधाथठरत अवजध के परे भी सरं जक्षत रखा िाए। 2. बके ार कागज़ को नष्ट करन े तर्ा उसके जनपटान की जवजध – ऐसे अजभलेखों एव ं रजिस्ट्टरों को मध्यस्ट्र्ता केंद्र या अजभलेख-कक्ष के संबंजधत िाखा प्रभारी की िेखरेख म ें नष्ट दकया िाए िैसा भी मामला हो तर्ा अजभलेख को फाड़कर नष्ट दकया िाए। दफर, वह बेकार कागि जनकटतम कागि बनाने वाली िले को भेिा िाए, संबंजधत िले स े यह सुजनजित करन े के बाि दक उन्ह ें बेकार कागज़ की आव‍यकता ह ै या नहीं, यदि िेल का उत्तर नकारात्मक हो, तो कागि को खुले बािार म ें बेचा िाए; जबिी स े प्राप्त धनराजि को "अजभलेख नािकरण अजधजनयम, 1917 की धारा 3 के अंतगथत जनयमावली" के जनयम 2 म ेंउजल्लजखत रूप स ेखाते म ें िमा दकय े िाए। िो खडं IV, अध्याय 16, भाग च म ेंवर्णथत ह।ै अजभलखे ों की व्यवस्ट्र्ा 3. अजभलखे ों को तीन भागों म ें व्यवजस्ट्र्त दकया िाए - प्रत्येक जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र म ें संचाजलत मध्यस्ट्र्ता स े संबंजधत सभी अजभलेखों तर्ा कायथवाजहयों को तीन भागों म ेंव्यवजस्ट्र्त दकया िाए - क, ख एव ं ग भाग-क म ेंिाजमल होगा:- (क) मध्यस्ट्र्ता प्रदिया की एक फाइल जिसम ें िाजमल ह:ैं- (i) िस्ट्तावेज़ों की अनुिमजणका (ii) रेफरल आिेि (iii) मध्यस्ट्र्ता प्रदिया के िौरान मध्यस्ट्र्ों द्वारा जलखी गई कायथवाही की िीटें। (iv) पक्षकारों द्वारा िायर दकए गए िस्ट्तावेज़(ओं) की प्रजतजलजप यदि कोई हो। (v) मध्यस्ट्र्ता प्रदिया के समापन पर पक्षकारों के मध्य हुए करार की प्रजतजलजप (इस भाग म ें पक्षकारों का कोई मूल िस्ट्तावेज़/करार संलग्न नहीं ह ैक्योंदक मध्यस्ट्र्ता प्रदिया म ेंकोई मूल िस्ट्तावेज़ प्राप्त नहीं होते ह)ै ।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 3 भाग-ख म ेंमध्यस्ट्र्ता केंद्र म ेंप्रयोग दकए गए मलू रजिस्ट्टर होंग,े िो इस प्रकार ह:ैं- क) संजस्ट्र्त रजिस्ट्टर ख) जनपटाए गए मामलों का रजिस्ट्टर ग) गैर जनपटाए गए मामलों का रजिस्ट्टर घ) मध्यस्ट्र्ता हते ू अनपु युि मामलों का रजिस्ट्टर ङ) जनपटाए गए संबंजधत मामलों का रजिस्ट्टर च) करार की सत्य प्रजत िारी करन े का रजिस्ट्टर छ) पुराने रजिस्ट्टर – मध्यस्ट्र्ों को पाठरश्रजमक का भुगतान ि) फाइलें – मध्यस्ट्र्ों को पाठरश्रजमक का भुगतान। झ) डाक रजिस्ट्टर (जवजवध) ञ) डाक रजिस्ट्टर (संबंजधत न्यायालयों को आिेि वापसी – तीस हिारी) ट) डाक रजिस्ट्टर (संबंजधत न्यायालयों को आिेि वापसी - अन्य पठरसर) ि) डाक रजिस्ट्टर (आििे वापसी - माननीय सवोच्च न्यायालय/दिल्ली उच्च न्यायालय) ड) उपजस्ट्र्जत रजिस्ट्टर ढ) फीडबैक रजिस्ट्टर (मध्यस्ट्र्ता केंद्र म ें पक्षकारों के समग्र अनुभव के बारे म ें िानकारी, जिसम ें मध्यस्ट्र् की भूजमका भी िाजमल ह)ै भाग-ग म ेंहोगा:- क) िैजनक वाि सूची ख) प्रत्येक मध्यस्ट्र् के समक्ष िैजनक लंजबत मामलों की संख्या का अजभलेख। ग) मध्यस्ट्र्ता केंद्र का समाचार पत्र घ) मध्यस्ट्र्ता प्रजिक्षण/कायथिम/सममेलन/अन्यगजतजवजधयों तर्ा मंिूरी आििे ों आदि स े संबंजधत फाइलें/अजभलेख ङ) मध्यस्ट्र्ों के पैनल से संबंजधत फाइलें च) माननीय मध्यस्ट्र्ता और सुलह पठरयोिना सजमजत, माननीय दिल्ली उच्च न्यायालय, जवद्वान जिला एव ं सत्र न्यायाधीि तर्ा अन्य मध्यस्ट्र्ता केंद्रों के प्रभारी न्यायाधीि के सार् आजधकाठरक पत्राचार स ेसंबंजधत फाइलें। अजभलखे ों को प्रजतधारण करन ेकी अवजध तर्ा नािकरण 4. भाग-क - मध्यस्ट्र्ता अजभलेख का भाग-क प्रत्येक जतमाही के अंत म ें अजभलेख कक्ष म ें भेिा िाएगा तर्ा सुलह वाल े मामलों म ें प्रषे ण जतजर् स ेपांच वषथ और जबना सलु ह वाल े मामलों म ें एक वषथ तक अजभलेख कक्ष म ें संरजक्षत रखा िाएगा। 5. भाग-ख – रजिस्ट्टर (क) प्रत्येक कैलडें र वष थके अंत म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकया िाएगा तर्ा प्रेषण जतजर् स े पांच वषथ तक अजभलखे कक्ष म ें संरजक्षत दकया िाएगा।4 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] रजिस्ट्टर (ख) स े (च) प्रत्येक कैलेंडर वषथ के अतं म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकय े िाएंगे तर्ा प्रेषण जतजर् स े तीन वषथ तक अजभलेख कक्ष म ें संरजक्षत रखे िाएंगे। रजिस्ट्टर/फाइल ें (छ) स े (ि) प्रत्येक कैलडें र वष थ के अतं म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकय े िायेंग े तर्ा उन्ह ें प्रेजषत करन े की जतजर् स े पांच वषथ तक अजभलेख कक्ष म ेंसंरजक्षत दकया िाएगा। रजिस्ट्टर (झ) स े (ि) प्रत्येक कैलेंडर वष थ के अतं म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकय े िाएगं े तर्ा प्रेजषत करन े की जतजर् स े लेकर पांच वषथ तक अजभलेख कक्ष म ेंरखे िाएंगे। रजिस्ट्टर (ड) प्रत्येक कैलडें र वष थ के अंत म ें िनरल ब्ांच को प्रेजषत दकय े िायगें े तर्ा प्रेजषत करने की जतजर् स े लेकर पांच वष थ तक संरजक्षत दकय े िायेंगे। रजिस्ट्टर (ढ) प्रत्येक कैलडें र वष थ के अंत म ें अजभलेख कक्ष में प्रेजषत दकया िाएगा, लेदकन इसे हमेिा के जलए संरजक्षत दकया िाएगा। 6. भाग-ग – (i) जिला म ें मध्यस्ट्र्ता केंद्र के िाखा प्रभारी द्वारा मध्यस्ट्र्ता केंद्र म ें एक वष थ के बाि वाि सूची को नष्ट कर दिया िाएगा। (ii) प्रत्येक मध्यस्ट्र् के पास िैजनक लंजबत मामलों की संख्या का अजभलेख प्रत्येक कैलेंडर वषथ के अतं म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकया िाएगा और एक वषथ तक वहा ं संरजक्षत दकया िाएगा। (iii) समाचार पत्र आदि प्रत्येक कैलडें र वष थ के अंत म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत दकय े िाएंग े एव ं अजभलेख कक्ष म ें एक वष थ तक संरजक्षत रख े िाएंगे। (iv) मध्यस्ट्र्ता प्रजिक्षणों, मध्यस्ट्र्ों के पैनल (घ), (ङ) तर्ा (च) एव ं आजधकाठरक संसूचना स े संबंजधत फाइलें प्रत्येक कैलेंडर वषथ के अंत म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत की िाएंगी एव ं प्रजे षत करने की जतजर् स े पांच वषथ तक संरजक्षत रखी िाएंगी। (v) मध्यस्ट्र्ता केंद्र म ेंप्राप्त सभी आजधकाठरक पठरपत्र एव ं मध्यस्ट्र्ता केंद्र द्वारा िारी पठरपत्र की प्रजतयााँ प्रत्यके कैलडें र वष थ के अंत म ें अजभलेख कक्ष म ें प्रेजषत कर िी िाएगाँ ी और यदि वे दकसी नीजतगत जनणथय स े संबंजधत ह,ैं तो उन्ह ें अजभलेख कक्ष म ें हमेिा के जलए संरजक्षत दकया िाएगा, अन्यर्ा उन्ह ें एक वषथ बाि नष्ट कर दिया िाएगा। 7. अजभलखे का जडजिटलीकरण - अजभलेख कक्ष म ें अजभलेख प्रजे षत करन े स े पूव,थ सभी अजभलखे ों को स्ट्कैन दकया िाए तर्ा एक बाह्य हाडथ जडस्ट्क म ें स्ट्टोर दकया िाए, िब तक दक जडजिटाइज़्ड अजभलेख को सवथर पर अपलोड करने की व्यवस्ट्र्ा न हो िाए। जिला के मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि द्वारा जनयुि िाखा प्रभारी द्वारा भौजतक अजभलेख पर यह प्रमाणपत्र संलग्न दकया िाएगा दक अजभलखे को जवजधवत स्ट्कैन कर जलया गया ह।ै 8. नािकरण हते ुनोट- (i) िब उपरोि जनयमावली के तहत अजभलेख के भाग-क, भाग-ख तर्ा भाग-ग के सभी कागिात नष्ट दकए िाए, तब नष्ट करन े के समय अजभलखे का अनुरक्षण करने वाला अजधकारी गोश्वारा में संबंजधत प्रजवजष्ट के सामन े इस आिय का एक नोट जलखेगा। (ii) जिन अजभलेख के जलए कोई गोश्वारा नहीं रखा िाता ह,ै उन मामलों म,ें अजभलेख का अनुरक्षण करने वाला अजधकारी इस उद्दे‍य हते ू जनधाठथ रत दकए गए जविेष रजिस्ट्टर म ें मामले की प्रजवजष्ट के सामन े इस आिय का एक नोट जलखेगा। (iii) उपरोि जनिेिों (i) तर्ा (ii) के तहत बनाए गए सभी नोट मध्यस्ट्र्ता केंद्र के िाखा प्रभारी द्वारा प्रमाजणत दकए िाएंगे और अजभलेख को मध्यस्ट्र्ता केंद्र म ें ही संबंजधत प्रभारी न्यायाधीि द्वारा अजधकृत अजधकारी द्वारा नष्ट दकया िाएगा।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 5 9. सरं जक्षत अवजध की गणना का तरीका:- दकसी भी जनिेि के अधीन, दकसी कागज़ को सुरजक्षत रखने की अवजध उस जतजर् के अगल े 1 िनवरी स े जगनी िाए जिस जतजर् का वह कागज़ ह।ै उिाहरण के जलए, वष थ 2019 के िस्ट्तावेज़, जिन्ह ें इस जनयमावली के अनुसार एक वषथ तक अनुरजक्षत करना होता ह,ै दिनाकं 31 दिसंबर, 2020 के बाि नष्ट दकए िा सकते ह।ैं 10. अजभलखे ों को नष्ट करन ेका काय थ दिसबं र माह म ेंिरूु दकया िाएगा:- कोई भी जनििे िारी होन े के अधीन, प्रत्येक वष थ के दिसंबर माह म ें जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्रों के अजभलेखों, को नष्ट करने का काय,थ मध्यस्ट्र्ता केंद्र या अजभलेख कक्ष के संबंजधत िाखा प्रभारी की िेखरेख म ें दकया िाएगा, चाह े िैसा भी मामला हो | 11. नािकरण हते ुअनमु ोिन प्रिान करन ेवाल ेसक्षम प्राजधकारी:- जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि संबंजधत मध्यस्ट्र्ता केंद्र के अजभलखे को नष्ट करने की मंिूरी िगें े। 12. नष्ट दकए िान ेवाल े अजभलखे ों की पहचान:- जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र की प्रत्येक िाखा को नवंबर महीने म ें उन अजभलेखों की पहचान करनी होगी तर्ा उन्ह ें संबंजधत रजिस्ट्टरों म ें ििथ करना होगा जिन्ह ें नष्ट दकया िाना ह।ै इन अजभलेखों को अगल े महीने अर्ाथत दिसंबर म ें नष्ट दकया िाएगा, लेदकन इसके जलए मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि की अंजतम मंिूरी आव‍यक होगी। 13. भजवष्य म ेंसिं भ थ हते ुसरं जक्षत दकए िान े वाल ेअजभलखे :- अजभलेख का जववरण िि थ करन े स े पूवथ, िाखा प्रभारी को यह आकलन करना होगा दक क्या नष्ट दकए िान े वाल े अजभलेख की भजवष्य म ें आव‍यिा पड़ेगी या नहीं। यदि िाखा प्रभारी का यह मानना ह ै दक अजभलेख को इन कारणों स े संरजक्षत करना आव‍यक ह,ै तो वह मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि को जवस्ट्तृत कारण बताते हुए अजभलेख को प्रस्ट्तुत करेगा। मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि, उसके समक्ष प्रस्ट्तुत अजभलेख को सरं जक्षत करन े के संबंध म ें उजचत आिेि पाठरत करेंगे िैसा व े उपयुि जवचार करें। 14. इलक्े रॉजनक रूप म ेंप्रजतधाठरत अजभलखे ों का नष्ट दकया िाना:- इन जनयमों म ें जनधाथठरत संरक्षण की दकसी भी अवजध के होते हुए भी, दकसी भी प्रिासजनक अजभलेख को इलेक्रॉजनक रूप म ें प्रजतधाठरत रखन े के बाि सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, नष्ट दकया िा सकता ह।ै व्याख्या I: सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, यदि कोई जवजध यह प्रावधान करती ह ै दक िस्ट्तावेिों, अजभलेखों या सूचना को दकसी जनजित अवजध तक रखा िाए, तो यह आव‍यकता पूरी हो गई मानी िाएगी, यदि ऐस े िस्ट्तावेि, ठरकॉड थ या सूचना इलेक्रॉजनक रूप म ें प्रजतधाठरत दकए गए हों। व्याख्या II: हालााँदक, इलेक्रॉजनक रूप म ें सरं जक्षत दकया गया अजभलेख भी, हाड थ कॉपी के रूप म ें संरजक्षत करन े की अवजध पूरी होने के बाि हटाया िा सकता ह,ै िैसा दक इन जनयमावली के सार् संलग्न अनुसूची I म ेंवर्णथत ह।ै 15. जडजिटलीकृत दकए िान े वाल े अजभलखे की पहचान:- जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रत्येक िाखा प्रभारी को यह तय करना होगा दक कौन स े अजभलेख को जडजिटल रूप म ें रखना ह ै तर्ा इस संबंध म ें संबंजधत जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि का अनुमोिन लेना होगा। 16. नष्ट करन ेस ेपवू थ अजभलखे को इलक्े रॉजनक रूप म ेंपठरवर्ततथ करन ेकी प्रदिया का पयवथ क्षे ण:- मध्यस्ट्र्ता केंद्र के अजभलेखों का इलेक्रॉजनक रूप म ें रूपांतरण, आव‍यकतानुसार जनयम 15 के अनुसार, उनको नष्ट करन े स े पहल े समय-समय पर दकया िाएगा तर्ा इसका पयथवेक्षण ऐसे अजधकारी द्वारा दकया िाएगा जिस े संबंजधत6 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि द्वारा इस उद्दे‍य के जलए जनयुि दकया गया हो तर्ा इस े उसके जडजिटल हस्ट्ताक्षर स े प्रमाजणत दकया िाएगा । 17. अवजिष्ट खडं :- ऐसे दकसी भी अजभलेख को संरजक्षत रखने की अवजध, िो इस जनयमावली के जनयम 3 के अंतगतथ नहीं आता ह,ै का जनधाथरण संबंजधत जिला न्यायालय मध्यस्ट्र्ता केंद्र के प्रभारी न्यायाधीि द्वारा दकया िाएगा। नोट: यह संिोधन रािपत्र म ेंइसके प्रकाजित होने की जतजर् स ेलाग ू होगा। न्यायालय के आिेिानुसार, अरुण भारद्वाि, महा जनबंधक HIGH COURT OF DELHI: NEW DELHI NOTIFICATION Delhi, the 9th October, 2025 No. 83/Rules/DHC.—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966 (Act 26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt. Governor of the Government of National Capital Territory of Delhi, hereby makes the following amendment in Chapter 16 of Volume IV of Delhi High Court Rules & Orders: New Part G shall be inserted after the existing Part F of Chapter 16 of Volume IV of Delhi High Court Rules & Orders, as follows :- RULES MADE BY THE HIGH COURT OF DELHI UNDER SECTION 3 OF THE DESTRUCTION OF RECORDS ACT 1917, WITH THE PREVIOUS SANCTION OF THE STATE GOVERNMENT, FOR THE DISPOSAL, BY DESTRUCTION OR OTHERWISE, OF SUCH DOCUMENTS IN THE POSSESSION OR CUSTODY OF THE MEDIATION CENTRES OF THE DELHI DISTRICT COURTS, SUBORDINATE TO THE HIGH COURT AS ARE, IN THE OPINION OF THE HIGH COURT, NOT OF SUFFICIENT PUBLIC VALUE TO JUSTIFY THEIR PRESERVATION. WHEREAS in exercise of the rule making power under Part X of the Code of Civil Procedure 1908 (5 of 1908) and clause (d) of sub-section (2) of Section 89 of the said Code and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi has framed the MEDIATION AND CONCILIATION RULES, 2004 to regulate mediations in the Delhi District Courts Mediation Centres. AND WHEREAS the existing Rules in Volume IV, Chapter 16 Part F of the Rules for destruction of records of civil and criminal subordinate courts under Section 3 of Destruction of Records Act, 1917 do not specifically provide for destruction of records of the Mediation Centres of the Delhi District Courts. AND WHEREAS timely destruction of records and registers of the District Courts Mediation Centres is required. The High Court of Delhi, with the previous sanction of the State Government hereby frames the “The Destruction / Weeding Out of Records of Delhi District Court Mediation Centres Rules, 2025”. RULES 1. Timely destruction of records – All records and registers of the Delhi District Courts Mediation Centres, which, under these rules, become liable for destruction, shall be destroyed as soon as the period for their retention has expired. Provided that the Judge Incharge of the Mediation Centre of the District may order, for reasons to be recorded in writing, that any particular paper or record may be preserved beyond such period. 2. The manner of destruction and disposal of waste paper – The destruction of such records and registers shall be carried out under the supervision of the Branch Incharge of the Mediation Centre or Record Room, as the case may be and be effected by tearing of the record. The waste paper shall then be sent to the nearest paper-making jail, after ascertaining from the jail concerned whether it does require the waste paper. The paper should be sold in the open market if the reply of the jail is in the negative; the sale proceedings being credited to the account as specified in Rule 2 of the “Rules under Section 3 of Destruction of Records Act, 1917” contained in Volume IV, Chapter 16 Part F.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 7 Arrangement of Record 3. Records to be arranged into three parts– All records and proceedings of Mediation conducted in each District Court Mediation Centre shall be arranged in three Parts – A, B and C. Part-A shall include:- (a) A file of mediation process containing:- (i) The index of papers (ii) The Referral Order (iii) The proceeding sheets written by Mediators during Mediation Process. (iv) Photocopy of document(s) filed if any by the parties. (v) Photocopy of the settlement arrived between the parties on the conclusion of the Mediation Process (No original document / settlement of the parties is attached in this part as no original document is received in Mediation Process). Part-B shall contain original registers used in Mediation Centre which are as follows:- a) Institution Register b) Settled Cases Register c) Not Settled Cases Register d) Not Fit for Mediation Cases Register e) Settled Connected Case Registers f) Settlement True Copy Issuance Registers g) Old Registers – Paying Remuneration to the Mediators h) Files – Paying Remuneration to the Mediators. i) Dak Register (Miscellaneous) j) Dak Register (Order Wapsi to concerned courts – Tis Hazari) k) Dak Register (Order Wapsi to concerned courts – Other premises) l) Dak Register (Order Wapsi – Hon’ble Supreme Court of India/High Court of Delhi) m) Attendance Registers n) Feedback Register (for inputs regarding the overall experience of parties in the Mediation Centre including the role of the Mediator) Part-C shall contain:- a) Daily Cause List b) Record of daily pendency of number of cases with each Mediator. c) Newsletters of Mediation Centre d) Files/Records pertaining to Mediation Trainings/Functions/ Conferences/Other Activities & Sanction Orders etc. e) Files pertaining to Panel of Mediators. f) Files pertaining to official correspondence with Hon’ble Mediation & Conciliation Project Committee, Hon’ble Delhi High Court, Ld. District & Sessions Judge and Judge Incharges of other Mediation Centres. Period of Retention of Records and Destruction 4. Part-A - Part-A of the Mediation records shall be consigned to the Record Room at the end of every quarter and be preserved for five years in respect of settled cases and one year in respect of unsettled cases in the Record Room from the date of consignment. 5. Part-B – Register (a) shall be consigned to the Record Room at the end of every calendar year and be preserved for five years in the Record Room from the date of consignment.8 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] Registers (b) to (f) shall be consigned to the Record Room at the end of every Calendar Year and be preserved for 3 years in the Record Room from the date of consignment. Registers/Files (g) to (h) shall be consigned to the Record Room at the end of every Calendar year and be preserved for five years in Record Room from the date of consignment. Registers (i) to (l) shall be consigned to Record Room at the end of every Calendar Year and be preserved for five years in the Record Room from the date of consignment. Register (m) shall be consigned to General Branch at the end of every Calendar Year and be preserved for five years from the date of consignment. Register (n) shall be consigned to record room at the end of every Calendar Year but it shall be preserved in perpetuity. 6. Part-C – (i) Cause Lists shall be destroyed after one year in the Mediation Centre by the Branch Incharge of the Mediation Centre in the District. (ii) Records of daily pendency of number of cases with each Mediator shall be consigned to Record Room at the end of every Calendar year and be preserved for one year in the Record Room. (iii) Newsletters etc. shall be consigned to Record Room at the end of every Calendar year and be preserved for one year in the Record Room. (iv) Files pertaining to Mediation Trainings, Panel of Mediators (d), (e) and (f) and official communications shall be consigned to Record Room at the end of every Calendar year and be preserved for five years from the date of consignment. (v) All official circulars received in Mediation Centre and copies of circulars issued by Mediation Centre shall be consigned to Record Room at the end of every calendar year and be kept in the Record Room in perpetuity if the same pertains to any policy decision, otherwise the same be destroyed after one year. 7. Digitization of Record – Before consignment of the Record to the Record Room, all Records shall be scanned and stored in an external hard disc till arrangements for pushing the digitized record to a server is made available. A certification shall be appended by the Branch Incharge appointed by the Judge In charge of the respective Mediation Centre of the District on the physical record that such record has been duly scanned. 8. Notes of destruction– (i) When under the above rules, the whole of the papers of Part-A, Part-B and Part-C of the record are destroyed, a note to the effect shall be made by the official maintaining the record at the time of destruction, against the entry in the Goshwara. (ii) In the case of the record where no Goshwara are kept, the note shall be made by the official maintaining the record against the entry of the case in a special Register earmarked for this purpose. (iii) All notes made under the above instructions (i) and (ii) shall be attested by the Branch Incharge of the Mediation Centre and where the record shall be destroyed in Mediation Centre by the official authorized by Judge Incharge. 9. Mode of calculating period of preservation:- Subject to any instructions, the period for which a paper to be preserved shall be reckoned from the 1st of January following the date which it bears, e.g., papers of 2019, which under these rules have to be retained for one year, will become liable to destruction after 31st December, 2020. 10. Exercise of destruction of records to be taken up in the month of December:- Subject to any instruction being issued, every year, destruction of records of District Court Mediation Centres shall be carried out in the month of December every year under the supervision of the Branch In charge of the Mediation Centre or Record Room, as the case may be. 11. Authority competent to grant approval for destruction:- The Judge In charge of the District Court Mediation Centre shall approve the destruction of records of the respective Mediation Centre.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 9 12. Identification of records to be destroyed:- Every Branch of the District Court Mediation Centre shall have the record identified and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of November, to be destroyed in the following month of December respectively subject to final approval by the Judge In charge of the Mediation Centre. 13. Records need to be preserved for future reference:- The Branch In-charge before entering the details of the record shall make an assessment whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future reference. In case, where the Branch In-charge is of the view that such record needs to be preserved for said reasons, she/he shall place such record before the Judge In Charge of the Mediation Centre giving reasons in detail for its preservation. Judge In Charge of the Mediation Centre shall pass such orders as to the preservation of record so placed before him, as may be considered appropriate. 14. Destruction of Records retained in electronic form:- Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record may be destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act, 2000. Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form. Explanation II:- However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules. 15. Identification of record required to be digitized:- Every Branch In-charge of the District Court Mediation Centre shall have the record identified which in his opinion needs to be retained in digital form and shall obtain the approval of the Judge In Charge of the respective District Court Mediation Centre, in this regard. 16. Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:- The conversion of mediation centre records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before their destruction, in accordance with Rule 15, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be appointed by the Judge In Charge of the respective District Court Mediation Centre for the purpose and authenticated by affixing his or her digital signatures. 17. Residuary clause:- Period of preservation of any record which is not covered under Rule 3 of these rules shall be decided by the respective Judge In Charge of the District Court Mediation Centre. NOTE: THIS AMENDMENT SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF ITS PUBLICATION IN THE GAZETTE. By Order of the Court, ARUN BHARDWAJ, Registrar General Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.