Whereas a draft of the New Mangalore Port Authority Meetings of Board, its Powers and Transaction of Business

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 सी.जी.-डी.एल.-अ.-26092024-257517 xxxGIDHxxx CG-DL-E-26092024-257517 xxxGIDExxx असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 738] नई दिल्ली, बृहस्ट्प जतवार, जसतम्ब र 19, 2024/भाद्र 28, 1946 No. 738] NEW DELHI, THURSDAY, SEPTEMBER 19, 2024/BHADRA 28, 1946 नव मगं लरू पत्तन प्राजधकरण अजधसचू ना नई दिल्ली, 23, अगस्ट्त, 2024 स.ं 11/2/2022/पीएसी.1 (ई).—िबदक नव मगं लूर पत्तन प्राजधकरण (मडं ल की बैठकें, इसकी िजियााँ और व्यवसाय का लेन-िने ) जवजनयम, 2024 का मसौिा, महा पत्तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 (2021 का 1) 13 और 14 के साथ पठठत की धारा 72 द्वारा प्रित्त िजियों का प्रयोग करत े हुए जिस े नव मगं लूर पत्तन प्राजधकरण बनाने का प्रस्ट्ताव करती ह,ै िैसा दक उि धारा की उप-धारा (1) यथाजनधााठरत प्रकाजित दकया गया था, नव मंगलूर पत्तन प्राजधकरण के मंडल की अजधसूचना स.ं जवज्ञा.-III/असा./310/2023-24, दिनांक 17 िुलाई, 2023 के िठरए, भारत के रािपत्र म,ें फा.स.ं 11/1/2022/पीएसी.1., भाग III, खंड 4, दिनांक 27 िुलाई, 2023 म,ें उससे प्रभाजवत होने की संभावना वाल े व्यजियों स े आपजत्तयां और सझु ाव आमंजत्रत करत े हुए उस तारीख स े उि अजधसूचना वाले सरकारी रािपत्र की प्रजतयां िनता को उपलब्ध कराई गई थीं ; और िबदक उि सरकारी रािपत्र की प्रजतयां 27 िुलाई, 2023 को िनता के जलए उपलब्ध करा िी गई थीं; और िबदक नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण मडं ल द्वारा उि मसौिा जवजनयमों के संबंध म ें िनता स े कोई आपजत्तयां और सुझाव प्राप्त नहीं हुईं; अब, इसजलए, महा पत्तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 (2021 का 1) की धारा 13, 14, 18 और 20 के साथ पठठत धारा 72 की उपधारा (2) के खडं (क),(ख) द्वारा प्रित्त िजियों का प्रयोग करत े हुए, नव मगं लरू पत् तन प्राजधकरण का मंडल केंद्र सरकार के अनुमोिन से एति ्द्वारा जनम्नजलजखत जवजनयम बनाता ह,ैअथाात:् - 6022 GI/2024 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 1. लघु िीर्ाक और प्रारंभ :(1)इन जवजनयमों को नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण) मंडल की बैठकें, इसकी िजियााँ और व्यवसाय का लेन-िने ) जवजनयम,2024 कहा िाएगा। (2) व े सरकारी रािपत्र म ें उसके प्रकािन की तारीख स ेप्रवृत्त होंगे। 2. अनुप्रयोग - ये जवजनयम नव मगं लूर पत्तन प्राजधकरण के मडं ल पर लाग ू होंगे। 3. पठरभार्ाए ाँ - इन जवजनयमों म,ें िब तक दक संिभा स ेअन् यथा अपेजित न हो, (क) “अजधजनयम” का अथ ा ह ैमहा पत् तन प्राजधकरण अजधजनयम, 2021 (2021 का 1); (ख) “मंडल” का अथा नव मगं लरू पत्तन प्राजधकरण का मडं ल ह;ै (ग) “अध् यि” का अथा अजधजनयम की धारा 4 की उपधारा (1) के तहत जनयुि मंडल का अध्यि ह;ै (घ) “सजमजत” का अथ ा अजधजनयम की धारा 14 की उप-धारा (1) के तहत मंडल द्वारा गठठत एक सजमजत ह;ै (ड.) “उपाध् यि” का अथ ा अजधजनयम की धारा 3 की उपधारा (1) के तहत जनयिु मडं ल का उपाध्यि ह;ै (च) “पिनाजमत अजधकारी” का अथा कोई अजधकारी जिसे मंडल द्वारा नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण को नोठिस िारी करने, कायासूची का पठरचालन, ठरकार्डगिं , पठरचालन और मंडल या उसकी दकसी सजमजत की बैठकों के कायावृत्तों को सुरजित रखन े का कताव्य और जिम्मेिारी सौंपी गई ह;ै (छ) “सिस्ट् य” का अथ ा अजधजनयम की धारा 3 की उप – धारा (1) के खंड (ग), (घ), (ड.) या (च) के तहत , िैसा भी मामला हो, जनयिु या नामांदकत मंडल के सिस्ट् य और इसम ें अध् यि और उपाध् यि िाजमल ह ैं; (ि) “धारा” का अथा अजधजनयम की धारा स े ह।ै (2) इन जवजनयमों म ें प्रयक्ु त और पठरभाजर्त नहीं दकए गए लेदकन अजधजनयम म ें पठरभाजर्त िब्ि ों और अजभव् यजियों के क्रमि: वही अथा होंग े िो उन्ह ें अजधजनयम म ें दिए गए ह ैं। 4. मडं ल बठै कों की बारंबारता, तारीख और स्ट्थान - (1) नव मगं लूर पत्तन का मंडल अपने गठन की जतजथ स े तीस दिनों के भीतर अपनी पहली बैठक आयोजित करेगा और तत्पश्चात प्रत्येक जवत्तीय वर्ा म ें न्यूनतम चार बैठकें इस तरह स े आयोजित करेगा दक एक सौ स ेअजधक न हों और मंडल की लगातार िो बैठकों के बीच बीस दिन का अतं राल होगा। (2) नव मंगलूर पत्तन का मंडल समय-समय पर अपनी बैठकों की जतजथ और समय जनधााठरत करेगा: बिते दक िहां मंडल दकसी भी कारण स े ऐसा करन े म ें असमथा ह,ै अध्यि और उनकी अनुपजस्ट्थजत म,ें उपाध्यि या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत कोई अन्य व्यजि, जलजखत रूप म ें ििा दकए िाने वाले कारणों के साथ, ऐसा कर सकता ह।ै (3) मंडल की बैठकें उनके संबंजधत पत्तन पठरसर म ें आयोजित की िाएंगी, जसवाय उन मामलों को छोड़कर िहा ं मंडल जलजखत रूप म ें िि ा दकए िाने वाल े कारणों के जलए दकसी अन्य स्ट्थान पर कोई बैठक आयोजित करन े का जनणाय लेता ह।ै 5. कायासूची का पठरचालन और भाग लने े का तरीका - बैठकें कायासूची के पठरचालन के माध्यम स े भी आयोजित की िा सकती ह।ैं (2) मंडल की बैठक प्रत्येक सिस्ट्य को कम स े कम तीन दिन की जलजखत सूचना ऐसे सिस्ट्य द्वारा दिए गए पत े पर िेकर बुलाई िाएगी और ऐसी सूचना प्रस्ट्ताजवत कायासूची और बैठक के जलए सभी उपयुि सामग्री के साथ नाजमत अजधकारी द्वारा हाथ स ेजवतरण या डाक द्वारा या इलेक्रॉजनक माध्यम स े भेिी िाएगी: बिते दक मंडल की एक बैठक अत्यावश्यक जबिनेस करने के जलए अल्पकालीन सूचना पर बलु ाई िा सकती ह,ै बित े दक अजधजनयम की धारा (3) की उप-धारा (1) के खंड (ई) के तहत जनयुि सिस्ट्य बैठक म ें उपजस्ट्थत हों। इसके अलावा, बिते दक मडं ल की दकसी भी बैठक स े अजधजनयम की धारा (3) की उप-धारा (1) के खडं (ड.) के तहत जनयिु सिस्ट्य की अनपु जस्ट्थजत के मामल े में, ऐसी बैठक म ें जलए गए जनणाय म ें पुजि के माध्यम स े मंडल की अगली बैठक तक अंजतम रूप प्राप्त दकया िाएगा।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 (3) उप-जवजनयम (2) के तहत बैठक की सूचना सिस्ट्यों को वीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स े भाग लेन े के जलए उपलब्ध जवकल्प के बारे म ें सूजचत करेगी, और सिस्ट्यों को भाग लने े म ें वीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स े सिम बनाने के जलए सभी आवश्यक िानकारी प्रिान करेगी। 6. मंडल की बैठकों का आयोिन - ) 1(मंडल की बैठक की अध्यिता अध्यि द्वारा की िाएगी और यदि वह बैठक म ें भाग लने े में असमथा ह,ै तो उपाध्यि द्वारा और ऐसे उपाध्यि की अनुपजस्ट्थजत म,ें बैठक म ेंउपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा या इस संबंध म ें केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत दकसी अन्य व्यजि द्वारा चनु ा गया कोई अन्य सिस्ट्य। (2) मंडल की बैठक म ें सिस्ट्यों की भागीिारी या तो व्यजिगत रूप स े या वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों के िठरए हो सकती ह,ै िो सिस्ट्यों की भागीिारी को ठरकॉडा करन े और पहचानने और ऐसी बैठकों की कायावाही को ठरकॉडा करन े और दिनांक और समय के साथ संग्रहीत करन े म ेंसिम ह।ैं (3) मंडल की बैठक के प्रारंभ म,ें अध्यि या मडं ल की बैठक की अध्यिता करन े वाले व्यजि द्वारा हाजिरी ली िाएगी, िब प्रत्येक सिस्ट्य वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स े भाग ल े रहा ह,ै ठरकॉड ा के जलए, जनम्नजलजखत का उल्लखे करेगा: - (क) नाम; (ख) वह स्ट्थान िहां स े वह भाग ले रहा / रही ह;ै (ग) दक उसने बैठक के जलए कायासचू ी और समस्ट्त उपयुि सामग्री प्राप्त कर ली ह;ै तथा (घ) दक खंड (ख) म ें उजल्लजखत स्ट्थान पर संबंजधत सिस्ट्य के अलावा कोई अन्य बैठक म ें भाग नहीं ले रहा ह ै या बैठक की कायावाही तक पहुचं नहीं पा रहा ह।ै (4) हाजिरी (रोल कॉल) के बाि, अध्यि या मडं ल की बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि, िैसा भी मामला हो, मडं ल को उन सिस्ट्यों के अलावा अन्य व्यजियों के नामों के बारे म ें सूजचत करेगा िो अनुरोध पर या उनकी अनुमजत स े उि बैठक म ें उपजस्ट्थत ह।ैं अध्यि या मडं ल की बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि और पुजि करता ह ै दक जवजनयम 7 के उप-जवजनयम (1) के प्रावधानों के अनुसार आवश्यक कोरम पूरा हो गया ह;ै (5) अध्यि या मंडल की बैठक की अध्यिता करन े वाला व्यजि यह सुजनजश्चत करेगा दक आवश्यक गणपूर्ता परू ी बैठक के िौरान बनी रह।े (6) बैठक म ें उपजस्ट्थत मंडल सिस्ट्य अध्यि या ऐसी बैठक की अध्यिता करन े वाल े दकसी अन्य व्यजि की पूव ा सहमजत स े बैठक म ें उन अजतठरि मिों पर जवचार और चचा ा कर सकते ह ैं जिन्ह ें जवजनयम 5 का उप-जवजनयम (2) के तहत पठरचाजलत कायासचू ी म ें पहले अजधसूजचत नहीं दकया गया था। (7) नाजमत अजधकारी जनम्नजलजखत पर उपयिु और उजचत िेखरेख करेगा अथाात :- (क) मंडल की बैठक की सूचना सभी सिस्ट्यों को जवजनयम 5 के उप-जवजनयम (2) के तहत जनधााठरत तरीके स े भेिी िाएगी और (ख) कायावाही ठरकॉडा करने और बैठक के कायावृत्त तैयार करन े के जलए। (8) अजधजनयम के प्रावधानों के अनसु ार मंडल की बैठक म ें रखे िाने वाले वैधाजनक और अन्य ठरकॉडा को बैठक के जनधााठरत स्ट्थान पर रखा िाएगा और उन्ह ें भाग लेन े वाल े सिस्ट्यों द्वारा स्ट्वीकार दकया िाएगा इलेक्रॉजनक पद्धजत, अगर उन्होंने इस आिय के जलए अपनी सहमजत िी ह ै और यह बैठक के कायावृत्त म ें ििा ह।ै प्रत्येक प्रजतभागी को कायासूची म ें दकसी भी काय ा मि पर बोलने स े पहले ठरकॉडा के जलए अपनी पहचान बतानी होगी । (9) यदि वीजडयो कांरेंस या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स े बठै क म ें दकसी सिस्ट्य का बयान बाजधत या जवकृत ह,ै तो अध्यि या मडं ल बैठक की अध्यिता करन े वाला व्यजि सिस्ट्य द्वारा िोहरान े या पनु रावृजत्त के जलए अनुरोध करेगा।4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (10) यदि दकसी प्रस्ट्ताव पर आपजत्त की िाती ह ै और उि कायासूची मि को मतिान के जलए रखन े की आवश्यकता होती ह,ै तो अध्यि या मंडल बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि नामावली बुलाएगा और प्रत्येक सिस्ट्य के मत को नोि करेगा िो अपना वोि डालत े समय स्ट्वय ं की पहचान करेगा । (11) मंडल बैठक के प्रारंभ स े और ऐसी बैठक के समापन तक, अध्यि या मंडल बैठक की अध्यिता करने वाल े व्यजि, सिस्ट्यों और दकसी अन्य व्यजि के अलावा दकसी अन्य व्यजि को, जिसकी उपजस्ट्थजत मंडल द्वारा आवश्यक ह,ै पहुचं की अनुमजत नहीं िी िाएगी उस स्ट्थान पर िहां कोई सिस्ट्य मंडल की अनुमजत के जबना बैठक म ें या तो भौजतक रूप स ेया वीजडयो कांरेंस के माध्यम स े भाग ले रहा ह।ै (12) प्रत्येक कायासूची मि पर चचा ा के अंत म,ें अध्यि या मडं ल बैठक की अध्यिता करने वाला व्यजि ऐसे मिों पर जलए गए जनणाय के सारांि की घोर्णा करेगा, साथ ही सिस्ट्यों के नाम, यदि कोई हो, िो बहुमत स े जलए गए जनणाय स ेअसहमत थे। (13) मंडल इन जवजनयमों के साथ और जसवाय मंडल की बैठकों के संबंध में कंपनी सजचव अजधजनयम 1980 (1980 का 56) की धारा 3 के तहत गठठत इंस्ट्िीट्यूि ऑफ कंपनी सेक्रेिरीि ऑफ इंजडया द्वारा जवजनर्िाि उनके जवपरीत सजचवीय मानकों और केंद्र सरकार द्वारा उसी रूप म ेंअनुमोदित, का पालन करेगा। 7. मडं ल बठै कों के जलए गणपर्ू त:ा- (1)नव मगं लूर पत्तन का मंडल की दकसी भी बैठक के जलए गणपूर्त ा ऐसी बैठक के समय इसकी कुल सख्ं या का एक जतहाई या चार सिस्ट्य, िो भी अजधक हो, का होगा और वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों द्वारा सिस्ट्यों की भागीिारी को भी इस उप-जवजनयम के तहत गणपूर्ता के उद्देश्यों के जलए जगना िाएगा, िब तक दक ऐस े सिस्ट्य को अजधजनयम के दकसी भी प्रावधान के तहत व्यवहार की दकसी भी मि के जलए बाहर नहीं दकया िाता ह।ै स्ट्पिीकरण - इस जवजनयम के प्रयोिन के जलए :- (i) दकसी संख्या के दकसी जभन्न को एक के रूप म ेंपूणािंदकत दकया िाएगा; (ii) "कुल संख्या" का अथ ा समय-समय पर मडं ल के सिस्ट्यों के रूप म ें जनयुि सिस्ट्यो की कुल संख्या ह ै और इसम ें वे सिस्ट्य िाजमल नहीं होंगे जिनके स्ट्थान ठरि ह।ैं (2) उप-जवजनयम (1) के तहत गणपर्ू ता के प्रयोिनों के जलए मंडल द्वारा अपनाए गए मानिडं म ेंिाजमल होंगे - (क) वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों स े मंडल की बैठक म ें सिस्ट्यों की भागीिारी की अनुज्ञेयता; तथा (ख) स्ट्वत: स्ट्थगन के जलए प्रावधान, िहां मंडल बैठक गणपूर्ता की कमी के जलए आयोजित नहीं की िा सकती, उस तारीख तक िो मंडल के सिस्ट्यों द्वारा जनधााठरत की िा सकती ह ैऔर इस तरह के स्ट्थगन की सूचना सभी सिस्ट्यों को िी िाएगी और काय ा िो मलू बैठक के समि लाया गया ह,ै यदि उजचत गणपर्ू ता हो, तो स्ट्थजगत बैठक के समि लाया िाएगा। (ग) िहां स्ट्थजगत बैठक म ें भी, यदि आवश्यक कोरम उपजस्ट्थत नहीं ह,ै तो उपजस्ट्थत सिस्ट्य गणपूर्त ा का गठन करेंग;े तथा (घ) मंडल बैठक के अध्यि या अध्यिता करन े वाले सिस्ट्य द्वारा अनुमोदित की िाने वाली दकसी जविेर् मंडल बैठक स े दकसी सिस्ट्य की अनुपजस्ट्थजत की प्रदक्रया। 8. पठरचालन द्वारा सकं ल्प पाठरत करना - (1) कोई भी पठरचाजलत संकल्प मंडल द्वारा जवजधवत रूप स े पाठरत नहीं माना िाएगा, िब तक दक संकल्प प्रारूप म,ें आवश्यक कागिात के साथ, यदि कोई हो, मंडल के सभी सिस्ट्यों को उनके द्वारा प्रिान दकए गए पते पर पठरचाजलत नहीं दकया गया हो। सिस्ट्य हाथ स े जवतरण या डाक द्वारा, या कोठरयर, या इलेक्रॉजनक माध्यम स े और अजधकांि सिस्ट्यों द्वारा अनुमोदित दकया गया हो, िो संकल्प पर राय िेने के हकिार ह: ैं बिते दक, िहा ं मडं ल के सिस्ट्यों की कुल संख्या के आध े स े कम के जलए यह आवश्यक न हो दक दकसी बैठक म ें पठरचालन के तहत कोई प्रस्ट्ताव तय दकया िाना चाजहए, अध्यि या उनकी अनुपजस्ट्थजत म ें मंडल के उपाध्यि, या बैठक म ें उपजस्ट्थत सिस्ट्यों द्वारा चुने गए अन्य सिस्ट्य या केंद्र सरकार द्वारा अजधकृत ऐस े कोई अन्य व्यजि मंडल बैठक म ें जनणाय लेने के जलए प्रस्ट्ताव रखेंगे।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 (2) उप-जवजनयम (1) के प्रयोिन के जलए, प्रत्येक सिस्ट्य को प्रस्ट्ताव प्राप्त होने के तीन काय ा दिवसों के भीतर जलजखत रूप म ें पठरचाजलत सकं ल्प के प्रजत अपनी पुजि या अस्ट्वीकृजत पर राय िेन े की आवश्यकता होगी और ऐसा न करने पर, उनके मत प्रस्ट्ततु करने म ें जवफल रहने पर पठरचाजलत संकल्प को अनमु ोिन के रूप म ें माना िाएगा। (3) उप-जवजनयम (1) के तहत पाठरत संकल्प की मडं ल की अगली बैठक म ें पुजि की िाएगी और ऐसी बैठक के कायावृत्त का जहस्ट्सा बनाया िाएगा। 9. मडं ल द्वारा िीघ्र जनपिान- मडं ल बैठक म ें सभी प्रश्नों को : (क) यथासंभव िीघ्रता स े जनपिाया िाएगा और मंडल इसकी प्रस्ट्तुजत की तारीख स े साठ दिनों की अवजध के भीतर मंडल के समि इसका जनपिान करेगा: बिते दक िहां इस तरह के दकसी भी प्रश्न का जनपिारा ऐसी अवजध के भीतर मंडल द्वारा नहीं दकया िा सकता ह,ै मंडल इस प्रकार जनर्िाि अवजध के भीतर उसका जनपिान न करने के कारणों को जलजखत रूप म ें ििा करेगा और अध्यि या कोई ऐसी बैठक की अध्यिता करन े वाला कोई अन्य व्यजि, िि ा दकए गए कारणों को ध्यान म ें रखते हुए उि अवजध के नब्बे दिनों स े अजधक की अवजध तक बढा सकता ह,ै िैसा दक अध्यि या ऐसा व्यजि आवश्यक समझे; (ख) उपजस्ट्थत और मत करने वाल े सिस्ट्यों द्वारा बहुमत स े तय और मतों की समानता के मामले म,ें अध्यि या उनकी अनुपजस्ट्थजत म,ें मंडल बठै क की अध्यिता करन े वाले व्यजि के पास िसू रा या जनणाायक मत होगा। 10. वीजडयो कारं ेंससगं या अन्य श्रव्य-िश्ृ य माध्यम स े मडं ल बठै कें.- (1) मडं ल वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों से मडं ल बैठक बुलाने और आयोजित करन े के जलए इस जवजनयम म ें प्रिान की गई प्रदक्रया का पालन करेगा :- (2) नव मंगलूर पत्तन प्राजधकरण वीजडयो या ऑजडयो जविुअल कनेक्िन की जवफलता स े बचने के जलए आवश्यक व्यवस्ट्था करेगी। (3) पिनाजमत अजधकारी उपयुि और उजचत िेखभाल करेगा – (क) पयााप्त सुरिा और पहचान प्रदक्रयाओं को सुजनजश्चत करके मडं ल बैठक की सत्यजनष्ठा की रिा करना; (ख) मंडल बैठक म ें सिस्ट्यों और अन्य अजधकृत प्रजतभाजगयों की प्रभावी भागीिारी के जलए संचार के प्रसारण प्रिान करन े के जलए उजचत और उपयुि वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल उपकरण या सुजवधाओं की उपलब्धता सुजनजश्चत करना; (ग) कम स े कम उस जविेर् जवत्तीय वर् ा के ऑजडि के परू ा होन े के समय मंडल के ठरकॉड ा के जहस्ट्स े के रूप म ें िेप ठरकॉर्डगिं या अन्य इलेक्रॉजनक ठरकॉर्डिंग तंत्र को सुरजित रखने और जचजननत करने के जलए स्ट्िोर करना; (घ) यह सुजनजश्चत करने के जलए संबंजधत सिस्ट्य के अलावा कोई भी व्यजि वीजडयो कॉन्रेंससंग मोड या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स े मडं ल बैठक की कायावाही म ें भाग नहीं ले रहा ह ै या उसकी पहुचं नहीं ह;ै तथा (ङ) यह सुजनजश्चत करन े के जलए दक मंडल बैठक म ें भाग लेन े वाल े प्रजतभाजगयों को ऑजडयो जविुअल माध्यम स े बैठक के िौरान अन्य प्रजतभागी स्ट्पि रूप स े सुनन ेऔर िेखन े म ें सिम ह:ैं बिते दक दिव्यांग व्यजि, अध्यि स े और उनकी अनुपजस्ट्थजत म,ें उपाध्यि स े दकसी व्यजि को अपन े साथ आने की अनुमजत िेन े का अनुरोध कर सकते ह।ैं (4) (क) वीजडयो कॉन्रेंससंग या ऑजडयो जविुअल माध्यम स े भाग लेने के इच्छुक सिस्ट्य को कम स ेकम िो दिन पहले अध्यि को अपन े इराि ेकी सूचना िेनी होगी तादक मडं ल इस संबंध म ें उपयुि व्यवस्ट्था कर सके ; (ख) ऐसी दकसी भी सूचना के अभाव म,ें यह मान जलया िाएगा दक सिस्ट्य व्यजिगत रूप स े बैठक म ें भाग लेंगे।6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] ) 5( वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यम स ेआयोजित मंडल बैठक का जनधााठरत स्ट्थान, िैसा दक मंडल बैठक बुलाने के नोठिस म ें जनधााठरत दकया गया ह,ै उि बैठक का स्ट्थान माना िाएगा और मंडल बैठक म ें कायावाही की सभी ठरकॉर्डिंग ऐस ेस्ट्थान पर की गई मानी िाएगी। स्ट्पिीकरण - इस जवजनयम के प्रयोिनों के जलए, अजभव्यजि "वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल" का अथा ह ै ऑजडयो जविुअल इलेक्रॉजनक संचार सुजवधा जवजनयोजित ह ै िो बैठक म ें भाग लने े वाल े सभी व्यजियों को जबना दकसी मध्यस्ट्थ के एक िसू रे के साथ समवती रूप स े सवं ाि करन े और बैठक म ें प्रभावी रूप से भाग लेन े म ें सिम बनाती ह।ै 11. मडं ल की बठै कों म ें भाग लने े के जलए मानिेय (1) अजधजनयम की धारा 3 की उप-धारा 1) के खंड (ग), (ड़) और (च) के तहत जनयुि अध्यि, उपाध्यि और सिस्ट्य मडं ल की बैठकों में भाग लेन े के जलए दकसी भी बैठक िुल्क या मानिेय के हकिार नहीं होंगे। (2) मंडल की बैठकों म ें भाग लेने के जलए अजधजनयम की उप-धारा 3 के खंड (घ) म ें जनर्ििा स्ट्वतंत्र सिस्ट्यों को िये मानिेय ऐसी िर पर होगा िो केंद्र सरकार द्वारा इस संबंध म ें समय-समय पर तय की िा सकती ह।ै 12. मडं ल की िजिया-ं अजधजनयम के तहत प्रिान की गई िजियों को आगे बढात े हुए, मडं ल अजधजनयम के प्रावधानों को पूरा करने के जलए जनम्नजलजखत काय ा करेगा, अथाात्: - (क) मंडल के अध्यि, उपाध्यि और अन्य सिस्ट्य के कायाालय म ें या उसके कायाालय म ें दकसी व्यजि की जनयुजि या जनष्कासन पर ध्यान िेना; (ख) नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण के स्ट् िाफ और कमाचाठरयों की जनयुजि या जनष्कासन पर ध्यान िने ा; (ग) त्रैमाजसक, अधावार्र्ाक और वार्र्ाक जवत्तीय जववरणों या जवत्तीय पठरणामों को अनुमोदित करने के जलए, िैसा भी मामला हो; (घ) मंडल की बैठकों के ठरकॉडा को ऐसे समय के बाि और इस तरह स े संग्रजहत करना, िैसा दक मंडल उजचत समझे; (ङ) नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण के प्रिासन या संचालन स े संबंजधत जनम्नजलजखत मामलों को आिेि द्वारा जनर्िाि करना, अथाात:् - (i) अवजध, राजि, मल्ू यवग ा और जिस रूप और तरीके से, और जिन ितों के अधीन पत् तन प्रजतभूजतयों को िारी और स्ट्थानांतठरत दकया िा सकता ह,ै उन्ह ें जनधााठरत करना; (ii) दकसी पत् तन सुरिा के एक या िो या अजधक संयुि धारकों को ऐसी सुरिा के संबंध म ें िये दकसी भी ब्याि के जलए रसीिें िेने की िजि; (iii) हस्ट्तािर करन े के जलए प्राजधकृत व्यजि, यदि कोई हो, जिस तरीके स े उसके हस्ट्तािर दकए िा सकते ह ैं और कॉपोरेि मुहर लगाने का तरीका और पत् तन सुरिा स े संबंजधत िस्ट्तावेिों के सत्यापन के जलए िारी दकया गया ह ैया नव मगं लरू पत् तन प्राजधकरण द्वारा िारी दकया िाना ह;ै (iv) पत् तन प्रजतभूजतयों के संबंध म ें ब्याि का भुगतान करने, ठरकॉडा करने और पावती िने े का तरीका; (v) वे पठरजस्ट्थजतयां, तरीके, ितें और िुल्क, जिनके अधीन पत् तन प्रजतभूजतयों का नवीनीकरण दकया िा सकता ह,ै इससे पहल े दक उस पर ब्याि के भगु तान का िावा दकया िा सके या अन्यथा; (vi) पठरजस्ट्थजतयााँ, तरीके, ितें और िुल्क जिसके अधीन पत् तन प्राजधकरण द्वारा नव मगं लूर पत् तन के जलए डुप्लीकेि पत् तन प्रजतभूजतयां िारी की िा सकती ह,ैं ऐसी प्रजतभूजतयों के नुकसान, चोरी या नि होन े के मामले म ें डुप्लीकेि प्रजतभूजतयों के जलए आवेिन करन े वाल े व्यजि को सबूत प्रस्ट्तुत करना ह;ै[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 (vii) पत् तन प्रजतभूजतयों पर ब्याि के भुगतान के जलए आवेिन करन े वाले व्यजि द्वारा िी िाने वाली िजतपूर्ता की प्रकृजत और राजि कजथत तौर पर परू ी तरह या आंजिक रूप स े खो िाने, चोरी हो िान े या नि हो िान े या डुप्लीकेि पत्तन प्रजतभूजतयों को िारी करन े के जलए; (viii) नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण द्वारा िारी पत् तन जसक्योठरिीि का रूपांतरण, समेकन या उप-जवभािन, ित ें और िल्ु क जिसके अधीन ऐसी पत् तन प्रजतभूजतयों को पठरवर्तात, समेदकत या उप-जवभाजित दकया िा सकता ह ै और नई सरु िा िारी की िा सकती ह ै या उसके एवि म ें प्रजतभूजतयां; (ix) डुप्लीकेि, नवीकृत, पठरवर्तात, समेदकत और उप-जवभाजित प्रजतभूजतयों के अनिु ान स े िड़ु े सभी मामले; तथा (x) नव मंगलरू पत् तन प्राजधकरण के कमाचाठरयों की जनयुजि, पिोन्नजत, स्ट्थानांतरण, प्रजतजनयुजि, सेवाजनवृजत्त, जनलंबन, पिावनजत, अजनवाया सेवाजनवृजत्त, जनष्कासन, बखाास्ट्तगी; अजधजनयम की धारा 18 की उप-धारा (1) का खंड (ख) और धारा 20 के प्रयोिनों के अनुसरण में नव मगं लरू पत् तन प्राजधकरण के कमचा ाठरयों के वेतन और भत्त,े छुट्टी, पेंिन, ग्रेच्युिी, अनुकंपा भत्त,े अजग्रम और सेवा के अन्य सभी जनयमों और ितों की संस्ट्तुजत िाजमल ह।ै 13. सिस्ट्य द्वारा अपन े जहत के बारे म ें प्रकिीकरण – (1) मडं ल का प्रत्येक सिस्ट्य िो जवत्तीय या अन्य रूप स े संबंजधत या जहतबद्ध हो िाता ह,ै जिसका संबंध या जहत ऐस े सिस्ट्य के रूप म ेंउसके कायों को प्रजतकूल रूप स े प्रभाजवत करने की संभावना रखता ह,ै वह अपना संबंध या जहत को मडं ल के सामन े तुरंत प्रकि करेगा िब वह संबंजधत या इच्छुक ह ै या मंडल की पहली बैठक म ें उसके इतने संबंजधत या इच्छुक होने के बाि, और तत्काल इस्ट्तीफा ि ेिेता ह।ै (2) िहां एक सिस्ट्य अजधजनयम की धारा 5 की उप-धारा (2) के तहत िांच के अधीन ह ैया जहतों के िकराव के कारण इस्ट्तीफा ि े दिया ह ै या मंडल म ें उठाए िान े वाल े दकसी भी कायासूची के संबंध म ें ऐस े दकसी जहत का खुलासा दकया ह ै बैठक म,ें ऐसा सिस्ट्य मंडल की बैठक म ें भाग लेन े और मतिान करन े स े तब तक िरू रहगे ा िब तक दक अजधजनयम की धारा 8 के अनुसार केंद्र सरकार द्वारा इस्ट्तीफा स्ट्वीकार नहीं कर जलया िाता ह ैया अजधजनयम की धारा 5 की उप-धारा(2) के तहत िांच का जनष्कर्ा नहीं आ िाता ह।ै 14. मडं ल की बठै क की कायावाजहयों के कायवा त्तृ – (1) मडं ल प्रत्येक बैठक की कायावाही के कायावृत्त तैयार करेगा, हस्ट्तािर करेगा और ऐसी हर बैठक के समापन के 30 दिनों के भीतर नव मंगलूर पत् तन प्राजधकरण के प्रधान कायाालय म ें रखा िाएगा। (2) मंडल की बैठकों की कायावाही के कायावृत्त को माइक्रो दफल्म या दकसी अन्य प्रामाजणक आधुजनक साधन या सुरजित भंडारण के इलेक्रॉजनक रूप और कंप्यूिर द्वारा जनर्मात अजभलेखों या मुदद्रत सामग्री की पनु प्रााजप्त के माध्यम से भी रखा िा सकता ह,ै यदि उसे तत्समय लाग ू दकसी कानून के अंतगात मान्यता प्राप्त और ऐस े कानून म ें उजल्लजखत ितों, प्रजतबंधों या सुरिा उपायों के अधीन ह।ै (3) प्रत्येक बैठक के कायावृत्त म ें कायवा ाही का उजचत और सही सारांि होगा। (4) कायावृत्त म ें वीजडयो कॉन्रेंससंग या अन्य ऑजडयो जविुअल माध्यमों से बैठक म ें भाग लने े वाले सिस्ट्यों के जववरण प्रकि होंगे। (5) कायावृत्त म ें जनम्नजलजखत भी िाजमल होंग े - (क) बैठक म ें उपजस्ट्थत सिस्ट्यों के नाम; तथा (ख) बैठक म ें पाठरत प्रत्येक जनणाय के मामले म,ें सिस्ट्यों के नाम, यदि कोई हो, जनणाय स ेअसहमत या सहमत नहीं ह।ैं8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] (6) कायावृत्त म ें कोई भी मामला िाजमल नहीं दकया िाएगा, िो अध्यि या मंडल की बैठक की अध्यिता करने वाल े व्यजि की राय म-ें (क) यथोजचत रूप स े दकसी व्यजि की मानहाजन करने वाला माना िाता ह ैया हो सकता ह;ै या (ख) कायावाही के जलए अप्रासंजगक या सारहीन ह;ै या (ग) नव मगं लूर पत्तन प्राजधकरण के जहतों के जलए अजहतकर ह।ै (7) मंडल की बैठक की अध्यिता करने वाला अध्यि या व्यजि उप-जवजनयम(6) म ें जवजनर्िाि आधार पर कायावृत्त म ें दकसी भी मामले को िाजमल करने या िाजमल न करने के संबंध म ेंपूण ा जववेकाजधकार का प्रयोग करेगा। (8) नाजमत अजधकारी बैठक के पद्रं ह दिनों के भीतर सभी सिस्ट्यों के बीच मंडल की बैठक के मसौिा कायावृत्त को जलजखत रूप म ेंया इलेक्रॉजनक मोड में सिस्ट्यों द्वारा ठिप्पजणयों के जलए पठरचाजलत करेगा। (9) प्रत्येक सिस्ट्य मसौिा कायावृत्त प्राप्त होन े के िस दिनों के भीतर, उस जविेर् बैठक की कायावाही के बारे म ें जलजखत रूप म ें अपनी ठिप्पणी की पुजि करेगा या जलजखत रूप म ें िगे ा, जिसम ें जवफल होने पर उसकी स्ट्वीकृजत मान ली िाएगी। (10) इस जवजनयम के प्रावधानों के अनुसार रखे गए कायावृत्त उसम ें ििा की गई कायावाही के साक्ष्य होंगे और अध्यि के हस्ट्तािरों के साथ जवजधवत प्रमाजणत होंगे। (11) िहां उप-जवजनयम (1) के अनुसार कायावृत्त रखा गया ह,ै तब तक, िब तक दक इसके जवपरीत साजबत न हो िाए, बैठक जवजधवत बुलाई गई और आयोजित की गई मानी िाएगी, और उसम ें सभी कायावाही जवजधवत रूप स े हुई होगी, और जनणाय जवजधवत रूप स े जलए गए ह।ैं (12) बैठक की कायावाही म ें केवल इस जवजनयम द्वारा अपेजित मामले। (13) यदि मंडल दकसी बैठक के ठरकॉडा को प्रसाठरत या जवज्ञाजपत करने के जलए सहमत हो गया ह,ै तो ठरपोर्ििंग, पठरचालन या जवज्ञापन नव मगं लूर पत् तन प्राजधकरण के खच ा पर दकया िाएगा। 15. बठै क म ेंआमजं त्रतगण - कोई व्यजि, जिसकी मंडल की बैठक म ें उपजस्ट्थजत उसकी सलाह या परामि ा के जलए आवश्यक ह,ै को अध्यि या मंडल की बैठक की अध्यिता करने वाल े व्यजि द्वारा बैठक म ेंभाग लेन े के जलए आमंजत्रत दकया िा सकता ह।ै 16. जवजवध प्रावधान (1) – इन जवजनयमों के प्रावधान गणपूर्त ा के प्रावधानों को छोड़कर, अजधजनयम की धारा 14 की उप-धारा)1) के तहत गठठत सजमजतयों की बैठकों पर यथोजचत पठरवतनाों के साथ लाग ू होंगे। (2) मंडल जविेर् सजमजत की जनयुजि के समय प्रत्येक सजमजत की बैठकों के जलए गणपूर्ता आवश्यकताओं को जनधााठरत करेगा। (3) अध्यि या उनकी अनपु जस्ट्थजत में मडं ल के उपाध्यि पिेन सिस्ट्य के रूप म ेंदकसी भी सजमजत की बैठक म ें भाग ल े सकते ह ैं और िब भी अध्यि या उपाध्यि दकसी सजमजत की बैठक म ें भाग लेते ह,ैं तो वह उस बैठक की अध्यिता करेंगे। (4) कोई सिस्ट्य, अध्यि या उनके द्वारा जविेर् रूप स े अजधकृत व्यजि के अलावा, सजमजत की बैठकें प्रेस या दकसी अन्य सावािजनक मीजडया को नव मगं लरू पत् तन प्राजधकरण के कामकाि स े संबंजधत मामलों और मंडल या मंडल म ें जलए गए जनणाय के बारे म ें िानकारी नहीं िगे ा। जििो तोमस, सजचव [जवज्ञापन-III/4/असा./508/2024-25][भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 NEW MANGALORE PORT AUTHORITY NOTIFICATION New Delhi, the 23rd August, 2024, No. 11/2/2022/PAC.1.—Whereas a draft of the New Mangalore Port Authority(Meetings of Board, its Powers and Transaction of Business) Regulations, 2024, which the Board of the New Mangalore Port Authority proposes to make in exercise of the powers conferred by section 72 read with sections 13 and 14 of the Major Port Authorities Act, 2021 (1 of 2021), was published as required by sub-section (1) of section 72 of the said Act, vide notification of the Board of the New Mangalore Port Authority No.ADVT.-III/Exty./310/2023-24, dated the 17th July, 2023, in the Gazette of India, vide F.No.11/1/2022/PAC.1., Part III, Section 4, dated the 27th July, 2023, for inviting objections and suggestions from persons likely to be affected thereby from the date on which the copies of the Official Gazette containing the said notification were made available to the public; And whereas copies of the said Official Gazette were made available to the public on the 27th July, 2023; And whereas no any objections and suggestions received from the public in respect of the said draft regulations by the Board of the New Mangalore Port Authority; Now, therefore, in exercise of the powers conferred by clauses (a), (b) of sub-section (2) of section 72 read with sections 13, 14, 18 and 20 of the Major Port Authorities Act, 2021 (1 of 2021), the Board of New Mangalore Port Authority, with the approval of the Central Government hereby makes the following regulations, namely :- 1. Short title and commencement - (1) These regulations may be called the New Mangalore Port Authority (Meetings of Board, its Powers and Transaction of Business) Regulations, 2024. (2) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette. 2. Application - These regulations shall apply to the Board of New Mangalore Port Authority. 3. Definitions – (1) In these regulations, unless the context otherwise requires - (a) “Act” means the Major Port Authorities Act, 2021 (1 of 2021); (b) “Board” means the Board of New Mangalore Port Authority; (c) “Chairperson” means the Chairperson of the Board appointed under sub-section (1) of section 4 of the Act; (d) “committee” means a committee constituted by the Board under sub-section (1) of section 14 of the Act; (e) “Deputy Chairperson” means the Deputy Chairperson of the Board appointed under sub-section (1) of section 4 of the Act; (f) “Designated Officer” means any officer of New Mangalore Port Authority entrusted by the Board with the duty and responsibility of issuance of notice, circulation of agenda, recording, circulation and safe keeping of minutes of the meetings of the Board or any committee thereof ; (g) “Member” means a Member of the Board appointed or nominated, as the case may be, under clauses (c), (d), (e) or (f) of sub-section (1) of section 3 of the Act and includes the Chairperson and Deputy Chairperson; (h) “section” means a section of the Act. (2) Words and expressions used and not defined in these regulations but defined in the Act, shall have the same meanings respectively assigned to them in the Act. 4. Frequency, date and venue of Board meetings - (1) The Board shall hold its first meeting within thirty days of the date of its constitution and thereafter hold a minimum number of four meetings every financial year in such a manner that not more than one hundred and twenty days shall intervene between two consecutive meetings of the Board. (2) The Board shall from time to time determine, the date and time of its meetings: Provided that where the Board is unable to do so for any reason, the Chairperson and in his absence, the Deputy Chairperson or such other person as may be authorised by the Central Government may do so, for reasons to be recorded in writing. (3) The meetings of the Board shall be held at the port premises, except where the Board in advance decides to hold any meeting at any other place for reasons to be recorded in writing.10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 5. Circulation of agenda and manner of participation – (1) The meetings may also be held through circulation of agenda. (2) A meeting of the Board shall be called by giving not less than three days’ notice in writing to every Member at the address provided by such Member and such notice along with the proposed agenda and all the relevant materials for the meeting shall be sent by the Designated Officer by hand delivery or by post or by electronic means: Provided that a meeting of the Board may be called at shorter notice to transact urgent business subject to the condition that the Member appointed under clause (e) of sub-section (1)of section (3) of the Act shall be present at the meeting: Provided further that in case of absence of the Member appointed under clause (e) of sub- section (1) of section (3) of the Act from any meeting of the Board, the decisions taken in such meeting shall attain finality through confirmation in the next meeting of the Board. (3) The notice of the meeting under sub-regulation (2) shall inform the Members regarding the option available to them to participate through video conferencing mode or other audiovisual means, and shall provide all the necessary information to enable the Members to participate through video conferencing mode or other audio visual means. 6. Conduct of meetings of Board – (1) The meeting of the Board shall be presided by the Chairperson and if he is unable to attend the meeting, by the Deputy Chairperson and in the absence of such Deputy Chairperson, any other Member chosen by Members present among themselves at the meeting or by such other person authorized by the Central Government in this behalf. (2) The participation of Members in a meeting of the Board may be either in person or through video conferencing or other audiovisual means, which are capable of recording and recognising the participation of the Members and of recording and storing the proceedings of such meetings along with date and time. (3) At the commencement of the Board meeting, a roll call shall be taken by the Chairperson or the person presiding the Board meeting, when every Member participating through video conferencing or other audiovisual means shall state, for the record the following, namely:- (a) name; (b) the location from where he or she is participating; (c) that he has received the agenda and all the relevant material for the meeting; and (d ) that no one other than the concerned Member is attending or having access to the proceedings of the meeting at the location mentioned in clause (b). (4) After the roll call, the Chairperson or the person presiding the Board meeting, as the case may be, shall inform the Board about the names of persons other than the Members who are present for the said meeting, at the request or with the permission of the Chairperson or the person presiding the Board meeting and confirm that the required quorum is complete in accordance with the provisions of sub-regulation (1) of regulation 7. (5) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall ensure that the required quorum is present throughout the meeting. (6) The Members of the Board present in the meeting may, with the prior permission of the Chairperson or any other person presiding such meeting, consider and discuss additional items in the meeting which were not previously notified in the agenda circulated under sub-regulation (2) of regulation 5. (7) The Designated Officer shall take due and reasonable care on the following namely:- (a) the notice of the Board meeting shall be sent to all the Members in the manner stipulated under sub-regulation (2) of regulation 5 and (b) to record proceedings and prepare the minutes of the meeting. (8) The statutory and other records which are required to be placed in the Board meeting as per the provisions of the Act shall be placed at the scheduled venue of the meeting and the same shall be deemed to have been accepted by the Members participating through electronic mode, if they have given their consent to this effect and it is so recorded in the minutes of the meeting. Every participant shall identify himself for the record before speaking on any item of business on the agenda. (9) If a statement of a Member in the meeting through video conferencing or other audiovisual means is interrupted or garbled, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall request for a repeat or reiteration by the Member.[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 11 (10) If a motion is objected to and there is a need to put the said agenda item to vote, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall call the roll and note the vote of each Member who shall identify himself while casting his vote. (11) From the commencement of the Board meeting and until the conclusion of such meeting, no person, other than the Chairperson or the person presiding the Board meeting, Members and any other person whose presence is required by the Board, shall be allowed access to the place where any Member is attending the meeting either physically or through video conferencing without the permission of the Board. (12) At the end of discussion on each agenda item, the Chairperson or the person presiding the Board meeting shall announce the summary of the decision taken on such item along with names of the Members, if any, who dissented from the decision taken by majority. (13) The Board shall observe secretarial standards save and except those contrary to these regulations with respect to the Board meetings specified by the Institute of Company Secretaries of India constituted under section 3 of the Company Secretaries Act, 1980 (56 of 1980) and approved as such by the Central Government. 7. Quorum for meetings of Board – (1) The quorum for any meeting of the Board shall be one-third of its total strength at the time of such meeting or four Members, whichever is higher and the participation of the Members by video conferencing or by other audiovisual means shall also be counted for the purposes of quorum under this sub-regulation, unless such member is to be excluded for any items of business under any of the provisions of the Act. Explanation - For the purposes of this regulation :- (i) any fraction of a number shall be rounded off as one; (ii) “total strength” means the total number of Members appointed as Members of the Board from time to time and shall not include Members whose places are vacant. (2) The norm adopted by the Board for the purposes of quorum under sub-regulation (1) shall include - (a) permissibility to allow participation of the Members in the Board meeting by video conferencing or by other audiovisual means; (b) provision for automatic adjournment, where a meeting of the Board could not be held for want of quorum, to such date as may be determined by the Members of the Board present and the notice of such adjournment shall be given to all Members and the business which was to have been brought before the original meeting, had there been a proper quorum, shall be brought before the adjourned meeting. (c) where at the adjourned meeting also, if the required quorum is not present, then the Members present, shall constitute the quorum; and (d) the procedure for leave of absence of any Member from any particular Board meeting to be approved by the Chairperson or the presiding member of the Board meeting. 8. Passing of resolution by circulation — (1) No resolution shall be deemed to have been duly passed by the Board by circulation, unless the resolution has been circulated in draft, together with the necessary papers, if any, to all the Members of the Board at the addresses provided by such Member by hand delivery or by post, or by courier, or by electronic means and has been approved by a majority of the Members, who are entitled to vote on the resolution: Provided that, where not less than half of the total number of Members of the Board for the time being require that any resolution under circulation must be decided at a meeting, the Chairperson or in his absence the Deputy Chairperson of the Board, or any other Member chosen by Members present among themselves at the meeting, or such other person authorised by the Central Government shall put the resolution to be decided at a meeting of the Board. (2) For the purpose of sub-regulation (1), every Member shall be required to give his vote of affirmation or denial to the resolution circulated in writing within three working days of receipt, failing which his vote shall be presumed as approval to the resolution circulated. (3) A resolution passed under sub-regulation (1) shall be confirmed at a subsequent meeting of the Board and made part of the minutes of such meeting. 9. Expeditious disposal by Board - All questions at a meeting of the Board shall be (a) dealt with as expeditiously as possible and the Board shall dispose of the same within a period of sixty days from the date of its presentation before the Board:12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] Provided that where any such question could not be disposed of by the Board within such period, the Board shall record the reasons in writing for not disposing of the same within the period so specified and the Chairperson or any other person presiding at such meeting may, after taking into account the reasons so recorded, extend the said period by such period not exceeding ninety days, as the Chairperson or such person may consider necessary; (b) decided by a majority of votes by the Members present and voting and in the case of equality of votes, the Chairperson or in his absence, the person presiding the Board meeting shall have a second or casting vote. 10. Meetings of Board through video conferencing or other audiovisual means – (1) The Board shall comply with the procedure provided in this regulations for convening and conducting the Board meetings through video conferencing or other audiovisual means. (2) The New Mangalore Port Authority shall make necessary arrangements to avoid failure of video or audiovisual connection. (3) The Designated Officer shall take due and reasonable care – (a) to safeguard the integrity of the Board meeting by ensuring sufficient security and identification procedures; (b) to ensure availability of proper and appropriate video conferencing or other audio-visual equipment or facilities for providing transmission of the communications for effective participation of the Members and other authorised participants at the Board meeting; (c) to store for safekeeping and marking the tape recordings or other electronic recording mechanism as part of the records of the Board at least upto the time of completion of audit of that particular financial year; (d) to ensure that no person, other than the concerned Member is attending or has access to the proceedings of the Board meeting through video conferencing mode or other audiovisual means; and (e) to ensure that the participants attending the Board meeting through audiovisual means are able to hear and see the other participants clearly during the course of the meeting: Provided that the persons, who are differently abled, may make request to the Chairperson and in his absence, to the Deputy Chairperson to allow a person to accompany him. (4) (a) A Member intending to participate through video conferencing or audiovisual means shall communicate his intention to the Chairperson at least two days in advance so that the Board is able to make suitable arrangements in this behalf; (b) In the absence of any such intimation, it shall be assumed that the Member shall attend the meeting in person. (5) The scheduled venue of the Board meeting conducted through video conferencing or other audiovisual means, as set forth in the notice convening Board meeting shall be deemed to be the place of the said meeting and all recordings of the proceedings at that Board meeting shall be deemed to be made at such place. Explanation :- For the purposes of this regulation, the expression “video conferencing or other audiovisual” shall mean audiovisual electronic communication facility employed, which enables all the persons participating in a meeting to communicate concurrently with each other without an intermediary and to participate effectively in the meeting. 11. Honorarium for attending Board meetings – (1) The Chairperson, Deputy Chairperson and Members appointed under clauses (c), (e) and (f) of sub-section (1) of section 3 of the Act shall not be entitled to any sitting fees or honorarium for attending meetings of the Board. (2) The honorarium payable to the Independent Members referred to in clause (d) of sub-section 3 of the Act for attending meetings of the Board shall be at such rate as may be fixed by the Central Government from time to time in this behalf. 12. Powers of Board–In furtherance to the powers provided under the Act, the Board shall perform the following functions for carrying out the provision of the Act, namely:-[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 13 (a) to take note of the appointment or removal of any person to or in the office of the Chairperson, Deputy Chairperson and other Member of the Board; (b) to take note of appointment or removal of New Mangalore Port Authority’s staff and employees; (c) to approve quarterly, half yearly and annual financial statements or financial results, as the case may be; (d) to archive the records of the Board meetings after such time and in such manner as the Board may deem fit; (e) to specify, by order, on the following matters relating to the administration or operations of New Mangalore Port Authority, namely :- (i) stipulating the term, amount, denomination of and the form and manner in which, and the conditions subject to which the port securities can be issued and transferred; (ii) the power of one or two or more joint holders of any port security to grant receipts for any interest payable in respect of such security; (iii) the person, if any, authorised to sign, the manner in which his signature may be impressed and the mode of affixing the corporate seal and of attestation of documents relating to port securities issued or to be issued by the New Mangalore Port Authority; (iv) the manner in which payment of interest in respect of port securities is to be made, recorded and acknowledged; (v) the circumstances, manner, conditions and fee subject to which port securities may be renewed before further payment of interest thereon can be claimed or otherwise; (vi) the circumstances, manner, conditions and fee subject to which the duplicate port securities may be issued by the New Mangalore Port Authority in case of loss, theft or destruction of such securities and the proof of which is to be produced by a person applying for duplicate securities; (vii) the nature and amount of indemnity to be given by a person applying for the payment of interest on port securities alleged to have been wholly or partly lost, stolen or destroyed, or for the issue of duplicate port securities; (viii) the conversion, consolidation or sub-division of port securities issued by the New Mangalore Port Authority, the conditions and the fee subject to which such port securities may be converted, consolidated or sub-divided and the issuance of new security or securities in lieu thereof; (ix) all matters connected with the grant of duplicate, renewed, converted, consolidated and sub-divided securities; and (x) the appointment, promotion, transfer, deputation, retirement, suspension, reduction in rank, compulsory retirement, removal, dismissal of employees of the New Mangalore Port Authority; including the sanction of pay and allowances, leaves, pensions, gratuities, compassionate allowances, advances, and all other terms and conditions of service of employees of the New Mangalore Port Authority in pursuance of clause (b) of sub-section (1) of section 18 and for the purposes of section 20 of the Act. 13. Disclosure by a Member of his interest - (1) Every Member of the Board who becomes concerned or interested, whether financially or otherwise, which concern or interest is likely to affect prejudicially his functions as such Member, shall disclose his concern or interest to the Board forthwith when he becomes concerned or interested or at the first meeting of the Board held after he becomes so concerned or interested, and resign forthwith. (2) Where a Member is subject to an inquiry under sub-section (2) of section 5 of the Act, or has resigned due to any conflict of interest or has made a disclosure of any such interest in respect of any agenda to be taken up in the Board meeting, such Member shall abstain from participating and voting in the Board meeting until the resignation stands accepted by the Central Government in accordance with section 8 of the Act or the conclusion of the enquiry under sub-section (2) of section 5 of the Act. 14 Minutes of proceedings of meeting of Board – (1) The Board shall cause the minutes of its proceedings of every meeting, to be prepared, signed and kept at the principal office of the for New Mangalore Port Authority within thirty days of the conclusion of every such meeting. (2.) The minutes of proceedings of the meetings of the Board may also be kept by way of micro films or any other authentic modern means, or electronic form of safe storing and retrieval of records, or printed14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] material produced by a computer, if the same is recognised under any law for the time being inforce and subject to the conditions, restrictions or safeguards mentioned in such law. (3) The minutes of each meeting shall contain a fair and correct summary of the proceedings thereat. (4) The minutes shall disclose the particulars of the Members who attended the meeting through video conferencing or other audiovisual means. (5) The minutes shall also contain – (a) the names of the Members present at the meeting; and (b) in the case of each decision passed at the meeting, the names of the Members, if any, dissenting from, or not concurring with the decision. (6) There shall not be included in the minutes, any matter which, in the opinion of the Chairperson or the person presiding the Board meeting– (a) is or could reasonably be regarded as defamatory of any person; or (b)is irrelevant or immaterial to the proceedings; or (c) is detrimental to the interests of the New Mangalore Port Authority. (7) The Chairperson or the person presiding the Board meeting shall exercise absolute discretion in regard to the inclusion or non-inclusion of any matter in the minutes on the grounds specified in sub- regulation (6). (8) The Designated Officer shall circulate the draft minutes of the Board meeting among all the Members within fifteen days of the meeting, either in writing or in electronic mode for comments by the Members. (9) Every Member shall confirm or give his comments in writing about the proceedings of the particular meeting specified in the draft minutes, within ten days, after receipt of the draft minutes failing which his approval shall be presumed. (10) The minutes kept in accordance with the provisions of this regulation shall be evidence of the proceedings recorded therein and shall be duly authenticated with signatures of the Chairperson. (11) Where the minutes have been kept in accordance with sub-regulation (1) then, until the contrary is proved, the meeting shall be deemed to have been duly called and held, and all proceedings thereat to have duly taken place, and the decisions to have been duly taken. (12) only the matters required by this regulation of the proceedings of a meeting. (13) If the Board has agreed to cause the record of any meeting to be reported circulated or advertised, then the reporting, circulation or advertisement shall be done at the expense of the New Mangalore Port Authority. 15. Invitees at meeting - Any person, whose presence at a Board meeting is required for his advice or consultation, may be invited to attend the meeting by the Chairperson or the person presiding the Board meeting. 16. Miscellaneous provisions – (1) The provisions of these regulations shall apply mutatis mutandis to meetings of committees constituted under sub-section (1) of section 14 of the Act, save and except the provisions of the quorum. (2) The Board will stipulate the quorum requirements for meetings of each committee at the time of appointing a particular committee. (3) The Chairperson or in his absence the Deputy Chairperson of the Board may attend any committee meeting as ex officio Member and whenever the Chairperson or Deputy Chairperson attends any committee meeting, he shall preside over that meeting. (4) No Member, other than the Chairperson or a person specifically authorised by him, shall give information to the press or any other public media on matters related to the working of the New Mangalore Port Authority or any decision taken at the Board or committee meetings. JIJO THOMAS, Secy. [ADVT.-III/4/Exty./508/2024-25] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.