In exercise of the powers conferred by Section 72 (i) of the Major Port Authority Act 2

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 सी.जी.-डी.एल.-अ.-01082023-247742 xxxGIDHxxx CG-DLxx-xEG-I0D1E0x8x2x0 23-247742 असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 528] नई दिल्ली, बहृ स्ट्प जतवार, िुलाई 27, 2023/श्रावण 5, 1945 No. 528] NEW DELHI, THURSDAY, JULY 27, 2023/SHRAVANA 5, 1945 नव मगं लरू पत्तन प्राजधकरण अजधसचू ना नई दिल् ली, 17 िुलाई, 2023 फा.स.ं-11/1/2022/पीएसी.1.—महा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 की धारा 72(i) द्वारा प्रित्त िजियों का प्रयोग करत े हुए, नव मंगलरू पत् तन प्राजधकरण का मंडल नव मंगलरू पत् तन प्राजधकरण (मडं ल की बैठकें, इसकी िजियााँ और व्यवसाय का लेन-िेन) जवजनयम, 2023 को संबंजधत जहतों से आपजत्तयों और सझु ावों को आमंजित करत े हुए, इसके नीचे, अनुसूची म ेंयथा जवस्ट्तृत, एति ्द्वारा पूवव-प्रकाजित करता ह।ै 2. इसके पूवव प्रकािन की जतजथ से 30 दिनों के भीतर आपजत्तयां और सुझाव, यदि कोई हों, जनम्न पत े पर भेिे िाएं : — डाक का पता : सजचव नव मगं लरू पत्तन प्राजधकरण पणंबूर – 575 010 ई-मेल आईडी : secretary@nmpt.gov.in फैक्स : 0824 – 2407438 4869 GI/2023 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] अनसु चू ी नव मगं लरू पत्त न प्राजधकरण (मडं ल की बठै कें, इसकी िजिया ाँऔर व्यवसाय का लने -िने ) जवजनयम, 2023 महा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 की धारा 13 और 14 के साथ पठठत धारा 72 की उप-धारा (2) (क) और (ख) द्वारा प्रित् त िजियों का प्रयोग करते हुए और महा पत्तन न्यास (मंडल बैठकों में प्रावधान) जनयम, 1981 के अजधक्रमण म,ें नव मगं लरू पत् तन प्राजधकरण का मडं ल एति ्द्वारा जनम्न जलजखत जवजनयम बनाता ह,ै अथावत्: 1. लघ ुिीर्कव और प्रारंभ : (1) इन जवजनयमों को नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण (मडं ल की बैठकें, इसकी िजियााँ और व्यवसाय का लेन- िेन) जवजनयम,2023 कहा िाएगा। (2) ये सरकारी रािपि म ेंअपन ेप्रकािन की तारीख से प्रवृत्त होंगे 2. अनप्रु योग - ये जवजनयम नव मगं लरू पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण पर लागू होंगे। 3. पठरभार्ाएाँ - (1) इन जवजनयमों में, िब तक दक संिभव से अन्यथा अपेजित न हो, (2) " अजधजनयमका अथव ह ैमहा पत्तन प्राजधकरण अजधजनयम ", 2021; (3) "मडं लका अथ वअजधजनयम में जनर्िवष्ट अथ वहोगा "; (4) " अध्यि का "अथव अजधजनयम की धारा के तहत मंडल के अध्यि (क) के खंड (1) धारा-की उप 3 से ह;ै (5) " सजमजतक के प्रावधानों के अनुसार सिस्ट्यों की प्रत्येक (1) धारा-की उप 14 का अथ व अजधजनयम की धारा " सजमजत और मंडल द्वारा गठठत कोई अन्य व्यजि ह;ै (6) "उपाध्यि का अथव अजधजनयम की "धारा के तहत बोड वके उपाध्यि से ह ै(ख) के खंड (1) धारा-की उप 3; (7) " पिनाजमत अजधकारी का अथव "कोई अजधकारी जिसे मडं ल द्वारा नव मगं लरू पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण के को नोठिस िारी करने, कायवसूची का पठरचालन, ठरकॉर्डिंग, पठरचालन और नव मंगलूर पत्तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण या उसकी कोई सजमजत की बैठकों के कायववृत्त को इस ड्यूिी के साथ सुरजित रखने की जिम्मेिारी सौंपी गई ह।ै (8) इन जवजनयमों के संिभव म ें"सिस्ट्य" का अथ व अजधजनयम की धारा 3 की उप-धारा (1) के खडं (ग), (घ), (ड.) और (च) के तहत मंडल के सिस्ट्य स े ह ैऔर इसम ेंिाजमल ह ैंअध्यि और उपाध्यि; (9) " धारा" का अथ व अजधजनयम की धारा ह।ै (10) इन जवजनयमों म ें प्रयुि और पठरभाजर्त नहीं दकए गए लेदकन अजधजनयम म ें पठरभाजर्त िब्िों और अजभव्यजियों के क्रमिः वही अथव होंग ेिो उन्ह ेंअजधजनयम में दिए गए ह।ैं 4. मडं ल बठै कों की बारंबारता, तारीख और स्ट्थान - (1) नव मंगलूर पत्तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण का मडं ल अपने गठन की जतजथ स े तीस दिनों के भीतर अपनी पहली बैठक आयोजित करेगा और तत्पश्चात प्रत्येक जवत्तीय वर्व में न्यूनतम चार बैठकें इस तरह से आयोजित करेगा दक एक सौ से अजधक न हों और मंडल की लगातार िो बैठकों के बीच बीस दिन का अतं राल होगा। (2) नव मंगलरू पत्तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण का मंडल समय-समय पर अपनी बैठकों की जतजथ और समय जनधावठरत करेगा:[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 3 बिते दक िहां मंडल दकसी भी कारण से ऐसा करन े में असमथव ह,ै अध्यि और उनकी अनुपजस्ट्थजत म ें उपाध्यि या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत कोई अन्य व्यजि, जलजखत रूप म ें ििव दकए िाने वाले कारणों के साथ, ऐसा कर सकता ह।ै (3) नव मंगलूर पत्तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के मडं ल की बैठकें उनके संबंजधत पत्तन पठरसर में आयोजित की िाएंगी, जसवाय उन मामलों को छोड़कर िहा ं मंडल जलजखत रूप म ें िि व दकए िान े वाल े कारणों के जलए दकसी अन्य स्ट्थान पर कोई बैठक आयोजित करन े का जनणवय लते ा ह।ै बैठकें कायवसूची के पठरचालन के माध्यम से भी आयोजित की िा सकती ह।ैं 5. कायसव चू ी का पठरचालन और भाग लने ेका तरीका - (1) मंडल की बैठक प्रत्येक सिस्ट्य को कम से कम तीन दिन की जलजखत सूचना ऐस े सिस्ट्य द्वारा दिए गए पते पर िेकर बुलाई िाएगी और ऐसी सूचना प्रस्ट्ताजवत कायवसूची और बैठक के जलए सभी उपयुि सामग्री के साथ नाजमत अजधकारी द्वारा हाथ से जवतरण या डाक द्वारा या इलेक्रॉजनक माध्यम से भेिी िाएगी: बिते दक मडं ल की एक बैठक अत्यावश्यक जबिनेस करने के जलए अल्पकालीन सूचना पर बुलाई िा सकती ह,ै बित े दक अजधजनयम की धारा (3) की उप-धारा (1) के खडं (ई) के तहत जनयुि सिस्ट्य बठै क में उपजस्ट्थत हों। इसके अलावा, बित े दक मंडल की दकसी भी बैठक से अजधजनयम की धारा (3) की उप-धारा (1) के खडं (ड.) के तहत जनयिु सिस्ट्य की अनपु जस्ट्थजत के मामले में, ऐसी बठै क में जलए गए जनणवय म ें पुजष्ट के माध्यम से मंडल की अगली बैठक तक अंजतम रूप प्राप्त दकया िाएगा। (2) उप-जवजनयम (1) के तहत बैठक की सूचना सिस्ट्यों को वीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से भाग लेन े के जलए उपलब्ध जवकल्प के बारे में सूजचत करेगी, और सिस्ट्यों को भाग लने े में वीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से सिम बनाने के जलए सभी आवश्यक िानकारी प्रिान करेगी। । 6. मडं ल की बठै कों का आयोिन (1) मंडल की बैठक की अध्यिता अध्यि द्वारा की िाएगी और यदि वह बैठक म ें भाग लने े म ें असमथ व है, तो उपाध्यि और ऐसे उपाध्यि की अनुपजस्ट्थजत में बैठक में उपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा चुन े गए दकसी अन्य सिस्ट्य या दकसी अन्य केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत व्यजि। (2) मंडल की बैठक में सिस्ट्यों की भागीिारी या तो व्यजिगत रूप से या वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य श्रव्य िश्ृ य माध्यमों के िठरए हो सकती है, िो सिस्ट्यों की भागीिारी को ठरकॉडव करन े और पहचानने और ऐसी बैठकों की कायववाही को ठरकॉडव करने और दिनांक और समय के साथ संग्रहीत करने म ेंसिम ह।ैं (3) मंडल की बैठक के प्रारंभ म,ें अध्यि या मंडल की बैठक की अध्यिता करने वाले व्यजि द्वारा एक रोल कॉल दकया िाएगा, िब प्रत्येक सिस्ट्य वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से भाग ले रहा ह,ै ठरकॉडव के जलए, जनम्नजलजखत का उल्लेख करेगा: - (क) नाम; (ख) वह स्ट्थान िहां से वह भाग ले रहा/रही ह;ै (ग) दक उसने बैठक के जलए कायवसूची और सभी उपयिु सामग्री प्राप्त कर ली है; तथा (घ) दक खंड (ख) म ेंउजल्लजखत स्ट्थान पर संबंजधत सिस्ट्य के अलावा कोई अन्य बैठक म ेंभाग नहीं ले रहा ह ैया बैठक की कायववाही तक पहुचं नहीं पा रहा ह।ै4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (4) (क) रोल कॉल के बाि, अध्यि या मडं ल की बैठक की अध्यिता करन े वाला व्यजि, िैसा भी मामला हो, मंडल को उन सिस्ट्यों के अलावा अन्य व्यजियों के नामों के बारे म ें सूजचत करेगा िो अनरु ोध पर या उनकी अनुमजत से उि बैठक म ें उपजस्ट्थत ह।ैं अध्यि या मडं ल की बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि और पुजष्ट करता ह ै दक जवजनयम 7 के उप-जवजनयम (1) के प्रावधानों के अनुसार आवश्यक कोरम पूरा हो गया ह।ै (ख) मंडल की बैठक की अध्यिता करन े वाला अध्यि या व्यजि यह सुजनजश्चत करेगा दक आवश्यक गणपूर्त व परू ी बैठक के िौरान बनी रह।े (5) बैठक में उपजस्ट्थत मडं ल के सिस्ट्य अध्यि या ऐसी बैठक की अध्यिता करने वाल े दकसी अन्य व्यजि की पूवव सहमजत से बैठक में उन अजतठरि मिों पर जवचार और चचाव कर सकते ह ैंजिन्ह ें जवजनयम 5 का उप-जवजनयम (1) के तहत पठरचाजलत कायवसचू ी में पहले अजधसूजचत नहीं दकया गया था। (6) मंडल या नाजमत अजधकारी इस संबंध में यथोजचत और उजचत िेखरेख करेगा – (क) मंडल की बैठक की सूचना सभी सिस्ट्यों को जवजनयम 5 के उप-जवजनयम (1) के तहत जनधावठरत तरीके से भेिी िाएगी; (ख) कायववाही ठरकॉडव करने और बैठक के कायववृत्त तैयार करन े के जलए। (7) अजधजनयम के प्रावधानों के अनसु ार मंडल की बैठक में रखे िाने वाल े वैधाजनक और अन्य ठरकॉडव को बैठक के जनधावठरत स्ट्थान पर रखा िाएगा और उन्ह ें भाग लेने वाले सिस्ट्यों द्वारा स्ट्वीकार दकया िाएगा इलेक्रॉजनक मोड, अगर उन्होंने इस आिय के जलए अपनी सहमजत िी ह ैऔर यह बैठक के कायववृत्त में िि वह।ै (8) (क) प्रत्येक प्रजतभागी को कायवसूची म ें दकसी भी कायव मि पर बोलन े स े पहल े ठरकॉडव के जलए अपनी पहचान बतानी होगी। (ख) यदि वीजडयो कांरेंस या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से बठै क में दकसी सिस्ट्य का बयान बाजधत या जवकृत ह,ै तो अध्यि या मडं ल बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि सिस्ट्य द्वारा िोहराने या पुनरावृजत्त के जलए अनुरोध करेगा। (9) यदि दकसी प्रस्ट्ताव पर आपजत्त की िाती ह ैऔर उि कायवसूची मि को मतिान के जलए रखन े की आवश्यकता होती ह,ै तो अध्यि या मडं ल बैठक की अध्यिता करन े वाला व्यजि नामावली बलु ाएगा और प्रत्येक सिस्ट्य के मत को नोि करेगा िो अपना वोि डालत े समय स्ट्वयं की पहचान करेगा । (10) मंडल बैठक के प्रारंभ स े और ऐसी बैठक के समापन तक, अध्यि या मंडल बैठक की अध्यिता करन े वाले व्यजि, सिस्ट्यों और दकसी अन्य व्यजि के अलावा दकसी अन्य व्यजि को, जिसकी उपजस्ट्थजत मडं ल द्वारा आवश्यक ह,ै पहुचं की अनुमजत नहीं िी िाएगी उस स्ट्थान पर िहा ं कोई सिस्ट्य मंडल की अनुमजत के जबना बैठक में या तो भौजतक रूप से या वीजडयो कांरेंस के माध्यम से भाग ले रहा ह।ै (11) प्रत्येक कायवसूची मि पर चचा व के अंत म,ें अध्यि या मंडल बठै क की अध्यिता करने वाला व्यजि ऐसे मिों पर जलए गए जनणवय के सारांि की घोर्णा करेगा, साथ ही सिस्ट्यों के नाम, यदि कोई हो, िो बहुमत से जलए गए जनणवय स ेअसहमत थे। (12) नव मंगलूर पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण का मडं ल कंपनी सजचव अजधजनयम 1980 की धारा 3 के तहत गठठत इंस्ट्िीट्यूि ऑफ कंपनी सेक्रेिरीि ऑफ इंजडया द्वारा जनर्िवष्ट मडं ल की बैठकों के संबंध म ें इन जवजनयमों के जवपरीत और जसवाय उनके जवपरीत सजचवीय मानकों का पालन कर सकता ह।ै 7. मडं ल बठै कों के जलए गणपर्ू तव:- (1) नव मगं लरू पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण का मंडल की दकसी भी बैठक के जलए गणपूर्तव ऐसी बैठक के समय इसकी कुल संख्या का एक जतहाई या चार सिस्ट्य, िो भी अजधक हो, का होगा और वीजडयो[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 5 कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों द्वारा सिस्ट्यों की भागीिारी को भी इस उप-जवजनयम के तहत गणपूर्तव के उद्देश्यों के जलए जगना िाएगा, िब तक दक उन्ह ेंअजधजनयम के दकसी भी प्रावधान के तहत व्यवहार की दकसी भी मि के जलए बाहर नहीं दकया िाता ह।ै स्ट्पष्टीकरण: इस जवजनयम के प्रयोिनों के जलए, - (i) दकसी संख्या के दकसी जभन्न को एक के रूप म ेंपूणािंदकत दकया िाएगा; (ii) "कुल संख्या" का अथ व समय-समय पर मंडल के सिस्ट्यों के रूप म ें जनयुि सिस्ट्यों की कुल संख्या ह ैऔर इसमें वे सिस्ट्य िाजमल नहीं होंगे जिनके स्ट्थान ठरि ह।ैं (2) उप-जवजनयम (1) के तहत कोरम के प्रयोिनों के जलए नव मगं लूर पत्तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण मंडल द्वारा अपनाए गए मानिडं म ेंिाजमल होंग े - (क) वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों से बोड व की बैठक में सिस्ट्यों की भागीिारी की अनुमजत िेन े की अनज्ञु ेयता; तथा (ख) स्ट्वत: स्ट्थगन के जलए प्रावधान िहां मंडल बैठक गणपूर्तव की कमी के जलए आयोजित नहीं की िा सकती, उस तारीख तक िो मडं ल के सिस्ट्यों द्वारा जनधावठरत की िा सकती ह ै और इस तरह के स्ट्थगन की सूचना सभी सिस्ट्यों को िी िाएगी और कायव िो मूल बैठक के समि लाया गया है, यदि उजचत गणपूर्त व हो, तो स्ट्थजगत बैठक के समि लाया िाएगा। िहा ं स्ट्थजगत बैठक म ें भी, यदि आवश्यक कोरम उपजस्ट्थत नहीं ह,ै तो उपजस्ट्थत सिस्ट्य कोरम का गठन करेंगे; तथा (ग) मंडल बैठक के अध्यि या अध्यिता करन े वाले सिस्ट्य द्वारा अनुमोदित की िाने वाली दकसी जविेर् मंडल बैठक से दकसी सिस्ट्य की अनुपजस्ट्थजत की प्रदक्रया। 8. पठरचालन द्वारा सकं ल्प पाठरत करना - (1) कोई भी पठरचाजलत संकल्प मडं ल द्वारा जवजधवत रूप स े पाठरत नहीं माना िाएगा, िब तक दक संकल्प प्रारूप म,ें आवश्यक कागिात के साथ, यदि कोई हो, मडं ल के सभी सिस्ट्यों को उनके द्वारा प्रिान दकए गए पते पर पठरचाजलत नहीं दकया गया हो। सिस्ट्य हाथ से जवतरण या डाक द्वारा या कोठरयर या इलेक्रॉजनक माध्यम से और अजधकांि सिस्ट्यों द्वारा अनुमोदित दकया गया हो, िो संकल्प पर राय िेन े के हकिार ह:ैं बिते दक, िहां मडं ल के सिस्ट्यों की कुल संख्या के आधे स े कम के जलए यह आवश्यक न हो दक दकसी बैठक में पठरचालन के तहत कोई प्रस्ट्ताव तय दकया िाना चाजहए, अध्यि या उनकी अनपु जस्ट्थजत में मडं ल के उपाध्यि या बैठक में उपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा चुने गए अन्य सिस्ट्य या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत ऐसे कोई अन्य व्यजि मडं ल बैठक म ेंजनणयव लने े के जलए प्रस्ट्ताव रखेंगे। (2) उप-जवजनयम (1) के प्रयोिन के जलए, प्रत्येक सिस्ट्य को प्रस्ट्ताव प्राप्त होने के तीन कायव दिवसों के भीतर जलजखत रूप में पठरचाजलत सकं ल्प के प्रजत अपनी पुजष्ट या अस्ट्वीकृजत पर राय िेन े की आवश्यकता होगी। दकसी भी सिस्ट्य द्वारा अपना मत प्रस्ट्तुत करने में जवफल रहने पर पठरचाजलत संकल्प को अनमु ोिन के रूप में माना िाएगा। (3) उप-जवजनयम (1) के तहत पाठरत प्रस्ट्ताव की मंडल की अगली बैठक में पुजष्ट की िाएगी और ऐसी बैठक के कायवव ृत्त का जहस्ट्सा बनाया गया । 9. मडं ल द्वारा िीघ्र जनपिान- मंडल बैठक म ेंसभी प्रश्न होंगे – (क) यथासंभव िीघ्रता से जनपिाया िाएगा और मंडल इसकी प्रस्ट्तुजत की तारीख से साठ दिनों की अवजध के भीतर मंडल के समि इसका जनपिान करेगा:6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] बिते दक िहां इस तरह के दकसी भी प्रश्न का जनपिान उप-जवजनयम (ए) में जनर्िष्टव अवजध के भीतर मडं ल द्वारा नहीं दकया िा सकता ह,ै मंडल इस प्रकार जनर्िष्टव अवजध के भीतर उसका जनपिान न करन े के कारणों को जलजखत रूप म ें ििव करेगा और अध्यि या कोई ऐसी बैठक की अध्यिता करने वाला कोई अन्य व्यजि, ििव दकए गए कारणों को ध्यान में रखते हुए, उप-जवजनयम (क) में जनर्िष्टव अवजध को नब्बे दिनों से अजधक की अवजध तक बढा सकता ह,ै िैसा दक अध्यि या ऐसा व्यजि आवश्यक समझे; (ख) उपजस्ट्थत और मत करन े वाल े सिस्ट्यों द्वारा बहुमत स े तय दकया गया और मतों की समानता के मामल े में, अध्यि या उनकी अनपु जस्ट्थजत में, मंडल बैठक की अध्यिता करन े वाल े व्यजि के पास िसू रा या जनणावयक मत होगा। 10. वीजडयो कारं ेंससगं या अन्य श्रव्य िश्ृ य माध्यम स ेमडं ल बठै कें.- नव मंगलूर पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण का मडं ल वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों से मंडल बैठक बुलाने और आयोजित करन े के जलए जनम्नजलजखत प्रदक्रया का पालन करेगा। (1) नव मंगलूर पत्तन के जलए महा पत्तन प्राजधकरण वीजडयो या ऑजडयो जविुअल कनेक्िन की जवफलता स े बचने के जलए आवश्यक व्यवस्ट्था करेगी। (2) मंडल या नाजमत अजधकारी यथोजचत और उजचत िेखभाल करेगा – (क) पयावप्त सुरिा और पहचान प्रदक्रयाओं को सुजनजश्चत करके मडं ल बैठक की सत्यजनष्ठा की रिा करना; (ख) मंडल बैठक म ें सिस्ट्यों और अन्य अजधकृत प्रजतभाजगयों की प्रभावी भागीिारी के जलए संचार के प्रसारण प्रिान करन े के जलए उजचत और उपयिु वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य िश्ृ य-श्रव्य उपकरण या सुजवधाओं की उपलब्धता सुजनजश्चत करना; (ग) कम से कम उस जविेर् जवत्तीय वर्व के ऑजडि के पूरा होने के समय तक नव मंगलूर पत्तन के महा पत्तन प्राजधकरण के मंडल के ठरकॉडव के जहस्ट्से के रूप म ें िेप ठरकॉर्डिंग (ठरकॉर्डगिं ) या अन्य इलेक्रॉजनक ठरकॉर्डगिं तंि को सुरजित रखने और जचजननत करने के जलए स्ट्िोर करना; (घ) यह सुजनजश्चत करन े के जलए संबंजधत सिस्ट्य के अलावा कोई भी व्यजि वीजडयो कॉन्रेंससगं मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से मंडल बैठक की कायववाही में भाग नहीं ले रहा ह ै या उसकी पहुचं नहीं ह;ै तथा (ङ) यह सुजनजश्चत करने के जलए दक मंडल बैठक में भाग लेने वाले प्रजतभाजगयों को ऑजडयो जविुअल माध्यम से बैठक के िौरान अन्य प्रजतभाजगयों को स्ट्पष्ट रूप से सनु ने और िेखन े में सिम ह:ैं बिते दक दिव्यांग व्यजि, अध्यि स े अनरु ोध कर सकत े ह ैं और उनकी अनपु जस्ट्थजत म ें उपाध्यि स े दकसी व्यजि को अपन ेसाथ आने की अनुमजत िेने का अनरु ोध कर सकते ह।ैं (3) (क) वीजडयो कॉन्रेंससगं या ऑजडयो जविुअल माध्यम से भाग लने े के इच्छुक सिस्ट्य को कम से कम िो दिन पहल े अध्यि को अपने इरािे की सूचना िेनी होगी तादक बोडव इस संबंध म ें उपयुि व्यवस्ट्था कर सके। (ख) खडं (क) के तहत दकसी भी सूचना के अभाव में, यह मान जलया िाएगा दक सिस्ट्य व्यजिगत रूप स े बैठक में भाग लगें े। ( 4) वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम से आयोजित मंडल की प्रत्येक बैठक के संबंध में, मंडल बैठक बुलाने के जलए नोठिस में उजल्लजखत मंडल बैठक का जनधावठरत स्ट्थान उि बैठक का स्ट्थान माना िाएगा और मडं ल बैठक म ेंकायववाही की सभी ठरकॉर्डिंग ऐसे स्ट्थान पर की गई मानी िाएगी।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 7 स्ट्पष्टीकरण - इस जवजनयम के प्रयोिनों के जलए, "वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल" का अथ व ह ैऑजडयो- जविुअल इलेक्रॉजनक संचार सुजवधा जवजनयोजित ह ै िो बैठक में भाग लने े वाल े सभी व्यजियों को जबना दकसी मध्यस्ट्थ के एक िसू रे के साथ समवती रूप से संवाि करन े और बैठक में प्रभावी रूप से भाग लने े में सिम बनाती ह।ै 11. बोडव की बठै कों म ेंभाग लने ेके जलए मानिेय- (1) अजधजनयम की धारा 3 की उप-धारा (1) के खडं (ग), (ड.) और (च) के तहत जनयुि अध्यि, उपाध्यि और सिस्ट्य बोडव की बैठकों म ेंभाग लेन े के जलए दकसी भी बैठक िल्ु क या मानिेय के हकिार नहीं होंगे। (2) बोडव की बैठकों में भाग लने े के जलए स्ट्वतंि सिस्ट्यों को िेय मानिेय ऐसी िर पर होगा िो केंद्र सरकार द्वारा इस संबंध में समय-समय पर तय की िा सकती ह।ै 12. बोडव की िजिया-ं (1) अजधजनयम के तहत जनर्िष्टव िजियों के आगे, नव मगं लरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के बोड व द्वारा जनम्नजलजखत िजियों का भी प्रयोग दकया िाएगा: (क) बोडव के अध्यि, उपाध्यि और अन्य सिस्ट्य के कायावलय में या उसके कायावलय में दकसी व्यजि की जनयुजि या जनष्कासन पर ध्यान िेना; (ख) नव मगं लरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के स्ट् िाफ और कमवचाठरयों की जनयुजि या जनष्कासन पर ध्यान िने ा; (ग) िैमाजसक, अधववार्र्वक और वार्र्वक जवत्तीय जववरणों या जवत्तीय पठरणामों को अनुमोदित करने के जलए, िैसा भी मामला हो; (घ) बोडव की बैठकों के ठरकॉड व को ऐसे समय के बाि और इस तरह से सग्रं जहत करना, िैसा दक बोड व उजचत समझे; (ङ) नव मगं लरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के प्रिासन या प्रचालन के संबंध म ें दकसी भी अन्य मामल े के जलए प्रिान करन े के जलए जनयम बनाना, जिसमें जनम्नजलजखत िाजमल ह ैं लदे कन इन तक सीजमत नहीं ह:ै - (i) अवजध, राजि, मल्ू यवग व और जिस रूप और तरीके से, और जिन ितों के अधीन पत् तन प्रजतभूजतयों को िारी और स्ट्थानांतठरत दकया िा सकता है, उन्ह ेंजनधावठरत करना; (ii) दकसी पत् तन सुरिा के एक या िो या अजधक संयुि धारकों को ऐसी सुरिा के संबंध में िेय दकसी भी ब्याि के जलए रसीिें िेने की िजि; (iii) हस्ट्तािर करन े के जलए प्राजधकृत व्यजि, यदि कोई हो, जिस तरीके से उसके हस्ट्तािर दकए िा सकते ह ैं और कॉपोरेि मुहर लगाने का तरीका और पत् तन सुरिा से संबंजधत िस्ट्तावेिों के सत्यापन के जलए िारी दकया गया ह ै या महापत्तन प्राजधकरण द्वारा नव मंगलूर पत् तन के जलए िारी दकया िाना ह;ै (iv) पत् तन प्रजतभूजतयों के संबंध म ें ब्याि का भुगतान करने, ठरकॉडव करने और पावती िने े का तरीका; (v) वे पठरजस्ट्थजतयां, तरीके, ितें और िल्ु क, जिनके अधीन पत् तन प्रजतभूजतयों का नवीनीकरण दकया िा सकता ह,ै इसस े पहले दक उस पर ब्याि का और भुगतान दकया िा सके या अन्यथा िावा दकया िा सके;8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (vi) पठरजस्ट्थजतयााँ, तरीके, ितें और िुल्क जिसके अधीन पत् तन प्राजधकरण द्वारा नव मगं लूर पत् तन के जलए डुप्लीकेि पत् तन प्रजतभूजतयां िारी की िा सकती हैं, ऐसी प्रजतभूजतयों के नुकसान, चोरी या नष्ट होन े के मामले म ेंडुजप्लकेि प्रजतभूजतयों के जलए आवेिन करन े वाला व्यजि को सबूत प्रस्ट्तुत करना ह;ै (vii) पत् तन प्रजतभूजतयों पर ब्याि के भुगतान के जलए आवेिन करन े वाले व्यजि द्वारा िी िाने वाली िजतपूर्तव की प्रकृजत और राजि कजथत तौर पर परू ी तरह या आंजिक रूप से खो िाने, चोरी हो िान े या नष्ट हो िान े या डुप्लीकेि पत्तन प्रजतभूजतयों को िारी करन े के जलए; (viii) नव मंगलरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण द्वारा िारी पत् तन जसक्योठरिीि का रूपांतरण, समेकन या उप-जवभािन, ित ें और िल्ु क जिसके अधीन ऐसी पत् तन जसक्योठरिीि को पठरवर्तवत, समेदकत या उप-जवभाजित दकया िा सकता ह ै और नई सुरिा िारी की िा सकती ह ैया उसके एवि में प्रजतभूजतयां; तथा (ix) आम तौर पर, डुप्लीकेि, नवीकृत, पठरवर्तवत, समेदकत और उप-जवभाजित प्रजतभूजतयों के अनुिान से िुड़ ेसभी मामले। (x) नव मंगलरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के कमवचाठरयों की जनयुजि, पिोन्नजत, स्ट्थानांतरण, प्रजतजनयुजि, सेवाजनवृजत्त, जनलंबन, रैंक म ें किौती, अजनवायव सेवाजनवृजत्त, जनष्कासन, बखावस्ट्तगी; और नव मंगलरू पत् तन के जलए महापत्तन प्राजधकरण के कमवचाठरयों के वेतन और भत्ते, छुट्टी, पेंिन, ग्रेच्युिी, अनुकंपा भत्ते, अजग्रम और सेवा के अन्य सभी जनयमों और ितों की मंिूरी। 13. दकसी सिस्ट्य द्वारा अपन ेजहत के बारे म ेंप्रकिीकरण- (1) बोडव का प्रत्येक सिस्ट्य िो जवत्तीय या अन्य रूप से संबंजधत या जहतबद्ध हो िाता है, जिसका संबंध या जहत ऐसे सिस्ट्य के रूप म ें उसके कायों को प्रजतकूल रूप से प्रभाजवत करने की संभावना रखता है, वह अपना संबंध या जहत को बोड व के सामने तुरंत प्रकि करेगा िब वह सचंजतत या इच्छुक हो िाता/िाती ह ै या बोड व की पहली बैठक में उसके इतने सचंजतत या इच्छुक होने के बाि और तुरंत इस्ट्तीफा ि ेिेता/िेती ह।ै (2) िहां एक सिस्ट्य अजधजनयम की धारा (2)5के तहत िांच के अधीन ह ै या जहतों के िकराव के कारण इस्ट्तीफा िे दिया ह ै या बोड व में उठाए िाने वाले दकसी भी कायवसूची के संबंध में ऐसे दकसी जहत का खुलासा दकया ह ै बैठक म,ें ऐसा सिस्ट्य बोड व की बैठक में भाग लेन े और मतिान करन े से तब तक िरू रहगे ा िब तक दक अजधजनयम की धारा 8 के अनुसार केंद्र सरकार द्वारा इस्ट्तीफा स्ट्वीकार नहीं दकया िाता ह ै या अजधजनयम की धारा 5(2) के तहत िांच का जनष्कर् व नहीं आ िाता ह।ै 14. पत्तन प्राजधकरण बोडव की बठै क की कायवव ाही का कायववत्तृ - (1) नव मंगलूर पत् तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण का बोड,व बोडव की प्रत्येक बैठक की कायववाही के कायववृत्त तैयार करेगा, हस्ट्तािर करेगा और 30 दिनों के भीतर ऐसी हर बैठक का जनष्कर्व नव मंगलरू पत् तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण के प्रधान कायावलय में रखा िाएगा। (2) बोडव की बैठकों की कायववाही के कायववृत्त को माइक्रो दफल्म या दकसी अन्य प्रामाजणक आधजु नक साधन या सुरजित भंडारण के इलेक्रॉजनक रूप और कंप्यूिर द्वारा जनर्मवत अजभलेखों या मुदद्रत सामग्री की पनु प्रावजप्त के माध्यम से भी रखा िा सकता ह,ै यदि वही दकसी भी कानून के तहत मान्यता प्राप्त और ऐसे काननू म ें उजल्लजखत ितों, प्रजतबंधों या सुरिा उपायों के अधीन ह।ै (3) प्रत्येक बैठक के कायववृत्त में कायवव ाही का उजचत और सही सारांि होगा।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 9 (4) कायववृत्त में वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य श्रव्य-िश्ृ य माध्यमों स े बैठक में भाग लेने वाले सिस्ट्यों के जववरण प्रकि होंगे। (5) कायववृत्त में जनम्नजलजखत भी िाजमल होंग े - (क) बैठक में उपजस्ट्थत सिस्ट्यों के नाम; तथा (ख) बैठक में पाठरत प्रत्येक जनणवय के मामल े में, सिस्ट्यों के नाम, यदि कोई हो, जनणयव से असहमत या सहमत नहीं ह।ैं (6) कायववृत्त में कोई भी मामला िाजमल नहीं दकया िाएगा, िो अध्यि या बोड व की बैठक की अध्यिता करन े वाले व्यजि की राय म-ें (क) यथोजचत रूप से दकसी व्यजि की मानहाजन करन े वाला माना िाता ह ैया हो सकता ह;ै या (ख) कायववाही के जलए अप्रासंजगक या सारहीन ह;ै या (ग) नव मंगलूर पत्तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण के जहतों के जलए हाजनकारक ह।ै (7) बोडव की बैठक की अध्यिता करने वाला अध्यि या व्यजि उप-जवजनयम (6) में जनर्िष्टव आधार पर कायववृत्त में दकसी भी मामले को िाजमल करने या िाजमल न करने के सबं ंध में पणू व जववेकाजधकार का प्रयोग करेगा। (8) नाजमत अजधकारी बैठक के पद्रं ह दिनों के भीतर सभी सिस्ट्यों के बीच बोडव की बैठक के मसौिा कायववृत्त को जलजखत रूप में या सिस्ट्यों द्वारा ठिप्पजणयों के जलए इलेक्रॉजनक मोड में पठरचाजलत करेगा। प्रत्येक सिस्ट्य मसौिा कायववृत्त प्राप्त होने के िस दिनों के भीतर, उस जविेर् बैठक की कायववाही के बारे में जलजखत रूप म ें अपनी ठिप्पणी की पुजष्ट करेगा या जलजखत रूप म ें िगे ा, जिसमें जवफल होने पर उसकी स्ट्वीकृजत मान ली िाएगी। (9) इस जवजनयम के प्रावधानों के अनुसार रखे गए कायववृत्त उसमें ििव की गई कायववाही के साक्ष्य होंगे और अध्यि के हस्ट्तािरों के साथ जवजधवत प्रमाजणत होंगे। (10) िहां उप-जवजनयम (1) के अनुसार कायववृत्त रखा गया है, तब तक, िब तक दक इसके जवपरीत साजबत न हो िाए, बैठक जवजधवत बुलाई गई और आयोजित की गई मानी िाएगी, और उसमें सभी कायववाही जवजधवत रूप से हुई होगी, और जवजधवत रूप से पाठरत दकए गए जनणवय। (11) बैठक की कायववाही के कायववृत्त में केवल इस जवजनयम द्वारा आवश्यक मामलों को िाजमल दकया िाना ह।ै यदि नव मंगलरू पत् तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण का बोडव दकसी बैठक के ठरकॉडव को प्रसाठरत या जवज्ञाजपत करने के जलए सहमत हो गया ह,ै तो ठरपोर्ििंग, पठरचालन या जवज्ञापन नव मगं लूर पत् तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण की कीमत पर दकया िाएगा। 15. बठै क म ेंआमजं ित - कोई भी व्यजि, जिसकी बोडव की बैठक में उपजस्ट्थजत उसकी सलाह या परामिव के जलए वांजछत ह,ै को अध्यि या बोडव की बैठक की अध्यिता करने वाल ेव्यजि द्वारा बैठक म ेंभाग लेन े के जलए आमंजित दकया िा सकता ह।ै 16. जवजवध प्रावधान- (1) इन जवजनयमों के प्रावधान आवश्यक पठरवतवनों सजहत सिस्ट्यों की सजमजतयों की बैठकों में गणपूर्त व के प्रावधानों को छोड़कर लाग ू होंगे। बोड व जविेर् सजमजत की जनयुजि के समय प्रत्येक सजमजत की बैठकों के जलए गणपूर्त व आवश्यकताओं को जनधावठरत करेगा। (2) अध्यि या उनकी अनुपजस्ट्थजत में बोड व के उपाध्यि पिने सिस्ट्य के रूप म ें दकसी भी सजमजत की बैठक म ें भाग ल ेसकते ह ैंऔर िब भी अध्यि या उपाध्यि दकसी सजमजत की बैठक में भाग लेत े ह,ैं तो वह उस बैठक की अध्यिता करेंगे।10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (3) कोई भी सिस्ट्य, अध्यि या उनके द्वारा जविेर् रूप से अजधकृत व्यजि के अलावा, सजमजत की बैठकें प्रेस या दकसी अन्य सावविजनक मीजडया को नव मंगलूर पत् तन के जलए महापत् तन प्राजधकरण के कामकाि से संबंजधत मामलों और बोडव या बोडव में जलए गए जनणवय के बारे में िानकारी नहीं िेगा। जििो तोमस, सजचव [जवज्ञापन-III/4/असा./310/2023-24] NEW MANGALORE PORT AUTHORITY NOTIFICATION New Delhi, the 17th July, 2023 F.No. 11/1/2022/PAC.1.—In exercise of the powers conferred by Section 72 (i) of the Major Port Authority Act 2021, the Board of New Mangalore Port Authority hereby pre-publish the New Mangalore Port Authority (Meetings of Board, its Powers and Transactions of Business) Regulations, 2023 as detailed in the schedule hereunder, inviting the objections and suggestions from interests concerned. 2. The objections and suggestions if any may be submitted within 30 days from the date of this pre-publication to the following address: Postal address: The Secretary New Mangalore Port Authority Panambur – 575 010. E-mail id: secretary@nmpt.gov.in Fax: 0824-2407438 SCHEDULE DRAFT NEW MANGALORE PORT AUTHORITY (MEETINGS OF BOARD, ITS POWERS AND TRANSACTION OF BUSINESS) REGULATIONS, 2023 In exercise of the powers conferred by sub-section (2) (a) and (b) of section 72 read with Section 13 and 14 of the Major Port Authorities Act, 2021 and in supersession of the Major Port Trusts (Procedure at Board Meetings) Rules, 1981, the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port hereby makes the following Regulations, namely:- 1. Short title and commencement.- (1) These Regulations may be called the New Mangalore Port Authority (Meetings of Board, its Powers and Transaction of Business) Regulations, 2023. (2) They shall come into force on the date of their publication in the official Gazette. 2. Application.- These Regulations shall apply to Major Port Authority for New Mangalore Port. 3. Definitions.- (1) In these Regulations, unless the context otherwise requires, (2) “Act” means the Major Port Authorities Act, 2021; (3) “Board” shall have the meaning assigned to it in the Act; (4) “Chairperson” means the Chairperson of the Board under clause (a) of sub-section (1) of section 3 of the Act; (5) “Committee” means every committee of the Members and any other person constituted by the Board pursuant to the provisions of sub-section (1) of section 14 of the Act;[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 11 (6) “Deputy Chairperson” means the Deputy Chairperson of the Board under clause (b) of sub-section (1) of section 3 of the Act; (7) “Designated Officer” means any officer of Major Port Authority for New Mangalore Port entrusted by the Board with the duty and responsibility of issuance of notice, circulation of agenda, recording, circulation and safe keeping of minutes of the meetings of the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port or any Committee thereof. (8) “Member” in reference to these Regulations, means the Member of the Board under clauses (c), (d), (e) and (f) of sub-section (1) of section 3 of the Act and includes the Chairperson and Deputy Chairperson; (9) “Section” means the section of the Act. (10) Words and expressions used and not defined in these Regulations but defined in the Act, shall have the same meanings respectively assigned to them in the Act. 4. Frequency, Date and Venue of Board meetings.- (1) The Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall hold its first meeting within thirty days of the date of its constitution and thereafter hold a minimum number of four meetings every Financial year in such a manner that not more than one hundred and twenty days shall intervene between two consecutive meetings of the Board. (2) The Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall from time to time determine, the date and time of its meetings: Provided that where the Board is unable to do so for any reason, the Chairperson and in his/her absence the Deputy Chairperson or such other person authorized by the Central Government may do so, for reasons to be recorded in writing. (3) The meetings of the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall be held at their respective port premises, except where the Board in advance decides to hold any meeting at any other place for reasons to be recorded in writing. The meetings may also be held through circulation of agenda. 5. Circulation of Agenda and manner of participation.- (1) A meeting of the Board shall be called by giving not less than three days’ notice in writing to every Member at the address provided by such Member and such notice along with the proposed agenda and all the relevant material for the meeting shall be sent by the Designated Officer by hand delivery or by post or by electronic means: Provided that a meeting of the Board may be called at shorter notice to transact urgent business subject to the condition that the Member appointed under clause (e) of sub-section (1) of section (3) of the Act shall be present at the meeting. Provided further that in case of absence of Member appointed under clause (e) of sub-section (1) of section (3) of the Act from any meeting of the Board, the decisions taken in such meeting shall attain finality through the confirmation in the next meeting of the Board. (2) The notice of the meeting under sub-regulation (1) shall inform the Members regarding the option available to them to participate through video conferencing mode or other audio visual means, and shall provide all the necessary information to enable the Members to participate through video conferencing mode or other audio visual means. 6. Conduct of Meetings of Board.- (1) The meeting of the Board shall be presided by Chairperson and if he/she is unable to attend the meeting, the Deputy Chairperson and in the absence of such Deputy Chairperson any other member chosen by Members present among themselves at the meeting or any person authorized by the Central Government. (2) The participation of Members in a meeting of the Board may be either in person or through video conferencing or other audio visual means, which are capable of recording and recognizing the participation of the Members and of recording and storing the proceedings of such meetings along with date and time.12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (3) At the commencement of the Board meeting, a roll call shall be taken by the Chairperson or the person presiding the Board meeting when every Member participating through video conferencing or other audio visual means shall state, for the record, the following namely:- (a) name; (b) the location from where he/she is participating; (c) that he/she has received the agenda and all the relevant material for the meeting; and (d) That no one other than the concerned Member is attending or having access to the proceedings of the meeting at the location mentioned in clause (b). (4) (a) After the roll call, the Chairperson or the person presiding the Board meeting, as the case may be, shall inform the Board about the names of persons other than the Members who are present for the said meeting at the request or with the permission of the Chairperson or the person presiding the Board meeting and confirm that the required quorum is complete in accordance with the provisions of sub-regulation (1) of regulation 7. (b) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall ensure that the required quorum is present throughout the meeting. (5) The Members of the Board present in the meeting may, with the prior consent of the Chairperson or any other person presiding such meeting, consider and discuss additional items in the meeting which were not previously notified in the agenda circulated under sub-regulation (1) of regulation 5. (6) The Board or the Designated Officer in this behalf shall take due and reasonable care – (a) the notice of the Board meeting shall be sent to all the Members in the manner stipulated under sub-regulation (1) of regulation 5; (b) To record proceedings and prepare the minutes of the meeting. (7) The statutory and other records which are required to be placed in the Board meeting as per the provisions of the Act shall be placed at the scheduled venue of the meeting and the same shall be deemed to have been accepted by the Members participating through electronic mode, if they have given their consent to this effect and it is so recorded in the minutes of the meeting. (8) (a) Every participant shall identify himself for the record before speaking on any item of business on the agenda. (b) If a statement of a Member in the meeting through video conferencing or other audio visual means is interrupted or garbled, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall request for a repeat or reiteration by the Member. (9) If a motion is objected to and there is a need to put the said agenda item to vote, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall call the roll and note the vote of each Member who shall identify himself while casting his/her vote. (10) From the commencement of the Board meeting and until the conclusion of such meeting, no person, other than the Chairperson or the person presiding the Board meeting, Members and any other person whose presence is required by the Board, shall be allowed access to the place where any Member is attending the meeting either physically or through video conferencing without the permission of the Board. (11) At the end of discussion on each agenda item, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall announce the summary of the decision taken on such item along with names of the Members, if any, who dissented from the decision taken by majority. (12) The Board of Major Port Authority for New Mangalore Port may observe secretarial standards save and except those contrary to these Regulations with respect to the Board meetings specified by the Institute of Company Secretaries of India constituted under Section 3 of the Company Secretaries Act, 1980. 7. Quorum for meetings of the Board.- (1) The quorum for any meeting of the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall be one-third of its total strength at the time of such meeting or four Members, whichever is higher and the participation of the Members by video conferencing or by other audio visual means shall also be counted[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 13 for the purposes of quorum under this sub-regulation, unless he/she is to be excluded for any items of business under any provisions of the Act. Explanation: For the purposes of this regulation, - (i) any fraction of a number shall be rounded off as one; (ii) “total strength” means the total number of members appointed as Members of the Board from time to time and shall not include Members whose places are vacant. (2) The norm adopted by the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port for the purposes of quorum under sub-regulation (1)shall include - (a) permissibility to allow participation of the Members in the Board meeting by video conferencing or by other audio visual means; and (b) provision for automatic adjournment where a meeting of the Board could not be held for want of quorum, to such date as may be determined by the Members of the Board present and the notice of such adjournment shall be given to all Members and the business which was to have been brought before the original meeting, had there been a proper quorum, shall be brought before the adjourned meeting. Where at the adjourned meeting also, if the required quorum is not present, then the Members present, shall constitute the quorum; and (c) procedure for leave of absence of any Member from any particular Board meeting to be approved by the Chairperson or the presiding member of the Board meeting. 8. Passing of resolution by circulation.— (1) No resolution shall be deemed to have been duly passed by the Board by circulation, unless the resolution has been circulated in draft, together with the necessary papers, if any, to all the Members of the Board at the addresses provided by such Member by hand delivery or by post or by courier, or by electronic means and has been approved by a majority of the Members, who are entitled to vote on the resolution: Provided that, where not less than half of the total number of Members of the Board for the time being require that any resolution under circulation must be decided at a meeting, the Chairperson or in his/her absence the Deputy Chairperson of the Board or any other member chosen by Members present among themselves at the meeting or such other person authorised by the Central Government shall put the resolution to be decided at a meeting of the Board. (2) For the purpose of sub-regulation (1), every Member shall be required to give his/her vote of affirmation or denial to the resolution circulated in writing within three working days of receipt. Failure by any Member to submit his/her vote shall be presumed as approval to the resolution circulated. (3) A resolution passed under sub-regulation (1) shall be confirmed at a subsequent meeting of the Board and made part of the minutes of such meeting. 9. Expeditious disposal by Board.— All questions at a meeting of the Board shall be - (a) dealt with as expeditiously as possible and the Board shall dispose of the same within a period of sixty days from the date of its presentation before the Board: Provided that where any such question could not be disposed of by the Board within the period specified in sub-regulation (a), the Board shall record the reasons in writing for not disposing of the same within the period so specified and the Chairperson or any other person presiding at such meeting may, after taking into account the reasons so recorded, extend the period referred to in sub- regulation (a) by such period not exceeding ninety days as the Chairperson or such person may consider necessary; (b) decided by a majority of votes by the Members present and voting and in the case of equality of votes, the Chairperson or in his/her absence, the person presiding the Board meeting shall have a second or casting vote. 10. Meetings of Board through video conferencing or other audio visual means.- The Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall comply with the following procedure for convening and conducting the Board meetings through video conferencing or other audio visual means.14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (1) The Major Port Authority for New Mangalore Port shall make necessary arrangements to avoid failure of video or audio visual connection. (2) The Board or the Designated Officer shall take due and reasonable care – (a) to safeguard the integrity of the Board meeting by ensuring sufficient security and identification procedures; (b) to ensure availability of proper and appropriate video conferencing or other audiovisual equipment or facilities for providing transmission of the communications for effective participation of the Members and other authorised participants at the Board meeting; (c) to store for safekeeping and marking the tape recording(s) or other electronic recording mechanism as part of the records of the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port at least upto the time of completion of audit of that particular financial year; (d) to ensure that no person other than the concerned Member are attending or have access to the proceedings of the Board meeting through video conferencing mode or other audio visual means; and (e) to ensure that participants attending the Board meeting through audio visual means are able to hear and see the other participants clearly during the course of the meeting: Provided that the persons, who are differently abled, may make request to the Chairperson and in his/her absence to the Deputy Chairperson to allow a person to accompany him. (3) (a) A Member intending to participate through video conferencing or audio visual means shall communicate his/her intention to the Chairperson at least two days in advance so that the Board is able to make suitable arrangements in this behalf. (b) In the absence of any intimation under clause (a), it shall be assumed that the Member shall attend the meeting in person. (4) With respect to every Board meeting conducted through video conferencing or other audio visual means, the scheduled venue of the Board meeting as set forth in the notice convening the Board meeting shall be deemed to be the place of the said meeting and all recordings of the proceedings at the Board meeting shall be deemed to be made at such place. Explanation - For the purposes of this regulation, “video conferencing or other audio visual” means audio- visual electronic communication facility employed which enables all the persons participating in a meeting to communicate concurrently with each other without an intermediary and to participate effectively in the meeting. 11. Honorarium for attending Board meetings.- (1) The Chairperson, Deputy Chairperson and Members appointed under clause (c), (e) and (f) of sub- section (1) of section 3 of the Act shall not be entitled to any sitting fees or honorarium for attending meetings of the Board. (2) The honorarium payable to the Independent Members for attending meetings of the Board shall be at such rate as may be fixed by the Central Government from time to time in this behalf. 12. Powers of Board.- (1) In furtherance to the powers specified under the Act, the following powers shall also be exercised by the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port: (a) to take note of the appointment or removal of any person to or in the office of the Chairperson, Deputy Chairperson and other Member of the Board; (b) to take note of appointment or removal of Major Port Authority for New Mangalore Port’s staff and employees; (c) to approve quarterly, half yearly and annual financial statements or financial results, as the case may be; (d) to archive the records of the Board meetings after such time and in such manner as the Board may deem fit;[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 15 (e) to make regulations to provide for any other matter in connection with the administration or operations of Major Port Authority for New Mangalore Port including but not limited to the following:- (i) stipulating the term, amount, denomination of and the form and manner in which, and the conditions subject to which the port securities can be issued and transferred; (ii) the power of one or two or more joint holders of any port security to grant receipts for any interest payable in respect of such security; (iii) the person, if any, authorised to sign, the manner in which his/her signature may be impressed and the mode of affixing the corporate seal and of attestation of documents relating to port securities issued or to be issued by Major Port Authority for New Mangalore Port; (iv) the manner in which payment of interest in respect of port securities is to be made, recorded and acknowledged; (v) the circumstances, manner, conditions and fee subject to which port securities may be renewed before further payment of interest thereon can be claimed or otherwise; (vi) the circumstances, manner, conditions and fee subject to which the duplicate port securities may be issued by Major Port Authority for New Mangalore Port in case of loss, theft or destruction of such securities and the proof of which is to be produced by a person applying for duplicate securities; (vii) the nature and amount of indemnity to be given by a person applying for the payment of interest on port securities alleged to have been wholly or partly lost, stolen or destroyed, or for the issue of duplicate port securities; (viii) the conversion, consolidation or sub-division of port securities issued by Major Port Authority for New Mangalore Port, the conditions and the fee subject to which such port securities may be converted, consolidated or sub-divided and the issuance of new security or securities in lieu thereof; and (ix) generally, all matters connected with the grant of duplicate, renewed, converted, consolidated and sub-divided securities. (x) the appointment, promotion, transfer, deputation, retirement, suspension, reduction in rank, compulsory retirement, removal, dismissal of employees of the Major Port Authority for New Mangalore Port; and the sanction of pay and allowances, leaves, pensions, gratuities, compassionate allowances, advances, and all other terms and conditions of service of employees of the Major Port Authority for New Mangalore Port. 13. Disclosure by a Member of his/her interest.- (1) Every Member of the Board who becomes concerned or interested, whether financially or otherwise, which concern or interest is likely to affect prejudicially his/her functions as such Member, shall disclose his/her concern or interest to the Board forthwith when he/she becomes concerned or interested or at the first meeting of the Board held after he/she becomes so concerned or interested and resign forthwith. (2) Where a Member is subject to an inquiry under Section 5(2) of the Act or has resigned due to any conflict of interest or has made a disclosure of any such interest in respect of any agenda to be taken up in the Board meeting, such Member shall abstain from participating and voting in the Board Meeting until the resignation stands accepted by the Central Government in accordance with Section 8 of the Act or the conclusion of the enquiry under Section 5(2) of the Act. 14. Minutes of proceedings of meeting of Board of Port Authority.- (1) The Board of Major Port Authority for New Mangalore Port shall cause minutes of the proceedings of every meeting of the Board, to be prepared, signed and kept at the principal office of the Major Port Authority for New Mangalore Port within thirty days of the conclusion of every such meeting. (2) The minutes of proceedings of the meetings of the Board may also be kept by way of micro films or any other authentic modern means or electronic form of safe storing and retrieval of records or16 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] printed material produced by a computer, if the same is recognised under any law and subject to the conditions, restrictions or safeguards mentioned in such law. (3) The minutes of each meeting shall contain a fair and correct summary of the proceedings thereat. (4) The minutes shall disclose the particulars of the Members who attended the meeting through video conferencing or other audio-visual means. (5) The minutes shall also contain: – (a) the names of the Members present at the meeting; and (b) In the case of each decision passed at the meeting, the names of the Members, if any, dissenting from, or not concurring with the decision. (6) There shall not be included in the minutes, any matter which, in the opinion of the Chairperson or the person presiding the Board meeting– (a) is or could reasonably be regarded as defamatory of any person; or (b) is irrelevant or immaterial to the proceedings; or (c) Is detrimental to the interests of the Major Port Authority for New Mangalore Port. (7) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall exercise absolute discretion in regard to the inclusion or non-inclusion of any matter in the minutes on the grounds specified in sub- regulation (6). (8) The Designated Officer shall circulate draft minutes of the Board meeting among all the Members within fifteen days of the meeting either in writing or in electronic mode for the comments by the Members. Every Member shall confirm or give his/her comments in writing about the proceedings of that particular meeting in the draft minutes, within ten days, after receipt of the draft minutes failing which his/her approval shall be presumed. (9) The minutes kept in accordance with the provisions of this regulation shall be evidence of the proceedings recorded therein and shall be duly authenticated with signatures of the Chairperson. (10) Where the minutes have been kept in accordance with sub-regulation (1) then, until the contrary is proved, the meeting shall be deemed to have been duly called and held, and all proceedings thereat to have duly taken place, and the decisions to have been duly passed. (11) Only the matters required by this regulation are to be contained in the minutes of the proceedings of a meeting. If the Board of Major Port Authority for New Mangalore Port has agreed to cause the record of any meeting to be reported circulated or advertised, then the reporting, circulation or advertisement shall be done at the expense of the Major Port Authority for New Mangalore Port. 15. Invitees at meeting.- Any person, whose presence at a Board meeting is desired for his/her advice or consultation, may be invited to attend the meeting by the Chairperson or the person presiding the Board meeting. 16. Miscellaneous provisions.- (1) The provisions of these Regulations shall apply mutatis mutandis to meetings of Committees of Members save and except the provisions of the quorum. The Board will stipulate the quorum requirements for meetings of + committee at the time of appointing the particular committee.[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपि : असाधारण 17 (2) The Chairperson or in his/her absence the Deputy Chairperson of the Board may attend any Committee meeting as ex officio member and whenever the Chairperson or Deputy Chairperson attends any Committee meeting, he/she shall preside over that meeting. (3) No Member, other than the Chairperson or a person specifically authorized by him, shall give information to the press or any other public media on matters related to the working of Major Port Authority for New Mangalore Port and decision taken at the Board or Committee meetings. JIJO THOMAS, Secy. [ADVT.-III/4/Exty./310/2023-24] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.