In exercise of the powers conferred on it by Section 181 of the Electricity Act

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx सी.जी.-जे.के.-अ.-09122023-250538 xxxGIDExxx CG-JK-E-09122023-250538 असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 821] िई कदल्ली, िक्रिार, कदसम्बर 8, 2023/अग्रहायण 17, 1945 No. 821] NEW DELHI, FRIDAY, DECEMBER 8, 2023/AGRAHAYANA 17, 1945 सयं ुक्त जिद्यतु जिजियामक आयोग (केंद्र िाजसत प्रदिे िम्म ूऔर कश्मीर ि केंद्र िाजसत प्रदिे लद्दाख) अजधसचू िा िम्मू, 10 ििम् बर, 2023 क्रमाकं िईे आरसी-िेकेएल/रेग/2023/14.—जिद्युत अजधजियम, 2003 (2003 का अजधजियम संख्या 36) की धारा 181 द्वारा प्रदत्त िजक्तयों और इस संबंध म ें इस े सक्षम करिे िाली सभी िजक्तयों का प्रयोग करते हुए, केंद्र िाजसत प्रदेि िम्मू और कश्मीर ि केंद्र िाजसत प्रदेि लद्दाख के जलए संयुक्त जिद्युत जिजियामक आयोग इसके द्वारा जिम्नजलजखत जिजियम बिाता ह।ै 1. संजक्षप्त िीर्कष , प्रारंभ और जिस्ट्तार 1.1. इि जिजियमों को “संयुक्त जिद्युत जिजियामक आयोग, केंद्र िाजसत प्रदेि िम्मू और कश्मीर ि केंद्र िाजसत प्रदिे लद्दाख (अिपु ालि लेखापरीक्षा), जिजियम, 2023” कहा िाएगा। 1.2. ये जिजियम पूरे केंद्र िाजसत प्रदिे (यूटी) िम्मू और कश्मीर और केंद्र िाजसत प्रदिे लद्दाख म ेंलाग ू होंगे। 1.3. ये जिजियम आजधकाररक रािपत्र म ेंउिके प्रकािि की जतजि स ेलाग ू होंगे। 2. पररभार्ाए ँ और व्याख्याएँ 2.1. इि जिजियमों म,ें िब तक कक संदभष से अन्यिा अपेजक्षत ि हो: 7608 GI/2023 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] क. "अजधजियम'' का अि षसमय-समय पर संिोजधत जिद्युत अजधजियम, 2003 (2003 का 36) होगा; ख. "आयोग" का अिष केंद्र िाजसत प्रदेि िम्मू और कश्मीर ि केंद्र िाजसत प्रदेि लद्दाख के जलए संयुक्त जिद्यतु जिजियामक आयोग होगा; ग. "जिजियजमत सस्ट्ं िाएं" का अि ष ह ै जितरण लाइसेंसधारी, उत्पादि कंपजिया,ं रांसजमिि लाइसेंसधारी, इंरा-यूटी जबिली व्यापारी और राज्य लोड जडस्ट्पैच सेंटर; 2.2. इि जिजियमों म ें प्रयक्तु और पररभाजर्त िहीं ककए गए लेककि अजधजियम म ें पररभाजर्त िब्दों और अजभव्यजक्तयों के िही अिष होंगे िो उन्ह ें अजधजियम में कदए गए ह;ैं यहां प्रयुक्त अजभव्यजक्तयां, लेककि इि जिजियमों या अजधजियम में जििेर् रूप से पररभाजर्त िहीं हैं, लेककि ककसी सक्षम जिधाजयका द्वारा पाररत और जबिली उद्योग पर लाग ू ककसी भी कािूि के तहत पररभाजर्त हैं, सामान्य तौर पर, उिका िही अिष होगा िो उन्ह ें सक्षम जिधाजयका द्वारा पाररत ऐसे कािूि में कदया गया ह ै और आम तौर पर राज्य/केंद्र िाजसत प्रदेि में जबिली उद्योग म ें उन्ह ें िो अि ष कदया िाता ह,ै िही अि षहोगा। 3. अिपु ालि लखे ापरीक्षा 3.1. आयोग, ककसी भी समय, आयोग द्वारा िारी ककए गए अजधजियम, जियमों, जिजियमों, आदेिों और जिदेिों के अिुपालि की पुजि के जलए एक जिजियजमत इकाई की लेखापरीक्षा कर सकता ह।ै 3.2. आयोग, आदेि द्वारा, उजचत समझे िािे िाले जियमों और ितों पर इि कायों के जििषहि म ें आयोग की सहायता करि े के जलए आिश्यक सलाहकारों/लेखा परीक्षकों को सूचीबद्ध कर सकता ह।ै 3.3. आयोग या तो लेखापरीक्षा के जलए अपि े साि सूचीबद्ध सलाहकारों/लेखा परीक्षकों को जियुक्त कर सकता ह ै या ककसी जिजिि जस्ट्िजत के जलए आिश्यक होिे पर प्रजतस्ट्पधी बोली के माध्यम स े िए चयि की प्रकक्रया स े गुिर सकता ह।ै 3.4. आयोग असाधारण मामलों में एकल स्रोत चयि के कारणों को जलजखत रूप में दिष करत े हुए सलाहकारों/लेखा परीक्षकों के एकल स्रोत चयि पर भी जिचार कर सकता ह।ै 3.5. लेखापरीक्षा आरंभ करि े से पहले, आयोग संदभष की ितों को तैयार करेगा जिसमें कायष के संबंध में सलाहकार/लेखा परीक्षक द्वारा प्रदाि ककए िाि े िाल े जिजिि आउटपुट, कायष को पूरा करि े की समय सीमा और कायष स े संबंजधत अन्य ितों का जििरण होगा। 3.6. आयोग, एक अजधसूचिा के माध्यम स,े जिजियजमत इकाई की लेखापरीक्षा आरंभ होि े से पहल े अपि े द्वारा तैयार की गई संदभष की ितों के आधार पर सलाहकार / लेखा परीक्षक को लेखापरीक्षा का जिजिि काय ष सौंपेगा। 4. सलाहकार/लखे ा परीक्षक की आिश्यकताएँ सलाहकार/लेखा परीक्षक पेिेिर, िस्ट्तुजिष्ठ और जिष्पक्ष सलाह प्रदाि करेंग े और भजिष्य के काम पर कोई जिचार ककए जबिा, हर समय आयोग के जहतों को सिोपरर रखेंग े और सलाह दते े समय ि े अन्य कायों और अपिे स्ट्ियं के कॉपोरेट जहतों से प्रभाजित ि हो। सलाहकारों/लेखा परीक्षकों को ककसी ऐस े कायष के जलए जियुक्त िहीं ककया िाएगा िो अन्य ग्राहकों के प्रजत उिके पूिष या ितषमाि दाजयत्िों के जिरुद्ध हो, या िो उन्ह ें आयोग के सिोत्तम जहत म ें काय ष को पूरा करिे म ें असमि ष होिे की जस्ट्िजत म ें डाल सकता ह।ै पूिषगामी की व्यापकता पर ककसी सीमा के जबिा, सलाहकारों/लेखा परीक्षकों को िीच ेदी गई पररजस्ट्िजतयों को ध्याि म ें रखत े हुए जियुक्त ककया िाएगा:[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 i. ककसी जििेर् लेखापरीक्षा के जलए जियुक्त सलाहकार या लेखा परीक्षक को आयोग द्वारा जियुजक्त स े पहल े पांच (5) िर्ों की अिजध के जलए जिजियजमत इकाई म ें पद पर िहीं रहिा चाजहए या उसका िाजणजज्यक या कोई अन्य जहत िहीं होिा चाजहए। ii. लेखापरीक्षा करत े समय, सलाहकार या लेखा परीक्षक स े यह अपेक्षा की िाएगी कक िह इस े ईमािदारी से, जिष्पक्षता स,े पेिेिर ढंग स,े स्ट्ितंत्र रूप से उद्देश्यपणू ष ढंग स े करे और कौिल, देखभाल और पररश्रम का एक ऐसा मािक अपिाएं जिसकी अपेक्षा एक कुिल व्यजक्त स े करिा उजचत होगा, और जिसके पास लेखा परीक्षक द्वारा प्रदाि की िाि े िाली सेिाओं के समाि या समाि सेिाओं के प्रािधाि में पयाषप्त अिुभि ह।ै iii. चयजित सलाहकार या लेखा परीक्षक को आयोग को एक जलजखत घोर्णा प्रदाि करिी होगी कक, इि जिजियमों के तहत उसे सौंप े गए कायों और कृत्यों को जिष्पाकदत करत े समय उसके व्यजक्तगत जहतों स े प्रभाजित िहीं ह ै और ि ही इसकी प्रकृजत स,े सलाहकार या लेखा परीक्षक के ककसी अन्य कायष से प्रभाजित हो सकता ह।ै iv. जिजिि कायष की आिश्यकता के आधार पर, आयोग सलाहकार/लेखा परीक्षक की न्यिू तम िैक्षजणक योग्यता जिर्दिष कर सकता ह।ै यकद कायष जित्तीय पहलुओं स े संबंजधत ह ै तो सलाहकार/लेखा परीक्षक एक फम ष या सीए/आईसीडब्ल्यूए/एमबीए (जित्त) की योग्यता िाला व्यजक्त हो सकता ह ै या यकद कायष कािूिी पहलुओं स े संबंजधत ह ै तो न्यिू तम योग्यता एलएलबी हो सकती ह ै या यकद कायष जबिली से संबंजधत मद्दु ों से संबंजधत ह ै तो न्यूितम योग्यता बीई/बीटेक के रूप म ें जिर्दिष की िा सकती ह।ै सभी मामलों म,ें संबंजधत क्षत्रे म ें न्यूितम 5 िर् ष का अिुभि आिश्यक होगा। v. सलाहकार/लेखा परीक्षक को दये पाररश्रजमक/िुल्क आयोग द्वारा संदभष की ितों म ें अलग स े जिर्दिष ककया िा सकता ह ैया यकद आिश्यक हो तो प्रजतस्ट्पधी बोली के माध्यम स े तय ककया िा सकता ह।ै 5. खच ष 5.1. इि जिजियमों के तहत ककए गए ककसी भी लेखा परीक्षा के सभी खचष, संदभष की ितों के अिसु ार, इि जिजियमों के तहत ककए गए ककसी भी ऑजडट के सभी और प्रासंजगक खचों का भुगताि आयोग द्वारा लेखा परीक्षक/परामिषदाता को ककया िाएगा। और ऐसे खचों का जिपटाि आयोग द्वारा ककए गए दािे के 60 कदिों के भीतर जिजियजमत इकाई द्वारा आयोग के पक्ष म ेंककया िाएगा। 5.2. जिजियजमत संस्ट्िाओं को अपिी िार्र्षक रािस्ट्ि आिश्यकता के रूप म ें उक्त खचों का दािा करिे की अिुमजत दी िाएगी। 6. कायप्रष णाली 6.1. सलाहकार/लेखा परीक्षक, ककसी भी समय, आयोग द्वारा ऐसा करिे का जिदेि कदए िािे पर, अपिे एक या अजधक अजधकाररयों द्वारा ककसी भी जिजियजमत इकाई और उसकी लेखा पुस्ट्तकों, रजिस्ट्टरों और उसकी जहरासत में मौिूद अन्य दस्ट्तािेिों का जिरीक्षण करेगा, और आयोग द्वारा उजचत समझे िाि े िाले तरीके से जिजियजमत इकाई के मामलों की िांच करेगा। बिते कक जिजियजमत इकाई को ऐस े जिरीक्षण और/या िांच के जलए जलजखत रूप म ें कम से कम 15 कदि की उजचत अजग्रम सूचिा दी िाएगी। 6.2. प्रत्येक जिजियजमत इकाई का यह कतषव्य होगा कक िह सलाहकार/लेखा परीक्षक के समक्ष ऐसी सभी लेखा पुस्ट्तकें, रजिस्ट्टर और अन्य दस्ट्तािेि प्रस्ट्तुत करे और उसे जिजियजमत इकाई के मामलों से संबंजधत कोई भी जििरण और िािकारी प्रदाि करे, िैसा कक उक्त सलाहकार/लेखा परीक्षक को उस समय आिश्यकता हो सकती है, िैसा कक उक्त सलाहकार/लेखा परीक्षक द्वारा इस संबंध में जलजखत रूप म ेंसूजचत ककया गया हो।4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 6.3. सलाहकार/लेखा परीक्षक प्रदिषि ककए गए कायष का दस्ट्तािेिीकरण करि े और लेखा परीक्षा के दौराि प्राप्त जिष्कर्ों के आधार के रूप म ें काम करि े के जलए पयाषप्त मात्रा म ें साक्ष्य एकत्र करेगा। एकजत्रत की गई िािकारी आम तौर पर जिम्न के माध्यम स ेहोगी: (क) डेटा अिुरोध - डेटा प्राप्त करिे की प्रािजमक जिजध संबंजधत जिजियजमत इकाई को डेटा अिरु ोधों के माध्यम स े होगी। डेटा अिरु ोधों के माध्यम से प्राप्त डेटा म ें जित्तीय और पररचालि िािकारी, प्रकक्रया मैिअु ल, संगठि चाट,ष ररपोट,ष ईमेल और िॉयस मेल ररकॉडष और अध्ययि िाजमल हो सकते ह।ैं डेटा या तो इलक्ट्े रॉजिक रूप स े या कागिी दस्ट्तािेजों के रूप म ें (आिश्यकता के आधार पर) प्राप्त ककया िा सकता ह।ै (ख) साइट का दौरा - संबंजधत जिजियजमत इकाई द्वारा प्रदाि की गई िािकारी की सटीक व्याख्या सुजिजित करि े के जलए सलाहकार/लेखा परीक्षक साइट का दौरा करेगा। सलाहकार/ लेखा परीक्षक अन्य बातों के साि-साि साइट पर सामग्री एकत्र करेगा, प्रकक्रयाओं का जिरीक्षण करेगा और लेखा परीक्षा के जलए प्रासंजगक, आमि-े सामि े साक्षात्कार आयोजित करिे का अिसर प्रदाि करेगा। (ग) साक्षात्कार - सलाहकार/लेखा परीक्षक व्यजक्तगत रूप स े और फोि पर साक्षात्कार आयोजित कर सकता ह।ै (घ) चूंकक डेटा लेखा परीक्षा के तहत जिजियजमत इकाई से एकत्र ककया िाता ह,ै सलाहकार/ लखे ा परीक्षक डेटा को संकजलत और जिश्लेर्ण करेगा। सलाहकार/लेखा परीक्षक कई स्रोतों से एकजत्रत िािकारी का जिश्लेर्ण करेगा, जिसमें ऐसी जिजियजमत इकाई द्वारा आयोग के समक्ष की गई फाइललंग के साि-साि सािषिजिक ररकॉड ष भी िाजमल ह।ैं उन्नत जिश्लेर्ण के जलए िरटल स्ट्प्रेडिीट और डेटाबेस के जिमाषण की आिश्यकता हो सकती ह,ै और आयोग द्वारा िारी ककए गए अजधजियम, जियमों, जिजियमों, आदेिों और जिदेिों के साि संभाजित गैर-अिुपालि के परीक्षण के जलए िमूि ेका उपयोग ककया िा सकता ह।ै (ङ) तीसरे पक्ष की जिकायतें - गैर-अिुपालि के क्षेत्रों को तीसरे पक्ष की जिकायतों के माध्यम स े भी पहचािा िा सकता ह,ै उदाहरण के जलए, ग्राहक जिकायतें। 6.4. सलाहकार/लेखा परीक्षक को आयोग को पूरी ररपोट षप्रदाि करिी होगी, जिसमें न्यूितम िाजमल होगा: (क) ररपोर्टिंग के दायरे और कायषप्रणाली का जििरण, जिसमें संदभष की ितों म ें जिर्दिष सभी मामले िाजमल होि े चाजहए; (ख) उि प्रणाजलयों और प्रकक्रयाओं का जििरण िो जियामक दाजयत्िों के अिुपालि के जलए स्ट्िाजपत की गई ह,ैं जिसम ें प्रासंजगक दस्ट्तािेजीकरण और जिम्मेदार पदों की पहचाि िाजमल ह;ै (ग) अिुपालि कैसे प्रबंजधत ककया िाता ह,ै इस पर चचाष, सामान्य अिुपालि मुद्दों और उस ररपोट ष के जलए पहचािे गए ककसी जिजिि मुद्दे को संबोजधत करिा; (घ) पहचािे गए ककसी भी गैर-अिपु ालि और उन्ह ें सुधारि े के जलए जिजियजमत इकाई द्वारा की िा रही कायषिाजहयों का जििरण, और कायषिाजहयों की पयाषप्तता का आकलि। 6.5. ररपोटष में लेखा परीक्षक द्वारा हस्ट्ताक्षररत एक बयाि िाजमल होगा, जिसमें कहा िाएगा कक: (क) जिष्कर्ष जिकालिे और ररपोट ष तैयार करि े म ें सलाहकार/लेखापरीक्षक द्वारा संदभष की ितों का अिुपालि ककया गया ह;ै और (ख) ररपोट षलेखा परीक्षक की पेिेिर राय को दिाषती ह।ै[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 6.6. िैसा कक ऊपर बताया गया ह,ै सलाहकार/लेखापरीक्षक जिजियजमत इकाई को अपिी ररपोट ष की एक प्रजत भी प्रदाि करेगा। 7. ररपोट ष पर आदेि इि जिजियमों के अंतगषत कोई भी ररपोटष प्राप्त होि े पर, आयोग, जिजियजमत संस्ट्िा को ररपोटष के संबंध म ें एक अभ्यािेदि देिे का ऐसा अिसर देि े के बाद, िैसा कक आयोग की राय में उजचत लगता ह,ै जलजखत आदेि द्वारा, गैर अिुपालि या उल्लघं ि, िैसा भी मामला हो, के संबंध में संतिु होि े पर अजधजियम के तहत उजचत कायषिाही कर सकता ह।ै 8. करठिाइयों को दरू करि ेकी िजक्त यकद इि जिजियमों के ककसी भी प्रािधाि को प्रभािी बिािे में कोई करठिाई उत्पन्न होती है, आयोग, सामान्य या जििेर् आदेि द्वारा, अजधजियम के साि असंगत ि होत े हुए, उजचत कायषिाही कर सकता ह,ै िो आयोग को करठिाइयों को दरू करिे के उद्देश्य से आिश्यक या समीचीि प्रतीत होता ह।ै 9. सिं ोधि करि ेकी िजक्त आयोग ककसी भी समय और ऐसी ितों पर, िैसा िह उजचत समझे, उि उद्देश्यों को पूरा करिे के उद्देश्य से इि जिजियमों के ककसी भी प्रािधाि में संिोधि कर सकता ह ैजििके जलए ये जिजियम बिाए गए ह।ैं 10. आदेि और अभ्यास कदिा-जिदेि अजधजियम के प्रािधािों के अधीि, आयोग समय-समय पर इि जिजियमों के कायाषन्ियि के संबंध म ें आदेि और अभ्यास जिदेि िारी कर सकता ह।ै आयोग के आदिे द्वारा। िी.के. धर, (िेकेएएस) सजचि [जिज्ञापि-III/4/असा./603/2023-24] JOINT ELECTRICITY REGULATORY COMMISSION (For the UT of J&K and the UT of Ladakh) NOTIFICATION Jammu, the 10th November, 2023 No. JERC-JKL/Reg./2023/14.—In exercise of the powers conferred on it by Section 181 of the Electricity Act, 2003 (36 of 2003) and all the powers enabling it on this behalf, the Joint Electricity Regulatory Commission for the UT of Jammu & Kashmir and the UT of Ladakh hereby makes the following Regulations. 1. SHORT TITLE, COMMENCEMENT AND EXTENT 1.1. These Regulations shall be called the Joint Electricity Regulatory Commission for the UT of Jammu & Kashmir and the UT of Ladakh (Compliance Audit), Regulations, 2023. 1.2. These Regulations shall be applicable in the whole of the Union Territory (UT) of Jammu & Kashmir and the UT of Ladakh. 1.3. These Regulations shall come into force from the date of their publication in the Official Gazette. 2. DEFINITIONS AND INTERPRETATIONS 2.1 In these Regulations, unless the context otherwise requires: a. “Act'' shall mean the Electricity Act, 2003 (36 of 2003), as amended from time to time; b. “Commission” shall mean the Joint Electricity Regulatory Commission for the UT of Jammu & Kashmir and the UT of Ladakh c. “Regulated Entities” mean distribution licensees, generation companies, transmission licensees, intra-UT6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] Electricity Traders, and State Load Dispatch Centre(s); 2.2 Words and expressions used and not defined in these Regulations but defined in the Act shall have the meanings assigned to them in the Act; expressions used herein but not specifically defined in these regulations or in the Act but defined under any law, passed by a competent legislature and applicable to the electricity industry, in general, shall have the meaning assigned to them in such law passed by a competent legislature and is generally assigned to them in the electricity industry in the state/UT shall have the meaning assigned to them in such law. 3. COMPLIANCE AUDITS 3.1. The Commission may, at any time, conduct an audit of a Regulated Entity for verifying their compliance with the Act, Rules, Regulations made thereunder, orders, and directions issued by the Commission 3.2. The Commission may, by order, empanel Consultants / Auditors required to assist the Commission in the discharge of these functions on the terms and conditions as deemed fit. 3.3. The Commission may either appoint Consultants/ Auditors empaneled with it for an audit or go through the process of fresh selection through competitive bidding if required for a specific situation. 3.4. The Commission may also consider the single source selection of Consultants/ Auditors in exceptional cases where it is appropriate, duly mentioning the reasons for such single source selection recorded in writing. 3.5. The Commission, before initiating an audit, will frame the Terms of Reference which will detail out the specific outputs that are to be provided by the Consultant/Auditor in relation to the task, the timeframe in which the task has to be completed and other terms relevant to the task. 3.6. The Commission shall assign, through a notification, the specific task of audit to the Consultant / Auditor based on the Terms of Reference framed by it before the audit of the Regulated Entity starts. 4. REQUIREMENTS OF CONSULTANT/AUDITOR The Consultants / Auditors shall provide professional, objective, and impartial advice and at all times hold the Commission’s interests paramount, without any consideration for future work, and that in providing advice they avoid conflicts with other assignments and their own corporate interests. Consultants / Auditors shall not be hired for any assignment that would be in conflict with their prior or current obligations to other clients, or that may place them in a position of being unable to carry out the assignment in the best interest of the Commission. Without limitation on the generality of the foregoing, Consultants / Auditors shall be engaged keeping in view the circumstances set forth below: (i) A consultant or an auditor engaged for a particular audit must not hold office or have a commercial or any other interest in the regulated entity for a period of Five (5) years preceding the engagement by the Commission. (ii) While conducting an audit, the consultant or auditor would be expected to do so honestly, fairly, professionally, independently objectively and exercise a standard of skill, care, and diligence that would be reasonable to expect of a person who is skilled, and who has substantial experience, in the provision of services the same or as similar to those to be provided by the auditor. (iii) The selected consultant or auditor would be required to provide a written declaration to the Commission that he has no conflict of interest while performing the tasks and functions assigned to him under these regulations nor by its nature, may be in conflict with another assignment of the consultant or auditor. (iv) Depending upon the requirement of the specific task, the Commission may specify the minimum educational qualification of the Consultant / Auditor. Consultant / Auditor may be a firm or a person with qualification of CA/ICWA/MBA (Finance) if the task deals with financial aspects or the minimum qualification could be LLB, if the task deals with legal aspects or the minimum qualification could be specified as BE/BTECH if the task deals with the Electricity related issues. In all cases, minimum 5 years’ experience in the relative field shall be necessary. (v) The remuneration/fee payable to the Consultant / Auditor may be specified by the Commission in the Terms of Reference separately or may be decided through competitive bidding, if necessary. 5. EXPENSES 5.1 All expenses of, and incidental to, any audit made under these regulations, as per the terms of reference, shall be paid to the auditor/consultant by the Commission, and such expenses shall be settled by the regulated entity in favor of the Commission within 60 days of the claim made by the Commission. 5.2 The regulated entities shall be permitted to claim the said expenses as pass-through in its annual revenue requirement.[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 6. METHODOLOGY 6.1 The consultant/auditor, at any time, shall, on being directed to do so by the Commission, make an inspection to be made, by one or more of his officers, of any regulated entity and his books of account, registers, and other documents in its custody, and to investigate into the affairs of the regulated entity in a manner as deemed fit by the Commission. Provided that the regulated entity shall be given a reasonable advance notice not less than 15 days in writing of such inspection and/or investigation. 6.2 It shall be the duty of every regulated entity, to produce before the consultant/auditor, all such books of account, registers, and other documents and to furnish him with any statement and information relating to the affairs of the regulated entity, as the said consultant/auditor may require of him within such time as the said consultant/auditor may intimate in writing in this behalf. 6.3 The consultant/auditor shall collect a sufficient amount of evidence to document the work performed and to serve as the basis for the conclusions reached during the course of the audit. The information gathered will be generally through: (a) Data Requests - The primary method of obtaining data shall be through data requests to the concerned regulated entity. The data obtained through data requests could include financial and operational information, procedure manuals, organization charts, reports, email and voice mail records, and studies. The data may be obtained either electronically or as paper documents (depending upon the requirement). (b) Site Visits – The consultant/auditor shall conduct Site visits to ensure accurate interpretation of the information provided by the concerned regulated entity. The consultant/auditor shall inter alia collect materials on-site, observe processes, and offer an opportunity to conduct face-to-face interviews, as relevant to the audit. (c) Interviews – The consultant/auditor may conduct interviews in person and over the phone. (d) As the data are collected from the regulated entity under audit, the consultant/auditor shall compile and analyze the data. The consultant/auditor shall analyze information gathered from multiple sources, including filings made before the Commission by such regulated entity, as well as from public records. Advanced analysis may require the creation of complex spreadsheets and databases, and the use of sampling to test for potential non-compliance with the Act, rules, regulations made thereunder, orders, and directions issued by the Commission. (e) Third-party complaints - Areas of non-compliance may also be identified through third-party complaints, for example, customer complaints. 6.4 The consultant/auditor will be required to provide full reports to the Commission, which shall contain, as a minimum: (a) a description of the reporting scope and methodology, which should include all matters specified in the terms of reference; (b) a description of the systems and procedures that have been established to comply with regulatory obligations, including the identification of relevant documentation and responsible positions; (c) discussion of how compliance is managed, addressing generic compliance issues and any specific issues identified for that report; (d) details of any non-compliance identified and the actions being undertaken by the regulated entity to rectify them, and an assessment of the adequacy of the actions. 6.5 The report shall include a statement, signed by the Auditor, which states that: (a) The terms of reference have been complied with by the Consultant/Auditor in making findings and in preparing the report; and (b) The report reflects the professional opinion of the Auditor. 6.6 The consultant/auditor shall also supply to the regulated entity a copy of his report as referred above. 7. ORDER ON REPORT On receipt of any report under these regulations, the Commission may, after giving such opportunity to the regulated entity, to make a representation in connection with the report as in the opinion of the Commission, seems reasonable, by order in writing take appropriate action under the Act on being satisfied regarding the non- compliance or contravention, as the case may be.8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 8. POWER TO REMOVE DIFFICULTIES If any difficulty arises in giving effect to any of the provisions of these regulations, the Commission may, by general or special order, take suitable action, not being inconsistent with the Act, which appears to the Commission to be necessary or expedient for the purpose of removing the difficulties. 9. POWER TO AMEND The Commission may at any time and on such terms, as it may think fit, amend any provision of these Regulations for the purpose of meeting the objectives for which these Regulations have been framed. 10. ORDERS AND PRACTICE DIRECTIONS Subject to the provisions of the Act, the Commission may from time-to-time issue orders, and practice directions in regard to the implementation of these Regulations. By order of the Commission. V. K. DHAR, (JKAS) Secy. [ADVT.-III/4/Exty./603/2023-24] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.