RULES FOR DEPOSIT OF GIFTS RECEIVED BY GOVERNMENT FUNCTIONARIES FROM FOREIGN SOURCES (TOSHAKHANA RULES 2024)

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx सी.जी.-डी.एल.-अ.-26032024-253372 xxxGIDExxx CG-DL-E-26032024-253372 असाधारण EXTRAORDINARY भाग I—खण्ड 1 PART I—Section 1 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 69] नई ददल्ली, मगं लिार, माच च26, 2024/चत्रै 6, 1946 No. 69] NEW DELHI, TUESDAY, MARCH 26, 2024/CHAITRA 6, 1946 जिदेि मत्रं ालय (स्ट्थापना प्रभाग) (तोिाखाना अनभु ाग) अजधसचू ना नई ददल्ली, 22 माच,च 2024 सरकारी पदाजधकाररयों द्वारा जिदेिी स्रोतों स ेप्राप्त उपहारों को िमा करन े के सबं धं म ेंजनयम (तोिाखाना जनयम 2024) फा. स.ं : क्य/ूटीके/551/09/2023.—1. सजं िप्त िीर्कच , प्रारंभ और अनप्रु योग i. इन जनयमों को सरकारी पदाजधकाररयों द्वारा जिदेिी स्रोतों स े प्राप्त उपहारों को िमा करने के संबंध म ें जनयम कहा िाएगा (तोिाखाना जनयम, 2024)। ii. ये जनयम उन तारीखों स े प्रभािी होंगे जिन पर य ेअजधसूजचत दकए िाएंगे। iii. ये जनयम संघ के मामलों स े संबंजधत जसजिल सेिा अथिा पदों (रिा सेिाओं के एक जसजिल सेिक सजहत) पर जनयक्तु प्रत्येक व्यजक्त पर लाग ू होंगे। iv. स्ट्रांग रूम-सरकारी पदाजधकाररयों द्वारा जिदेिी स्रोतों स े भारत अथिा जिदेिों म ें प्राप्त उपहारों को िमा करने के जलए 2242 GI/2024 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] जिदेि मंत्रालय म ेंतोिाखाना जस्ट्थत ह।ै 2. तोिाखाना का प्रबधं न (i) यह तोिाखाना जिदेि मंत्रालय के संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) के सामान्य प्रभार के अधीन होगा तथा एक अजधकारी, िो अिर सजचि [यूएस (टीके)] की रैंक स े कम न हो, इसका सामान्य पयचिेिण करेगा, और यह देखना उसका दाजयत्ि होगा दक इन जनयमों का पालन दकया िा रहा ह।ै (ii) इसके अजतररक्त एक एओ/एसओ रैंक का अजधकारी होगा िो तोिाखाना का अधीिक भी होगा। (iii) तोिाखाना स्ट्रांग रूम में डबल लॉक लगाया िाएगा। एक ताले की चाबी तोिाखाना के अधीिक के पास रहगे ी, िबदक दसू रे ताले की चाबी यूएस (टीके), जिदेि मंत्रालय के पास रहगे ी। इन चाजबयों का एक डुजललकेट सेट संयुक्त सजचि (स्ट्थापना), जिदेि मंत्रालय के पास िमा कराया िाएगा। इन चाजबयों की िांच िार्र्चक आधार पर की िाएगी और उस आिय का प्रमाण पत्र डुजललकेट चाबी संबंधी रजिस्ट्टर म ें यएू स (टीके) द्वारा जिजधित दि च दकया िाएगा तथा यह संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) द्वारा प्रजतहस्ट्तािररत होगा। 3. अधीिक, तोिाखाना का उत्तरदाजयत्ि यूएस (टीके) के जनयंत्रण और पयचिेिण के अध्यधीन रहते हुए, अधीिक, तोिाखाना को उसके प्रभार म ें रखी गई समस्ट्त नकदी और संगृहीत िस्ट्तओंु , सरकारी संपजत्त की सुरिा तथा िंग, नमी, कीट और पतगं ों आदद स े उनके संरिण हते ु उत्तरदायी माना िाएगा। 4. अधीिक, तोिाखाना द्वारा प्रदान की िान े िाली प्रजतभतू लापरिाही अथिा धोखाधडी के कारण तोिाखाना संपजत्त को होने िाली हाजन स े सुरिा हते ु, अधीिक, तोिाखाना द्वारा प्रजतभूजत (प्रकृजत म ें प्रजतपूर्त च योग्य) प्रदान की िाएगी, िैसादक सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 के जनयम 306 (3) के तहत अपेजित ह,ै जिसम ें कहा गया ह ै दक प्रजतभूजत िीएफआर 17 म ें दफडेजलटी बांड के रूप म ें प्रदान की िानी चाजहए, प्रजतभूजत बांड को फॉमच िीएफआर 14 म ें जनष्पाददत दकया िाना चाजहए। प्रिासन यह देखेगा दक सरकारी कमचचारी बाडं को िीजित रखन े के जलए आिश्यक प्रीजमयम का भुगतान करे, जिसके जलए सरकारी कमचचारी द्वारा समय पर प्रीजमयम रसीद िमा की िाएगी। 5. तोिाखाना म ेंिमा दकए िान ेिाल ेउपहार/भटें (i) उन सभी मामलों म ें जिनम ें केंद्रीय जसजिल सेिा (आचरण) जनयमािली, 1964 अथिा समय-समय पर यथासंिोजधत दकसी अन्य संबंजधत जनयम के तहत सरकार की अपेजित संस्ट्िीकृजत प्रदान नहीं की गई ह,ै अथिा िहां सरकार के दकसी सामान्य अथिा जििेर् आदेि के तहत दकसी सरकारी पदाजधकारी द्वारा दकसी उपहार को अपने पास रखे िान े की अनुमजत प्रदान नहीं की गई ह,ै संबंजधत उपहार/उपहारों को तोिाखाना म ें िमा दकया िाएगा। (ii) सामाजिक अिसरों पर सरकारी पदाजधकाररयों द्वारा जनकट संबंजधयों और व्यजक्तगत जमत्रों स े प्राप्त उपहार, िो सीसीएस (आचरण) जनयमािली और दकन्हीं अन्य संबंजधत जनयमों के तहत अनुमत्य ह ैं, इन जनयमों का भाग नहीं होंगे। (iii) खंड (i) के तहत तोिाखाना म ें िमा दकए गए उपहारों/भेंटों के जनपटान के संबंध म ें जनणचय संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) द्वारा जलया िाएगा। संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) अपने जििेकानुसार उपहार प्राप्तकताचओं को सीमा िुल्क मूल्यांकनकताच द्वारा जनधाचररत मल्ू य पर ऐसे उपहारों को खरीदने का पहला जिकल्प उन्ह ें द ेसकते ह।ैं (iv) सूखे मेिे, चाय, िैम, कन्फेक्िनरी, चॉकलेट आदद िैसी सभी खराब होन े िाली िस्ट्तुए ं तोिाखाना म ें स्ट्िीकार नहीं की िाएंगी और प्राप्तकता च को िापस कर दी िाएंगी। तथाजप, यदद ऐसी िस्ट्तुओं का अनुमाजनत मल्ू य 5,000/- रुपय े {िो जिदेिी अंिदान (प्रस्ट्तुत दकए गए उपहारों की स्ट्िीकृजत या प्रजतधारण) जनयमािली, 2012 के तहत प्रदान दकए गए[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 उपहारों की प्रजतधारण सीमा ह)ै } स े अजधक ह,ै ऐसी िस्ट्तुए ं प्राप्तकता च के मंत्रालय/जिभाग म ें उपयुक्त प्रिासजनक प्राजधकारी को िापस कर दी िाएगं ी। (v) िो उपहार/भेंट असाधारण ऐजतहाजसक/रािनजयक महत्ि के नहीं ह,ैं उन्ह ें सरकारी पदाजधकारी अपने पास रख सकते ह ैं यदद उनका मूल्य समय-समय पर भारत सरकार द्वारा जनधाचररत सीमा [ितचमान म ें रु. 5,000/-] स े अजधक न हो। सरकारी पदाजधकाररयों को जिदेिी स्रोतों स े प्राप्त उपहारों पर कोई सीमा िुल्क नहीं लगाया िाता ह,ै िो दक [5,000/- रुपये] की अजधकतम सीमा के भीतर ह ैंऔर इन्ह ेंप्राप्तकताचओं द्वारा अपन ेपास रखने की अनुमजत ह।ै (vi) असाधारण रािनजयक/ऐजतहाजसक महत्ि िाले उपहारों को छोडकर, 'कोई िाजणजययक मूल्य (एनसीिी) नहीं' िाल े उपहार की मद ें अजनिाय च रूप स े प्राप्तकता च को िापस कर दी िाएंगी, जिन्ह ें संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) के उपयक्तु अनुमोदन के साथ तोिाखाना म ेंरखा िाएगा। 6. केिल यूएस (टीके) के माध्यम स े तोिाखाना म ें प्राप्त की िाने िाली िस्ट्तुए ं । यूएस (टीके) के अजतररक्त तोिाखाना म ें कोई भी िस्ट्त ु प्राप्त नहीं की िा सकती ह,ै इन मामलों म ें यह देखा िाएगा दक प्रत्येक िस्ट्त ु की रसीद, जिसम ें िस्ट्तु का यथासंभि पूणच रूप स े िणचन हो, संबंजधत व्यजक्त या अनुभाग को दी गई ह।ै रसीद बुक मुदद्रत होगी और रसीद ें तीन प्रजतयों म ें बनाई िाएंगी। एक तोिाखाना को उपहार भेिन े िाल े व्यजक्त को दी िाएगी, दसू री अधीिक, तोिाखाना को उपहार प्राप्त करन े का प्राजधकार होगी और तीसरा यूएस (टीके) के जलए कायाचलय प्रजत होगी, िो इस प्रजत की सहायता स,े माजसक आधार पर स्ट्टॉक बुक की िााँच करेंगे। एक रसीद तोिाखाना को सामान भेिने िाले व्यजक्त को दी िाएगी , दसू री रसीद पर अधीिक, तोिाखाना को का प्राजधकार होगा और तीसरी यूएस (टीके) के जलए कायाचलय प्रजत होगी, िो इस प्रजत की सहायता स,े माजसक आधार पर स्ट्टॉक बुक की िााँच करेंगे। 7. आभर्ू ण और मल्ू यिान िस्ट्तएु ाँ । आभूर्णों और अन्य कीमती सामान को दो तालों िाले एक सुरजित या मिबूत लोह े के बॉक्स म ें रखा िाएगा, इसकी एक चाबी यूएस ( टीके ), जिदेि मंत्रालय के पास रहगे ी और दसू री अधीिक के पास रहगे ी । चाजबयों का एक डुजललकेट सेट इन ददिाजनदेिों के पैरा 2 म ें जनधाचररत तौर तरीके के अनुसार संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) के पास िमा दकया िाएगा। 8. जसक्के और बजु लयन तोिाखाना म ें प्राप्त सरकारी ढलाई िाल े सोन े के जसक्कों को नकदी नहीं, बजल्क भंडार माना िाता ह ै और जसक्योररटी प्प्रंटटंग एंड प्मंटटंग कॉरपोरेिन ऑफ इंजडया जलजमटेड (एसपीएमसीआईएल) को प्रदान दकए गए स्ट्टॉक रजिस्ट्टर म ें दि च दकया िाता ह।ै सभी सोने और चांदी के बुजलयन और अन्य प्रकार के जसक्के भी एसपीएमसीआईएल के पास प्रेजर्त दकए िान े चाजहए। असाधारण रािनजयक और ऐजतहाजसक महत्ि के जसक्के और बुजलयन जिदेि सजचि, जिदेि मंत्रालय की मंिूरी स ेतोिाखाना म ें िमा दकए िाएगं े । 9. उपहार म ेंददए गए िानिर। िब िानिर उपहार/भेंट म ें ददए िाते ह,ैं तो उन्ह ें िीघ्र जबक्री के जलए जनकटतम सेना सेिा कोर को सौंप ददया िाना चाजहए, या प्राणी उद्यान को सौंप ददया िाना चाजहए। सरकार के मंजत्रयों और अजधकाररयों को भेंट दकय े गय े िानिरों के साथ भी ऐसा ही दकया िाना चाजहए। दकसी भी जस्ट्थजत म ें िानिरों को अनािश्यक रूप स े लंबी दरू ी पर नहीं भेिा िाना चाजहए, या आिश्यक अिजध स े अजधक समय तक सरकारी खच च पर नहीं रखा िाना चाजहए। ऐस े िानिरों को तोिाखाना की बही म ें तब तक जबना मूल्य के दि च दकया िाएगा िब तक दक उनके जलए प्राप्त राजि यूएस (टीके) की िानकारी नहीं दी िाती। 10. तोिाखान े म ेंिमा सामानों का मल्ू याकं न । तोिाखाना म ें प्राप्त सभी सामानों का मूल्यांकन सीमा िुल्क मल्ू यांकनकताच के परामि च स े संयक्तु सजचि (स्ट्थापना) और यूएस4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] (टीके) बोडच द्वारा यथािीघ्र और दकसी भी जस्ट्थजत म,ें इनकी प्राजप्त के एक महीने के भीतर दकया िाएगा। स्ट्टॉक रजिस्ट्टर म ें िस्ट्तुओं का मूल्य दिच करन े से पहल,े प्रत्येक मूल्यांकन के जलए बोडच के जलजखत आदेि हाजसल दकए िाने चाजहए। 11. जितरण के जलए अनदु ान और उपहार खरीदना िब भी कोई अजधकारी प्रस्ट्तुजत के जलए तोिाखाना स े िस्ट्तुए ं प्राप्त करता ह,ै या उपहार/उपहारों की खरीद के जलए जििेर् अनुदान प्राप्त करता ह,ै तो उसे उस तरीके का सटीक जििरण प्रस्ट्तुत करना होगा जिसम ें िह प्राप्त या खरीदी गई िस्ट्तओंु का जनपटान करता ह।ै इस आिय के आदेिों को हर उस मामल े म ें संबंजधत अजधकारी को सूजचत दकया िाना चाजहए िहा ं तोिाखाना उपहार प्रदान दकए िाते ह ैंया उनकी खरीद को मिं ूरी दी िाती ह।ै 12. तोिाखाना स ेजबक्री (i) तोिाखाना की िस्ट्तुए ं िैस े आभूर्ण आदद, जिनकी तोिाखाना जनयमों के जनयम 13 म ें जनधाचररत उपयोग या प्रदिनच के जलए आिश्यकता नहीं होन े की संभािना ह,ै उन्ह ें दकसी भी भारतीय ( व्यजक्त, फमच,कंपनी या व्यजक्तयों का सघं ) को उनके अंदकत मल्ू य पर बेचा िा सकता ह।ै िहां कोई िस्ट्त ु दो साल स े अजधक समय स े तोिाखाना म ें ह,ै उसे यूएस (टीके) द्वारा बेचने स े पहल े बोडच द्वारा उसका पुनमूचल्यांकन दकया िाना चाजहए। सोने/हीरे की िस्ट्तओंु के जनपटान के जलए दकसी अनुसूजचत बैंक की सहायता ली िा सकती ह।ै (ii) ऐसी िेर् िस्ट्तुए ं जिनकी प्रस्ट्तुजत आिश्यक होन े की सभं ािना नहीं ह,ै या जिन्ह ें जनयम 13 के तहत जनपटान की आिश्यकता नहीं ह,ै जििेर् मामलों म,ें उप-जनयम (iii) म ें जनधाचररत तरीके स े नीलामी द्वारा बचे ी िा सकती ह।ैं (iii) नीलामी के संचालन की प्रदक्रया इस प्रकार होगी:- (क ) नीलामी सरकारी ई-नीलामी प्रणाली (https://toshakhanaauction.mea.gov.in) पर संयक्तु सजचि (स्ट्थापना), जिदेि मंत्रालय के कायाचलय द्वारा आयोजित की िाएगी और भारत के सभी नागररकों के जलए खुली होगी। (ख ) नीलामी म ें लाई गई िस्ट्तुओं का जनपटान पहली ई-नीलामी म ें दकया िाएगा, बिते सीमा िल्ु क मल्ू यांकक और जनयम 10 के तहत गरित बोड च द्वारा मूल्यांदकत मूल्य (सीमा िुल्क सजहत) िसूल दकया िाए। यदद ऐसा मूल्य प्राप्त नहीं होता ह,ै तो उन्ह ें दसू री बार ई-नीलामी म ें लाया िाएगा, िहां उन्ह ें उच्चतम बोली लगान े िाल े को बेच ददया िाएगा। इसके अलािा, दसू री बार ई-नीलामी म ें लाए िाने पर ऐसी िस्ट्तुओं के जलए एक आरजित मल्ू य भी तय दकया िाएगा। यदद दसू री नीलामी म ें भी यह आरजित मूल्य प्राप्त नहीं होता ह ै तो सामान को सरकारी ई-नीलामी प्रणाली पर संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) द्वारा तय दकए गए अंतराल के बाद दफर स ेई-नीलामी म ें रखा िा सकता ह।ै (iv) तोिाखाना जनयमों के जनयम 5 और 12 के अनुसार जनपटान की गई िस्ट्तुओं की जबक्री आय को तोिाखाना की जिजिध प्राजप्तयों के रूप में तुरंत सरकारी खातों म ें िमा दकया िाएगा। तोिाखाना िस्ट्तओंु की जबक्री आय प्राप्त करन े के जलए फॉइल और काउंटरफॉइल म ें एक मुदद्रत रसीद पुजस्ट्तका होगी। काउंटरफॉइल संबंजधत पाटी के जलए पैस े की रसीद के रूप म ेंकाम करेगा और फॉइल कायाचलय प्रजत होगी। रसीद पुस्ट्तकें और पस्ट्ु तकों के भीतर रसीदें क्रमबद्ध रूप स े क्रमांदकत की िाएंगी। खाली रसीद पस्ट्ु तकें यएू स (टीके) के सरं िण म ें रखी िानी चाजहए। रसीदें अिर सजचि (टीके) के हस्ट्तािर स े िारी की िानी चाजहए। एक अलग स्ट्टॉक रजिस्ट्टर होना चाजहए जिसम ें प्रेस स े प्राप्त ररक्त रसीद पुस्ट्तकों और उपयोग म ें लाई गई पुस्ट्तकों की संख्या और स्ट्टॉक म ें िेर् राजि को प्रभारी अजधकारी द्वारा जिजधित सत्याजपत और पीआर के कायाचलय मुख्य लेखा जनयंत्रक द्वारा आंतररक लेखा परीिा के दौरान प्रजतहस्ट्तािररत दकया िाना चाजहए। 13. लखे ों का जनपटान (i) राष्ट्रपजत भिन, नई ददल्ली, राष्ट्रपजत जनिास, जिमला, उपराष्ट्रपजत सजचिालय, प्रधानमंत्री आजधकाररक जनिास, नई ददल्ली, ददल्ली म ें संग्रहालय, जिदेिों म ें भारतीय दतू ािास और सरकारी जिभाग/रायय सरकारों के उपयोग के जलए जिदेि सजचि के आदेि के तहत तोिाखाना िस्ट्तुओं को ऋण पर देकर या तोिाखाना स्ट्टोर स े अस्ट्थायी या स्ट्थायी रूप स े स्ट्थानांतररत दकया िा सकता ह।ै इसके अलािा, तोिाखाना की िस्ट्तुओं को सरकार के जनयंत्रण म ें धमाचथच संस्ट्थानों[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 और अग्रणी संस्ट्थानों और संगिनों को प्रदिनच के जलए उपहार के रूप म ें ददया या उधार ददया िा सकता ह।ै ऐसी िस्ट्तुओं पर कोई िल्ु क दये नहीं ह।ै हस्ट्तांतररत या िापस प्राप्त की गई स्ट्टोर की रसीदें सभी मामलों म ें प्राप्त/दी िानी चाजहए। तोिाखाना लेखों को जिदेि मंत्रालय म ें सरु जित और उपयक्तु स्ट्थान पर भी प्रदर्िचत दकया िा सकता ह।ै (ii) तोिाखाना म ें िमा दकए गए और प्राप्तकता च द्वारा (मल्ू यांकन के बाद) नहीं रखे गए मादक पेय पदाथों (िराब की बोतलें) को संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) के अनुमोदन स ेइष्टतम उपयोग के जलए प्रोटोकॉल प्रभाग को भेि ददया िाएगा। (iii) तोिाखाना म ें िमा की गई और प्राप्तकता च द्वारा (मल्ू यांकन के बाद) नहीं रखी गई पस्ट्ु तकों को, संयुक्त सजचि (स्ट्थापना) के अनुमोदन स ेइष्टतम उपयोग के जलए जिदेि मंत्रालय के पुस्ट्तकालय म ेंभेि ददया िाएगा। 14. तोिाखाना पस्ट्ु तकें और रजिस्ट्टर अधीिक, तोिाखाना जनम्नजलजखत का रखरखाि करेंग:े- (i) एक रजिस्ट्टर िो रोकड अनभु ाग के माध्यम स े दकए गए भगु तान का जििरण दिच करने के जलए होगा। (ii) मूल्यांकन रजिस्ट्टर िो उपहारों की प्राजप्त और ददय े िाने स ेसंबंजधत लने देन की प्रजिजष्ट के जलए जनधाचररत प्रपत्र म ें होगा। प्राप्त सभी िस्ट्तओंु को स्ट्टॉक रजिस्ट्टर म ें दि च दकया िाएगा। कोई भी िस्ट्त ु अिर सजचि (तोिाखाना) के जलजखत प्राजधकार के जबना िारी नहीं की िाएगी। (iii) एक स्ट्टॉक रजिस्ट्टर िो उप जनयम (ii) म ें उजल्लजखत िस्ट्तुओं स े अलग िस्ट्तुओं के जलए तोिाखाना म ें रखा िाएगा। रजिस्ट्टर म ें िस्ट्तओंु को क्रमानुसार दिच दकया िाएगा और कॉलम म ें जििरण पयाप्तच रूप स े स्ट्पष्ट दकया िाएगा तादक उसकी पहचान और भौजतक सत्यापन दकया िा सके। स्ट्टॉक रजिस्ट्टर म ें संबंजधत प्रजिजष्ट के सामन े प्रत्येक तोिाखाना िस्ट्तु के अन्य जििरण और फोटो के साथ कॉलम 3 म ें धन मल्ू य ददया िाना चाजहए। प्रत्येक िस्ट्तु की उजचत पहचान संख्या के साथ तोिाखाना की सभी िस्ट्तुओं की एक तस्ट्िीर भी सॉफ्ट कॉपी के रूप म ेंरखी िाएगी। 15. खातों एि ं स्ट्टॉक रजिस्ट्टर की माजसक िाचं . हर महीने के आजखरी ददन या, यदद िह रजििार या छुट्टी पर पडता ह,ै तो उसके एक ददन पहल,े अिर सजचि (तोिाखाना) स्ट्टॉक रजिस्ट्टर की िांच करेगा और उस पर हस्ट्तािर करेगा। 16. स्ट्टोर और रजिस्ट्टरों की लखे ापरीिा इन जनयमों म ें उजल्लजखत स्ट्टोर और रजिस्ट्टर की हर िर्च प्रधान मुख्य लेखा जनयंत्रक, जिदेि मंत्रालय के कायाचलय द्वारा आंतररक लेखा परीिा की िाएगी। भारत के जनयंत्रक एिं महालेखा परीिक द्वारा उनकी िैधाजनक लेखापरीिा भी की िाएगी। 17. स्ट्टोर का सत्यापन िस्ट्तुओं के त्िररत संदभच और भौजतक सत्यापन के उद्देश्य स,े स्ट्टोर म ें प्रत्येक लेख या लेखों के िग च के साथ एक लेबल या स्ट्टॉक काड/च कंलयूटर डेटा बेस बनाए रखा िाएगा। स्ट्टॉक काडच/डेटा म ें यह भी दिाचया िाएगा दक दिे म ें इसके आयात पर िुल्क का भगु तान दकया गया ह ै या नहीं। स्ट्टोर म ें मौिूद सभी िस्ट्तुओं को मंत्रालय म ें अिर सजचि (तोिाखाना) के अलािा दकसी अन्य अिर सजचि द्वारा छह महीन े म ें कम स े कम एक बार भौजतक रूप स े सत्याजपत दकया िाएगा। सभी िस्ट्तओंु का सत्यापन एक ही समय म ें दकया िाना आिश्यक नहीं ह;ै सत्यापन िर् च भर म ें धीरे-धीरे दकया िा सकता ह।ै सत्यापन के पररणाम को तुरंत स्ट्टॉक रजिस्ट्टर म ें अिर सजचि (तोिाखाना) के ददनांदकत हस्ट्तािर के नीचे दिच दकया िाएगा, जिसे दकसी भी प्रकार की कमी के मामले म ेंप्रधान मुख्य लेखा जनयंत्रक, जिदेि मंत्रालय को सूजचत दकया िाएगा। 18. जनिचचन इन जनयमों के जनिचचन स ेउत्पन्न दकसी भी प्रकार के संदेह को अपर सजचि (प्रिासन) को संदर्भचत दकया िाएगा।6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] ** इस े अजधसूचना संख्या क्यू/टीके/551/01/2011 ददनांक 05 फरिरी 2021 द्वारा िारी 'तोिाखाना जनयम, 2021' के अजधक्रमण म ेंिारी दकया गया ह।ै िाई के सैलास थंगल, अपर सजचि (स्ट्थापना) MINISTRY OF EXTERNAL AFFAIRS (Establishment Division) (TOSHAKHANA SECTION) NOTIFICATION New Delhi, the 22nd March, 2024 RULES FOR DEPOSIT OF GIFTS RECEIVED BY GOVERNMENT FUNCTIONARIES FROM FOREIGN SOURCES (TOSHAKHANA RULES 2024) F. No. Q/TK/551/09/2023.—1 Short Title, Commencement and Application i. These Rules may be called Rules for deposit of gifts received by Government functionaries from foreign sources (Toshakhana Rules, 2024). ii. They shall come into force from the dates on which these rules are notified. iii. These rules shall apply to every person appointed to a civil service or posts (including a civilian in Defence Services) in connection with the affairs of the Union. iv. A strong room – Toshakhana is located in the Ministry of External Affairs for deposit of gifts received either in India or abroad by Government functionaries from foreign sources. 2. Management of Toshakhana (i) The Toshakhana will be under the general charge of Joint Secretary (Establishment) in the Ministry of External Affairs and an officer not below the rank of Under Secretary [US (TK)] will exercise general supervision over it, and will be responsible to see that these rules are being carried out. (ii) In addition there will be an AO/SO rank officer who will also be Superintendent, Toshakhana. (iii) The Toshakhana strong room shall be under double lock. The key of one lock will be in the possession of Superintendent, Toshakhana, while that of the other lock will be kept by US (TK), Ministry of External Affairs. A duplicate set of these keys shall be lodged with Joint Secretary (Establishment), Ministry of External Affairs. Keys should be examined annually and a certificate to that effect shall be duly recorded by US (TK) in the register of duplicate keys and countersigned by Joint Secretary (Establishment). 3. Responsibility of Superintendent, Toshakhana. Subject to the control and supervision of US (TK), Superintendent, Toshakhana, will be held responsible for the safety of all cash and stores, the property of Government placed in his/her charge and for their preservation from rust, dampness, worms and moth, etc. 4. Security to be Furnished by Superintendent, Toshakhana. To safeguard against loss to Toshakhana property, due to negligence or fraud, Superintendent, Toshakhana, shall furnish security (reimbursable in nature) as required under Rule 306(3) of the General Financial Rules, 2017 which states that Security should be furnished in the form of a Fidelity Bond in GFR 17, the security bond should be executed in Form GFR 14. The Administration shall see that the government servant pays the premia necessary to keep the Bond alive, for which the government servant shall submit premium receipt in time. 5. Gifts/Presents to be Deposited in Toshakhana. (i) In all cases in which sanction of the Government is required under the Central Civil Services (Conduct) Rules, 1964 or any other corresponding rule as amended from time to time, is not granted, or where any gift is not permitted to be retained by a Government functionary under any general or special order of the Government, the gift(s) involved shall be deposited in the Toshakhana. (ii) The gifts received by the Government Functionaries from near relatives and personal friends on social occasions, which are allowed under CCS (Conduct) Rules, and any other corresponding rules, shall not form part of these rules.[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 (iii) The decision regarding the disposal of articles of gifts/presents, deposited in the Toshakhana under clause (i), will be taken by Joint Secretary (Establishment). Joint Secretary (Establishment) may, at his own discretion, allow the recipients of gifts the first option of purchasing them at the value fixed by the Custom Appraiser. (iv) All perishable items such as dry fruits, teas, jams, confectionery, chocolates etc. shall not be accepted in Toshakhana and would be returned to the recipient. However, in case the estimated value of such items is more than Rs. 5,000/- {which is the retention limit of gifts provided in Foreign Contribution (Acceptance or Retention of Gifts of Presentation) Rules, 2012)}, such items shall be returned to the appropriate administrative authority in recipient’s Ministry/ Department. (v) The gifts/presents which are not of exceptional historical/diplomatic significance can be retained by Government functionaries if the value thereof does not exceed the ceiling fixed by Government of India from time to time [At present Rs. 5,000/-]. No customs duty is leviable on presents received by Government functionaries from foreign sources, which are within the ceiling limit of [Rs. 5,000/-] and are permitted to be retained by the recipients. (vi) The gift items having ‘No Commercial Value (NCV)’, shall be compulsorily returned to the recipient, except in case of gifts having exceptional diplomatic/ historic significance, which shall be kept in Toshakhana, with due approval of Joint Secretary (Establishment). 6. Articles only to be received into Toshakhana through US (TK). No article may be received in the Toshakhana except through US (TK), who will see that a receipt for every article, describing it as fully as possible, is given to the person or section concerned. There shall be printed receipt book and receipts shall be made in triplicate. One will be given to the person sending the articles to the Toshakhana; another will be the authority for the Superintendent, Toshakhana to receive the articles and third will be the office copy for US (TK) who will, with the help of this copy, check the stock book on monthly basis. 7. Jewellery and Valuables. The articles of jewellery and other valuables shall be kept in a safe or strong iron bound box with two locks, the key of one of which shall be in the custody of US (TK), Ministry of External Affairs and the other in Superintendent’s custody. A duplicate set of keys shall be lodged with Joint Secretary (Establishment) in the manner prescribed at Para 2 of these guidelines. 8. Coins and Bullions. Gold coins of Government mintage received in the Toshakhana are not to be treated as cash, but as stores and entered in the Stock Register made over to the Security Printing and Minting Corporation of India Limited (SPMCIL). All gold and silver bullion and other kinds of coins should also be sent to the SPMCIL. Coins and Bullions of exceptional diplomatic and historic significance will be kept in Toshakhana with the approval of Foreign Secretary, Ministry of External Affairs. 9. Animals Presented. When animals form part of gifts/presents, they should be made over to the nearest Army Service Corps for early sale, or handed over to the Zoological Gardens. Animals presented to Ministers and officers of the Government should be dealt with in the same way. In no case should the animals be sent over long distances unnecessarily, or kept at the expense of the Government longer than the period necessary. Such animals will be entered in the Toshakhana books without value until the sum realized for them can be communicated to US (TK). 10. Valuation of articles deposited in the Toshakhana. All articles received in the Toshakhana will be valued as soon as possible, and in any case within one month of receipt, by a Board consisting of Joint Secretary (Establishment) and US (TK) in consultation with the Custom Appraiser. Before entering the value of articles in the Stock Register, the written orders of the Board must be secured for each valuation. 11. Purchase Grants and Presents for distribution. Whenever an officer receives articles from the Toshakhana for presentation, or a special grant for the purchase of gifts/presents, he shall be required to render a precise account of the manner in which he disposes of the articles received or purchased by him. Orders to this effect should be communicated to the officer concerned in every case where Toshakhana presents are provided or their purchase sanctioned. 12. Sales from Toshakhana. (i) Toshakhana articles such as jewellery etc. which are not likely to be required for use or for display as laid down in Rule 13 of the Toshakhana Rules, may be sold at their book value to any Indian (an individual, a firm, a company or an association of persons) by US (TK). Where an article has been in the Toshakhana for more than two8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC.1] years, it should be revalued by the Board before it is sold by US (TK). The assistance of a scheduled bank may be taken for the disposal of gold/ diamond articles. (ii) Such of the remaining articles as are not likely to be required for presentation, or which are not needed for disposal under Rule 13, may in special cases, be sold by auction in the manner prescribed in sub-rule (iii). (iii) The procedure for the conduct of auction shall be as follows:- (a) The auction shall be conducted on Government e-Auction System (https://toshakhanaauction. mea.gov.in) by O/o Joint Secretary (Establishment), Ministry of External Affairs and shall be open to all citizens of India. (b) Articles brought to auction shall be disposed off at the first e-auction provided, the value apprised (including customs duty) by the Customs Appraiser and the Board constituted under Rule 10, is realised. Should such value not be realised, they shall be brought to e-auction a second time whereupon they shall be sold to the highest bidder. In addition, a reserve price will also be fixed for such articles when brought to e-auction for the second time. In case when this reserve price is not realised even at the second auction the goods may be put to e-auction again after such intervals as decided by Joint Secretary (Establishment) on the Government e-Auction System. (iv) Sale proceeds of the articles disposed of in accordance with Rule 5 and 12 of Toshakhana Rules shall be credited at once into Government Accounts as miscellaneous receipts of the Toshakhana. There shall be a printed Receipt Book in foil and counterfoil for receiving the sale proceeds of Toshakhana articles. The counterfoil will serve as the receipt for the money to the party concerned and the foil will be the office copy. The receipt books and the receipts within the books shall be serially numbered. The blank receipt books should be kept in the custody of US (TK). Receipts should be issued under the signature of Under Secretary (TK). There should be a separate Stock register in which the numbers of the blank receipt books received from the press and of those brought into use and the balance in stock should be recorded and duly attested by the officer in charge and counter-signed during Internal Audit by the office of Pr. Chief Controller of Accounts. 13. Disposal of Articles. (i) Toshakhana articles may also be disposed of by way of giving on loan or transferred temporarily or permanently from Toshakhana stores under the orders of Foreign Secretary for use in Rashtrapati Bhavan, New Delhi, Rashtrapati Niwas, Shimla, Vice President’s Secretariat, Prime Minister’s Official Residence, New Delhi, Museums at Delhi, Indian Embassies abroad and Government Departments/State Governments. In addition, Toshakhana articles may also be given as presents or loaned to Charitable Institutions and leading Institutions and organizations under the control of the Government for display as exhibits. No duty on such articles is payable. Receipts for Stores transferred or received back should be obtained/given in all cases. The Toshakhana articles may also be displayed in a secure and suitable place in the Ministry of External Affairs. (ii) Alcoholic beverage items (Liquor bottles) deposited in Toshakhana and not retained (after evaluation) by the recipient, shall be transferred to Protocol Division for optimal use, with approval of the Joint Secretary (Establishment). (iii) Books deposited in Toshakhana and not retained (after evaluation) by the recipient, shall be transferred to MEA Library for optimal use, with approval of the Joint Secretary (Establishment). 14. Toshakhana Books and Registers. The Superintendent, Toshakhana shall maintain:- (i) A register for entering the details of the payments made through Cash section. (ii) EVALUATION REGISTER in the prescribed form for the entry of transactions relating to the Receipts and Issues for presents. All articles received shall be brought on the Stock Register. No article shall be issued without the written authority of US (TK). (iii) A STOCK REGISTER shall be maintained in the Toshakhana distinct from articles referred to in sub rule(ii). The items in the register shall be serially numbered and the particulars in column shall be sufficiently lucid to permit identification and physical verification. The money value should be given in column 3 along with other particulars and photograph of each Toshakhana item against the corresponding entry in stock register. A photograph of all Toshakhana items will also be maintained in the form of a soft copy with proper identification numbers for each item. 15. Monthly checking of Accounts and Stock Register. On the last day of every month or, if that falls on a Sunday or a holiday, on the previous day, US (TK) shall examine and sign the Stock Register.[भाग I—खण् ड 1] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 16. Audit of Stores and Registers. The Store and Registers referred to in these Rules will be subject to Internal Audit by the office of Principal Chief Controller of Accounts, Ministry of External Affairs every year. They shall also be subject to the Statutory Audit by the Comptroller and Auditor General of India. 17. Verification of Stores. For the purpose of ready reference and physical verification, a label or stock card/computer data base will be maintained with each article or class of articles in store. The stock card/data should also indicate whether duty has been paid on its importation into the country or not. All articles in store shall be physically verified at least once in six months by an Under Secretary other than US (TK) in the Ministry. It is not necessary that all the articles should be verified at one time; verification may be done gradually throughout the year. The result of verification shall immediately be entered in the Stock Register under dated initials of US (TK), which in the case of shortages, should be communicated to the Principal Chief Controller of Accounts, Ministry of External Affairs. 18. Interpretation Wherever any doubt arises as to the interpretation of these rules, it shall be referred to Additional Secretary (Administration), Ministry of External Affairs. ** This issues is supersession of ‘Toshakhana Rules, 2021’ issued vide notification No. Q/TK/551/01/2011 dated 05th February 2021. Y. K. SAILAS THANGAL, Addl. Secy. (Establishment) Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.