Substitute of Chapter 16

रजजस्ट्री स.ं डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99 भारत स रकार GOVERNMENT OF INDIA xxxGIDHxxx एस.जी.-डी.एल.-अ.-11092024-257068 xxxGIDExxx SG-DL-E-11092024-257068 ऄसाधारण EXTRAORDINARY प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 38] ददल्ली, सोमिार, जसतम्ब र 9, 2024/ भाद्र 18, 1946 [रा.रा.रा.क्ष.ेदद. स.ं 180 No. 38] DELHI, MONDAY, SEPTEMBER 9, 2024/BHADRA 18, 1946 [N. C. T. D. No. 180 भाग II—I PART II—I राष्ट्रीय राजधानी राज्य क्षत्रे ददल्ली सरकार GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली ऄजधसचू ना ददल् ली, 7 जसतम्ब र, 2024 स.ं 78/जनयम/डीएचसी.—ददल्ली ईच्च न्यायालय ऄजधजनयम, 1966 (1996 का ऄजधजनयम 26) की धारा 7 सहपठठत ऄजभलेख नािकरण ऄजधजनयम, 1917 की धारा 3 और भारतीय संजिधान के ऄनच्ु छेद 227 द्वारा प्रदत्त िजियों तथा आस े आस सन्दभ भम ें समथभ बनाने िाली ऄन्य सभी िजियों का प्रयोग करत े हुए, ददल्ली ईच्च न्यायालय, राष्ट्रीय राजधानी क्षत्रे ददल्ली सरकार के ईपराज्यपाल के पूिभ ऄनुमोदन स,े ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम और अदेि के खंड IV के ऄध्याय 16 के भाग- च (घ) को एतद ्द्वारा जनम्नजलजखत नए भाग-च (घ) द्वारा प्रजतस्ट्थाजपत करता ह:ै भाग-च (घ) प्रिासजनक ऄजभलखे 26. प्रिासजनक ऄजभलखे ों की सरं क्षण ऄिजध:- आस भाग के प्रािधानों के ऄध्यधीन, सभी प्रिासजनक ऄजभलेखों को ईस ऄिजध और तरीके स े संरजक्षत दकया जाएगा जो आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I म ें ददया गया ह ैऔर दिर नष्ट कर ददया जाएगा। 5787 DG/2024 (1)2 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] बिते दक यदद कोइ मामला कायभस्ट्थल पर मजहलाओं का यौन ईत्पीड़न (रोकथाम, जनषेध ि जनिारण) ऄजधजनयम, 2013 की धारा 4 की ितों के ऄंतगभत गठठत सतकभता/जनरीक्षण/सुजनजित जीजिका प्रगजत/ अंतठरक जिकायत सजमजत के समक्ष लंजबत ह ै या कोइ मामला दकसी भी न्यायालय के समक्ष लंजबत ह,ै तो समक्ष प्राजधकारी की पूिभ स्ट्िीकृजत के जबना ऄजभलेख नष्ट नहीं दकया जाएगा। 27. सामान्य/ऐजतहाजसक महत्ि के ऄजभलखे ों का सरं क्षण:- सामान्य या ऐजतहाजसक महत्ि के मान े जान े िाल े सभी ऄजभलेखों को, संबंजधत जिल े के प्रधान जिला एिम ् सत्र न्यायाधीि के ध्यान म ें लाया जाएगा जो ऐस े अदेि पाठरत कर सकते ह ैं या जनदिे दे सकत े ह,ैं जजन्ह ें िह ईनके संरक्षण हते ु या ऄन्यथा ईजचत समझें। 28. सरं क्षण ऄिजध की गणना का ढंग:- ऄनुसूची-I म ें ददए दकसी जनदेि के ऄध्यधीन, ऐसी ऄिजध जजसके जलए दकसी दस्ट्तािेि को संरजक्षत दकया जाना ह,ै ईसकी गणना ईस पर ऄंदकत जतजथ के पिात ् अने िाली 1 जनिरी स े की जाएगी, ईदाहरणाथ,भ 2022 के कागजात, जजन्ह ें आन जनयमों के ऄतं गतभ एक िष भ के जलए संरजक्षत रखा जाना ह,ै 31 ददसम्बर, 2023 के पिात ् नष्ट दकए जाने हते ु योग्य होंगे। 29. प्रिासजनक ऄजभलखे ों को नष्ट करन े की ऄिजध:- दकसी भी जनदेि के जारी होने के ऄध्यधीन, प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने का काय भ प्रत्येक िषभ जून और ददसंबर माह म ें दकया जाएगा और यदद संभि हो, ऄजभलेख को नष्ट करन े हते ु दकसी ऄिकाि का भी ईपयोग दकया जा सकता ह,ै बिते दक संबंजधत ऄजधकारी और कमभचारी ईपलब्ध हों। 30. नािकरण के जलए ऄनमु ोदन प्रदान करन ेहते ु सक्षम प्राजधकारी:- संबंजधत जिल े के प्रधान जिला एिम ् सत्र न्यायाधीि प्रत्येक प्रिासजनक िाखा के जलए कम स े कम ऄजतठरि जिला एिम ् सत्र न्यायाधीि के पद के दकसी ऄजधकारी को नाजमत करेंग,े जो ऄजभलेखों के नािकरण को ऄनुमोददत करेगा। 31. नष्ट दकय े जान ेिाल ेऄजभलखे ों की पहचान:- दकसी प्रिासजनक िाखा म ें जनयुि प्रत्येक ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी मइ और निबं र के महीन े म ें ही नष्ट दकए जान े िाले ऄजभलेखों की पहचान कराकर ईन्ह ें आस संबंध म ें बनाए गए रजजस्ट्टरों म ें दज भ कराएगा तादक आन्ह ें अगामी जून और ददसंबर के महीनों म ें क्रमिः नष्ट दकए जाने के जलए तैयार दकया जा सके और यह ईपरोि जनयम 30 के ऄंतगभत आस प्रकार नाजमत ऄजधकारी द्वारा ऄंजतम स्ट्िीकृजत प्राप्त करन े के ऄध्यधीन होगा। जब कोइ दस्ट्तािेि नष्ट दकया जाए, तो नष्ट दकए जाने की जतजथ के साथ-साथ नष्ट दकए जाने िाले दस्ट्तािेि के सामन े लाल स्ट्याही स े रजजस्ट्टर म ें 'डी' ऄक्षर दजभ दकया जाएगा। 32. भजिष्य म ेंसदं भ भ हते ुसरं जक्षत दकय े जान े िाल ेऄजभलखे :- कोइ ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी ऄजभलेख का जििरण दज भ करन े स े पहले यह अकलन करेगा दक क्या नष्ट दकए जान े हते ु प्रस्ट्ताजित ऄजभलेख भजिष्य म ें संदभभ के जलए अिश्यक ह ै या ईसके भजिष्य म ें संदभभ के जलए अिश्यक होन े की संभािना ह।ै यदद ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी को ऐसा लगे दक ऐसे ऄजभलेख को ईि कारणों स े संरजक्षत रखने की अिश्यकता ह,ै तो िह ऐस े ऄजभलेख को ईपरोि जनयम 30 के ऄंतगभत नाजमत ऄजधकारी के समक्ष, आसके संरक्षण के जलए जिस्ट्ततृ कारण बताते हुए, प्रस्ट्तुत करेगा। ईि ऄजधकारी ईसके समक्ष प्रस्ट्ततु ऄजभलेख के सरं क्षण के संबंध म ें ऐस े अदेि पाठरत करेगा, जैसा िह ईजचत समझे। 33. लखे ा सबं धं ी ऄजभलखे ों को नष्ट करन े के जलए मागदभ िकभ जसद्ातं :- लेखा ऄजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागदभ िभन का मख्ु य जसद्ांत यह होना चाजहए दक जब तक कोइ अपजत्त लंजबत ह ै और लेखा की पूरी तरह स े जांच नहीं की गइ ह ै और लेखा परीक्षा म ें स्ट्िीकार नहीं दकया जा चुका ह,ै तब तक ईसे ि ईससे संबंजधत दस्ट्तािेिों को नष्ट नहीं दकया जाना चाजहए, भले ही जनयमों म ें जनर्ददष्ट संरक्षण ऄिजध समाप्त हो गइ हो। 34. आलक्े रॉजनक रूप म ेंरख े गए ऄजभलखे ों का नािकरण:- आन जनयमों म ें जनर्ददष्ट संरक्षण की दकसी भी ऄिजध के बािजूद, कोइ भी प्रिासजनक ऄजभलेख, सूचना प्रौद्योजगकी ऄजधजनयम, 2000 की धारा 7 के ऄनुसार, आलेक्रॉजनक रूप म ेंरख जलए जाने के बाद नष्ट दकया जा सकता ह।ै[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 3 स्ट्पष्टीकरण I: सूचना प्रौद्योजगकी ऄजधजनयम, 2000 की धारा 7 के ऄनुसार, जहां दकसी जिजध म ें प्रािधान ह ै दक दस्ट्तािेि, ऄजभलेख या सूचना जिजनर्ददष्ट ऄिजध के जलए प्रजतधाठरत की जाए, िहा ं ऐसी अिश्यकता पूण भ कर दी गइ समझी जाएगी यदद ऐसे दस्ट्तािेि, ऄजभलेख या सूचना आलेक्रॉजनक रूप म ेंप्रजतधाठरत की जाती ह।ै स्ट्पष्टीकरण II: तथाजप, आलेक्रॉजनक रूप म ें सरं जक्षत ऄजभलेख को भी, आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I म ें ईजल्लजखत कागिी रूप म ेंसंरक्षण ऄिजध समाप्त होने के बाद नष्ट दकया जा सकता ह।ै 35. जडजजटलीकृत दकए जान े योग्य ऄजभलखे ों की पहचान:- दकसी प्रिासजनक िाखा म ें जनयुि प्रत्येक ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी ईस ऄजभलेख की पहचान करेगा जजसे ईसके ऄनुसार जडजजटल रूप म ें संरजक्षत दकए जाने की अिश्यकता ह ैऔर आसके बाद िह ईसे नष्ट करने की ऄनुमजत देन े हते ु सक्षम ऄजधकारी की स्ट्िीकृजत प्राप्त करेगा। 36. ऄजभलखे के नष्ट दकए जान ेस ेपिू भ आलक्े रॉजनक रूप म ेंपठरिर्ततत करन ेका पयिभ क्षे ण:- प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने स े पहल,े आलेक्रॉजनक रूप म ें पठरिर्ततत दकए जाने का काय भ जनयम 34 के ऄनुसार समय-समय पर दकया जाएगा, जैसा दक अिश्यक हो और आसका पयभिेक्षण ऐस े ऄजधकारी द्वारा दकया जाएगा जजसे आस प्रयोजन हते ु संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम ् सत्र न्यायाधीि द्वारा जनयुि दकया गया हो तथा ईसके जडजजटल हस्ट्ताक्षर द्वारा ईसे प्रमाजणत भी दकया जाएगा। 37. प्रिासजनक ऄजभलखे ों को नष्ट करन े के जलए रजजस्ट्टर:- प्रत्येक प्रिासजनक िाखा को नष्ट दकए जाने िाल े प्रिासजनक ऄजभलेखों का जििरण रखने के जलए जनम्नजलजखत रूप म ें एक रजजस्ट्टर बनाना होगा:- प्रिासजनक ऄजभलखे ों के नािकरण का रजजस्ट्टर िाखा का नाम क्र. नष्ट दकय े नष्ट दकए ऄजभलखे क्या ऄजभलखे ऄनसु चू ी-I म ें ठटप्पणी, ऄनमु ोदन ऄजभलखे ऄजभलखे जान ेिाल े जान ेिाल े नष्ट करन े आलक्े रॉजनक प्राजधकारी नष्ट करन े स.ं यथा - यदद कोइ नष्ट करन े ऄजभलखे ऄजभलखे की हते ु रूप स े (ऄजतठरि की जतजथ जनर्ददष्ट हो िाल े का जििरण जाचाँ करन े प्रस्ट्ताजित संरजक्षत ह ैया जजला एिम ् संरक्षण ऄजधकारी िाल े माह/िष भ नहीं सत्र ऄिजध का नाम ऄजधकारी का न्यायाधीि) नाम के हस्ट्ताक्षर (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 38. ऄिजिष्ट प्रािधान-: दकसी भी प्रिासजनक ऄजभलेख की संरक्षण ऄिजध, जो आन जनयमों के साथ सलं ग्न ऄनुसूची-I के ऄंतगतभ न दी गइ हो, संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम ् सत्र न्यायाधीि द्वारा तय की जाएगी और िह आन जनयमों के साथ सलं ग्न ऄनुसूची-I म ें दकसी भी प्रजिजष्ट को जोड़ या हटा सकते ह।ैं ऄनसु चू ी-I प्रिासजनक ऄजभलखे ों का नाश्करण ताजलका-1 (लखे ा िाखा) क्र. स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पजणया ाँ -1 -2 -3 -4 1. पत्राचार िाआल/सेिा पुजस्ट्तका का दसू रा भाग 3 िषभ सेिाजनिृजत्त/त्यागपत्र/जनष्कासन की जतजथ के पिात् या िह जतजथ जब से िह व्यजि स्ट्थापना का कमभचारी नहीं रहता ह ै या लेखा परीक्षा के पूरा होन/ेलंजबत मुक़द्दम ेके पठरणाम के पिात,्4 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] जो भी बाद में हो 2. यात्रा भत्ता, त्योहार, ऄिकाि यात्रा ठरयायत, 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से जचदकत्सीय ऄजिम/दािा जबल और संबंजधत िाआलें 3. स्ट्थापना िेतन जबलों और संबंजधत ऄनुसूजचयों, 3 िषभ लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत मुक़द्दमे के पठरणाम के पिात्, बकाया जबलों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस ऄिजध जो भी बाद में हो के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल रजजस्ट्टर बनाया गया हो) 4. बच्चों की जिक्षा भत्ता/ट्यूिन िीस जबल, 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से ओिरटाआम भत्ता जबल, मानदेय जबल, संध्याकालीन न्यायालय भत्ता जबल, बोनस जबल और संबंजधत िाआलें 5. बजट रजजस्ट्टर और िाआलें, नकद रजजस्ट्टर, 5 िषभ जित्तीय िषभ के ऄंत में लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत मुक़द्दमे ददन-प्रजतददन की डाक और लेखा िाखा में के पठरणाम के पिात्, जो भी बाद में हो बनाए गए ऄन्य जिजिध रजजस्ट्टर 6. लेखा िाखा की लेखा परीक्षा अपजत्त िाआलें 1 िषभ अपजत्तयों के जनपटारे और लेखा परीक्षा ऄनुभाग द्वारा जनणभय जलए जाने के पिात ् 7. कमभचारी के जचदकत्सा काडभ ऄजभलेख 1 िषभ कमभचारी की सेिाजनिृजत्त/मृत्यु के पिात् 8. पेंिनभोगी के जचदकत्सा काडभ ऄजभलेख 1 िषभ पेंिनभोगी के ऄंजतम लाभाथी की पात्रता समाप्त होने के पिात् 9. सेिाजनिृजत्त/समय से पूिभ सेिाजनिृत्त कमभचारी 5 िषभ पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का की पेंिन मामल ेकी िाआलें ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात् 10. मृत कमभचारी की पाठरिाठरक पेंिन मामले की 5 िषभ पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का िाआल ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात् 11. सेिा से त्यागपत्र ददए/बखाभस्ट्त/जनष्काजसत 3 िषभ खातों के ऄंजतम जनपटान /लाभों/ईपदान अदद के भुगतान और ऄजधकाठरयों/कमभचाठरयों की सेिा पुजस्ट्तका और लेखा परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी भी ऄिकाि लेखा मुक़द्दम/ेकायभिाही के मामल े में, सेिा पुजस्ट्तका और ऄिकाि खाते को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता ह ै 12. सामान्य भजिष्य जनजध/बहीखाता ब्रॉडिीट 1 िषभ सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान/लेखा (श्रेणी-IV), बैलेंस रांसिर मामल ेऔर सामान्य परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो भजिष्य जनजध पास बुक 13. सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान जबल 3 िषभ खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के (बखाभस्ट्तगी/जनष्काजसत मामल)े पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी भी मुक़द्दमे/कायभिाही के मामल ेमें, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता ह ै 14. सामान्य भजिष्य जनजध ऄजिम जबल और 1 िषभ िसूली कायभिाही/लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात,् जो भी संबंजधत िाआलें बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात् 15. सामान्य भजिष्य जनजध जनकासी जबल और 1 िषभ लेखा परीक्षा पूरी होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और संबंजधत िाआलें सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जान ेके पिात् 16. समाधान एिं व्यय जििरण (योजना एिं गैर- 3 िषभ लेखा परीक्षा पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से योजना) तथा ऄंजतम ऄजधिेष एि ं बचत जििरण िाआलें 17. मकान दकराया भत्ता और दोगुना यात्रा भत्ता से 3 िषभ लेखा परीक्षा पूरी होने के बाद तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर में संबंजधत अदेि प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात ् 18. िॉम-भ 16, अय प्रमाण पत्र, गणना पत्रक और 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् अयकर स े संबंजधत बचत प्रमाण और 10-इ िॉमभ 19. ऄंजतम िेतन प्रमाण पत्र की फाआल, लाआसेंस 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् िुल्क िाआल, ऄदेयता अदेि, िेतन और भत्तों की िसूली िाआल और संबंजधत जिजिध िाआलें[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 5 20. कमभचाठरयों की िेतन जनधाभरण अदेि िाआल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्। प्रजिजष्ट दकए जाने और और िेतन िृजद् सूची ऄंि/अदेि को सेिा पुजस्ट्तका में रखे जाने के पिात् 21. ऄसाधारण ऄिकाि अदेि/िाआलें, 1 िषभ लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर / सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात् संध्याकालीन न्यायालय िाआलें और ऄन्य संबंजधत जिजिध िाआलें 22. जीएअर-27 में बनाए गए सभी अकजस्ट्मक 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् जबल और आसके जििरण और ऄजिम रजजस्ट्टर तथा संबंजधत िाआलें 23. जबजली, पानी, पेरोल, समाचार-पत्र, पजत्रका, 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् कैम्प कायाभलय, गृह-सह-कायाभलय ऄदभली भत्ता का रीडडग रजजस्ट्टर और ईससे संबंजधत िाआलें 24. घरेलू सहायक भत्ता (सेिाजनिृत्त न्याजयक भत्ता) 1 िषभ ऄंजतम लाभाथी की पात्रता समाप्त होने की जतजथ या लेखा का रीडडग रजजस्ट्टर और संबंजधत िाआलें परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो 25. न्याजयक ऄजधकाठरयों द्वारा प्रस्ट्तुत ईपयोजगता 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ब्लॉक ऄिजध के पूरा होने के प्रमाण पत्र का ऄजभलेख ऄध्यधीन जजससे ईपयोजगता प्रमाण पत्र संबंजधत ह ै 26. पठरिार जनयोजन भत्ता से संबंजधत िाआल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् (7िें िेतन अयोग द्वारा पठरिार जनयोजन भत्ता समाप्त कर ददया गया ह)ै 27. नकद भत्ता/जिकलांग भत्ता से संबंजधत िाआल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् स्ट्िामी के सामान्य जित्तीय जनयमों के संकलन) 27िां संस्ट्करण-2014) के ऄध्याय-12 के भाग-VIII के जनयम 289, के साथ- साथ आसके पठरजिष्ट-13 और ईससे संबंजधत ऄनलु ग्नक में लेखा स े संबंजधत ऄजभलेखों के नािकरण के जनयमों का एक संिह िाजमल ह।ै ईपरोि ईपयोग की गइ ित ेंऔर िाक्यांि, जब तक दक ऄन्यथा जनर्ददष्ट न दकया जाए, का िही ऄथभ और संदभभ होगा। ताजलका-2 कायालभ य प्रिासजनक दीिानी न्यायाधीि (ऄब सबं जं धत जिल ेके प्रधान जिला एि ं सत्र न्यायाधीि के कायालभ य म ेंजिलजयत) क्र. सं. कायालभ य प्रिासजनक दीिानी न्यायाधीि संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी (केन्द्रीय), ददल्ली द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे 1. (क) िठरष्ठता एिं पदोन्नजत, स्ट्थायीकरण और सदैि के जलए नीजतगत जनणभय, िठरष्ठता, पदोन्नजत, स्ट्थायीकरण के संबंध में सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/ जनणभय और सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/ संिोजधत संिोजधत सुजनजित जीजिका प्रगजत सुजनजित जीजिका प्रगजत (एमएसीपी) को हमेिा के जलए (एमएसीपी) से संबंजधत िाआलें संरजक्षत रखा जाए। ऄन्य ऄजभलेख ऄंजतम जनपटान के 1 िष भ बाद नष्ट कर ददए जाए। (ख) भती की िाआलें/रजजस्ट्टर 12 िषभ दकसी भी ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाही के ऄध्यधीन, दकसी सीधी/जिभागीय/ऄनुकंपा (के अधार पर) मामल ेमें ऄजभयोग/कायभिाही के ऄंजतम रूप प्राप्त कर लेने के 1 िषभ पिात् (ग) ठरजियों के सृजन से संबंजधत 12 िषभ स्ट्थापना/स्ट्िीकृजत रजजस्ट्टर /रोस्ट्टर में स्ट्िीकृजत का जििरण िाआलें/रजजस्ट्टर और ददल्ली ईच्च दजभ कर लेने के ऄध्यधीन न्यायालय के साथ संबंजधत पत्राचार (घ) पठरिीक्षा से संबंजधत िाआल 1 िषभ पठरिीक्षा की समाजप्त के पिात् (ड.) पठरिार जनयोजन भत्ता से संबंजधत 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् िाआल (7िें िेतन अयोग ने पठरिार जनयोजन भत्ता समाप्त कर ददया ह)ै (च) नकद भत्ता/जिकलांगता भत्ता से संबंजधत 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् िाआल (छ) कायाभलयी सूची से मृत कमभचारी का नाम 1 िषभ अदेि की जतजथ से हटाने से संबंजधत िाआल (ज) संिग भमें पठरितभन 12 िषभ सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट के पिात् (झ) गाडभ िाआल सदैि के जलए भारत सरकार के जनयमों और कायाभलयी ज्ञापनों के ऄनुसार6 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] (ञ) ऄजभयोग मामल े में प्रस्ट्तुत तथ्यों से 1 िषभ ऄंजतम जनपटान के पिात् संबंजधत िाआलें (ट) जिकायत िाआलें (प्रारंजभक साक्ष्यों का 1 िषभ ऄंजतम जनपटान के पिात् संकलन) (ठ) अग े ऄध्ययन जारी रखने के जलए 5 िषभ सेिाजनिृजत्त के पिात् ऄनुमजत, पासपोटभ के जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र, जिदेि जाने की ऄनुमजत, ऋण लेने और ऄन्य जिजिध जानकारी से संबंजधत िाआलें 2. सतकभता िाआल ें 1 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्। जिभागीय जांच का जनस्ट्तारण जजसमें अरोप जसद् नहीं हुए ह ैं (क) जिभागीय जांच जजसमें िेतन िृजद् 1 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्। रोकना/डनदा अदद का दंड लगाया जाए (ख) दंड हटाने /सेिा से पदच्युजत जजनमें ऄपीलें 1 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्। लंजबत ह ैं 3. रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्। संजस्ट्थत करने संबंजधत रजजस्ट्टर (क) प्रमाजणत अिेदन प्राप्त करने से संबंजधत 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप रजजस्ट्टर प्राप्त करने के पिात्। (ख) जिभागीय जांचों के जनस्ट्तारण की सूची से 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप संबंजधत रजजस्ट्टर प्राप्त करने के पिात्। (ग) संबंजधत प्रस्ट्तुतकताभ ऄजधकाठरयों को 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात्। मानदेय की स्ट्िीकृजत से संबंजधत िाआल (घ) ऄजभलेख कक्ष में जमा कराया हुअ 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप जिभागीय जााँच का रजजस्ट्टर प्राप्त करने के पिात्। (ङ) माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय और 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप माननीय भारत के सिोच्च न्यायालय के प्राप्त करने के पिात्। समक्ष सेिा ऄपील/ठरट याजचकाओं में ठटप्पजणयों की िाआल 4. व्यजिगत िाआल ें 6 िषभ प्रिासजनक सुधार एि ंजन जिकायत जिभाग, भारत सरकार व्यजिगत िाआलें (राजपजत्रत) (क) द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हते ु समान ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए जनयम। (ख) व्यजिगत िाआलें (गैर-राजपजत्रत) 6 िषभ व्यजिगत िाआल ें(गैर-राजपजत्रत) (क) िे जो सेिाजनिृजत्त/ऄंजतम लाभ के जलए पात्र ह:ैं श्रेणी ग- 5 (यानी 5 िषभ) ऄंजतम पेंिन/ईपदान राजि भुगतान अदेि जारी होने के पिात् (ख) ऄन्य: श्रेणी ग-5 (यानी 5 िषभ) सेिा में नहीं रहने के पिात् ठटप्पजणया ाँ :जनर्ददष्ट प्रजतधारण ऄिजध की समाजप्त पर, ईन ऄजधकाठरयों की व्यजिगत िाआल ें जजन्होंने दकसी भी गजतजिजध के क्षत्रे में महत्िपूणभ योगदान ददया ह ै (जैस े प्रिासजनक, िैज्ञाजनक, अर्तथक, सामाजजक) और राष्ट्रीय / ऄंतराभष्ट्रीय मान्यता प्राप्त की ह,ै ईन्ह ेंराष्ट्रीय ऄजभलेखागार में भेजा जाए। (ख) कमभचाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ कमभचारी की मृत्यु की सी.एस. कायाभलय ज्ञापन सं. 51/5/72-स्ट्थापना(क), जतजथ से 2 िषभ तक या ददनांक 20.05.1972 और भारत सरकार, कार्तमक एिं सेिाजनिृजत्त/पदच्युजत/सेिा से जनलंबन की जतजथ से 5 प्रजिक्षण जिभाग, कायाभलय ज्ञापन संख्या 210116/2001- िषभ तक, जो भी बाद में हो स्ट्थापना(क), ददनांक 14.05.2011 (ग) सामान्य भजिष्य जनजध िाआल ें[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 7 5. ऄजिम जबल िसूली कायभिाही/लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात,् जो भी 1 िषभ बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात् (क) जनकासी जबल लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर 1 िषभ और सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात् (ख) सामान्य भजिष्य जनजध/नइ पेंिन योजना सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा 1 िषभ पासबुक परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो (ग) सामान्य भजिष्य जनजध जििरण सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा 1 िषभ परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो (घ) सामान्य भजिष्य जनजध बही/ब्रॉड िीट सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा (श्रेणी-IV) व्यजिगत िाआलें (गैर- 1 िषभ परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो राजपजत्रत) (ङ) सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के जबल (सेिाजनिृजत्त/स्ट्िैजच्छक पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के सेिाजनिृजत्त/त्यागपत्र) 3 िषभ मामल े में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता ह।ै (च) सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के जबल (पदच्युजत/जनलंबन) पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के 3 िषभ मामल े में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता ह।ै सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के जबल (मृत्यु के मामले में) पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के 3 िषभ मामल े में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता ह।ै (छ) िेष राजि के हस्ट्तांतरण के मामल े सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा 1 िषभ परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (ज) बीमा जबल सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान/ लेखा 1 िषभ परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (झ) त्यौहार ऄजिम जबल लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् 1 िषभ (7िें िेतन अयोग ने त्यौहार ऄजिम समाप्त कर ददया ह)ै (ञ) कंप्यूटर ऄजिम और मोटरसाआदकल ऄजिम िसूली कायभिाही / लेखा परीक्षा के परू ा होने के पिात्, जो जबल 1 िषभ भी बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्। 6. बजट ऄनमु ान 7. समाधान जििरण 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से 8. बचत का ऄजधिेष 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से (क) कायाभलय व्यय मद से संबंजधत जबल 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से (ख) घरेलू यात्रा व्यय (डीटीइ) से संबंजधत जबल 3 िषभ लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से (ग) ऄिकाि यात्रा ठरयायत और ऄिकाि लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से यात्रा ठरयायत (मूल जनिास) दािे से 3 िषभ संबंजधत जबल (घ) जचदकत्सीय जबलों का ऄजभलेख लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 दकसी कमभचारी की सेिाजनिृजत्त /मृत्य ुके पिात् िषभ बाद या 3 िषभ तक, जो भी बाद में हो (ङ) स्ट्थानांतरण और तैनाती िाआलों का सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट ऄजभलेख दकया जा सकता ह।ैं 9. ऄिकाि स्ट्िीकृजत स े सबं जंधत िाआल/रजजस्ट्टर 1 िषभ पात्रता समाप्त हो जाने के पिात्। (i) अकजस्ट्मक ऄिकाि/ प्रजतपूरक ऄिकाि/जििेष अकजस्ट्मक ऄिकाि और8 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] लघु ऄिकाि के जलए अिेदन ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से (ii) ऄिकाि खाता रजजस्ट्टर 3 िषभ 10. सेिाजनिृत्त/समय से पूि भ सेिाजनिृत्त पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का 5 िषभ कमभचारी की पेंिन मामले की िाआल ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात्। 11. मृत कमभचारी की पाठरिाठरक पेंिन पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का 5 िषभ मामल ेकी िाआल ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात् 12. िेतन जनधाभरण से संबंजधत ऄजभलेख लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्। प्रजिजष्ट दकए जाने और 1 िषभ ऄंि/अदेि को सेिा पुजस्ट्तका में रखे जाने के पिात् 13. सेिा पुजस्ट्तका खातों के ऄंजतम जनपटान /लाभों/ईपदान अदद के भुगतान और लेखा परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी 3 िषभ ऄजभयोग /कायभिाही के मामले में, सेिा पुजस्ट्तका और ऄिकाि खाते को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के पिात् ही हटाया जा सकता ह ै 14. ऄजधकाठरयों के ऄिकाि का ऄजभलेख कमभचाठरयों के ऄर्तजत ऄिकाि और जचदकत्सीय ऄिकाि 3 िषभ दकसी भी चरण में जिभागीय जांच के जलए अिश्यक होते ह ैं 15. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 16. (क) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के पिात्, जो भी बाद में हो। ऄनुसूजचयों, बकाया जबलों की कायालभ य 3 िषभ प्रजतयां (ईस ऄिजध के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल रजजस्ट्टर बनाया गया ह)ै। 17. (ख) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के ऄनुसूजचयों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस पिात्, जो भी बाद में हो। 35 िषभ ऄिजध के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल रजजस्ट्टर बनाया नहीं गया ह)ै 18. (ग) ईस ऄिजध के जलए स्ट्थापना िेतन 3 िषभ लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के जबलों की ऄनुसूजचयां जजसके जलए िते न पिात्, जो भी बाद में हो। जबल रजजस्ट्टर बनाया गया ह।ै (घ) भुगतान पंजी लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के 3 िषभ पिात्, जो भी बाद में हो। (ड.) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के ऄनुसूजचयों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस 35 िषभ ऄिजध के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल पिात्, जो भी बाद में हो। रजजस्ट्टर बनाया नहीं गया ह)ै प्रेषण रजजस्ट्टर 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से। (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जिला एिं सत्र न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा अदेि दकया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) (क) ऄधीनस्ट्थ कमभचाठरयों के जलए 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से अकजस्ट्मक ऄिकाि/जििु देखभाल ऄिकाि/प्रजतपूरक ऄिकाि/जििेष ऄिकाि का रजजस्ट्टर 19. (ख) ऄधीनस्ट्थ कमभचाठरयों के जलए डायरी 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से रजजस्ट्टर (ग) अिक डाक 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से (घ) मूल रूप में लौटाइ गइ डाक का 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से रजजस्ट्टर (ड.) डाक रजजस्ट्टर 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 9 ताजलका-3 प्रिासन िाखा -I/II/III क्र.स.ं प्रिासन िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध जनदेि 1. (क) व्यजिगत िाआल (राजपजत्रत) 6 िषभ प्रिासजनक सुधार एिं जन जिकायत जिभाग, भारत सरकार द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हते ु समान ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए जनयम। 1. (ख) व्यजिगत िाआल (गैर-राजपजत्रत) 6 िषभ प्रिासजनक सुधार एिं जन जिकायत जिभाग, भारत सरकार द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हते ु समान ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए जनयम। (क) िे जो सेिाजनिृजत्त/ ऄंजतम लाभ के जलए पात्र ह:ैं श्रेणी ग-5 (यानी 5 िषभ) ऄंजतम पेंिन/ईपदान राजि भुगतान अदेि जारी होने के पिात्। (ख) ऄन्य: श्रेणी ग-5 (यानी 5 िषभ) सेिा में नहीं रहने के पिात्। ठटप्पजणयााँ: जनर्ददष्ट प्रजतधारण ऄिजध की समाजप्त पर, ईन ऄजधकाठरयों की व्यजिगत िाआल ें जजन्होंने दकसी भी गजतजिजध के क्षत्रे में महत्िपूणभ योगदान ददया ह ै (जैस े प्रिासजनक, िैज्ञाजनक, अर्तथक, सामाजजक) और राष्ट्रीय / ऄंतराभष्ट्रीय मान्यता प्राप्त की ह,ै ईन्ह ेंराष्ट्रीय ऄजभलेखागार में भेजा जाए। 2. अग ेऄध्ययन के जलए ऄनुमजत, पासपोटभ के 5 िषभ सेिाजनिृजत्त के बाद। यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ै तो ईसके 1 िषभ पिात्। जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र, जिदेि जाने के जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र, ऋण लेने के जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र और अचरण जनयमों के तहत अिश्यक ऄन्य जिजिध जानकारी से संबंजधत िाआलें 3. स्ट्थानांतरण और तैनाती सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट दकया जा सकता ह।ै 4. िठरष्ठता एि ंपदोन्नजत, स्ट्थायीकरण और सदैि के जलए केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/ संिोजधत सुजनजित जीजिका प्रगजत (एमएसीपी) से प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ संबंजधत िाआलें बाद नष्ट कर ददया जाए। 5. जिभागीय पदोन्नजत सजमजत/सुजनजित जीजिका सदैि के जलए केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ ही प्रगजत (एसीपी)/संिोजधत सुजनजित जीजिका हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम प्रगजत (एमएसीपी) सजमजत से संबंजधत प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ कायभिृत्त का ऄजभलेख और ईसस ेसंबंजधत बाद नष्ट कर ददया जाए। ऄभ्यािेदन 6. ऄिकाि स्ट्िीकृजत स ेसबं जंधत िाआल/रजजस्ट्टर (i) अकजस्ट्मक ऄिकाि/ प्रजतपूरक 1 िषभ पात्रता समाप्त हो जाने के पिात् ऄिकाि/जििेष अकजस्ट्मक ऄिकाि और लघु ऄिकाि के जलए अिेदन (ii) ऄिकाि खाता रजजस्ट्टर ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 3 िषभ 7. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 8. जनलंबन और जनरसन अदेि 6 िषभ लंजबत ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाजहयों के ऄध्यधीन। 9. ठरजियों के सृजन से संबंजधत िाआलें/रजजस्ट्टर 12 िषभ स्ट्थापना/स्ट्िीकृजत रजजस्ट्टर /रोस्ट्टर में स्ट्िीकृजत का जििरण और माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय के साथ दजभ करने के ऄध्यधीन। पत्राचार 10. कमभचाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ कमभचारी की मृत्यु की सी.एस. कायाभलय ज्ञापन सं. 51/5/72-स्ट्थापना(क), ददनांक जतजथ से 2 िषभ तक या 20.05.1972 और भारत सरकार, कार्तमक एिं प्रजिक्षण सेिाजनिृजत्त की जतजथ10 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] से 5 िषभ तक, जो भी जिभाग, कायाभलय ज्ञापन संख्या 210116/2001- बाद में हो। स्ट्थापना(क), ददनांक 14.05.2011 11. प्रेषण रजजस्ट्टर, ड्यूटी रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 12. कमभचाठरयों की मांग से संबंजधत ऄजभलेख, 1 िषभ ऄंजतम जनणभय की जतजथ से बैठक पत्र 13. भती की िाआलें/ऄनुकंपा (अधार पर) जनयुजि 12 िषभ दकसी ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाजहयों के ऄध्यधीन से संबंजधत रजजस्ट्टर 14. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-4 केयरटेककग िाखा क्र. स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. बजट िाआल 6 िषभ जित्तीय िषभ से 2. ऄजग्निामक यंत्र जिजिध और जबल िाआल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् 3. सिाइ कमभचाठरयों, िराि और 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से चौकीदारों का ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 4. स्ट्थानीय स्ट्तर पर जिजिध खरीद 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ताजलका-5 नकदी िाखा क्र . िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी स.ं 1. अकजस्ट्मक जबल तीन िषभ या लेखा परीक्षा मंिूरी के पिात् सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9) 01 िषभ, जो भी बाद में हों। 2. नक़द पुजस्ट्तका 10 िषभ सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9) 3. भुगतान पंजी तीन िषभ या लेखा परीक्षा मंिूरी के पिात् सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9) 01 िषभ, जो भी बाद में हों। 4. यात्रा भत्ता (िाईचर) (सड़क एि ंडाआट खचभ) तीन िषभ या लेखा परीक्षा मंिूरी के पिात् सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9) 01 िषभ, जो भी बाद में हों। ताजलका-6 मुख्य महानगर दडं ाजधकारी कायालभ य क्र .स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे सरं क्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. जतहाड़ जेल, ददल्ली में अयोजजत माजसक 1 िषभ बैठक के समापन की जतजथ से जेल बैठक से संबंजधत ऄजभलेख ताजलका-7 कंप्यूटर िाखा क्र.स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. (क) अिक/जािक ऄनुरोध पत्रों और अिेदनों अदद से ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 1 िषभ संबंजधत डाक रजजस्ट्टर (ख) ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से (ग) जिजभन्न पठरयोजनाओं में रखरखाि ऄनुबंध प्राप्त 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से जिक्रेताओं द्वारा जनयुि आंजीजनयरों का रजजस्ट्टर 2. (क) सरकारी एजेंजसयों जैसे NICSI/ICSIL अदद के 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत माध्यम स ेकी गइ खरीद से संबंजधत िाआलें होने के पिात्, जो भी बाद में हो।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 11 (ख) जनजिदा/इ-जनजिदा प्रदक्रया या खुले बाजार के 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत माध्यम स ेकी गइ खरीद होने के पिात्, जो भी बाद में हो (ग) जिजभन्न ईपकरणों/िस्ट्तुओं के जलए िार्तषक रखरखाि 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत ऄनुबंध (एएमसी) की जनजिदा प्रदक्रया से संबंजधत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। मामल/ेिाआलें (घ) जिजभन्न ईपकरणों/िस्ट्तुओं के जलए िार्तषक दर 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत ऄनुबंध (एअरसी) की जनजिदा प्रदक्रया से संबंजधत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। मामल/ेिाआलें 3. जिभाग द्वारा ख़रीद ेगए कंप्यूटर, डप्रटर, सिभर, 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। यूपीएस, टीएिटी स्ट्क्रीन, लैपटॉप अदद को लगाने स ेसंबंजधत ऄजभलेख/िाआलें 4. ददल्ली जिला न्यायालयों, जजसमें इ-न्यायालय भी 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। िाजमल ह,ैं में लीि लाआन को स्ट्थाजपत करने से संबंजधत ऄजभलेख/िाआलें, (स्ट्थाजपत करने और जबल भुगतान संबंधी िाआलें) 5. (क) माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त बैठकों के सदैि के जलए केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ कायभिृत्त की प्रजतयों के संबंध में बनाया गया ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम ऄजभलेख प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए। (ख) केंद्रीकृत कंप्यूटर सजमजत, ऄनुपयोगी घोजषत करने सदैि के जलए केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम की सजमजत, मोबाआल सजमजत, सीसीटीिी सजमजत प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 या दकसी ऄन्य सजमजत की बैठकों के कायभिृत्त िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए। 6. (क) एए और व्यय स्ट्िीकृजतयां /पुनिैधीकरण 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत स्ट्िीकृजतयां/स्ट्िीकृजतयों के संिद्नभ अदद से संबंजधत होने के पिात्, जो भी बाद में हो िाआल (ख) िाखा द्वारा जनष्पाददत तत्काल खरीद के संबंध में 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत बनाया गया ऄजभलेख होने के पिात्, जो भी बाद में हो (ग) कार्ट्ररज/सीडी/डीिीडी/पेन ड्राआि अदद जैसी जिजिध 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत िस्ट्तुओं के जारी करने के जलए प्राप्त मांगपत्र से होने के पिात्, जो भी बाद में हो संबंजधत ऄजभलेख (घ) ददल्ली ईच्च न्यायालय के साथ पत्राचार 3 िषभ प्रत्येक जिषय-िस्ट्तु से संबंजधत प्रदक्रया पूरी होने के बाद (ड.) न्याजयक ऄजधकाठरयों को तकनीकी ईपकरण 6 िषभ ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात् ईपलब्ध कराने का ऄजभलेख (च) कंप्यूटरों को ऄपिेड करना 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्, जो भी बाद में हो (छ) न्यायालयोंचैंबरों में ईपयोग के जलए / 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से न्य कमभचाठरयों द्वारा कंप्यूटर और ऄ/ऄजधकाठरयों सहायक ईपकरण ईपलब्ध कराने के जलए प्राप्त ऄनुरोधों से संबंजधत ऄजभलेख (ज) माननीय ईच्च न्यायालय द्वारा इजमिन मोड - 3 िषभ माननीय ईच्च न्यायालय द्वारा सहायता िापस लेने की प्रोजेक्ट के ऄंतगभत जिला न्यायालयों को ईपलब्ध जतजथ से। जडजजटलीकृत दकया जाए कराए गए जसस्ट्टम ऄजधकारी और जसस्ट्टम सहायक से संबंजधत ऄजभलेख (झ) ददल्ली जिला न्यायालयों के डेटा बेससिभर का / 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत प्रबंधन और जिला न्यायालयों के तकनीकी पहलुओं होने के पिात्, जो भी बाद में हो से जनपटने के जलए ऄनुबंध अधार पर मैससभ अइसीएसअइएल से प्रोिामरों की जनयुजि (ञ) इ-नीलामी िाआल (मेससभ एमएसटीसी, रा.रा.क्षे. 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ददल्ली सरकार के ईद्यम के माध्यम से इ- कचरा/जनष्प्रयोज्य जसस्ट्टम/सहायक ईपकरणों की नीलामी के संबंध में) (ट) ऄजधकारी/कमभचाठरयों द्वारा चालान/रसीद अदद के 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्12 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] माध्यम स ेिस्ट्तुओं के मूल्यह्रास/क्षजतपूर्तत मूल्य को जमा करने से संबंजधत ऄजभलेख (ठ) िाइ-िाइ हॉटस्ट्पॉट प्रोजेक्ट िाआलें (माननीय 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ददल्ली ईच्च न्यायालय के जनदेि पर नइ िुरू की गइ पठरयोजना) (ड) इ-सजमजत द्वारा न्याजयक ऄजधकाठरयों को ददए गए 3 िषभ इ-सजमजत, माननीय सुप्रीम कोटभ से ददिाजनदेि/जनदेि एचपी लैपटॉप के संबंध में बनाया गया ऄजभलेख प्राप्त होने तक या माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय द्वारा कोइ ददिाजनदेि तैयार दकए जाने तक, जो भी बाद में हो (ढ) रा.रा.क्षे.दद.स. से प्राप्त नइ स्ट्िीकृजत के अधार पर 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् प्रौद्योजगकी ईपकरणों को ईपलब्ध कराने से संबंजधत ऄजभलेख/िाआल (1.10 लाख रूपए) (ण) इ-कोटभ/संिेदनिील गिाह ऄदालत कक्षों की 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत स्ट्थापना होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (त) कंप्यूटर हाडभिेयर और सहायक ईपकरणों की 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत जनष्प्रयोज्य प्रदक्रया िाआल से संबंजधत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। ऄजभलेख/िाआल (थ) िमानत प्रबंधन प्रणाजलयों की िाआल 3 िषभ कायाभन्ियन की जतजथ से (द) माननीय ईच्च न्यायालय को भेजी गइ ठरपोटभ के जलए 3 िषभ ईच्च न्यायालय को प्रेषण की जतजथ स े बनाया गया ऄजभलेख 7. (क) बायोमेठरक ईपजस्ट्थजत ठरकॉर्डडग जसस्ट्टम प्रोजेक्ट की 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत जनजिदा, स्ट्थापना, प्रसंस्ट्करण, एएमसी अदद होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (ख) पुराने ऄजभलेखों के जडजजटलीकृत प्रोजक्े ट के 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत जनजिदा, प्रसंस्ट्करण, पत्राचार िाआल होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (ग) सीसीटीिी प्रोजेक्ट की जनजिदा, खरीद, स्ट्थापना, 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। एएमसी अदद िाआल (घ) इ-कोटभ प्रोजेक्ट, ईनकी स्ट्थापना, हाडभिेयर और 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत सॉफ्टिेयर अदद की एएमसी के संबंध में खरीद से होने के पिात्, जो भी बाद में हो। संबंजधत ऄजभलेख/िाआल 8. िार्तषक बजट के साथ-साथ पंचिषीय जनजध योजना 6 िषभ लेखा िाखा में आसके जमा करने की जतजथ से स ेसंबंजधत ऄजभलेख ताजलका-8 प्रजतजलजप िाखा प्रिासजनक ऄजधकारी (न्याजयक), प्रजतजलजप िाखा के कायालभ य म ेंतयै ार दकया गया ऄजभलखे क्र.स.ं प्रिासजनक ऄजधकारी (न्याजयक), प्रजतजलजप िाखा संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी के कायालभ य म ेंतयै ार दकया गया ऄजभलखे 1. प्रजतजलजप एजेंजसयों/िाखा के कमभचाठरयों के 1 िषभ माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम 19 (क्रम सं. 99 और दैजनक कायभ जनष्पादन जििरण और प्रजतजलजप 100), ऄध्याय 5, खंड V के ऄनुसार “प्रजतजलजपकारों और एजेंजसयों/िाखा- सत्र, दीिानी और अपराजधक प्रूि परीक्षकों द्वारा दकए गए कायभ के दैजनक पठरणाम” के (मामलों) में प्रजतजलजप अिेदन के लंजबत होने की जलए संरक्षण ऄिजध एक िषभ ह।ै जस्ट्थजत 2. अिेदकों/ऄजधििाओं द्वारा प्रजतजलजपयों की देरी / 1 िषभ ऄंजतम जनपटान के बाद ऄनुपलब्धता अदद के संबंध में की गइ जिजभन्न जिकायतों से संबंजधत िाआल 3. प्रजतजलजप एजेंजसयों की बैठक के कायभिृत्त की प्रजत 1 िषभ बैठक की तारीख से से संबंजधत िाआल 4. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 5. िाआल लाने िालों के नइ प्रजतजलजप अिेदनों के 3 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: रजजस्ट्टर जनयम 19 (क्रम सं. 6), ऄध्याय 5, खंड V: “सभी मामलों में िाआलों की िापसी (ऄजभलेख रजजस्ट्टर)” के रजजस्ट्टरों की संरक्षण ऄिजध तीन िषभ ह।ै[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 13 6. िाआल लाने िालों के द्वारा बनाए गए िाआलों / 3 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: जचट्ठों का संचलन रजजस्ट्टर जनयम 19 (क्रम सं. 6), ऄध्याय 5, खंड V: “सभी मामलों में िाआलों की िापसी (ऄजभलेख रजजस्ट्टर)” के रजजस्ट्टरों की संरक्षण ऄिजध तीन िषभ ह।ै 7. प्रजतजलजपकारों द्वारा बनाए गए िाआलों/जचट्ठों का 5 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: संचलन रजजस्ट्टर जनयम 19 (क्रम सं. 67), ऄध्याय 5, खंड V: “प्रजतजलजपकारों द्वारा दकए गए कायभ” के रजजस्ट्टरों की संरक्षण ऄिजध पांच िषभ ह।ै 8. प्रजतजलजपकारों द्वारा बनाए गए तैयार प्रमाजणत 5 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: प्रजतयों की प्रजिजष्टयों के रजजस्ट्टर (कोटा रजजस्ट्टर) जनयम 19 (क्रम सं. 67), ऄध्याय 5, खंड V: “प्रजतजलजपकारों द्वारा दकए गए कायभ” के रजजस्ट्टरों की संरक्षण ऄिजध पांच िषभ ह।ै 9. प्रजतजलजपकारों को दी गइ िाआलों/जचट्ठों के 1 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: रजजस्ट्टर जनयम 19 (क्रम सं .68), ऄध्याय 5, खंड V: “प्रजतजलजपकारों को मामलों के जितरण” के रजजस्ट्टरों की संरक्षण ऄिजध एक िषभ ह।ै 10. दािा न की गइ प्रमाजणत प्रजतयााँ जजन्ह ेंअिेदकों 120 ददन ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: द्वारा जलया नहीं गया ह ै जनयम 10क ऄध्याय 5ख, दािा न की गइ/ अिेदकों द्वारा प्राप्त नहीं की गइ प्रमाजणत प्रजतयों की संरक्षण ऄिजध 120 ददन ह।ै 11. अपजत्तयों के तहत पड़े हुए प्रजतजलजप अिेदन जो 120 ददन ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: अिेदकों द्वारा नहीं जलए गए जनयम 10क ऄध्याय 5ख, दािा न की गइ/अिेदकों द्वारा प्राप्त नहीं की गइ प्रमाजणत प्रजतयों की संरक्षण ऄिजध 120 ददन ह।ै 12. नकद/राजस्ट्ि जििरण 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 13. नकद पािजतयों की कायाभलयी प्रजतयााँ 180 ददन पािती की जतजथ से 14. स्ट्िीकृत प्रजतजलजप अिेदन लेखा परीक्षा मंजूरी के ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: 1 िषभ बाद तक या जनयम 39 ऄध्याय 17: स्ट्िीकृत प्रमाजणत अिेदनों से स्ट्िीकृजत से 3 िषभ तक, संबंजधत ऄजभलेखों और रजजस्ट्टरों को लेखा परीक्षा के बाद तक या 3 िषभ की समाजप्त तक, जो भी बाद में हो, स्ट्िीकृत जो भी बाद में हो प्रमाजणत अिेदनों को नष्ट कर ददया जाए। 15. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 16. प्रजतजलजप एजेंजसयों की बैठक के कायभिृत्त की प्रजत 1 िषभ बैठक की जतजथ से से संबंजधत िाआल 17. लंजबत प्रजतजलजप अिेदन, नकद एिं राजस्ट्ि अदद 1 िषभ जििरण की जतजथ से के माजसक जििरण की कायाभलयी प्रजतयााँ 18. कमभचाठरयों के दैजनक कायभ जनष्पादन जििरण की 1 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम: कायाभलयी प्रजतयााँ जनयम 19 (क्र. सं. 99 और 100), ऄध्याय 5, खंड V: “प्रजतजलजपकारों और प्रूि परीक्षकों द्वारा दकए गए कायभ के दैजनक पठरणाम” के जलए संरक्षण ऄिजध एक िषभ ह।ै 19. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-9 जडजजटलीकरण क्र.स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. पत्राचार िाआल 3 िषभ प्रत्येक जिषय िस्ट्तु से संबंजधत प्रदक्रया के समापन के बाद 2. माननीय ईच्च न्यायालय को जडजजटलीकृत िाआलें 1 िषभ नष्ट करने से पहले जडजजटालीकृत दकया जाए। भेजना 3. मूल जबल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने14 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] के पिात्, जो भी बाद में हो। 4. जबल सत्यापन िाआल 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 5. स्ट्कैनर की खरीद 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 6. प्रजिजष्ट जििरण एिम् जारी की गइ सीडी की 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से िाआलें) स्ट्कैडनग के साथ-साथ जिजभन्न न्यायालयों को दी गइ सीडी का प्राजप्त ऄजभलेख( 7. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-10 साध्ं यकालीन न्यायालय प्रकोष्ठ क्र.स.ं साध्ं यकालीन न्यायालय प्रकोष्ठ द्वारा जनर्तमत संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी ऄजभलखे 1. न्याजयक ऄजधकाठरयों की ऄिकाि सूचना/छूट 1 िषभ जनयम 30 खंड 4 ऄध्याय 16 भाग-च)घ (के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी द्वारा जनदेजित दकए जाने पर ईस े संभाले रखा जाएगा। 2. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 3. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-11 सजु िधा एिम ् सचू ना केंद्र क्र.स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. बैठकों के कायभिृत्त सदैि के जलए, यदद मामला नीजतगत मामल े से संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ तक 2. पत्राचार पत्र 1 िषभ जनपटान की जतजथ स े ताजलका-12 िाआडलग िाखा/सक्े िन राइटर क्र.स.ं िाआडलग/सेक्िन राइटर द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. रजजस्ट्टर (ऄजधििाओं द्वारा प्राप्त िमानत अदेि) 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 2. ऄजभयोजन रजजस्ट्टर (ऄजभयोजन िाखा द्वारा प्राप्त 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से िमानत अदेि) 3. कैजियट रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 4. कैजियट 180 ददन कैजियट को िैध रखने की ऄिजध केिल 90 ददन ह ै (जसजिल प्रदक्रया संजहता की धारा 148क(5) के ऄनुसार) 5. जले डाक रजजस्ट्टर (जेल डाक के माध्यम से जेल में 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से भेजे गए िमानत अदेि) 6. मामलों के अिंटन का रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 7. न्यायाधीिों के ऄिकाि और प्रजिक्षण कायभक्रम की 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सूचना िाआल 8. दोषजसजद् के मामल ेमें प्रजतजलजप प्रदान करने 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से संबंधी रजजस्ट्टर 9. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 10. मध्यस्ट्थता के जलए भजे े गए अदेिों से संबंजधत 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से रजजस्ट्टर 11. मध्यस्ट्थ को जारी दकए गए पत्रों से संबंजधत 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से रजजस्ट्टर[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 15 ताजलका-13 जमु ानभ ा एिम ् लखे ा परीक्षा िाखा क्र.स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. अपराजधक ऄदालतों यानी महानगर दंडाजधकारी 50 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् और ऄजतठरि सत्र न्यायाधीि से प्राप्त माजसक नष्ट दकया जाए। जुमाभना जििरण। 2. कुल राजि रजजस्ट्टर 50 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट दकया जाए। 3. जेल में बंद दोजषयों द्वारा जमा दकए गए जुमाभने 50 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् की िाआल नष्ट दकया जाए। 4. माजसक जुमाभना जििरण ऄजभलेख रजजस्ट्टर 50 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट दकया जाए। 5. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 6. महानगर दंडाजधकारी और ऄजतठरि सत्र 6 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख) न्यायाधीि का दैजनक जुमाभना जििरण। ऄध्याय 16 खंड 4 7. दैजनक प्रजतजलजप िाखा जििरण 6 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख) ऄध्याय 16 खंड 4 8. माजसक प्रजतजलजप िाखा जििरण 6 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख) ऄध्याय 16 खंड 4 9. सभी जजलों की जिजभन्न ऄदालतों को भेजी गइ 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से जुमाभने की सूचना की प्रजतयां (दोजषयों द्वारा जेल म ेंजमा की गइ) 10. गंदगी िैलाने के मामलों संबंधी ऄदालतों की 3 िषभ ठरपोटभ की जतजथ से एमसीडी की माजसक ठरपोटभ (3 जोन- नरेला, जसजिल लाआंस और नजिगढ़) 11. रसीदपािती बुक जारी करने का रजजस्ट्टर/ 6 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 12. प्रजतदाय रसीद प्रपत्रठरिंड िाईचर िॉमभ और / 50 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 3 िषभ पिात् प्रजतदाय/ठरिंड रजजस्ट्टर नष्ट दकया जाए। 13. सभी जजलों की माजसक राजस्ट्ि जििरण िाआल 3 िषभ जित्तीय िषभ की समाजप्त के पिात् 14. केंद्रीय राजस्ट्ि महालेखाकार की लेखापरीक्षा 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ठरपोटभ 15. राष्ट्रीय राजधानी क्षेत्र ददल्ली सरकार की अंतठरक 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् लेखा परीक्षा ठरपोटें 16. महानगर दंडाजधकारी और ऄजतठरि सत्र 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् न्यायाधीि की स्ट्थानीय लेखापरीक्षा ठरपोटभ 17. ठरपोटभ फाआल (ऄदालत में पेि की गइ) 3 िषभ जित्तीय िषभ की समाजप्त के पिात् 18. डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-14 सामान्य िाखा क्र.सं. िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. (क) रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से अिक डाक रजजस्ट्टर, प्रेषण रजजस्ट्टर, मूल रूप में लौटाइ गइ डाक का रजजस्ट्टर, ऄनापजत्त प्रमाण पत्र रजजस्ट्टर, ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर, सेिा स्ट्िीकृत रजजस्ट्टर, जिकायत रजजस्ट्टर (ख) स्ट्टॉक रजजस्ट्टर (स्ट्टेिनरी, कॉजपयर, िैक्स, ईपभोज्य 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् िस्ट्तुएं अदद), जितरण रजजस्ट्टर (ग) संचलन रजजस्ट्टर (प्रिासजनक ऄजभलेख कक्ष) 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से और आस पुजष्ट के बाद दक दकसी भी िाखा/संबंजधत ऄजधकारी के पास कोइ16 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] िाआल लंजबत या पड़ी हुइ नहीं ह।ै (घ) गो ििारा रजजस्ट्टर (प्रिासजनक ऄजभलेख कक्ष) सदैि के जलए भजिष्य की जांच के जलए। आसमें नष्ट दकए गए और साथ ही मौजूदा ऄजभलेख की प्रजिजष्ट हो सकती ह।ै 2. (क) खरीद िाआल ें स्ट्टेिनरी का सामान, मांगपत्र िाआलें और स्ट्थानीय 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् खरीद से संबंजधत िाआलें। (ख) िोटोस्ट्टेट, िैक्स, डुजप्लकेटटग मिीन से संबंजधत 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत िाआलें होने के पिात्, जो भी बाद में हो। (ग) कैलकुलेटर और ऄन्य स्ट्थानीय खरीद िस्ट्तुओं से 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् संबंजधत िाआलें 3. ऄन्य सजमजत िाआल ें सदैि के जलए केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जिजभन्न सजमजतयों से संबंजधत िाआलें जैसे भिन जनपटान/ठरपोटभ ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल रखरखाि सजमजत, सुरक्षा, भिन रखरखाि और का िेष भाग सक्षम प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए। जनमाभण सजमजत, पयाभिरण सजमजत, जजला कारागार (जनयम 30 खंड 4 ऄध्याय 16 भाग-च (घ) सजमजत, संिेदनिील गिाह सुजिधा सजमजत, प्रजतजलजप िाखा और ऄन्य सजमजतयां। 4. (क) जिजिध िाआल ें 1 िषभ जनपटान की जतजथ स े सामान्य जिकायत, ऄजतठरि प्रादेजिक यात्रा, जिजिध पत्रों से संबंजधत िाआलें (ख) जिजभन्न स्ट्िीकृजतयों, िोटोकॉपीयर, िैक्स, 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत डुप्लीकेटटग मिीन के संचलन/अिंटन से संबंजधत होने के पिात्, जो भी बाद में हो। फाआलें (ग) कैंटीन का अिंटन 1 िषभ लाआसेंस के ऄजधक्रमण के पिात् (घ) समाचार पत्र/प्रकािन से संबंजधत िाआल 1 िषभ ऄंजतम सूची के ऄजधक्रमण की जतजथ से (ड.) मांगपत्र, ऄंतर-िाखा संचार, स्ट्टेिनरी और मोहर की 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् मांग से संबंजधत िाआलें (च) जेल जनरीक्षण से संबंजधत िाआलें 3 िषभ ठरपोटभ की जतजथ से (छ) न्याजयक मूल्यांकन से संबंजधत िाआलें सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट दकया जाए। (ज) कैददयों की जिकायतें 1 िषभ जनपटान की जतजथ स े (झ) दंड समीक्षा बोडभ से संबंजधत िाआलें 3 िषभ ठरपोटभ की जतजथ से (ञ) प्रजतभूजत ितभ से संबंजधत िाआलें 1 िषभ संबंजधत न्यायालय को आसे भेजने की जतजथ से 5. (क) जिजिध कागजात 3 िषभ मांग पत्र की जतजथ से माननीय ईच्च न्यायालय/माननीय सिोच्च न्यायालय से प्राप्त ऄजधयाचनाओं की प्रजतया ं (ख) िोटोकॉजपयर/िैक्स/डुप्लीकेटटग मिीन की 1 िषभ ठरपोटभ की जतजथ से संतोषजनक ठरपोटों की प्रजतयां 6. स्ट्टेिनरी, स्ट्थानीय खरीद, ईपभोज्य िस्ट्तुओं अदद का 3 िषभ जित्तीय िषभ के समापन की जतजथ से बजट 7. (क) जबल भुगतान िाआल ें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् सरकारी प्रेस जबलों, स्ट्थानीय खरीद के भुगतान से संबंजधत िाआलें (ख) िैक्स/डुप्लीकेटटग मिीनों अदद की िार्तषक रखरखाि 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ऄनुबंध स ेसंबंजधत िाआलें ताजलका-15 डहदी जिभाग क्र.स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. कायाभलयी ठटप्पजणयां 1 िषभ जनपटान की जतजथ स े 2. केंद्रीय डहदी कायाभन्ियन सजमजत की बैठक के सदैि के जलए यदद यह नीजतगत मामल ेसे संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ कायभिृत्त का ऄजभलेख[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 17 3. जिजभन्न न्यायालयों एिं िाखाओं से प्राप्त 3 िषभ ऄनुिाद की जतजथ से दस्ट्तािेजों के ऄनुिाद कायभ से संबंजधत ऄजभलेख ताजलका-16 अपदा प्रबधं न प्रकोष्ठ क्र.स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण प्रजतधारण ऄिजध ठटप्पणी 1. माननीय जिला एिम ्सत्र न्यायाधीि, ददल्ली द्वारा सदैि के जलए यदद नीजतगत मामल ेसे संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ ऄनुमोददत बैठक के कायभिृत्त 2. ऄन्य जजलों/िाखाओं से केिल जानकारी के जलए 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से दैजनक रूप से प्राप्त डाक/अदेि/जनदेि/पठरपत्र अदद ताजलका-17 न्याजयक िाखा क्र.स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों द्वारा 3 िषभ जनरीक्षण ठरपोटभ आस कायाभलय द्वारा माननीय ईच्च माननीय ईच्च न्यायालय को भेजी गइ, न्यायालय को ददल्ली न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों के न्यायालय के कायों के संचालन और न्यायालय ऄजभलेख (ददल्ली न्याजयक सेिा के) न्याजयक ऄजधकाठरयों के के रखरखाि का जनरीक्षण करने के ईद्देश्य से भेजी जाती न्यायालय की जनरीक्षण (ठरपोटभ) ह।ै 2. न्याजयक ऄजधकाठरयों (ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा 1 िषभ संचार प्राजप्त की जतजथ से और ददल्ली न्याजयक सेिा) के न्यायालय के जनरीक्षण के संबंध में और जनणभयों की मांग से संबंजधत ईच्च न्यायालय का पत्राचार 3. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा के 1 िषभ ऄंजतम जनपटान के बाद ऄजधकाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) और न्याजयक ऄजधकाठरयों की प्रजतकूल िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) के जखलाि ऄभ्यािेदन से संबंजधत मामले 4. न्याजयक ऄजधकाठरयों के जखलाि जिकायत और 3 िषभ ऄंजतम जनपटान के बाद जिकायतों के संबंध में ऄजभलेख का रखरखाि 5. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा एिम ्ददल्ली न्याजयक 1 िषभ ऄंजतम जनपटान के बाद सेिा के ऄजधकाठरयों के न्याजयक ऄजभलेख को ईच्च न्यायालय में तलब करने के संबंध में पत्राचार 6. न्याजयक ऄजधकाठरयों को न्याजयक पूल से फ्लैट 50 िषभ अिंटन अदेि को 50 िषों तक संरजक्षत रखा जाए और अिंठटत करने से संबंजधत िाआलें िेष कागजात ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से तीन साल के बाद नष्ट कर ददए जाएं। 7. माननीय ईच्च न्यायालय से प्राप्त ददल्ली ईच्चतर सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा एिम ्जििेष नष्ट कर ददया जाए। महानगर दंडाजधकारी के स्ट्थानांतरण/ तैनाती अदेि 8. रोजगार प्रमाण पत्र, ऄनापजत्त प्रमाण पत्र जारी 6 िषभ न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त/ पदोन्नजत के बाद करने और न्याजयक ऄजधकाठरयों की चल और ऄचल संपजत्त के लेन-देन की जानकारी ऄिेजषत करने के संबंध में ईच्च न्यायालय के साथ न्याजयक ऄजधकाठरयों का व्यजिगत पत्राचार18 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 9. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों के सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् ईत्तराजधकारी न्यायालयों का ऄजभलेख नष्ट कर ददया जाए। 10. न्याजयक ऄजधकाठरयों की संपजत्त और देनदाठरयों के 6 िषभ न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त/ पदोन्नजत के बाद जििरण के संबंध में ईच्च न्यायालय के साथ पत्राचार 11. ददल्ली जिला न्यायालय के न्याजयक ऄजधकाठरयों को 1 िषभ न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त/ पदोन्नजत के बाद पहचान पत्र जारी करना 12. न्याजयक ऄजधकाठरयों के पदों के सृजन/ ऄनुमोदन/ सदैि के जलए यह ठरकॉडभ भारत सरकार द्वारा 2012 में सभी जनरंतरता के जलए ईच्च न्यायालय के अदेि मंत्रालयों/जिभागों के जलए जारी ऄजभलेख प्रजतधारण के सामान्य जनदेिों के ऄनुसार ‘क’ और ‘ख’ श्रेणी के ऄंतगभत अता ह।ै 13. न्याजयक ऄजधकाठरयों की िठरष्ठता और पदोन्नजत पर 6 िषभ न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त/ पदोन्नजत के बाद ईच्च न्यायालय के अदेि 14. ददल्ली न्याजयक सेिा (पठरिीक्षाधीन) के 3 िषभ स्ट्थायीकरण की जतजथ स े ऄजधकाठरयों की जिभागीय परीक्षा पर ईच्च न्यायालय के अदेि 15. अपराजधक न्यायालयों में लोक ऄजभयोजक/ 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ऄजतठरि लोक ऄजभयोजक/सहायक लोक ऄजभयोजक प्रदान करने के जलए जनदेिक, ऄजभयोजन को ऄनुरोध ऄिेजषत करना और रा.रा.क्षे. ददल्ली सरकार से प्राप्त लोक ऄजभयोजक/ऄजतठरि लोक ऄजभयोजकों की जनयुजि के अदेि 16. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा के सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् ऄजधकाठरयों एिम ्जििेष महानगर दंडाजधकारी की नष्ट कर ददया जाए। जनयुजि पर ईच्च न्यायालय के अदेि 17. ददल्ली बार एसोजसएिन द्वारा जारी प्रमाण पत्र के 3 िषभ प्रमाण पत्र की जतजथ से अधार पर ऄजधििाओं को जारी प्रजतहस्ट्ताक्षठरत ऄनुभि और चठरत्र प्रमाण पत्र की प्रजतयां 18. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय को ददल्ली ईच्चतर 3 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् न्याजयक सेिा एिम ्ददल्ली न्याजयक सेिा का नष्ट कर ददया जाए। माजसक जनपटान का जििरण 19. माननीय ईच्च न्यायालय को 7 िषभ पुराने और 3 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् िठरष्ठ नागठरकों के मामलों का जििरण नष्ट कर ददया जाए। 20. माननीय ईच्च न्यायालय को माजसक, त्रैमाजसक, 3 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् ऄधभिार्तषक और िार्तषक जििरण नष्ट कर ददया जाए। 21. मामलों के संजस्ट्थत, जनपटान और लंजबत होने के 3 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् संबंध में संसदीय प्रश्नों का ईत्तर नष्ट कर ददया जाए। 22. न्याजयक ऄजधकाठरयों और ईच्च न्यायालय के साथ 3 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् संसदीय प्रश्नों का पत्राचार नष्ट कर ददया जाए।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 19 23. माननीय ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली और 50 िषभ संदभभ एिं प्रश्नों के जलए अिश्यक माननीय जिला एि ंसत्र न्यायाधीिों के जनदेिानुसार मामलों का एक ऄदालत से दसू री ऄदालतों में स्ट्थानांतरण 24. दीिानी न्यायालयों के ऄनुरोध पर पुजलस सहायता 3 िषभ संचार प्रेषण की जतजथ से प्रदान करने के जलए संबंजधत पुजलस ईपायुि के साथ पत्राचार 25. डाक/प्रेषण रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 26. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् (सभी न्याजयक ऄजधकारी) को प्राप्त िजियां/ नष्ट कर ददया जाए। जमानत िजियां/ऄजधसूचनाए ं 27. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली के 3 िषभ संचार प्राजप्त की जतजथ से जनदेिानुसार ऄिकािकाल के दौरान न्याजयक ऄजधकाठरयों को रोके रहना। 28. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से प्राप्त सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नाजमत/जििेष न्यायालयों की िजियां नष्ट कर ददया जाए 29. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से प्राप्त 1 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 माह पिात् छुठियों की सूची और कैलेंडर का पठरसंचरण नष्ट कर ददया जाए। 30. तीस हजारी न्यायालय, केंद्रीय जिला, ददल्ली में 1 िषभ अदेि के जनरस्ट्त होने के बाद िाखाओं के प्रभारी ऄजधकारी का प्राजधकार और सजमजत का गठन 31. अकजस्ट्मक ऄिकाि, लघु ऄिकाि, प्रजतपूरक 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ऄिकाि, बीमारी के कारण ऄिकाि, ऄिकाि की सूचना और िहर छोड़ने की ऄनुमजत 32. न्याजयक ऄजधकारीयों की ड्यूटी रोस्ट्टर की प्रजत 1 िषभ अदेि की जतजथ से 33. ऄर्तजत ऄिकाि, जचदकत्सीय ऄिकाि, जपतृत्ि 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से और सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट के ऄध्यधीन ऄिकाि, मातृत्ि ऄिकाि, जििु देखभाल ऄिकाि, ऄध भिेतन ऄिकाि, ऄसाधारण ऄिकाि, ऄनुपजस्ट्थजत ऄिकाि 34. ऄिकाि स्ट्िीकृजत से संबंजधत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 35. िेबसाआट और ऄन्य संबंजधत जगह भेजी गइ 90 ददन िेबसाआट पर भेजे जाने की जतजथ से न्याजयक ऄजधकाठरयों की दैजनक ऄिकाि सूची 36. मुख्य महानगर दंडाजधकारी कायाभलय से प्राप्त 90 ददन ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से महानगर दंडाजधकारी की ईपजस्ट्थजत सूची 37. जेल जनरीक्षण पत्र 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 38. ऄन्य जिलों को/से भेजे गए/प्राप्त ऄिकाि ऄजभलेख 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 39. ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा एिम ्ददल्ली न्याजयक 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सेिा के ऄजधकाठरयों के जलए ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से प्राप्त प्रजिक्षण कायभक्रम जैसे कायभिाला/सेजमनार/सम्मेलन पत्र 40. ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से ईत्तर-पूिी और ऄन्य 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से राज्यों के जलए प्राप्त प्रजतजनजधमंडल पत्र20 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 41. ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से प्राप्त पयाभिरण 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से जागरूकता कायभक्रम पत्र 42. ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से प्रजिक्षण कायभक्रम 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से कैलेंडर/पजत्रकाओं के प्रकािन पर प्राप्त पत्र 43. ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से जििेष महानगर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से दंडाजधकारी प्रजिक्षण कायभक्रम पर प्राप्त पत्र ताजलका-18 एलएसी िाखा (जिला नाजिर) क्र.स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. प्राजप्त एिम ्भुगतान रजजस्ट्टर (एलएसी) सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 2. प्राजप्त एिम ्भुगतान रजजस्ट्टर (साधारण) सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 3. चेक जमा रजजस्ट्टर सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 4. िाईचर बुक 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 5. िाआल िापसी रजजस्ट्टर 6 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 6. डाक रजजस्ट्टर (एलएसी और सामान्य पत्राचार) सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 7. सेिा डाक ठटकट ऄजभलेख रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 8. डाक ठटकट जारी करने के अिेदन से संबंजधत 1 िषभ स्ट्िीकृजत की जतजथ से िाआल 9. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-19 पस्ट्ु तकालय क्र.स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. जिजध सॉफ्टिेयर की खरीद से संबंजधत िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 2. खरीद िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 3. कोटेिन िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 4. सदस्ट्यता िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 5. जिजध पजत्रकाओं/पुस्ट्तकों अदद की िाआलों की जजल्द 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 6. बजट िाआलें 3 िषभ जित्तीय िषभ से 7. लेखा परीक्षा िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 8. जबल प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट से 9. कानूनी पुस्ट्तकों की पुनः प्राजप्त/कानूनी पुस्ट्तकें, 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट से ऄजधजनयम, पजत्रकाएाँ अदद को नष्ट करना 10. ऄदेय प्रमाण पत्र िाआलें 1 िषभ प्रमाण पत्र की जतजथ से 11. पुस्ट्तकालय िनीचर की खरीद से संबंजधत िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 12. पुस्ट्तकालय के सामान/स्ट्टेिनरी की खरीद से 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद संबंजधत िाआलें[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 21 13. बैठक के कायभिृत्त (क) सामान्य कायभिृत्त 1 िषभ बैठक की जतजथ से (ख) नीजतगत जनणभय सदैि के जलए 14. समाचार पत्र और पजत्रकाओं के रजजस्ट्टर और िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 15. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर और डाक रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट से 16. अिास पुस्ट्तकालय के प्रिेि रजजस्ट्टर 6 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट से 17. न्यायालय पुस्ट्तकालय के प्रिेि रजजस्ट्टर सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 18. लाआब्रेरी की पुस्ट्तकों को ऄस्ट्थायी रूप से जारी करने सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् के जलए लोन रजजस्ट्टर नष्ट कर ददया जाए। 19. न्याजयक ऄजधकाठरयों के अिास पुस्ट्तकालय 1 िषभ ऄजधकारी के पदोन्नत होने की जतजथ से या ऄंजतम पेंिन रजजस्ट्टर अदेि पाठरत होने/ऄजधिर्तषता होने/या सेिा में नहीं रहने की जतजथ से 20. न्याजयक ऄजधकाठरयों/पेिकताभ/जिला न्यायालयों के सदैि के जलए न्यायालय के ईन्मूजलत रजजस्ट्टरों को 3 साल बाद नष्ट कर स्ट्थायी न्यायालय पुस्ट्तकालय रजजस्ट्टर ददया जाएगा। नष्ट करने से पहल,े रजजस्ट्टर को जडजजटलीकृत दकया जाए। ताजलका-20 ऄजभयोग क्र.स.ं ऄजभयोग िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. पैरािार ठटप्पजणयों/जिाबी हलिनामा/सरकारी 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद ऄजधििा के व्यािसाजयक जबलों के साथ ठरट याजचकाएं। 2. जििेष ऄनुमजत याजचकाए/ंजसजिल ऄपीलें 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद पैरािार ठटप्पजणयों, जिाबी हलिनामा और सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबल 3. लैटर पेटेंट ऄपील के साथ जिाब (यदद कोइ हो) 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद तथा सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबल 4. पैरािार ठटप्पजणयों, जिाबी हलिनामा और 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबलों के साथ दीिानी मामले 5. ईपभोिा िोरम/ऄजतठरि जिला मजजस्ट्रेट 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद न्यायालयों के समक्ष मामलें 6. िाआल संचलन रजजस्ट्टर 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 7. व्यािसाजयक जबल भुगतान रजजस्ट्टर - सरकारी 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद िकीलों को भुगतान 8. संस्ट्थापन रजजस्ट्टर 3 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद 9. डाक रजजस्ट्टर, ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-21 निारत िाखा क्र .स.ं िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. रजजस्ट्टर संख्या 23 दीिानी न्यायालय 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर22 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 2. माननीय ईच्च न्यायालय 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर 3. महानगर दंडाजधकारी न्यायालय सीट के 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर 4. जिला स ेबाहर दीिानी न्यायालय और 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से माननीय ईच्च न्यायालय सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर िठेरि का लघ ुखाता और प्रपत्र 5. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 1 प्राजप्तयों का रजजस्ट्टर (पुरानी संख्या सदैि के जलए ददल्ली ईच्च न्यायालय के रजजस्ट्टर क)/पािती रजजस्ट्टर जनयमों के ऄनुसार आन रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप से बनाए रखा जाना चाजहए। 6. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 2 संजितरण रजजस्ट्टर लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद ददल्ली ईच्च न्यायालय के (पुरानी संख्या रजजस्ट्टर ख)/ संजितरण रजजस्ट्टर जनयमों के ऄनुसार आन या 12 िषभ तक, जो भी बाद में हो रजजस्ट्टरों को 12 िषों तक बनाए रखा जाना चाजहए। 7. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 3 नकदी बही (पुरानी संख्या रजजस्ट्टर ग)/ सदैि के जलए ददल्ली ईच्च न्यायालय के नकदी बही जनयमों के ऄनुसार आन रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप से बनाए रखा जाना चाजहए। 8. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 5 पािती प्रपत्र लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद ददल्ली ईच्च न्यायालय के (पुरानी संख्या प्रपत्र छ)/ पािती पुजस्ट्तका जनयमों के ऄनुसार आन या 6 िषभ तक, जो भी बाद में हो रजजस्ट्टरों को 6 िषों तक बनाए रखा जाना चाजहए। 9. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 6 (रजजस्ट्टर घ) लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद ददल्ली ईच्च न्यायालय के िेठरि का लघु खाता जनयमों के ऄनुसार आन या 3 िषभ तक, जो भी बाद में हो अदेजिका एिम ्िारंट आत्यादद का रजजस्ट्टर रजजस्ट्टरों को 3 िषों तक बनाए रखा जाना चाजहए, लेदकन प्रपत्र संख्या 8 में ईजल्लजखत ितों के ऄध्यधीन। 10. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 7 अदेजिका तामीलकताभ की नोट बुक (पुरानी 3 िषभ ददल्ली ईच्च न्यायालय के संख्या प्रपत्र ज) जनयमों के ऄनुसार आन रजजस्ट्टरों को 3 िषों तक बनाए रखा जाना चाजहए। 11. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 8 भुगतान अदेि प्रपत्र (पुरानी संख्या प्रपत्र 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी की झ)/न्यायालय भुगतान अदेि जतजथ से 12. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 9 चालान प्रपत्र लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से (पुरानी संख्या प्रपत्र ञ)/चालान प्रपत्र या 6 िषभ तक, जो भी बाद में हो (क) कोष में ऄजधिेष धनराजि के जिप्रेषण के जलए ज्ञापन (ख) कोष में माजसक िेष राजि का चालान प्रपत्र (ग) कोष में प्रेजषत धनराजि का समेदकत ज्ञापन 13. नइ संख्या प्रपत्र संख्या 11 व्यपगत जमाराजि का जििरण (प्रपत्र 29 सदैि के जलए ददल्ली ईच्च न्यायालय के दीिानी लेखा संजहता, खंड 1) जनयमों के ऄनुसार आन रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप से बनाए रखा जाना[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 23 चाजहए। 14. नइ संख्या 12 व्यपगत जमाराजि के िापसी भुगतान हते ु िाईचर लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद ऄंजतम भुगतान की जतजथ (प्रपत्र संख्या 30 दीिानी लेखा संजहता, खंड 1) से या 3 िषभ तक, जो भी बाद में हो 15. अदेजिका तामीलकताभ की दैजनक ड्यूटी चाटभ सूची 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-22 ऄपराध दण्ड समझौता क्र .स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. िाआल संचलन रजजस्ट्टर 12 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 2. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-23 पूल कार ऄनभु ाग क्र .स.ं पलू कार िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. बजट िाआल 3 िषभ जित्तीय िषभ से 2. नए िाहन की प्राजप्त/पंजीकरण से संबंजधत िाआल 1 िषभ ऄनुपयोगी घोजषत होने/िाहन की नीलामी के पिात् 3. नइ पेरोल कूपन पुजस्ट्तकाए,ं लॉग बुक, फ्लैग, 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात,् फ्लैग रॉड जारी करने से संबंजधत िाआल जो भी बाद में हो। 4. स्ट्टाि िाहनों के जलए बैटरी/टायर ट्यबू /सहायक 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद सामिी/सहायक ईपकरण की खरीद से संबंजधत िाआल 5. चालकों के ऄिकाि ऄजभलेख और प्रजतजनयुजि से 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से संबंजधत िाआल/रजजस्ट्टर 6. पुरानी लॉग बुक 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात,् जो भी बाद में हो। 7. पुरानी कूपन पुजस्ट्तकाएं 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात,् जो भी बाद में हो। 8. प्रत्येक िाहन की मरम्मत और रखरखाि से 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात,् संबंजधत िाआलें जो भी बाद में हो। 9. स्ट्टॉक रजजस्ट्टर (िाहनों की मरम्मत और 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात,् रखरखाि/जिजिध जबलों जैसे प्रदषू ण जनयंत्रण जो भी बाद में हो। प्रमाणपत्र, पंक्चर अदद/िाहनों के पुराने पुजे) 10. जनजी कायभ के जलए सरकारी िाहन का ईपयोग 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 11. सरकारी पेरोल पंप के पेरोल जबलों से संबंजधत 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद िाआल/रजजस्ट्टर 12. स्ट्टाि कारों के पेरोल की रसीद और पेरोल की 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद िाआल/रजजस्ट्टर (बीपीसीएल स्ट्माटभ फ्लीट सुजिधा) 13. पेरोल की खपत का रजजस्ट्टर (सरकारी पेरोल पंप 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद और बीपीसीएल) 14. स्ट्माटभ काडभ ऄजिम (बीपीसीएल) के ऄजिम 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद भुगतान/ऄंजतम जनपटान से संबंजधत िाआल 15. दकराये पर जलए गए िाहनों के जबलों से संबंजधत 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद िाआलें/रजजस्ट्टर24 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 16. िाहनों को दकराए पर लेने के संबंध में ददल्ली 3 िषभ स्ट्िीकृजत की जतजथ से सरकार के साथ पत्राचार की िाआल 17. चालकों के जबलों से संबंजधत िाआल जैसे प्रदषू ण 1 िषभ जबल के समािोधन की जतजथ से जनयंत्रण प्रमाणपत्र/ पंक्चर /जतपजहया दकराया 18. जिकायतों से संबंजधत िाआल 1 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात् 19. चालकों की जाचाँ से संबंजधत िाआल 1 िषभ जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात् 20. चालकों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) से 3 िषभ िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) संप्रेजषत होने की जतजथ संबंजधत िाआल से 21. ऄन्य जिला न्यायालय पठरसरों में पूल 1 िषभ पत्राचार की जतजथ से कार/ड्राआिर ईपलब्ध कराने से संबंजधत िाआल 22. माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय/रा.रा.क्षे. 1 िषभ पत्राचार में ईठाए गए मामल ेको ऄंजतम रूप ददए जाने के बाद ददल्ली सरकार के साथ पत्राचार के संबंध में जिजिध िाआल 23. चालकों के स्ट्थानांतरण और जनयुजि से संबंजधत सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् िाआल नष्ट कर ददया जाए। 24. पूल कारों के जलए पेरोल की खपत की सीमा में 1 िषभ स्ट्िीकृजत की जतजथ से छूट के संबंध में पत्राचार िाआल 25. ददल्ली से बाहर रहने िाले न्याजयक ऄजधकाठरयों 1 िषभ ऄनुमजत की जतजथ के पिात् के जलए पठरिहन सुजिधा से संबंजधत िाआल ताजलका-24 खरीद प्रकोष्ठ क्र .स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण प्रजतधारण ऄिजध ठटप्पणी 1. खरीद िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 2. व्यापक िार्तषक रखरखाि ऄनुबंध/ िार्तषक 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद या िार्तषक रखरखाि ऄनुबंध रखरखाि ऄनुबंध िाआलें की ऄिजध समाप्त होने के बाद, जो भी बाद में हो। 3. िार्तषक दर ऄनुबंध िाआलें 1 िषभ लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद 4. रजजस्ट्टर (सभी प्रकार के रजजस्ट्टर जैसे खातों के 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से जबल, िाआल संचलन, बयाना जमा राजि िापसी, ईपजस्ट्थजत, नमूना िापसी, इ-जनजिदा की जस्ट्थजत, िाआल संख्या अदद) ताजलका-25 प्राजप्त एिम ्जनगमभ (िाखा) क्र .स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण प्रजतधारण ऄिजध ठटप्पणी 1. तीस हजारी न्यायालय, ददल्ली में प्राप्त 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से माननीय जजला एिम ्सत्र न्यायाधीि (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र (मुख्यालय), ददल्ली को संबोजधत सभी पत्राचार न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा स ेसंबंजधत सीट ‘ए’ पर बनाया गया प्राजप्त अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) रजजस्ट्टर[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 25 2. तीस हजारी न्यायालय, ददल्ली के बाहर से, 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से डाकघर या कूठरयर द्वारा प्राप्त माननीय जजला (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र एिम ्सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय), ददल्ली और न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा प्रभारी ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख संबंजधत सीट ‘बी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर सदैि के जलए रखा जाए) 3. रोजहणी न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम ् 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय), ददल्ली और प्रभारी (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा सीट ‘सी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 4. कड़कड़डूमा न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से एिम ्सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा सीट ‘डी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 5. पठटयाला हाईस न्यायालय से प्राप्त 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से माननीय जजला एिम ्सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र और प्रभारी ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा संबंजधत सीट ‘इ’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 6. द्वारका न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम ् 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा सीट ‘एि’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 7. साकेत न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम ् 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा सीट ‘जी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 8. केन्द्रीय जजला, तीस हजारी न्यायालय से प्राप्त 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र न्याजयक ऄजधकाठरयों, प्रिासजनक ऄजधकाठरयों, न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा िठरष्ठ जनजी सहायक/जनजी सहायक, िठरष्ठ अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख न्याजयक सहायक/न्याजयक सहायक, कजनष्ठ सदैि के जलए रखा जाए) न्याजयक सहायक और चपराजसयों के सभी प्रकार के ऄिकाि अिेदनों से संबंजधत ‘ऄिकाि’ सीट पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर26 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 9. ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त सभी प्रकार के सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् ईच्च न्यायालय अदेिों/पत्रों और बंद जलिािों से नष्ट कर ददया जाए। (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र संबंजधत ‘ददल्ली ईच्च न्यायालय’ सीट पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 10. ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त तीस हजारी सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् न्यायालय के न्याजयक ऄजभलेख/िाआल/जनचली नष्ट कर ददया जाए। ऄदालत के ऄजभलेख से संबंजधत ‘ददल्ली ईच्च (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र न्यायालय/जनचली ऄदालत का ऄजभलखे ’ सीट पर न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 11. ‘पठरपत्र’ सीट पर बनाया गया माननीय जजला 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से एि ंसत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र केन्द्रीय जजला के सभी प्रभारी ऄजधकाठरयों द्वारा न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा समय-समय पर जारी सभी पठरपत्रों से संबंजधत अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख प्राजप्त रजजस्ट्टर सदैि के जलए रखा जाए) 12. केन्द्रीय जजला की सभी िाखाओं से प्राप्त 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से पत्राचार/पत्रों/िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ/ (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र ऄजधसूचनाओं/ददल्ली ईच्च न्यायालय से संबंजधत न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा स्ट्थानीय जडस्ट्पैच रजजस्ट्टर अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख सदैि के जलए रखा जाए) 13. जिजभन्न पत्रों/डाक को पहुचाँ ाने/प्रेजषत करने के 3 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से जलए प्राजप्त एि ंजनगभम िाखा (केन्द्रीय), ददल्ली की (श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र सभी सीटों पर बनाया गया डाक/चपरासी न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा पुजस्ट्तकाएं/ मूल रूप में लौटाइ गइ डाक का अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख रजजस्ट्टर सदैि के जलए रखा जाए) 14. कमभचाठरयों की जनयुजि/स्ट्थानातं रण अदेि, 1 िषभ अदेि की जतजथ से रोके रखने के अदेि, कमरे बदली के अदेिों से संबंजधत िाआल ताजलका-26 ऄजभलखे कक्ष क्र. स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 2. जनरीक्षण रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 3. मूल दस्ट्तािेजों की िापसी रजजस्ट्टर सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 4. ऄजभलेख के नािकरण से संबंजधत िाआल सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 5. िाआल संचलन रजजस्ट्टर/डाक रजजस्ट्टर सदैि के जलए न्याजयक ऄजभलेख की प्राजप्त और जिजभन्न ऄपीलीय[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 27 न्यायालयों, जजसमें जिजभन्न ईच्च न्यायालय और सिोच्च न्यायालय िाजमल ह,ै को प्रेषण से संबंजधत ऄजभलेख ह।ै आन ऄजभलेखों को ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, ऄध्याय 16 के ऄनुसार सदैि के जलए संरजक्षत रखा जाना ह।ै यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 6. बाहरी स्ट्थानांतरण एिं जनयुजि (स्ट्टाि) 1 िषभ अदेि की जतजथ से 7. ऄजभलेख कक्ष के नीजतगत मामलों से संबंजधत सदैि के जलए, यदद यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् पठरपत्र नीजतगत जनणभय से नष्ट कर ददया जाए। संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ 8. भेजे जान ेकी जस्ट्थजत की िाआल 1 िषभ िषभ के समापन से 9. नीजत और महत्िपूणभ ईच्च न्यायालय संपकभ से भी सदैि के जलए यदद नीजतगत मामल ेसे संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ। सम्बंजधत पत्राचार िाआल यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 10. ऄजभलेख स्ट्थानांतरण िाआल सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 11. िहर से बाहर सम्मन की िाआल 1 िषभ िषभ के समापन से 12. सिोच्च न्यायालय/ईच्च न्यायालय एिं 12 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् ऄन्य न्यायालयों द्वारा िाआल तलब करना नष्ट कर ददया जाए। 13. िापसी रजजस्ट्टर/ईच्च न्यायालय िापसी रजजस्ट्टर सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 14. प्रमाजणत अिेदन रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 15. ईच्च न्यायालय पत्र रजजस्ट्टर 6 िषभ यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 16. गोििारा रजजस्ट्टरों की जनरीक्षण िाआल 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-27 भती प्रकोष्ठ क्र. स.ं जनर्तमत ऄजभलखे का जििरण प्रजतधारण ऄिजध ठटप्पणी 1. सभी संिगों की पदोन्नजत से संबंजधत िाआलें सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 2. सीधी भती और जिभागीय परीक्षा से संबंजधत सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट िाआलें कर ददया जाए। 3. ईत्तर पुजस्ट्तका/प्रश्न पत्र 1 िषभ पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही के लंजबत होने के ऄध्यधीन। 4. भती के जलए अिेदन पत्र 1 िषभ पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही के लंजबत होने के ऄध्यधीन। 5. मूल्यांकन पत्र 1 िषभ पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही के लंजबत होने के ऄध्यधीन। 6. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 7. नीजतगत मामला सदैि के जलए यदद जडजजटलीकृत दकया गया ह ैतो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर ददया जाए। 8. डाक रजजस्ट्टर, प्रेषण रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से28 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] ताजलका-28 िीजडयो कॉन्रेंडसग कक्ष क्र. स.ं िीजडयो कॉन्रेंडसग) कक्ष (द्वारा जनर्तमत संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी ऄजभलखे 1. डाक रजजस्ट्टर/प्रेषण रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 2. ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से ताजलका-29 सतकभता क्र. स.ं सतकभता िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलखे संरक्षण ऄिजध ठटप्पणी 1. बड़ी िाजस्ट्त कायभिाही से संबंजधत 3 िषभ भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, ऄनुिासनात्मक मामले जजनमें कोइ िाजस्ट्त 2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान लगाइ गइ हो। या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण ऄिजध तक 2. लघु िाजस्ट्त से संबंजधत ऄनुिासनात्मक मामल े 3 िषभ भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, जजनमें साधारण िाजस्ट्त लगाइ गइ हो। 2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण ऄिजध तक 3. ऄनुिासनात्मक कायभिाही के मामले जजसके 3 िषभ भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची, पठरणामस्ट्िरूप अरोजपत ऄजधकारी को 2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान चेतािनी के साथ या जबना चेतािनी के दोषमुि कर ददया गया ह।ै या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण ऄिजध तक 4. प्रारंजभक/तथ्य खोज जााँच और पुनगभठन 3 िषभ जांच या पुन :गठन के ऄंजतम जनपटान की जतजथ से 5. जिकायतें, जजनमें ऄज्ञात नाम की या छद्म नाम 1 िषभ जिकायत के जनपटान की जतजथ स े िाली जिकायतें िाजमल ह।ैं 6. क. स्ट्थापना रजजस्ट्टर (जनयजमत जााँच िाआल) सदैि के जलए सदैि के जलए सुरजक्षत रखा जाए क्योंदक स्ट्थापना रजजस्ट्टर में ख. स्ट्थापना रजजस्ट्टर (जिकायत िाआल) जांच का जििरण और जांच और जिकायत का ऄंजतम पठरणाम तथा सक्षम प्राजधकारी का जनणभय अदद िाजमल होते ह।ैं 7. डाक/प्रेषण रजजस्ट्टर 1 िषभ ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से 8. जनलंबन समीक्षा सजमजत की बैठक के कायभिृत्त 3 िषभ कमभचारी की मृत्यु के बाद/ऄजधिर्तषता/कमभचारी न रहने के 5 िषभ बाद तक, जो भी बाद में हो। 9. सतकभता ऄनापजत्त ठरपोटभ की िाआल 3 िषभ कमभचारी की मृत्यु के बाद/ऄजधिर्तषता/कमभचारी न रहने के 5 िषभ बाद तक, जो भी बाद में हो। ताजलका- 30 सचू ना का ऄजधकार ऄनभु ाग 1. ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत सभी अिेदन और ईससे 180 ददन माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय ने “ददल्ली जजला संबंजधत सभी कायभिाही और कागजात, जजनमें सूचना न्यायालय (सूचना का ऄजधकार) जनयम-2008” पहले प्रदान की गइ ह।ै ही तैयार कर जलए ह,ैं जजन्ह ेंददल्ली के जजला न्यायालयों द्वारा ऄनुसरण करने के जलए ऄजधसूचना संख्या 162/जनयम/डीएचसी, ददनांक 06.05.2009 के माध्यम से ददल्ली राजपत्र 2. ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत सभी अिेदन और ईनस े 1 िषभ ऄसाधारण, भाग IV (रा.रा.क्षे.दद. संख्या 30) ददनांक संबंजधत सभी कायभिाही और कागजात, जजनमें सूचना 06.05.2009 में ऄजधसूजचत और प्रकाजित दकया गया प्रदान नहीं की गइ ह ैया अंजिक रूप से प्रदान की गइ ह।ै ह,ै जजनके द्वारा ऄलग संरक्षण ऄनुसूची जनधाभठरत की गइ ह ै(जनयम 16 ऄध्याय-V जिजिध)। 3. ऄजधजनयम की धारा 19(1) और 19(2) के तहत सभी 180 ददन ऄपीलें, जजन्ह ेंस्ट्िीकृत दकया गया ह।ै[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 29 4. सभी ऄपीलें जजन्ह ेंऄस्ट्िीकार दकया गया ह ै 1 िषभ या अंजिक रूप से स्ट्िीकृत दकया गया ह।ै 5. ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत दाजखल अिेदन और 3 िषभ ऄजधजनयम की धारा 19(1) के ऄंतगभत दाजखल ऄपीलों के संबंध में बनाए गए सभी रजजस्ट्टर 6. िार्तषक जििरण 12 िषभ 7. जिजिध िाआल जजनमें ऄन्य 1 िषभ ऄंजतम जनपटान की जतजथ से न्यायालयों/िाखाओं/जिभागों/जनता से जानकारी के जलए दैजनक अधार पर प्राप्त डाक/अदेि/जनदेि/पठरपत्र/ऄजधसूचनाएं/कायाभलय ज्ञापन (सूचना का ऄजधकार मुद्दों सजहत)/साक्ष्य के जलए सम्मन अदद िाजमल ह।ैं 8. पत्राचार िाआल जजसमें सूचना का ऄजधकार मामलों से 3 िषभ ऄपील के लंजबत रहने के ऄध्यधीन अिेदन के जनपटारे संबंजधत पत्र/कायाभलय ठटप्पजणयााँ िाजमल ह।ैं के बाद ठटप्पजणया:ाँ 1. ऄनुसूची म ें जनजहत दकसी भी बात के बािजूद, ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम खंड-IV, ऄध्याय-16, भाग-च (घ), जनयम-30 (प्रस्ट्ताजित) के ऄतं गतभ सक्षम प्राजधकारी को जलजखत अदेि के माध्यम स े दकसी भी ऄजभलेख को ईसकी जनर्ददष्ट ऄिजध से ऄजधक समय तक संरजक्षत करन े का जनदिे दने े का ऄजधकार होगा। 2. ऄनुसूची में जनजहत दकसी भी बात के बािजूद, यदद कोइ ऄजभलेख जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी के अदेि के ऄनुसार या ददल्ली ईच्च न्यायालय के अदेि के ऄनुसार जडजजटलीकृत दकया जाता है तो संरक्षण ऄिजध जडजजटलीकृत दकए जाने की जतजथ से 1 िषभ तक मानी जाएगी और ईसके बाद ऄजभलेख को सक्षम प्राजधकारी के ऄनुमोदन के ऄध्यधीन, जलजखत अदिे के द्वारा नष्ट कर ददया जाएगा। 3. प्रत्येक िाखा द्वारा बनाइ गइ सूचना के ऄजधकार से संबंजधत सभी िाआलों और पत्राचार/ऄजभलेख को ऄजधसूचना संख्या 162/जनयम/डीएचसी ददनांक 06.05.2009 द्वारा ऄजधसूजचत ददल्ली जजला न्यायालय (सूचना का ऄजधकार) जनयम, 2008 के ऄनुसार सरं जक्षत रखा जाए तथा ईसके बाद नष्ट कर ददया जाए जब तक दक ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, खंड-IV, ऄध्याय 16, भाग-के जनयम (घ)च-30 की ऄनुसूची म ें दी गइ ताजलका संख्या 31 में यथा पठरभाजषत सक्षम प्राजधकारी द्वारा ऄन्यथा अदेजित न दकया गया हो। 4. लेखा ऄजभलेखों को नष्ट करन े के जलए माग भ दर्तित करन े िाला मुख्य जसद्ांत यह होना चाजहए दक जब तक कोइ अपजत्त लंजबत ह ै और खातों की पणू भ रूप स े जांच नहीं की जा चुकी हो और लेखा परीक्षा में स्ट्िीकृत नहीं दकए जा चुके हों, तब तक ईन्ह ेंऔर सहायक दस्ट्तािेजों को नष्ट नहीं दकया जाना चाजहए, भल े ही जनयमों म ेंजनर्ददष्ट सरं क्षण ऄिजध समाप्त हो गइ हो (पंजाब सरकार पत्र संख्या 8026-जिजन-53/8147, ददनांदकत 04.11.1953) 5. यदद आन जनयमों की व्याख्या या कायाभन्ियन में कोइ कठठनाइ अती ह,ै तो आस जिषय पर जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी का जनणभय ऄंजतम होगा। 6. यदद आन जनयमों म ें दकसी दस्ट्तािेि/िाआल/रजजस्ट्टर/ऄजभलेख को लेकर कोइ ईल्लेख नहीं दकया गया ह ै तो संबंजधत िाखा/कायाभलय ऄपनी जानकारी के साथ आस मामले को जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी के समक्ष प्रस्ट्तुत करेगा और ईन दस्ट्तािेिों/िाआलों/रजजस्ट्टरों/ऄजभलेखों को ऄनुसूची म ें सजम्मजलत करन े के जलए अिश्यक कदम ईठाए जाएंगे। 7. जब तक ठटप्पणी (6) के ऄंतगतभ जनयम तैयार नहीं हो जात,े तब तक जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी द्वारा ऄजभलेखों को नष्ट करने का जनदेि ददया जा सकता ह ैऔर ईसका जनणभय ऄंजतम होगा। ठटपण्णी: यह सिं ोधन राजपत्र म ेंआनके प्रकाजित होन ेकी जतजथ स ेलाग ूहोंग।े न्यायालय के अदेिानुसार कंिल जीत ऄरोड़ा, महाजनबंधक30 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] HIGH COURT OF DELHI, NEW DELHI NOTIFICATION Delhi, the 7th September, 2024 No. 78/Rules/DHC.—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966 (Act 26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 & Article 227 of the Constitution of India and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt. Governor of the Government of National Capital Territory of Delhi, hereby substitutes the existing Part F(D) of Chapter 16 of Volume IV of the Delhi High Court Rules & Orders by the following new Part F(D) : Part F(D) ADMINISTRATIVE RECORDS 26. Period of preservation of administrative records:- Subject to the provisions of this Part, all administrative records shall be preserved for the period and in the manner provided for in the Schedule I appended with these Rules and then destroyed. Provided that if any matter is pending before the Vigilance/ Inspecting / ACR / Internal Complaints Committee constituted in terms of Section 4 of Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 or any matter is pending before any Court of law, the record shall not be destroyed without prior approval of the competent authority. 27. Preservation of records of general/historical importance:- All records which are considered to be of general or historical importance shall be brought to the notice of the Principal District and Sessions Judge of the concerned district who may pass such orders or give such directions as he/she may consider appropriate as to its preservation or otherwise. 28. Mode of calculating period of preservation:- Subject to any instructions given in Schedule I, the period for which a paper is to be preserved shall be reckoned from the 1st of January following the date which it bears, e.g., papers of 2022, which under these rules have to be retained for one year, shall become liable for destruction after 31st December, 2023. 29. Period for destruction of administrative records:- Subject to any instruction being issued, every year, destruction of administrative records shall be carried out in the month of June and December and if practicable any holiday may also be utilised to carry out destruction of records, subject to availability of concerned officials and officers. 30. Authority competent to grant approval for destruction:- The Principal District and Sessions Judge of the concerned district shall designate for every administrative branch, an officer not below the rank of Additional District & Sessions Judge, who shall approve the destruction of record. 31. Identification of records to be destroyed:- Every Superintendent/Branch In-charge posted in an administrative branch shall have the record identified and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of May and November, to be destroyed in the following months of June and December respectively subject to final approval by an Officer, so designated under rule 30 above. When any paper is destroyed, the date of destruction alongwith letter ‘D’ shall be entered in the red ink against the paper destroyed, in the register. 32. Records need to be preserved for future reference:- The Superintendent/Branch In-charge before entering the details of the record shall make an assessment whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future reference. In case, where the Superintendent/Branch In-charge is of the view that such record needs to be preserved for said reasons, s/he shall place such record before an officer so designated under Rule 30 above, giving reasons in detail for its preservation. The said officer shall pass such orders as to the preservation of record so placed before him, as may be considered appropriate. 33. Guiding principles for the destruction of records relating to accounts:- The main principle which should guide the destruction of accounts records should be that so long as an objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the relating documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the Rules may have expired.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 31 34. Destruction of Records retained in electronic form:- Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record may be destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act, 2000. Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form. Explanation II: However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules. 35. Identification of record required to be digitized:- Every Superintendent/Branch In-charge posted in an Administrative Branch shall have the record identified which in his opinion needs to be retained in digital form and thereafter he/she shall obtain the approval of an Officer competent to grant permission to destroy the said record. 36. Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:- The conversion of administrative records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before their destruction, in accordance with Rule 34, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be appointed by the Principal District and Sessions Judge of the concerned district for the purpose of authenticating by affixing his/her digital signatures. 37. Registers for destruction of administrative records:- Every administrative branch shall maintain a register for keeping a record of administrative records to be destroyed in the following form:- Register of Destruction of Administrative Records Name of the Branch Srl. Description Name of Proposed Whether Period of Remarks, Signatures Date of the Name of No. of record to the officer month/ record preservation if any of the destruction the officer be who has year for the preserved as approving of record destroying destroyed checked destruction electronically prescribed authority the record the of record or not in the (Additional record to Schedule I District & be Sessions destroyed Judge) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 38. Residuary clause:- Period of preservation of any administrative record, which is not covered under the Schedule I appended with these rules, shall be decided by the Principal District & Sessions Judge of the concerned District and he/she may add or delete any entry in the Schedule I appended with these rules. SCHEDULE-I DESTRUCTION OF ADMINISTRATIVE RECORDS TABLE-1 ACCOUNTS BRANCH S. Record generated by Branch Period of Remarks No. Preservation -1 -2 -3 -4 1 Correspondence File/ Second Part of Service After the date of retirement / resignation / termination or the date on Book. which the person ceases to be an employee of the Establishment. OR After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever 3 years is later 2 Travelling Allowance, Festival, LTC, Medical 3 years From the concerned financial year after Audit advance / claim bills and related files. 3 Office copies of the Establishment Pay Bills 3 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever and related schedules, Arrear Bills (in respect is later32 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] of the Period for which pay bill register is maintained). 4 Children Education Allowance/Tuition Fees 3 years From the concerned financial year after Audit Bill, Overtime Allowance Bill, Honorarium Bills, Evening Court Allowance Bills, and Bonus Bills and related files. 5 Budget Register & files, Cash Register, Day 5 years At the end of financial year after completion of Audit / Outcome of to day dak and other misc. registers pending Litigation, whichever is later maintained in Accounts Branch. 6 Audit objection files of Accounts Branch. 1 year After removal of objections and decisions taken by Audit Section 7 Medical Card Record of Employee 1 year After retirement/death of an employee 8 Medical Card record of Pensioner. 1 year After the cessation of entitlement of last beneficiary of the Pensioner 9 Pension Cases Files of Retired/ Pre- mature 5 years After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to retired Employee. receive it. 10 Family Pension Case File of Expired 5 years After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to Employee. receive it. 11 Service Book and Leave Account of the 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. and Officers/ Officials who have resigned/ Audit, whichever is later. In case of any litigation/proceedings, the Dismissed/ Terminated from Service. service books & Leave Account may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. 12 GPF Ledger Broadsheet (Class-IV), Transfer 1 year After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit, of Balance Cases and GPF Pass Book. whichever is later 13 GPF Final Payment Bills (Dismissal/ 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In Termination Cases). case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. 14 GPF Advance Bills & related files 1 year After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook 15 GPF Withdrawal Bills & related files. 1 year After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook 16 Reconciliation & Expenditure Statement 3 years From the concerned financial year after Audit (Plan and Non-Plan) and Final Excess & Saving Statement Files. 17 Orders related to House Rent Allowance and 3 years After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register Double TA Allowance. 18 Form-16, Income Certificate, Calculation 1 year After Audit Clearance Sheet and Savings Proof related to Income Tax, and 10-E Forms 19 File of Last Pay Certificate, License Fee file, 1 year After Audit Clearance no due orders, recovery of pay and allowances file and related misc. files. 20 Pay fixation orders file and increment list of 1 year After Audit Clearance. After the entry is made and the extract / order the Employees is placed in the Service Book 21 EOL orders/files, evening court files and 1 year After completion of Audit and entry is made in Pay Bill other related misc. files Register/Service Book 22 All contingency bills and its details 1 year After Audit Clearance maintained in GAR-27 & Advance Registers & related files. 23 Reading Register of Electricity, Water, Petrol, 1 year After Audit Clearance Newspaper, Magazine, Camp Office, Home- cum-office Orderly Allowance and its related files 24 Reader Register and related files of Domestic 1 year After the date of cessation of entitlement of the last beneficiary or help Allowance (Retired Judicial Allowance) Audit, whichever is later 25 Records of Utilization Certificate submitted 1 year After Audit Clearance subject to completion of Block Period in by the Judicial Officers respect of which utilization certificate pertains. 26 File pertaining to Family planning allowance 1 year After Audit Clearance (7th CPC abolished Family planning Allowance) 27 File pertaining to Cash allowance/Handicap 1 year After Audit Clearance allowance Rule 289, Part-VIII of Chapter-12 alongwith its APPENDIX- 13 and Annexure thereto of Swamy’s Compilation of General Financial Rules (27th Edition-2014) incorporates a compendium of Rules regarding Destruction of Records connected with Accounts. The terms and phrases used herein above shall have the same meaning and context unless specified otherwise.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 33 TABLE-2 ACJ OFFICE (now merged in O/o Pr. D&SJ of concerned District) S. No. Record generated by office of Admn. Civil Period of Remarks Judge (Central), Delhi Preservation 1(a) Files pertaining to Seniority & Promotion, Forever Policy decisions, decisions with respect to seniority, promotion, Confirmation and ACP/MACP confirmation & ACP/MACP be preserved forever. The other records be destroyed 1 Year after the final disposal. (b) Recruitment files / registers 12 Years Subject to any litigation/other proceedings in which case 1 Year after Direct/Departmental/Compassionate the litigation/proceedings attained finality. (c) Files/registers pertaining to vacancy creation 12 Years Subject to particulars of sanction being recorded in and related correspondence with High Court Establishment/Sanction Register/Roster. of Delhi, (d) File pertaining to Probation 1 Year After completion of probation (e) File pertaining to Family planning allowance 1 Year After Audit Clearance (7th CPC abolished Family planning Allowance) (f) File pertaining to Cash allowance/Handicap 1 Year After Audit Clearance allowance (g) File pertaining to Striking off name of 1 Year From the date of order. deceased official from the office scroll (h) Change of Cadre. 12 Years After entry in the Service Book. (i) Guard file Forever As per Govt. of India Rules and OMs (j) Files pertaining to the facts submitted in 1 Year After final disposal. litigation matter . (k) Complaint files (compilation of preliminary 1 Year After final disposal. evidence) (l) Files pertaining to permission for further 5 Years After retirement. studies, NOC for passport, permission to go abroad, raising loans & Another miscellaneous information 2 VIGILANCE FILES Disposal of departmental inquiry in which 1 Year After decision has attained finality. charges are not proved (a) Departmental inquiries in which penalty of 1 Year After decision has attained finality. withholding increment/ censured etc. are imposed (b) Penalty removal/dismissal from service in 1 Year After decision has attained finality. which appeal are pending 3 REGISTERS Institution Register 1 Year After date of last entry or after decision has attained finality, whichever is later. (a) Register regarding receiving of CA 1 Year After date of last entry or after decision has attained finality, application whichever is later. (b) Register regarding list of disposal of 1 Year After date of last entry or after decision has attained finality, departmental inquiries whichever is later. (c) File regarding sanction of Honorarium to the 1 Year After date of last entry. concerned Presenting Officers. (d) Register of Departmental Inquiry 1 Year After date of last entry or after decision has attained finality, consignment to Record Room whichever is later. (e) File of comments in service appeal/writ 1 Year After date of last entry or after decision has attained finality, petitions before Hon'ble Delhi High Court and whichever is later. Hon'ble Supreme Court of India 4 PERSONAL FILES 6 Years The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In (a) Personal File (Gazetted) Respect Of Records Common To All Ministries / Departments 2012, Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of India. (b) Personal Files (Non-Gazetted) 6 Years Personal Files (Non- Gazetted) (a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5 (i.e. 5 Years) after issue of final pension/gratuity payment order. (b) Others: Category C-5 (i.e. 5 Years) after they have ceased to be in service. Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal files of officials who have made significant contribution in any field of activity (e.g. Administrative, Scientific, Economic, Social) and have won National / International recognition, should be sent to the34 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] National Archives. (c) Annual Confidential Reports of Staff 2 Years from C.S. O.M No. No. 51/5/72-ESTS.(A), dated the 20th May, 1972 and the date of G. O.I. DOPT, O.M. No. 210116/2001-Estt.(A), dated the 14th May, Death of the 2011. employee or 5 Years from the date of the retirement/dis missal/termina tion of service, whichever is later. 5 GPF FILES (a) Advance Bills 1 year After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook (b) Withdrawal Bills 1 year After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook (c) GPF/NPS Pass books 1 year After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit, whichever is later (d) GPF statements 1 year After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit, whichever is later (e) GPF Ledger/Broad sheet(class IV) 1 year After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit, whichever is later (f) GPF Final Payment bills (retirement 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In /voluntary retirement/resignation) case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. (g) GPF Final Payment bills 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In (dismissal/termination) case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. (h) GPF Final Payment Bills (Death case) 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. (i) Transfers of balance cases. 1 year After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit, whichever is later (j) Insurance Bills 1 year After settlement of Insurance Final Payment / Completion of Audit, whichever is later 6 Festival Advance Bills 1 year After Audit Clearance (7th CPC abolished Festival Advance) 7 Computer advance and motor cycle advance 1 year After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later bills and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook 8 BUDGET ESTIMATES (a) Reconciliation Statement 3 years From the concerned financial year after Audit (b) Excess of Savings 3 years From the concerned financial year after Audit (c) Bills pertaining to office expense head 3 years From the concerned financial year after Audit (d) Bills pertaining to DTE 3 years From the concerned financial year after Audit (e) Bills pertaining to LTC & LTC (Home town) 3 years From the concerned financial year after Audit claim 9 Record of Medical Bills 1 year after After retirement/death of an employee audit clearance or 3 years whichever is later 10 Records of Transfer and Posting files Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. 11 File / Register pertaining to sanction of Leave i) Applications for CL/Comp. Leave/Spl. CL 1 Year After cessation of entitlement. & Short Leave ii) Leave Account Register 3 Years From the date of last entry. 12 Pension Cases Files of Retired/ Pre- mature 5 years After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to retired Employee. receive it. 13 Family Pension Case File of Expired 5 years After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to Employee. receive it. 14 Record pertaining to pay fixation 1 year After Audit Clearance. After the entry is made and the extract / order[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 35 is placed in the Service Book 15 Service Book 3 years After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. and Audit, whichever is later. In case of any litigation/proceedings, the service books & Leave Account may be weeded out only after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority. 16 Leave record of the officials 3 years Earned leave and medical leaves of the officials are required in departmental Inquiry of the officials at any stage. 17 Attendance Register 1 year From the date of last entry. 18 (a) Office copies of Establishment Pay Bills 3 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever and related schedules, Arrear Bills (in respect is later of the Period for which pay bill register is maintained). (b) Office copies of Establishment Pay Bills 35 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever and related schedules (in respect of period for is later which pay bills register is not maintained. (c) Schedules to the Establishment Pay Bills 3 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever for the period for which pay bill register is is later maintained. (d) Acquittance Roll. 3 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever is later (e) Office copies of Establishment Pay Bills 35 years After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever and related schedules (in respect of period for is later which pay bill registers not maintained. 19 Dispatch register 3 Years From the date of last entry. (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Branch be kept forever.) (a) Register for CL/CCL/Compensatory 3 Years From the date of last entry. leave/special leave for subordinate staff (b) Diary Register for Subordinate Staff 3 Years From the date of last entry. (c) Incoming Dak 3 Years From the date of last entry. (d) RIO Register 3 Years From the date of last entry. (e) Dak Register 3 Years From the date of last entry. TABLE-3 ADMINISTRATION BRANCH-I/II/III S. No. Record generated by Administration Period of Remarks Branches Preservation 1(a) Personal File (Gazetted) 6 Years The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In Respect Of Records Common To All Ministries/Departments 2012, Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of India. (a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5 (i.e. 5 years) after issue of final pension / gratuity payment order. (b) Others: Category C-5 (i.e. 5 years) after they have ceased to be in service. Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal files of officials who have made significant contribution in any field of activity (e.g. administrative, scientific, economic, social) & have won national/international recognition, should be sent to National Archives. 1(b) Personal File (Non Gazetted) 6 Years The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In Respect Of Records Common To All Ministries / Departments 2012, Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of India. (a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5 (i.e. 5 Years) after issue of final pension/gratuity payment order. (b) Others: Category C-5 (i.e. 5 Years) after they have ceased to be in service. Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal files of officials who have made significant contribution in any field of activity (e.g. administrative, scientific, economic, social) and have won national / international recognition, should be sent to the National Archives. 2 Files pertaining to permission for further 5 Years After retirement. If digitized, 1 Year after digitization. studies, NOC for passport, NOC for going36 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] abroad, NOC for raising loans and other Miscellaneous information required under conduct rules. 3 Transfers & Postings Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. 4 Files pertaining to Seniority & Promotion, Forever Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept confirmation and ACP/MACP. forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the date of approval of the final decision of the Competent Authority. 5 Records of minutes pertaining to DPC / ACP Forever Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept /MACP Committee and representations forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the related thereto. date of approval of the final decision of the Competent Authority. 6 Files / Registers pertaining to sanction of Leave. i). Applications for CL/Comp. Lave/Spl. CL 1 Year After cessation of entitlement. & Short Leave. ii). Leave Account Register 3 Years From the date of last entry. 7 Dak Register 1 Year From the date of last entry. 8 Suspensions and revocation orders 6 Years Subject to pending litigation/other proceedings. 9 Files/ registers pertaining to vacancy creation 12 Years Subject to particulars of sanction being recorded in and correspondence with Hon’ble High Court Establishment/Sanction Register/Roster. of Delhi. 10 Annual Confidential reports of staff. 2 Years from C.S. O.M No. No. 51/5/72-ESTS.(A), dated the 20th May, 1972 and the date of G. O.I. DOPT, O.M. No. 210116/2001-Estt.(A), dated the 14th May, Death of the 2011. employee or 5 Years from the date of the retirement, whichever is later. 11 Dispatch Register, Duty Register. 1 Year From the date of last entry. 12 Records pertaining to requisition of Staff, 1 Year From the date of final decision. Meeting Letters 13 Recruitment files/registers pertaining to 12 Years Subject to any litigation/other proceedings. compassionate appointment 14 Attendance Register 1 Year From the date of last entry. TABLE-4 CARE TAKING BRANCH S. Record generated by Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Budget File 6 Years From financial year. 2 Fire Extinguishers Misc. & Bill File 1 Year After Audit clearance. 3 Attendance Register of Safai Karamcharies, 1 Year From the date of last entry. Farashs & Chowkidars 4 Misc. Purchase on Local basis 1 Year After Audit clearance. TABLE-5 CASH BRANCH Sl. Record Generated by branch Period of Remarks No. Preservation 1 Contingent Bills 3 years or 1 GFR 2017 (Appendix 9) year after Audit clearance, whichever is later 2 Cash Book 10 years GFR 2017 (Appendix 9) 3 Acquittance Roll 3 years or 1 GFR 2017 (Appendix 9) year after Audit clearance, whichever is later[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 37 4 T.A. (Vouchers) (Road and Diet Money) 3 years or 1 GFR 2017 (Appendix 9) year after Audit clearance, whichever is later TABLE-6 CMM OFFICE Sl. No. Record Generated by branch Period of Remarks Preservation 1 Records pertaining to monthly Jail Sitting 1 Year From the date of conclusion of the sitting. held at Tihar Jail, Delhi TABLE-7 COMPUTER BRANCH S. RECORD GENERATED BY BRANCH Period of REMARKS No. Preservation 1 (a) Dak Register related to inward/outward 1 Year From the date of last entry request letters and applications etc. (b) Attendance Register 1 year From the date of last entry (c) Register of Engineers deputed by the vendors 3 Years From the date of last entry awarded with maintenance contract in different projects. 2 (a) Files related to the procurement made through 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. Government Agencies like NICSI / ICSIL etc. (b) Procurement made through tendering/e- 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. tendering process or through open market (c) Matter/files related to the tender process for 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. AMC of different periphery/articles (d) Matter/files related to the tender process for 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. ARC of different periphery/articles 3 Record/files related to the installation of 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. Computers, Printers, Servers, UPSs, TFT Screens, Laptops etc procured by the department. 4 Record/files related to installation of leased 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. line in Delhi District Courts including e- Courts (installation and bill payment files) 5 (a) Record maintained in respect of Copy of Forever Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept Minutes of Meetings received from Hon'ble forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the High Court of Delhi date of approval of the final decision of the Competent Authority. (b) Minutes of Meetings of Centralized Computer Forever Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept Committee, Condemnation Committee, forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the Mobile Committee, CCTV Committee or any date of approval of the final decision of the Competent Authority. other Committee 6 (a) AA & Exp. Sanctions/Revalidation 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. sanctions/enhancement of sanctions etc file (b) Record maintained in respect of urgent 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. purchase executed by the branch (c) Record related to the indents received for 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. issuance of misc items like cartridges/CD/DVD/Pen drives etc. (d) Correspondence with High Court of Delhi 3 Years After completion of process in relation to each subject matter. (e) Record qua the providing of technical devices 6 Years After condemnation. to the Judicial Officers (f) Upgradation of Computer Systems 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. (g) Record related to requests received for 3 Years From the date of last entry providing of Computer Systems and other ancillaries from the Officer/Officials for use in the Courts/Chambers. (h) Record related to System Officer and System 3 Years From the date the assistance take back by Hon'ble High Court. Be Assistants provided to District Courts by the digitized. Hon'ble High Court under e-Mission Mode Project. (i) Hiring of Programmers on Contractual basis 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.38 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] from M/s ICSIL to look after the data base /Servers of Delhi District Courts and to cope up with the technical aspects of District Courts. (j) e-auction file ( in regard to the auction of e- 1 Year After audit clearance. waste/condemned systems/periphery through M/s MSTC, Govt. of NCT of Delhi enterprise) (k) Record pertaining to the Deposit of 1 Year After audit clearance. depreciated/condemnation value of the articles by the officer/officials through Challan/ receipt etc. (l) Wi-Fi Hotspot Project Files (newly launched 1 Year After audit clearance. project on the direction of Hon'ble High Court of Delhi) (m) Record maintained in respect of HP Laptops 3 Years Till receipt of guidelines/directions from e-Committee, Hon'ble provided to the Judicial Officers by Supreme Court or any guidelines are framed by Hon'ble High Court of eCommittee Delhi, whichever is later. (n) Record/file related to the providing of 1 Year After Audit clearance. technological devices on the basis of fresh sanction received from GNCTD (Rs. 1.10 lacs) (o) Establishment of e-Court/vulnerable Witness 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. Court Rooms (p) Record/file related to condemnation process 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. file of Computer Hardware and peripherals (q) File of Surety Management Systems 3 Years From the date of implementation. (r) Record maintained for Report Sent to Hon'ble 3 Years From the date of dispatch to the High Court. High Court. 7 (a) Bio-Metric Attendance recording system 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. project Tender, Installation, Processing, AMC etc (b) Digitization of old records project Tender, 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. Processing, Correspondence file (c) CCTV Project Tender, Purchase, Installation, 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. AMC etc. file (d) Recording/file pertaining to the procurement 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. in regard to e-court Project their installation, AMC of Hardware and software etc. 8 Record related to the Annual Budget as well 6 Years From the date of its submission to Accounts Branch. as Five year Fund Plan TABLE-8 COPYING AGENCIES Record generated in Office of Administrative Officer (Judicial), Copying Agencies S. Record generated in Office of Period of Remark/s No. Administrative Officer (Judicial), Copying Preservation Agencies 1 Daily Work Done Statements of Officials of 1 Year As per Rule 19 (Sl. No. 99 & 100), Chapter 5, Vol. V of Hon'ble High CAs & Status of Pendency of CA Court of Delhi the preservation period for ''Daily out-turn of work Applications in Copying Agencies-Sessions, done by Copyists & Proof Examiners'' is one year. Civil & Criminal. 2 File related to various Complaints made by 1 Year After final disposal. the Applicants/Advocates regarding Delay/Non-Supply of Copies etc. 3 File related to copy of Minutes of Meeting of 1 Year From the date of meeting. Copying Agencies. 4 Dak Registers 1 Year From the date of last entry. 5 Registers of Fresh C.A. applications of File 3 Years Delhi High Court Rules: Fetchers Rule 19 (Sl. No. 6), Chapter 5, Vol. V:The preservation period for the registers of ''Return of files in all cases (Record Register)'' is three years. 6 Movement Registers of files/chithas 3 Years Delhi High Court Rules: maintained by File Fetchers Rule 19 (Sl. No. 6), Chapter 5, Vol. V: The preservation period for the registers of ''Return of files in all cases (Record Register)'' is three years.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 39 7 Movement Registers of files/chithas 5 Years Delhi High Court Rules: maintained by Copyists Rule 19 (Sl. No. 67), Chapter 5, Vol. V: The preservation period for the registers of ''work performed by copyists'' is five years. 8 Registers of Entries of prepared certified 5 Years Delhi High Court Rules: copies maintained by Copyists (Quota As per Rule 19 (Sl. No. 67), Chapter 5, Vol. V: The preservation Registers) period for the registers of ''work performed by copyists'' is five years. 9 Registers of Marking of files/chithas to 1 Year Delhi High Court Rules: Copyists As per Rule 19 (Sl. No. 68), Chapter 5, Vol. V: The preservation period for the registers of ''distribution of cases to Copyists'' is one year. 10 Unclaimed Certified Copies which are not 120 days Delhi High Court Rules: collected by the applicants Rule 10A of Chapter 5B, The preservation period for certified copies which were not claimed/collected by the applicants is 120 days. 11 C.A. applications lying under objections 120 days Delhi High Court Rules: which are not collected by the applicants Rule 10A of Chapter 5B, The preservation period for certified copies which were not claimed/collected by the applicants is 120 days. 12 Cash/Revenue Statements 1 Year After Audit clearance. 13 Office Copies of Cash Receipts 180 days From the date of receipt. 14 Sanctioned C.A. applications 1 year after Delhi High Court Rules: audit clearance Rule 39 of Chapter 17 the sanctioned C.A. applications are to be or 3 Years of weeded out after the audit of records and registers concerning sanction Sanctioned C.A. applications or until the expiry of 3 years, whichever whichever is is later. later. 15 Attendance Registers 1 Year From the date of last entry. 16 File related to copy of Minutes of Meeting of 1 Year From the date of meeting. Copying Agencies. 17 Office Copies of monthly statements of 1 Year From the date of statement. Pendency of C.A. applications, Cash & Revenue, etc. 18 Office Copies of Daily Work Done 1 Year Delhi High Court Rules: Statements of the officials Rule 19 (Sl. No. 99 & 100), Chapter 5, Vol. V the preservation period for ''Daily out-turn of work done by Copyists & Proof Examiners'' is one year. 19 Dak Register 1 Year From the date of last entry. TABLE-9 DIGITIZATION S. No. Record Generated by Branch Period of Remarks Preservation 1 Correspondence File 3 Years After closure of process in relation to each subject matter. 2 Sending digitized files to the Hon'ble High 1 year Be digitized before destruction. Court 3 Original Bills 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. 4 Bill Verification File 1 Year After Audit clearance 5 Procurement of Scanners 1 Year After Audit clearance 6 Entry Details Cum CD Issued Files (Record 1 Year From the date of last entry. of Scanning as well as Receiving of CD given to Different Courts) 7 Dak Register 1 Year From the date of last entry. TABLE-10 EVENING COURT CELL Sl. Record generated by Evening Courts Cell Period of Remarks No. Preservation 1 Leave Intimation /Exemptions of Judicial 1 year Be retained if directed so by the Competent Authority under Rule 30 Officers Vol. IV Chapter-16 Part F(D). 2 Dak Register 1 year From the date of last entry. 3 Attendance Register 1 year From the date of last entry. TABLE-11 FACILITATION-CUM-INFORMATION CENTRE40 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] S. No. Record generated by Branch Period of Remarks Preservation 1 Minutes of meetings Forever, if the same pertain to a policy matter, otherwise 1 year. 2 Correspondence Letter 1 Year From the date of disposal. TABLE-12 FILING BRANCH/SECTION WRITER S. Record generated by Filing/ Section Writer Period of Remarks No. Preservation 1 Register (Bail orders received by Advocates) 1 Year From the date of last entry 2 Prosecution Register ( Bail orders received by 1 Year From the date of last entry Prosecution Branch) 3 Caveat Register 1 Year From the date of last entry 4 Caveats 180 days Period for keeping the caveats alive is only 90 days (As per section 148A(5) of CPC.) 5 Jail Dak Register ( Bail order send to Jail 1 Year From the date of last entry through Jail Dak ) 6 Allocation of Cases Register 1 Year From the date of last entry 7 Judge's Leave & Training Programme 1 Year From the date of last entry intimation File 8 Copy supply register in case of conviction 1 Year From the date of last entry 9 Dak Register 1 Year From the date of last entry 10 Register pertaining to orders sent to mediation 1 Year From the date of last entry 11 Register pertaining to letters issued to the 1 Year From the date of last entry Arbitrator TABLE-13 FINE & AUDIT BRANCH S.No. Record Generated by Branch Period of Remarks Preservation 1 Monthly Fine Statements received from 50 years Be destroyed after 1 year if digitized Criminal Courts i.e. MMs and ASJs. 2 Aggregate Amount Register. 50 years Be destroyed after 1 year if digitized 3 File of Fine Deposited by Jail Convicts. 50 years Be destroyed after 1 year if digitized 4 Monthly Fine Statement Record Register. 50 years Be destroyed after 1 year if digitized 5 Attendance Register. 1 year From the date of last entry. 6 Daily Fine Statements of MMs & ASJs. 6 years Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court Rules 7 Daily Copy Agency Statements. 6 years Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court Rules 8 Monthly Copy Agency Statements. 6 years Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court Rules 9 Copies of the Fine Intimation sent to various 1 year From the date of last entry courts of all the Districts. (Deposited in Jail by convicts.) 10 MCD Monthly Reports of Littering Courts 3 Years From the date of report. (Three Zones Narela, Civil Lines, and Najafgarh ) 11 Receipt Book Issuance Register. 6 years From the date of last entry 12 Refund Voucher Forms & Refund Register. 50 years Be destroyed after 3 years if digitized 13 Monthly Revenue Statements File of all the 3 years After the closer of financial year Districts. 14 AGCR Audit Reports. 1 year After Audit clearance 15 Internal Audit Reports of GNCT Delhi. 1 year After Audit clearance 16 Local Audit Reports of MMs & ASJs. 1 year After Audit clearance[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 41 17 Report File (Submitted in Courts). 3 years After the closer of financial year 18 Dak Register. 1 year From the date of last entry TABLE-14 GENERAL BRANCH S. Record generated by Branch Period of Remarks No. Preservation 1 (a) REGISTERS 1 Year From the date of last entry Incoming Dak Registers, Outgoing Registers, RIO Registers, NOC Registers, Attendance Registers, Service Allowed Registers, Complaint Registers (b) Stock Registers (Stationery, Copier, Fax, 1 Year After Audit clearance Consumable items etc.), Distribution Register (c) Movement Register (Administrative Record 3 Years From the date of last entry and after confirmation that no file is lying Room) with or pending received from any of the branches/official concerned. (d) Goshwara Register (Administrative Record Forever For future inquiry. It may contain the entry of destroyed as well as Room) existing record. 2 (a) PURCHASE FILES 1 Year After Audit clearance Files related to stationery articles, indent files, local purchase. (b) Files related to Photocopiers, fax, duplicating 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. machine (c) Files related to Calculator & other local 1 Year After Audit clearance. purchase articles 3 OTHER COMMITTEE FILES Forever Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the Files related to various Committees viz. date of approval of the final decision of the Competent Authority(Rule BMC, Security, BMCC, Environment 30 Vol. IV Chapter-16 Part F(D) Committee, District Jail Committee, Vulnerable Witnesses Facilities Committee, Copying Agencies and other Committees. 4 (a) MISC. FILES 1 Year From the date of disposal. Files related to General Complaint, Extra Territorial Journey, Misc. Letters (b) Files related to various sanctions, 1 Year After Audit clearance or after condemnation, whichever is later. movement/allotment of photocopier, fax, duplicating machine (c) Allotment of Canteen 1 Year After the supersession of license. (d) File related to Newspaper/publication 1 Year From the date of supersession of last list. (e) Indent, intra-branch communication, File 1 Year After Audit Clearance. related to Stationery & Stamps requisition. (f) Files related to Jail Inspections 3 Years From the date of report. (g) Files related to Judicial Appraisals Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. (h) Complaints of Inmates 1 Year From the date of disposal. (i) Files related to sentence review board 3 years From the date of report. (j) Files related to Surety Condition 1 Year From the date it is dispatched to the concerned court. 5 (a) MISC. PAPERS 3 Years From the date of requisition letter. Copies of requisitions received from Hon'ble High Court/Hon'ble Supreme Court (b) Copies of satisfactory reports of 1 year From the date of report. Photocopier/fax/duplicating machine 6 Budget of Stationery, Local Purchase, 3 Years From the closure of financial year. Consumable items etc. 7 (a) BILL PAYMENT FILES 1 Year After Audit clearance. Files related to payment of Govt. Press Bills, Local Purchase42 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] (b) Files related to AMC of Fax/duplicating 1 Year After Audit clearance. Machines etc. TABLE-15 HINDI SECTION S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 Official Notings 1 Year From the date of disposal. 2 Record of Minutes of Meeting of Central Forever If the same pertain to a policy matter, otherwise 1 year. Hindi Implementation Committee 3 Record Regarding translation work of 3 Years From the date of translation. documents received from various courts and branches. TABLE-16 DISASTER MANAGEMENT CELL Sl. Description of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 Minutes of Meeting approved by Ld. District Forever If the same pertain to a policy matter, otherwise 1 year. & Sessions Judge, Delhi 2 Dak/Orders/Directions/Circulars etc. received 1 year From the date of last entry. on daily basis for information only from Other Districts/Branches TABLE-17 JUDICIAL BRANCH S. Record Generated by Judicial Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Inspection (report) carried by the Officers of 3 Years The Inspection Reports are sent by this office to the Hon’ble High DHJS of the Courts of Judicial Officers of Court for the purpose to observe the functioning of Court work and (DJS) sent to the Hon’ble High Court. maintenance of Court Record of the Officers of DJS. 2 High Court correspondence regarding the 1 Year From the date of receipt of communication. Inspection of the Court of the Judicial Officers (DHJS & DJS) and seeking Judgments 3 The matter pertaining to the ACR of the 1 Year After final disposal. Officers of DHJS/DJS and Representation against adverse ACR of Judicial Officers. 4 Complaint against Judicial Officers & 3 Years After final disposal. maintenance of record regarding complaints. 5 Correspondence regarding summoning of 1 Year After final disposal. Judicial Record of the officers of DHJS & DJS to the High Court. 6 Files reg. allotment of flats from Judicial Pool 50 Years Allotment order to be preserved for 50 years and remaining papers be to the Judicial Officers. weeded out after three years from the date of last entry. 7 Transfer/Posting Orders of DHJS/DJS & Forever Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Spl.MM, received from the Hon’ble High Court. 8 Personal Correspondence of Judicial Officers 6 Years After retirement/elevation of the Judicial Officer with the High Court in regard to Issuance of employment certificate, NOC & forwarding of intimations of transaction in movable and immovable property of Judicial Officers. 9 Successor Courts records of DHJS Officers. Forever Be destroyed after 1 years, if the same is digitized. 10 Correspondence regarding returns of assets 6 Years After retirement/elevation of the Judicial Officer and liabilities of Judicial Officers with the High Court. 11 Issuance of Identity Card to the Judicial 1 Year After retirement/elevation of the Judicial Officer Officers of Delhi District Court. 12 Orders of High Court for Forever This record comes under the 'A' & 'B' Category as per the instructions Creation/Sanction/Continuance of the Posts of issued for Record Retention Common to All Ministries/Departments, Judicial Officers. 2012, Govt. of India. 13 Orders of High Court on Seniority and 6 years After retirement/elevation of the Judicial Officer promotion of Judicial Officers.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 43 14 Orders of High Court on Departmental 3 years. From date of confirmation Examination of the officers of Delhi Judicial Service (Probationers). 15 Forwarding of request to the Director, 3 Years From the date of last entry. Prosecution for providing Public prosecutors/ Addl. Public Prosecutors/Asstt. Public Prosecutors in Criminal Courts and appointment orders of PP/APPs received from Govt of NCT of Delhi. 16 Order of High Court on appointment of the Forever Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Officers of DHJS/DJS & Special M.Ms. 17 Copies of Countersigned Experience and 3 Years From the date of Certificate. Character Certificate issued to Advocates on the basis of certificate issued by the Delhi Bar Association. 18 Monthly Disposal Statement of DHJS & DJS 3 Years Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. to the Hon'ble High Court 19 Statement of Cases 7 Years old & Senior 3 Years Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Citizens to the Hon'ble High Court 20 Monthly, Quarterly, Half Yearly and Yearly 3 Years Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Statements to the Hon'ble High Court. 21 Reply of Parliament Questions regarding 3 Years Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. institution, disposal and pendency of cases. 22 Correspondence of Parliament Questions with 3 Years Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Judicial Officers and High Court. 23 Case transferred from one court to another 50 Years Required for reference and queries. court(s) as per directions of the Hon'ble High Court, New Delhi and Ld. District and Sessions Judges. 24 Correspondence with the Deputy 3 Years From the date of dispatch of the communication. Commissioner of Police concerned to provide Police Aid as per request of the Civil Courts. 25 Dak/Dispatch Register 1 Year From the date of last entry. 26 Power/Bail Power/ Notifications (all Judicial Forever Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. Officers) received from the Hon'ble High Court of Delhi, New Delhi 27 Detention of Judicial Officers during 3 Years From the date of receipt of communication. vacations, as per directions of the Hon'ble High Court of Delhi, New Delhi 28 Powers of Designated/ Special Courts Forever Be destroyed after 1 year, if the same is digitized. received from the Hon'ble High Court of Delhi, New Delhi 29 Circulation of list of Holidays and calendars, 1 Year Be destroyed after 1 Month, if digitized. received from the Hon'ble High Court of Delhi, New Delhi 30 Constitution of committee and authorization 1 Year After supersession of the order. of officer In charge of Branches at Tis Hazari Court, Central District, Delhi 31 Casual leave, Short leave, Compensatory 1 Year From the date of last entry. leave, Sick leave, Intimation of leave and Station leave permission 32 Copy of Duty Rosters of Judicial Officers. 1 Year From the date of order. 33 Earned leave, Medical leave, Paternity leave, 1 Year From the date of last entry and subject to the entry in Service Book. Maternity leave, Child Care leave, Half Pay leave, Extra Ordinary leave, Leave of Absence 34 Registers pertaining to sanction of leaves 1 Year From the date of last entry. 35 Daily leave list of Judicial Officers sent to 90 days From the date sent to website web-site and other concerned 36 Attendance list of MMs received from CMM 90 days From the date of last entry. office 37 Jail Inspection Letters 1 Year From the date of last entry. 38 Leave Record sent/received to/fro other 1 Year From the date of last entry. Districts 39 Training Programme i.e. 1 Year From the date of last entry.44 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] workshop/seminar/conference letters received from the Delhi Judicial Academy for Officers of DHJS & DJS, 40 Delegation letters received from Delhi 1 Year From the date of last entry. Judicial Academy from North-Eastern and other states. 41 Environment Awareness Retreat letters 1 Year From the date of last entry. received from Delhi Judicial Academy 42 Letters on Training Programme Calendar/ 1 Year From the date of last entry. Publication of Journals received from Delhi Judicial Academy 43 Letters on Spl. MM Training Programme 1 Year From the date of last entry. received from Delhi Judicial Academy TABLE-18 LAC BRANCH (DISTRICT NAZIR) S. Record Generated by Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Receipt and Payment Register (LAC) Forever Be destroyed after 1 year, if digitized 2 Receipt and Payment Register (General) Forever Be destroyed after 1 year, if digitized 3 Cheque Deposit Register Forever Be destroyed after 1 year, if digitized 4 Voucher Book 3 Years From the date of last entry 5 File Wapsi Register 6 Years From the date of last entry 6 Dak Register (LAC & General Forever Be destroyed after 1 year, if digitized Correspondence) 7 Service Postage Stamp Record Register 1 Year From the date of last entry 8 File regarding application for issuance of 1 Year From the date of sanction Postage Stamps 9 Attendance Register 1 Year From the date of last entry TABLE-19 LIBRARY S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Preservation 1 Files related to purchase of law software 1 year After Audit clearance. 2 Purchase files 1 Year After Audit clearance. 3 Quotation files 1 Year After Audit clearance. 4 Subscription files 1 Year After Audit clearance. 5 Binding files of Law Journals/Books, etc. 1 Year After Audit clearance. 6 Budget files 3 Years From the financial year. 7 Audit files 1 Year After Audit clearance. 8 Bill Entry Registers 1 Year From the last entry. 9 Recovery of Law Books/weeding out of Law 1 Year From the last entry. Books, Bare Acts, Journals, etc. 10 No dues Certificate files 1 Year From the date of certificate. 11 Purchase of Library Furniture files 1 Year After Audit clearance. 12 Purchase of library Articles/Stationeries files 1 Year After Audit clearance. 13 Minutes of Meeting 1 Year From the date of meeting. a. General Minutes Forever b. Policy Decisions 14 Newspaper and Magazines Registers and files 1 Year After Audit clearance. 15 Attendance registers and Dak registers 1 Year From the last entry. 16 Accessions registers of Residence Library 6 Years From the last entry. 17 Accessions registers of Court Library Forever Be destroyed after 1 year, if digitized 18 Loan registers use for issuance of library Forever Be destroyed after 1 year, if digitized books on temporary basis 19 Residence library registers of Judicial 1 Year From the date the officer is elevated or the date on which the final Officers pension order is passed/superannuated/ or ceased to be in service[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 45 20 Permanent Court Library Registers of Judicial Forever Abolished court registers be destroyed after 3 years. Before Officers/Readers/District Courts Library destroying, the registers be digitized. TABLE-20 LITIGATION S. Record Generated by Litigation Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Writ Petitions with parawise 3 Years After the decision has attained finality. comments/counter affidavit/professional bills of Govt. Counsels 2 Special Leave Petitions /Civil Appeals 3 Years After the decision has attained finality. Parawise comments, counter affidavit and professional bills of Govt. Counsels 3 Letters Patent Appeal with reply (if any) and 3 Years After the decision has attained finality. professional bills of Govt. Counsel 4 Civil Suits with parawise comments, counter 3 Years After the decision has attained finality. affidavit and professional bills of Govt. counsel 5 Cases before the Consumer forums/Court of 3 Years After the decision has attained finality. ADM 6 File Movement Register 3 Years From the date of last entry. 7 Professional Bill Payment Register – Payment 3 Years After the decision has attained finality. to Govt. Counsels 8 Institution Register 3 Years After the decision has attained finality. 9 Dak Register, Attendance Register 1 Year From the date of last entry. TABLE-21 NAZARAT BRANCH S. Record Generated by Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Register No. 23 Civil Courts 3 Years From the date of last entry Summons Entry Register 2 Hon'ble High Court Summons 3 Years From the date of last entry Entry Register 3 M.M Seat Summons 3 Years From the date of last entry Entry Register 4 Out of Station Civil Courts and Hon'ble High 3 Years From the date of last entry Court Summons Entry Register Sheriffs' Petty Accounts Register and Forms 5 New No. Form No. 1 Register of Receipts Forever As per High Court Rules these register should be maintained (Old No. Register A) / Register of Receipt Permanently 6 New No. Form No. 2 Register of 12 Years or 1 As per High Court Rules these register should be maintained Upto 12 Disbursement (Old No. Register B) / Register year after Years of Disbursement audit clearance whichever is later. 7 New No. Form No. 3 Cash Book (Old No. Forever As per High Court Rules these register should be maintained Register C) / Cash Book Permanently 8 New No. Form No. 5 Receipt Form (Old No. 6 Years or 1 As per High Court Rules these register should be maintained 6 Years Form G) / Receipt Book year after audit clearance whichever is later. 9 New No. Form No. 6 (Register D) 3 Years or 1 As per High Court Rules these register should be maintained 3 Years Sheriffs' Petty Accounts year after but subject to the condition mentioned against Form No. 8 Register of Process and Warrants etc. audit clearance whichever is later. 10 New No. Form No. 7 Note Book of Process 03 Years As per High Court Rules these register should be maintained 03 Years Servers (Old No. Form H) 11 New No. Form No. 8 Payment Order Form 1 Year From the date of audit clearance (Old No. Form I) / Court Payment Order46 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 12 New No. Form No. 9 Challan Form (Old No. 6 Years or 1 From the date of last entry. Form J) / Challan Form year after audit clearance (A) Memo to accompany remittance of whichever is surplus money to the Treasury later. (B) Of Monthly balance to the Treasury (C) Consolidated Memo of Remittance to the Treasury 13 New No. Form No. 11 Statement of Lapsed Forever As per High Court Rules these register should be Deposit (Form 29 Civil Account Code, maintained Permanently Volume I) 14 New No.12 Voucher for Refund of lapsed 3 Years or 1 From the date of last payment. deposits Form No. 30, Civil Account Code, year after Volume I audit clearance whichever is later. 15 List of Process Servers Daily Duty Chart 1 Year From the date of last entry. TABLE-22 PLEA BARGAINING S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 File Movement Register 12 Years From the date of last entry. 2 Attendance Register 1 Year From the date of last entry. TABLE-23 POOL CAR SECTION S. Record Generated by Pool Car Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Budget File 3 Years From financial year. 2 File regarding receiving / registration of New 1 Year After condemnation/auction of vehicle Vehicle 3 File regarding Issue of new petrol coupon 1 Year After Audit clearance or condemnation, whichever is later. books/log book/flag/flag rod 4 File regarding Purchase of Battery/Tyre 1 Year After Audit clearance. Tube/accessories for staff vehicles 5 File/ Register regarding Leave Record & 1 Year From the date of last entry. Deputation of Drivers 6 Old Log Books 1 Year After Audit clearance or condemnation, whichever is later. 7 Old Coupon Books 1 Year After Audit clearance or condemnation, whichever is later. 8 Files regarding repair and maintenance of 1 Year After Audit clearance or condemnation, whichever is later. each vehicle 9 Stock Register ( Repair maintenance of 1 Year After Audit clearance or condemnation, whichever is later. vehicles/Misc. Bills i.e. PUCC, Puncture etc./old parts of vehicles 10 Use of official vehicle for private purpose 1 Year After Audit clearance. 11 Files/register regarding Petrol Bill’s of Govt. 1 Year After Audit clearance. petrol pump 12 Petrol receipt of staff cars and file/register of 1 Year After Audit clearance. petrol (BPCL Smart Fleet Facility) 13 Consumption register of Petrol (Govt. Petrol 1 Year After Audit clearance. Pump & BPCL) 14 File Regarding Advance Payment/Final 1 Year After Audit clearance. settlement of Smart Card advance(BPCL) 15 Files/Register regarding bills of Hired 1 Year After Audit clearance. Vehicles 16 File regarding Correspondence with Delhi 3 Years From the date of Sanction. Govt. in respect of Hiring of Vehicles 17 File regarding Bills of Drivers i.e. 1 Year From the date of clearance of bill. PUCC/PUNCTURE/TSR Fare 18 File regarding Complaints. 1 Year After decision has attained finality.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 47 19 File regarding Enquiry of Drivers 1 Year After decision has attained finality. 20 File regarding ACR of Drivers 3 Years From the date ACR is conveyed. 21 File regarding Providing of Pool Cars/Drivers 1 Year From the date of correspondence. to other district court complex 22 Miscellaneous File w.r.t. correspondence 1 Year After finalization of the matter raised in the correspondence. with Hon’ble High Court of Delhi/GNCT of Delhi 23 File regarding transfer & posting of drivers Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. 24 Correspondence File regarding relaxation in 1 Year From the date of Sanction. limit of petrol consumption for pool cars 25 File regarding conveyance facility to the 1 Year After the date of permission. Judicial officers resides out side Delhi TABLE-24 PURCHASE CELL S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 Purchase Files 1 Year After Audit clearance. 2 Comprehensive AMC/AMC Files 1 Year After Audit clearance or after the period of AMC is over whichever is later. 3 Annual Rate Contract Files 1 Year After Audit clearance. 4 Registers (All kind of Registers such as 3 Years From the date of last entry. Accounts Bill, File movement, EMD return, attendance, sample return, e-tenders status, file number, etc.) TABLE- 25 R&I S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 Receipt Register maintained at Seat – 'A' 3 Years From the date of last entry. dealing with all the correspondence addressed (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, to Ld. District & Sessions Judge (HQs), Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Delhi, received within the Tis Hazari Courts, Branch be kept forever.) Delhi. 2 Receipt Register maintained at Seat – 'B' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs), Delhi Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I and Officer-In-Charges, received from Branch be kept forever.) outside Tis Hazari Courts, Post Office and Courier. 3 Receipt Register maintained at Seat – 'C' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs), Delhi Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Officer-In-Charges, received from the Branch be kept forever.) Rohini Courts. 4 Receipt Register maintained at Seat – 'D' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs), and Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Officer-In-Charges, received from the Branch be kept forever.) Karkardooma Courts. 5 Receipt Register maintained at Seat – 'E' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs)and Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Officer-In-Charges, received from Patiala Branch be kept forever.) House Courts. 6 Receipt Register maintained at Seat – 'F' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs) and Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Officer-In-Charges, received from Dwarka Branch be kept forever.) Courts. 7 Receipt Register maintained at Seat – 'G' 3 Years From the date of last entry. dealing with the correspondence addressed to (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Ld. District & Sessions Judge (HQs) and Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Officer-In-Charges, received from Saket Branch be kept forever.) Courts.48 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] 8 Receipt Registers maintained at Seat – 3 Years From the date of last entry. 'Leaves' dealing with all kind of leave (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, applications of Judicial Officers, A.O., Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Sr/P.A./P.A., Sr.JA/JA, JJA and Peons, Branch be kept forever.) received from Central District, Tis Hazari Courts. 9 Receipt Registers maintained at Seat – 'Delhi Forever Be destroyed after 1 year, if digitised. High Court' dealing with all kind of High Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Court Orders/ letters and closed envelopes Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I received from Delhi High Court. Branch be kept forever. 10 Receipt Register maintained at Seat – 'Delhi Forever Be destroyed after 1 year, if digitised. High Court/LCR' dealing with judicial Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, record/file/LCR of Tis Hazari Courts, Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I received from the Delhi High Court. Branch be kept forever. 11 Receipt Register maintained at Seat – 3 Years From the date of last entry. 'Circulars' dealing with all the circulars (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, issued time to time from the Ld. District & Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Sessions Judge(HQs) and all the Officer-In- Branch be kept forever.) Charges, Central District 12 Local Dispatch Registers dealing with the 3 Years From the date of last entry. correspondences/letters/ACRs/ (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, Notifications/Delhi High Court received from Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I all the branches of Central District. Branch be kept forever.) 13 Dak/Peon Books/RIO Registers maintained 3 Years From the date of last entry. at every seat of R&I Branch (Central), Delhi (Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge, to deliver/dispatch the various letters/ daks. Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I Branch be kept forever.) 14 File relating to Posting & Transfer Order of 1 Year From the date of order. Staff, Detention Order, Room Shifting Orders TABLE- 26 RECORD ROOMS S. Record Generated by Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Attendance Register 1 Year From the date of last entry. 2 Inspection Register 1 Year From the date of last entry. 3 Return of original document Register Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. 4 File Relating to destruction of record Forever Be weeded out after 1 Year, if digitized. 5 File movement register/ Dak Register Forever Pertains to judicial records receipt & transmission to various appellate court including various High Courts & Supreme Court. These records are to be maintained in perpetuity as per chapter 16 of Delhi High Courts Rules. Be destroyed after 1 year, if digitized. 6 External Transfer & Posting (Staff) 1 Year From the date of order. 7 Circular relating to Policy matters of record Forever if Be destroyed after 1 year if digitised. room pertains to a policy decision; otherwise 1 Year. 8 Consignment Status File 1 Year From the closure of the year. 9 Correspondence File relating to Policy & Forever If relates to policy matter otherwise 1 Year. Important High Court Communication Be destroyed after 1 year, if digitised. 10 Record Shifting File Forever Be destroyed after 1 year if digitised. 11 Outstation summons file 1 year From the closure of the year. 12 Requisition of File by Supreme Court/High 12 years Be destroyed after 1 year if digitised. Courts & Other Courts 13 Wapsi Register/High Court Wapsi Register Forever Be destroyed after 1 year if digitised. 14 CA Register 1 Year From the date of last entry. 15 High Court Letter Register 6 Years Be destroyed after 1 year if digitised. 16 File of inspection of Goshwara Registers 1 year From the date of last entry.[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 49 TABLE- 27 RECRUITMENT CELL S. Description Of Record Generated Period of Remarks No. Retention 1 Files pertaining to promotion of all the cadres Forever Be destroyed after 1 year, if digitised. 2 Files related to direct Recruitment and Forever Be destroyed after 1 year, if digitised. Departmental Examination 3 Answer Sheets/Question Paper 1 Year From declaration of result subject to pendency of litigation/any other proceedings. 4 Application Form for Recruitment 1 Year From declaration of result subject to pendency of litigation/any other proceedings. 5 Evaluation Sheets 1 Year From declaration of result subject to pendency of litigation/any other proceedings. 6 Attendance register 1 Year From the date of last entry. 7 Policy matter Forever Be destroyed after 1 year, if digitised. 8 Dak register, Dispatch register 1 Year From the date of last entry. TABLE- 28 VIDEO CONFRENCING ROOM S.No. RECORD GENERATED BY VIDEO Period of REMARKS CONFERENCING Preservation 1 Dak Registers / Dispatch Registers 1 Year From the date of last entry. 2 Attendance Registers 1 Year From the date of last entry. TABLE- 29 VIGILANCE S. Record generated by the Vigilance Branch Period of Remarks No. Preservation 1 Disciplinary matter relating to major penalty 3 Years Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final proceedings in which any penalty has been disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or imposed till the prescribed retention period 2 Disciplinary matters relating to minor penalty 3 Years Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final in which any minor penalty has been imposed disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or till the prescribed retention period 3 Disciplinary Proceedings matters resulting in 3 years Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final exoneration of the charged official with or disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or without warning till the prescribed retention period. 4 Preliminary /Fact Finding Inquiries & 3 Years From the date of final disposal of enquiry or reconstruction report. reconstruction of missing records 5 Complaints including anonymous or 1 Year From the date of Disposal of complaint. pseudonymous complaints etc 6 A. Institution register, (regular Inquiry file) Forever Be retained forever as institution registers contains details of inquiry B. Institution register, (complaint file) and final outcome of inquiry & compliant and decision of competent authority etc. 7 Dak/Dispatch register 1 Year From the date of last entry. 8 Minutes of meeting of suspension review 3 years After the death of the employee/5 Years after superannuation/ceased committee to be an employee, whichever is later. 9 Vigilance clearance report’s file 3 years After the death of the employee/5 Years after superannuation/ceased to be an employee, whichever is later. TABLE- 30 RTI SECTION 1 All applications under section 6 of the Act 180 days Hon'ble High Court of Delhi has already prepared "Delhi District and all proceedings and papers related thereto, Courts (Right to Information) Rules-2008" for being followed by wherein the information has been supplied. District Courts of Delhi notified and published in Delhi Gazette Extraordinary, Part IV (NCTD No. 30) dated 06-05-2009 vide 2 All applications under section 6 of the Act 1 year Notification No. 162/Rules/DHC, dated 06-05-2009 whereby separate and all proceedings and papers related thereto, preservation schedule has been laid down (Rule 16 chapter-V wherein the information has not been supplied Miscellaneous). or partially supplied. 3 All appeals under section 19(1) and 19(2) of 180 days the Act, which have been allowed. 4 All appeals which have been disallowed or 1 Year50 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] partially allowed. 5 All Registers maintained in respect of 3 Years application filed under section 6 of the Act and the appeals filed under section 19(1) of the Act. 6 Annual Returns. 12 Years 7 Misc. File contains Dak/Orders/ Directions/ 1 Year From the date of final disposal. Circulars/Notifications/ Office Memorandum (including RTI issues) / Summons for evidence etc. received on daily basis for information from other Courts / Branches/ Departments/Public. 8 Correspondence File contains letters/ Office 3 Years After the disposal of application subject to pendency of appeal. Notings concerning to RTI matters. NOTES: 1. Notwithstanding anything contained in the schedule, the Competent Authority under Rule 30, Volume- IV, Chapter-16, Part-F(D) (Proposed) Delhi High Court Rules shall have the power to direct preservation of any record beyond its specified period by way of a written order. 2. Notwithstanding anything contained in the schedule, if any record is digitized as per orders of the Competent Authority under Rule 30 or by the orders of High Court of Delhi the period of preservation be treated as 1 Year from the date of digitization and the record be destroyed thereafter, subject to approval of Competent Authority by a written order. 3. All RTI related files and correspondence/records maintained by each branch be preserved as per Delhi District Courts (Right to Information) Rules, 2008 notified vide Notification No.162/Rules/DHC dated 06.05.2009 and then destroyed unless ordered otherwise by the Competent Authority as defined in Rule 30 Volume-IV, Chapter-16, Part-F(D) Delhi High Court Rules as provided in Table No.31 of this Schedule. 4. The main principle which should guide the destructions of accounts record should be that so long as an objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the supporting documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the rules may have expired (Punjab Government Letter No. 8026-FR-53/8147, Dated the 4th November, 1953) 5. If any difficulty is found in the interpretation or implementation of these Rules, the decision of Competent Authority under Rule 30 on the issue shall be final. 6. If these rules are silent with respect to any document(s)/file(s)/register(s)/record(s) the concerned branch/office shall, with their inputs, shall place the matter before Competent Authority under Rule 30 and the steps be taken for incorporation of those document(s)/file(s)/register(s)/record(s) incorporated in the schedule. 7. Till the time rules under note (6) are formulated, the records can be directed to be destroyed by the Competent Authority under Rule 30 and its decision shall be final. NOTE: THESE AMENDMENTS SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF THEIR PUBLICATION IN THE GAZETTE. By Order of the Court KANWAL JEET ARORA, Registrar General Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.