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Date: 2022-12-08 Category: Extra Ordinary State: Union Government Country: India

The Company Secretaries (Election to the Council) (Amendment) Rules, 2022

Issued by Ministry of Corporate Affairs · Not Applicable

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Executive Summary & Key Takeaways

## Report on the Company Secretaries Election to the Council Amendment Rules, 2022 **1. Executive Summary:** This report analyzes the Company Secretaries Election to the Council Amendment Rules, 2022, as published in the Gazette of India on December 8, 2022. This amendment to the Company Secretaries Election to the Council Rules, 2006, primarily introduces and integrates electronic voting mechanisms into the election process. Key changes include defining electronic voting terms, allowing for remote electronic voting, modifying timelines for election-related activities, and outlining procedures for both physical and electronic voting. The amendment aims to modernize the election process and potentially increase voter participation. **2. Introduction:** This report provides an informative overview of the Company Secretaries Election to the Council Amendment Rules, 2022, based solely on the provided policy text. It aims to inform stakeholders, particularly members of the Institute of Company Secretaries of India (ICSI), about the changes to the election process. **3. Policy Overview:** * **Amendment:** This document amends the existing Company Secretaries Election to the Council Rules, 2006. * **Core Objective(s):** Based on the text, the core objective of this amendment is to integrate electronic voting options (both remote and at polling booths) into the election process for the ICSI Council. This aims to modernize the election process and offer members more convenient voting methods. **4. Background and Rationale:** The original policy, the Company Secretaries Election to the Council Rules, 2006, established the framework for conducting elections to the ICSI Council. This amendment appears to be driven by a need to modernize the voting process, potentially increase accessibility, and possibly improve voter turnout by introducing electronic voting options. The inclusion of remote electronic voting suggests an effort to accommodate members who may not be able to vote in person at designated polling booths. **5. Key Provisions / Changes:** The amendment introduces significant changes to the election process, primarily related to the implementation of electronic voting. Key changes include: * **Rule 2:** Defines terms related to electronic voting, such as "ballot paper" (including electronic form), "Electronic Voting Platform," "voting" (including physical and electronic modes), "polling booth," "remote electronic voting," and "voting by physical mode." * **Rule 3:** Modifies the timeline for publishing the Gazette of India notice regarding elections. Also, introduces remote electronic voting as an option alongside voting by post. * **Rule 4 and 6:** Changes the date for eligible voter list to the 1st day of July. * **Rule 9:** Specifies that the Council determines the mode and manner of nominations for elections. * **Rule 12:** Clarifies that voting, where a poll is taken, will be by secret ballot. Voters can cast their votes personally at allocated polling booths (physical mode) or at any polling booth in their regional constituency (electronic mode). Remote electronic voting is also addressed. * **Rule 15:** Specifies the process and documentation required to be able to vote by post or through remote electronic voting. * **Rule 16 & 17:** Procedure of voting by physical mode and electronic mode. * **Rule 19:** Specifies the procedure for counting votes and declaration of results for both physical and electronic modes. * **Schedule 9:** Introduces a new schedule detailing the specific procedures for election through electronic mode, including the method of voting, ballot paper format, procedures for voting at polling booths, and procedures for remote electronic voting. **Effect of Changes:** These changes significantly alter the election process by providing alternatives to traditional physical voting. The introduction of electronic voting platforms and remote voting options aims to improve accessibility and potentially increase voter participation. The detailed procedures outlined in Schedule 9 address the practical aspects of implementing electronic voting, including voter identification, ballot security, and contingency plans for technical issues. **6. Target Audience and Stakeholders:** The primary target audience and stakeholders are: * Members of the Institute of Company Secretaries of India (ICSI) who are eligible to vote in Council elections. * The Council of the ICSI, responsible for administering the election process. * The Returning Officer, responsible for overseeing the election. **7. Implementation Aspects (Inferred):** * **Responsible Agency/Bodies:** The Council of the ICSI and the Returning Officer are responsible for implementing the amended rules. * **Timelines/Procedures:** The amendment specifies timelines for various activities, such as the publication of election notices and the submission of applications for postal or remote electronic voting. Detailed procedures are outlined in Schedule 9 for electronic voting, covering aspects such as voter identification, ballot security, and vote counting. The implementation of electronic voting will require the establishment of a secure Electronic Voting Platform. **8. Expected Outcomes / Impact of Changes:** The intended outcome of these changes is to modernize and streamline the ICSI Council election process. The introduction of electronic voting is expected to: * Increase voter participation by providing more convenient voting options. * Improve the accessibility of the election process for members who may be unable to vote in person. * Potentially reduce the administrative burden associated with traditional paper-based voting. * Increase transparency and security of the election process. **9. Conclusion:** The Company Secretaries Election to the Council Amendment Rules, 2022, represents a significant update to the ICSI's election procedures. By integrating electronic voting mechanisms, the amendment aims to enhance accessibility, improve voter participation, and modernize the overall election process. The detailed provisions and procedures outlined in the amendment provide a framework for the successful implementation of electronic voting in future ICSI Council elections. This amendment is significant as it demonstrates a commitment to adapting to technological advancements and providing members with more efficient and convenient ways to exercise their right to vote.

Key Entities Referenced

NEW DELHI: Location of publication. Company Secretaries Act, 1980: An Act of the government of India. Central Government: The governing authority making the rules. Company Secretaries Election to the Council Rules, 2006: The rules being amended by this notification. Official Gazette: The official publication where the rules are published. Council: The governing body, likely of the Institute of Company Secretaries of India, responsible for approving the electronic voting platform and determining election procedures. Gazette of India: The official gazette where notices and rules are published. Returning Officer: The individual responsible for conducting and overseeing the election process. Compact Disc: Electronic form for providing list of members eligible to vote. Regional Councils: Regional bodies related to the Company Secretaries. The Institute of Company Secretaries of India: The organization in whose favor the fee shall be paid. Northern India Regional Constituency: One of the regional constituencies for election, comprising multiple states and union territories. Haryana: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Himachal Pradesh: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Punjab: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Rajasthan: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Uttarakhand: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Uttar Pradesh: State in India, part of the Northern India Regional Constituency. Chandigarh: Union territory in India, part of the Northern India Regional Constituency. Delhi: Union territory in India, part of the Northern India Regional Constituency. Jammu and Kashmir: Union territory in India, part of the Northern India Regional Constituency. Ladakh: Union territory in India, part of the Northern India Regional Constituency. Tamil Nadu: State in India. Telangana: State in India. Ministry of Corporate Affairs: The ministry responsible for the notification. Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi110064: Address of the press Controller of Publications, Delhi110054: Publisher of the gazette INDER DEEP SINGH DHARIWAL: Jt. Secy
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रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx सी.जी.-डी.एxलx.x-GअID.-E1x0xx1 22022-240978 CG-DL-E-10122022-240978 असाधारण EXTRAORDINARY भाग II—खण् ड 3—उप-खण्ड (i) PART II—Section 3—Sub-section (i) प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 773] नई दिल्ली, बहृ स्ट्प जतवार , दिसम्ब र 8, 2022/अग्रहार्ण 17, 1944 No. 773] NEW DELHI, THURSDAY, DECEMBER 8, 2022/AGRAHAYANA 17, 1944 कारपोरेट कार् य मत्रं ालर् अजधसचू ना नई दिल्ली, 8 दिसम् बर, 2022 सा.का.जन. 866(अ)– केंद्रीर् सरकार,कंपनी सजचव अजधजनर्म, 1980 (1980 का 56) की धारा 9 की उप-धारा (2) के खण्ड(क) के साथ पठित धारा 38क की उप धारा (2) के खण्ड(क) द्वारा प्रित्त िजिर्ों का प्रर्ोग करत े हुए, कंपनी सजचव (पठरषि का जनवायचन) जनर्म, 2006का और संिोधन करने के जलए जनम्नजलजखत जनर्म बनाती ह ैअथायत ्:- 1. सजं िप्त िीषकय और प्रारंभ: (1) इन जनर्मोंका संजिप्त नाम कंपनी सजचव (पठरषि का जनवायचन) (संिोधन) जनर्म, 2022 ह।ै (2) र् ेरािपत्र म ें इनके प्रकािन की तारीख को प्रवृत्त होंगे। 2. कंपनी सजचव (पठरषि का जनवायचन) जनर्म, 2006 (जिसे इसमें इसके पश्चात ् उि जनर्म कहा गर्ा ह)ै , के जनर्म 2 में, उप-जनर्म (1) में, खंड (ख) में ,-- (i) "अनुमोदित प्ररूप", िब्िों के स्ट्थान पर "अनुमोदित प्ररूप इलक्ट्े रॉजनक प्ररूप सजहत" िब्ि रख ेिाएंगें; (ii) खंड (ख) के पश्चात,् जनम्नजलजखत खण्ड अंतःस्ट्थाजपत दकए िाएंगे, अथायत्: (खक) "मतपत्र" समे त डालन े के प्रर्ोिन के जलए मुदद्रत प्ररूप रूप म ें र्ा इलेक्ट्रॉजनक पद्धजतम ें कागि अजभप्रेत ह;ै (खख) "इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय" स े मतिान के प्रर्ोिन से उपर्ोग दकर्ा िानेवाला एक सुरजित इलेक्ट्रॉजनक प्लेटफॉमय अजभप्रते ह,ै जिसमें पठरषि द्वारा अनुमोदित दकसी भी इलेक्ट्रॉजनक तंत्र र्ा सॉफ़्टवेर्र का पोटयल र्ा एजप्लकेिन र्ा संर्ोिन भी ह।ै 8182 GI/2022 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] (खग) "मतिान" स े भौजतक पद्धजत र्ा इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मत डालना अजभप्रते ह;ै (खघ) "भौजतक पद्धजत द्वारा मतिान" स े जनर्िष्टय मतिान केंद्र पर मुदद्रत मतपत्र के माध्र्म से र्ा डाक साधनों के माध्र्म स ेमतिान अजभप्रेत ह;ै (खङ) "इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मतिान" स े दकसी भी इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉम य के माध्र्म से मतिान केंद्र पर िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान र्ा मतिान अजभप्रेत ह;ै (खच) "मतिान केंद्र" स े मतिान के प्रर्ोिन के जलए अजभजहत केंद्र अजभप्रेत ह;ै (खछ) "िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान" स े मतिान केंद्र स े जभन्न दकसी अन्र् स्ट्थान से इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय के माध्र्म से मतिान करना अजभप्रेत ह।ै 3. उि जनर्मों म,ें जनर्म 4 म,ें उप-जनर्म (2) म,ें - (i) "कम से कम भारत का रािपत्र" िब्िों के स्ट्थान पर िब्ि, " भारत के रािपत्र म ें िो मासकी अवजध के भीतर दकन्तु, इससे अजधक नहीं", िब्ि रखें िाएगँ े; (ii) खण्ड(क) म,ें "21", अंकों के स्ट्थान पर, "पंद्रह" िब्ि रखा िाएगा; (iii) खंड (ङ) में, "डाक द्वारा मतिान" िब्िों के पश्चात,् "र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान के माध्र्म से" िब्ि अंतःस्ट्थाजपत दकए िाएगं े; (iv) खण्ड (च) म,ें "मतिाताओं से वापस", िब्िों के पश्चात,् "र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान के जलए अंजतम तारीख और समर्" िब्ि अंतःस्ट्थाजपत दकए िाएंगे; 4. उि जनर्मों में, जनर्म 5 में,"अप्रलै कापहला दिन" अंकों, अिरों और िब्िों के स्ट्थान पर"िलु ाई का पहला दिन" िब्ि रख े िाएंगे। 5. उि जनर्मों म,ें जनर्म 6 म,ें - (i) उपजनर्म (1) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उपजनर्म रखा िाएगा, अथातय ् :- "(1) जनर्म 4 के उपजनर्म (2) के अधीन अजधसूजचत तारीख को र्ाउससे पहले, जनवायचन अजधकारी इन जनर्मों के उपबंधों के अधीन मतिान करने के पात्र सिस्ट्र्ों की सूची प्रकाजित करेगा ।" (ii) उपजनर्म (3) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उपजनर्म रखा िाएगा,-- “(3) कॉम्पैक्ट्ट जडस्ट्क र्ा दकसी अन्र् इलेक्ट्रॉजनक रूप में मतिान करने के जलए पात्र सिस्ट्र्ों की सूची मुख्र्ालर्, प्रासंजगक प्रािेजिक पठरषिों और उनके प्रासंजगक अध्र्ार्ों में जनर्म 10 में जवजनर्िष्टय फीस के संिार् पर उपलब्ध कराई िाएगी।” 6. उि जनर्मों म,ें जनर्म 7 म,ें "अप्रैल का पहला दिन" िब्िों के स्ट्थान पर"िलु ाई का पहला दिन" िब्ि रख ेिाएंग े 7. उि जनर्मों म,ें जनर्म 9 म,ें उप-जनर्म (1) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उपजनर्म रखा िाएगा, अथातय ् -: “(1) पठरषि,् प्रत्र्ेक प्रािेजिक जनवायचन िेत्र से जनवायजचत दकए िाने वाल े सिस्ट्र्ों की संख्र्ा का उल्लेख करत े हुएभारत के रािपत्र म ें एक सूचना प्रकाजित करेगी और ऐसी पद्धजत में और ऐसी रीजत से, िो पठरषि ् द्वारा जनवायचन के जलए अवधाठरत की िाए, जनर्म 4 के उपजनर्म (2) द्वारा र्था जवजनर्िष्टय तारीख और समर् तक अभ्र्र्थयर्ों के नामांकनों की मागं करेगी। "। 8. उि जनर्मों म,ें जनर्म 10 में, उप-जनर्म (2)के स्ट्थान परजनम्नजलजखत जनर्म रखे िाएगं ें, अथायत:्- "(2) फीस का भुगतान जडमाडं ड्राफ्ट द्वारा र्ा अन्र् इलेक्ट्रॉजनक साधनों के माध्र्म से भारतीर् कंपनी सजचव संस्ट्थान के पि में संित्त की िाएगी और नई दिल्ली म ेंिेर् होगी"। 9. उि जनर्मों म,ें जनर्म 12 में, उप-जनर्म (11) म,ें "रजिस्ट्रीकृत / स्ट्पीड पोस्ट्ट" िब्िों और प्रतीक के स्ट्थान पर, "रजिस्ट्रीकृत डाक र्ा स्ट्पीड पोस्ट्ट र्ा इलेक्ट्रॉजनक साधनों के माध्र्म से" िब्ि रखे िाएगं े; 10. उि जनर्मों म,ें जनर्म 13 केउप-जनर्म (1) म,ें "रजिस्ट्रीकृत / स्ट्पीड पोस्ट्ट" िब्िों और प्रतीक के स्ट्थान पर, "रजिस्ट्रीकृत डाक र्ा स्ट्पीड पोस्ट्ट र्ा इलेक्ट्रॉजनक साधनों के माध्र्म से" िब्ि रख े िाएंग;े[भाग II—खण् ड 3(i)] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 11. उि जनर्मों में, जनर्म15 में, उप-जनर्म (1) म,ें"और साधारण डाक द्वारा जनवायचन िेत्र के मतिाताओं के जलए", िब्िों के स्ट्थान पर "र्ा इलेक्ट्रॉजनक साधनों के माध्र्म स े और जनवायचन िेत्र के मतिाताओं को ईमेल के माध्र्म से "िब्ि रखे िाएंगे। 12. उि जनर्मों में, जनर्म 19 म,ें उप-जनर्म (2) और उप-जनर्म (3)के स्ट्थान पर जनम्नजलजखत उप-जनर्मरखे िाएगं े, अथायत:्- “(2) अन्र्था उपबंजधत के जसवार्, िब तक दकसी जनवायचन के संबंध म ें दकसी मतिाता को डाकद्वारा र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्राजनक मतिान के माध्र्म स े अपना मत डालन े हते ु अनज्ञु ात न दकर्ा गर्ा हो, तब तक प्रत्र्ेक जनवायचन म ें िहां मतिान दकर्ा िाता ह ै वहां मतिान गुप्त मत द्वारा दकर्ा िाएगा और दकसी जनवायचन म ें भौजतक रूप स े मतिान के मामले में प्रत्र्ेक मतिाता व्यजिगत रूप से अपना मत डालगे ा और इलेक्ट्राजनक पद्धजत द्वारा मतिान के मामले में, प्रािेजिक जनवायचन िेत्र जिससे वह संबंध रखता ह,ै के दकसी मतिान केंद्र पर अपना मत डालगे ा।” (3) इन जनर्मों के अन्र् उपबंधों के अधीन रहत े हुए, इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मतिान के मामल े म ें अनुसूची 9 के उपबंध लागू होंगे। " 13. उि जनर्मों म,ें जनर्म 21 में, परन्तुक में,- (i) "सिस्ट्र्25", अंकों और िब्िके स्ट्थान पर,"सिस्ट्र्सौ"िब्ि रखे िाएंगे; (ii) "50 दक.मी.",अंकों और िब्ि के स्ट्थान पर, "तीस दकलोमीटर" िब्ि रखे िाएंगें। 14. उि जनर्मों म,ें जनर्म 25 में, पार्श्य िीषयक म,ें "मतपत्र" िब्िों के पश्चात,् "भौजतक पद्धजत द्वारा मतिान के मामल े में" िब्ि अंतःस्ट्थाजपत दकए िाएंगे; 15. उि जनर्मों म,ें जनर्म 28 में, - (i) पार्श्िय ीषयक में, "डाक से मत िने े की पात्रता" िब्िों के स्ट्थान पर, "डाक से र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक माध्र्म से मत िने की पात्रता" िब्ि रखे िाएगं े; (ii) उप-जनर्म (1) में, "डाक स े मत िने े" िब्िों के स्ट्थान पर, "र्था जस्ट्थजत, डाक से मत िने े र्ा िरू स्ट्थ इलक्ट्े रॉजनक माध्र्म से मत िेन"े िब्ि रखें िाएंगें; (iii) उप-जनर्म (2) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उप-जनर्म रखा िाएगा, अथातय ्: -- “(2) कोई सिस्ट्र् िो मतिान केंद्र पर मत िेन े का हकिार ह,ैऔर र्दि वह दकसी स्ट्थार्ी िैजथल्र् से पीज़ित होन े र्ा सेवा में दकसी सिस्ट्र् के मामले में, पते का स्ट्थार्ी पठरवतनय के कारण,उसे आवंठटत मतिान केंद्र पर अपना मत डालन े में असमथय ह ै तोजनवायचन अजधकारी द्वारा र्थाजस्ट्थजत, डाक द्वारा र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक माध्र्म स े मत िेनेका अनज्ञु ान दकर्ा िा सकेगा: परंतु िहां कोई सिस्ट्र् अनुमोदित प्ररूप में, र्थाजस्ट्थजत, साि दिनों की अवजध के भीतर डाक द्वारा मत िेन े र्ा पैंतालीस दिन की अवजध के भीतर िरू स्ट्थ इलेक्ट्राजनक माध्र्म स े मत िेन े के जलए, दकसी जचदकत्सा व्यवसार्ी, िो दकसी सरकारी अस्ट्पताल में िल्र् जचदकत्सक की पंजि से नीचे का न हो, द्वारा िारी दकए जचदकत्सा प्रमाणपत्र के साथ ऐसे स्ट्थार्ी िैजथल्र् की पुजष्ट करता ह,ै र्ा र्थाजस्ट्थजत, जनवायचन की तारीख स े पवू य ठरटर्निंग अजधकारी को स्ट्थार्ी पते में पठरवतयन का सबूत उस संगिन के प्राजधकृत कार्मयक द्वारा हस्ट्तािठरत िहां वह सिस्ट्र् जनर्ोजित ह,ै अनुज्ञा हते ु कोई आवेिन भेिता ह ै और िहां कोई आवेिन जवजनर्िष्टय अवजध के भीतर प्राप्त नहीं हुआ हो, पर जवचार नहीं दकर्ा िाएगा। स्ट्पष्टीकरण:-- इस खंड के प्रर्ोिन के जलए "सेवा में सिस्ट्र्" से संस्ट्थान के सिस्ट्र् अजभप्रते ह ैं िो दकसी ऐसे संगिन म ेंकार्यरत ह ैंिो फमय नहीं ह।ै (iv) उप-जनर्म (3) म,ें "डाक द्वारा मत िने े के जलए पात्र" िब्िों के स्ट्थान पर "र्था जस्ट्थजत डाक द्वारा मत िने े र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक माध्र्म से मत िेन े के जलए पात्र," िब्ि रखे िाएगं े; 16. उि जनर्मों म,ें जनर्म 29 में:- (i) पार्श्य िीषयक में "मतिान केन्द्रों पर मतिान की प्रदिर्ा" िब्िों के स्ट्थान पर, "भौजतक पद्धजत और इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मतिान की प्रदिर्ा" िब्ि रखे िाएंग;े4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] (ii) जनर्म 29 के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उपजनर्म रखा िाएगा, अथातय ् :-- (1) मतिान केंद्र पर भौजतक रूप से मतिान इन जनर्मों की अनुसूची 6 में अजधकजथत प्रदिर्ा के अनुसार होगा; (2) मतिान केंद्र पर इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत से मतिान इन जनर्मों की अनुसूची 9 में अजधकजथत प्रदिर्ा के अनुसार होगा। 17. उि जनर्मों म,ें जनर्म 30 में, - (1) पार्श् य िीषयक में, "डाक द्वारा मतिान की प्रदिर्ा" िब्िों के स्ट्थान पर "डाक द्वारा मतिान और िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक माध्र्म से मतिान" िब्ि रखे िाएंग;ें (2) “इन जनर्मों” िब्िों के पूवय, "और िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान अनुसूची 9 म ें अजधकजथत प्रदिर्ा के अनुसार होगा", िब्िरखे िाएंग;ें 18. उि जनर्मों म,ें जनर्म 32 में, - (i) "सस्ट्ं थान के मुख्र्ालर्" िब्िों के पश्चात,् "र्ा ऐसा अन्र् स्ट्थान िो उसके द्वारा इस जनजमत्त जवजनश्चर् दकर्ा िाए" िब्ि अंतःस्ट्थाजपत दकए िाएँगे; (ii) "जलजखत" िब्िों के पश्चात ् "र्था जस्ट्थजत, जलजखत र्ा इलेक्ट्रॉजनक साधनों के माध्र्म से, मामला हो" िब्िरख े िाएंगें। 19. उि जनर्मों म,ें जनर्म 35 के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत जनर्म रखा िाएगा, अथायत:्-- "35. मतगणना और पठरणामों की घोषणा:- (1) भौजतक रूप से मतिान के मामले म,ें मतगणना और पठरणामों की घोषणा अनुसूची 8 में अजधकजथत प्रदिर्ा के अनुसार होगी; (2) इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मतिान के मामले म,ेंअनुसूची 9 में अन्र्था उपबंजधत के जसवार्, अनुसूची 8 म ें जवजनर्िष्टय मतों की गणना और पठरणाम की घोषणा की प्रदिर्ा इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय के माध्र्म स े डाले गए मतों की गणना पर आवश्र्क पठरवतयनों सजहत लागू होगी। "। 20. उि जनर्मों म,ें अनुसूची I में, - (i) खडं (ii) में, “और तजमलनाडु” िब्िों के स्ट्थान पर “तजमलनाडु और तले ंगाना” िब्ि रखे िाएंगे; (ii) खंड (iv) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत खंड रखा िाएगा, अथायत् :- “(iv) उत्तरी भारत प्रािेजिक जनवायचन िेत्र: – जिसम ें हठरर्ाणा, जहमाचल प्रिेि, पंिाब, रािस्ट्थान, उत्तराखंड, उत्तर प्रिेि राज्र् और चडं ीगढ़, दिल्ली, िम्मू-कश्मीर और लद्दाख संघ राज्र् िेत्र सजम्मजलत ह।ैं " 21. उि जनर्मों म,ें अनुसूची 2 में, - (i) खंड 2 म,ें-- (क) उपखंड (vi) में, "अपन े मताजधकार का प्रर्ोग" िब्िों के पश्चात्, "भौजतक साधन द्वारा" िब्ि अतं ःस्ट्थाजपत दकए िाएँगे; (ख) उपखंड (vi) के पश्चात,् जनम्नजलजखत उप-खंड अंतःस्ट्थाजपत दकर्ा िाएगा, अथायत:्-- “(vii) र्दि दकसी मतिाता को इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत के माध्र्म से अपने मताजधकार का प्रर्ोग करना ह,ै तो संबंजधत प्रािेजिक जनवायचन ित्रे में मतिान केंद्र की संख्र्ा और पते, जिनमें स े दकसी में भी मताजधकार का प्रर्ोग दकर्ा िाएगा।"; (ii) खंड (3) में, "स्ट्थान के संबंध में" िब्िों के स्ट्थान पर "भौजतक पद्धजत से मतिान की ििा म ें और स्ट्थान के संबंध में" िब्ि रखे िाएँग;े 22. उि जनर्मों म,ें अनुसूची 4 में, खडं 2 म,ें उपखडं (ग) म,ें मि (ii) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत रखा िाएगा, अथातय ् :- "(ii) व्यवहार में कंपनी सजचव (एकमात्र माजलक र्ा भागीिारी में र्ा फमय के नाम सजहत सीजमत िेर्ता भागीिारी)।"। 23. उि जनर्मों म,ें अनुसूची 5 में, उपखडं (2) के स्ट्थान पर, जनम्नजलजखत उपखंड रखा िाएगा, अथायत् :-[भाग II—खण् ड 3(i)] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 "(ii) व्यवहार म ें कंपनी सजचव (एकमात्र माजलक र्ा भागीिारी में र्ा फम य के नाम सजहत सीजमत िेर्ता भागीिारी)। "। 24. उि जनर्मों में, अनुसूची6 में; खंड 7 म,ें उपखंड (1) में, "संस्ट्थान के मुख्र्ालर्" िब्िों के स्ट्थान पर "र्थाजस्ट्थजत, संस्ट्थान का मख्ु र्ालर् र्ा संस्ट्थान का प्रािेजिक कार्ायलर्" िब्ि रखे िाएगं े। 25. उि जनर्मों म,ें अनुसूची 8 के पश्चात्, जनम्नजलजखत अनुसचू ी रखी िाएगी, अथायत ् :- " अनुसूची 9 इलेक्ट्राजनक पद्धजत से जनवायचन (जनर्म 4, जनर्म 19 का उपजनर्म (3), जनर्म 28, जनर्म 29, जनर्म 30 और जनर्म 35 का उप-जनर्म (3) िेखें) 1. मतिाता को स्ट्वीकार्य मतों की संख्र्ा और मतिान का तरीका.-- (1) प्रत्र्ेक मतिाता के पास केवल एक मत काअजधकार होगा, और उसके पास उतनी ही प्राथजमकताएं होंगी जितन े अभ्र्थी ह।ैं (2) मतिाता अपना मत िेन े के जलए;- (क) इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय पर उस अभ्र्थी के नाम के सामने पहली वरीर्ता ििय करेगा जिसके जलए वह पहल े मत िेता ह;ै तथा (ख) इसके अजतठरि, इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉम य पर उप-जनर्म (i) के अधीन उपलब्ध वरीर्ताओं की अजधकतम संख्र्ा तक, उसकी वरीर्ता के िम में अन्र् अभ्र्थी के नाम के सामन े िसू री वरीर्ता, तीसरी वरीर्ता आदि ठरकॉडय कर सकेगा। 2. मतपत्र.-- (1) मतपत्र अंग्रेिी म ें वणयमाला िम में, जनवायचन िेत्र के जलए नामजनर्िष्टय अभ्र्र्थयर्ों की एक सूची होगी और इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय पर उसकेफोटो के साथ र्ा उसके जबना उपलब्ध होगी। (2) ऐस े प्रत्र्ेक मतपत्र म ें संस्ट्थान का जचन्ह ऐसी पद्धजत स े होगा, िो जनवायचन अजधकारी द्वारा मतपत्र की सुरिा संबंधी बातों को ध्र्ान म ेंरखत े हुए जवजनश्चर् दकर्ा िाए। 3. मतिान केंद्र पर इलेक्ट्रॉजनक पद्धजत द्वारा मतिान की प्रदिर्ा.-- (1) मतिान केंद्र पर मतिाताओं की पहचान और जनजविा मतपत्र ,- (क) मतिान केंद्र पर, मतिान अजधकारी मतिाता होने का िावा करने वाले प्रत्र्ेक व्यजि की पहचान र्ा हस्ट्तािर को इस तरह से सत्र्ाजपत करेगा मानो ठरटर्नगिं अजधकारी द्वारा जनर्िष्टय दकर्ा िा सकता ह।ै (ख) मताजधकार करन े स े पहले दकसी भी समर्, र्दि मतिान अजधकारी को दकसी व्यजि की पहचान र्ा उसके मतिान के अजधकार के संबंध में संिेह ह,ै तो वह दकसी भी तरीके से खुि को संतष्टु करेगा िो वह ऐसे व्यजि की पहचान स्ट्थाजपत करन े के जलए उजचत समझे। (ग) र्दि मतिान अजधकारी मत डालन े के जलए सिस्ट्र् की पहचान र्ा पात्रता स े संतुष्ट नहीं ह,ै तो वह ऐस े सिस्ट्र् को एक प्रदिर्ा के माध्र्म स े मत डालन े की अनुमजत ि े सकता ह ैऔर ऐसा मत अलग स े रखा िाएगा और मुख्र्ालर् में सत्र्ापन के अधीन होगा, परंतु संबंजधत प्रािेजिक जनवायचन िेत्र के मतिाताओं की सूची में दिखाई िेने वाले उि सिस्ट्र् का नाम और जनजविा मत की अनुमजत िेत े हुए, मतिान अजधकारी संबंजधत व्यजि से एक जलजखत आवेिन प्राप्त करेगा। (घ) उपखंड (ग) मेंजनर्िष्टय मत डाले गए मतों के मुख्र् आंक़िों म ें संजचत नहीं दकर्ा िाएगा और इसे "जनजविा मतपत्र" कहा िाएगा। (ड.) मतिान अजधकारी जनजविा मतपत्र के जलए सभी आवेिनोंको जलजखत रूप में अपनी ठटप्पजणर्ों को िि य करन े के पश्चात ् ठरटर्निंग अजधकारी को अपन े जनणयर् के जलए अग्रेजषत करेगा और इस प्रकार जलर्ा गर्ा जनणयर् अंजतम और जनणायर्क होगा।6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] (च) मतिान के दिन दकसी भी मतिान केंद्र पर ऑनलाइन इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय की जवफलता के मामल े में, मतिान ऑफलाइन इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय पर दकर्ा िाएगा। (छ) उपपैरा (च) म ें जवजनर्िष्टय मत डाल े गए मतों के मुख्र् आँक़िों म ें संजचत नहीं दकर्ा िाएगा और उसे "ऑफलाइन मत" कहा िाएगा और र्दि कोई भी मतिाता एक से अजधक बार मत डालता ह ै तो जनवायचन अजधकारी र्ह जनणयर् करेगा दक ऐस ेसिस्ट्र् का कौन सा मत वैध होगा। (2) मतिान अजधकारी, मतिाता को इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय में प्रवेि करन े की अनुमजत िेते समर्, मतिाता की उपजस्ट्थजत िि यकरेगा और ठरटर्निंगअजधकारी द्वारा जनधायठरत तरीके से अपना मत डालन े के जलए प्राजधकृत करेगा। (3) मतिान केंद्र पर मतिान के जलए अजधकृत होनेकेपश्चात्मतों कोअजभजलजखत करने का तरीका.- मतिान करन े के जलएप्राजधकृजत र्ा पासवड य प्राप्त होन े पर, मतिाता तरु ंत इस प्रर्ोिन के जलए स्ट्थाजपत गप्तु कि म ें आग े बढ़ेगा और उपरोि खडं (1) में जवजनर्िष्टय तरीके स े इलक्ट्े रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय पर अपना मत ठरकॉड य करेगा और उसके पश्चात ्वह गप्तु कि छो़ि िगे ा। (4) मतिान केंद्र पर प्रदिर्ा .-- (क) मतिान केंद्र को सुबह 8.00 बिे से िाम 7.00 बिे तक मत ििय करन े के जलए जनधायठरत दिन के जलए खुला रखा िाएगा, िब तक दक पठरषि द्वारा अन्र्था जनिेजित न दकर्ा िाए। (ख) र्दि दकसी मतिान केंद्र पर मतिान उस दिन नहीं होता ह ै जिस दिन मतडालन े के जलए जनर्त दकर्ा गर्ा था र्ा दकसी पर्ायप्त कारण स े हस्ट्तिेजपत र्ा बाजधत दकर्ा िाता ह ै र्ा मतिान केंद्र पर उपर्ोग दकए िान े वाले डेटा र्ा उपकरण के साथ छे़िछा़ि की िाती ह ै र्ा गलती से र्ा िानबूझकर नष्ट कर दिर्ा िाता ह,ै खो दिर्ा िाता ह ै र्ा िजतग्रस्ट्त कर दिर्ा िाता ह,ै तो मतिान अजधकारी ठरटर्निंग अजधकारी के पूवय अनुमोिन से, मतिान को अगली तारीख तक स्ट्थजगत कर सकते ह ैं और ठरटर्निंग अजधकारी ऐसे मतिान केंद्र के मतिान को िून्र् घोजषत कर सकते ह ैंऔर नए जसरे से मतिान का आिेि िे सकत े ह।ैं (ग) र्दि उपखंड (ख) के अधीन मतिान स्ट्थजगत र्ा िन्ू र् घोजषत दकर्ा िाता है, तो जनवायचन अजधकारी र्थािीघ्र उस स्ट्थान का जनधारय ण करेगा िहां मतिान दकर्ा िाएगा और उि मतिान की तारीखऔर समर् का जनधायरण करेगा। (घ) उपखंड (ग) के अधीन जनधायठरत मतिान का स्ट्थान, जतजथ और समर् सभी प्रभाजवत मतिाताओं के साथ-साथ भारत के रािपत्र में व्यजिगत रूप से िारी दकर्ा िाएगा। (ङ) जनवायचन अजधकारी जनवायचन िेत्र म ें मतिान केंद्र पर मतिान परू ा होन े तक जनवायचन म ें डाले गए मतों की गणना के जलए आग ेनहीं बढ़ेगा। (च) मतिान के पहल े दिन मतिाताओं के जलए मतिान केंद्र खोल े िाने स े िीक पहल,े मतिान अजधकारी र्था जस्ट्थजत दकसी अभ्र्थी र्ा उसके प्राजधकारीके प्रजतजनजध की उपजस्ट्थजत में, िो उपजस्ट्थत हो सकता ह,ै इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय में लॉग इन करेगा। (छ) मतिान अजधकारी दिन के अंत में मतिान केंद्र को बंि कर िेगा, र्ा र्दि मतिान एक दिन स े अजधक के जलए ह,ै तो उपखडं (क) के अधीनजनधायठरत समर् पर, उस घंटे के पश्चात ् दकसी भी मतिाता को उसमें प्रवेि नहीं दिर्ा िाएगा: परंतु मतिान केंद्र को बंि करन े से पहले उसमें जवद्यमान मतिाता, अपना मतडालने का हकिार होगा। (ि) मतिान अजधकारी, मतिान की समाजप्त के पश्चात ् र्ा प्रत्र्ेक दिन इसके समापन के पश्चात्र्था िीघ्र, र्दि मतिान एक दिन से अजधक समर् के जलए ह,ै तो दकसी भी अभ्र्थी र्ा उसके अजधकृत प्रजतजनजध की उपजस्ट्थजत में, िो उपजस्ट्थत हो सकता ह,ै इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय से लॉग ऑफ करेगा; (झ) मतिान अजधकारी मतिान के अंत में र्ा इसके समापन के पश्चात ् प्रत्र्ेक दिन ठरटर्निंग अजधकारी द्वारा जनधायठरत ठरपोटय, बर्ान और डेटा उत्पन्न करेगा और अपनी महु र के साथ एक पैकेट में सील करेगा। (ञ) िहां मतिान एक दिन से अजधक समर् तक होन े की व्यवस्ट्था की िाती ह,ै वहां मतिान अजधकारी इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय और ऐसे िस्ट्तावेिों वाल े पैकेटों की सुरजित अजभरिा की व्यवस्ट्था करेगा, िो पहल े दिन मतिान समाप्त होने के पश्चाजत्रटर्निंग अजधकारी द्वारा आवश्र्क ह ैंऔर अगल ेदिन मतिान प्रारंभ करेंगे।[भाग II—खण् ड 3(i)] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 (ट) िहां मतिान की व्यवस्ट्था एक दिन स े अजधक समर् तक की िाती ह,ै अगल े दिन मतिाताओं के जलए मतिान केंद्र खोल े िाने से िीक पहल,े मतिान अजधकारी दकसी भी उम्मीिवार र्ा उसके प्राजधकारीके प्रजतजनजध की उपजस्ट्थजत म,ें िो उपजस्ट्थत हो सकता ह,ै इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय म ेंलॉग इन करेगा; (ि) खंड (ञ) में जवजनर्िष्टय पैकेट ठरटर्निंग ऑदफसर द्वारा ऐसी रीजत से ठरटर्निंग ऑदफसर द्वारा जनधायठरतदकए िाएंगे। (5) अमान्र् इलेक्ट्रॉजनक मतपत्र .- िहां कोई मतिाता इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय म ें प्रवेि करने के पश्चात ् मतिान नहीं करने का जवकल्प चुनता ह,ै वहां उसके इलेक्ट्रॉजनक मतपत्र को अमान्र् माना िाएगा और ठरटर्निंग अजधकारी द्वारा अस्ट्वीकार कर दिर्ा िाएगा और उस े दफर से मतिान करने की अनुमजत नहीं िी िाएगी। 4. िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान के जलए प्रदिर्ा.-- (1) इस प्रर्ोिन के जलए िारी दकए गए जनवायचन की तारीख को इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय तक पहुचं की अनुमजत िी िाएगी और इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय को िरू स्ट्थ मतिान के जलए चौबीस घंटे से अजधक नहीं खुला रखा िाएगा िब तक दक पठरषि द्वारा अन्र्था जनधायठरत न दकर्ा िाए। (2) पात्र मतिाता इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय पर दकसी भी स्ट्थान से अपना मतिे सकता ह ै और इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय तक पहुचं सकता ह,ै ऐस े मतिाता को ठरटर्निंग अजधकारी द्वारा जनधायठरत ईमेल र्ा संस्ट्थान के साथ रजिस्ट्रीकृत मोबाइल संख्र्ा के माध्र्म स ेपासवडय प्रिान दकर्ा िाएगा। (3) र्दि िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिानमतों की ठरकॉर्डगिं के जलए जनर्त दिन पर नहीं होती ह ै र्ा इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय के गैर-कामकाि र्ा खराबी के कारण हस्ट्तिेजपत र्ा बाजधत होती ह ै र्ा िरू स्ट्थ इलेक्ट्रॉजनक मतिान के जलए उपर्ोग दकए िान े वाल े डेटा के साथ छे़िछा़ि की िाती ह ै र्ा गलती स े र्ा िानबूझकर नष्ट कर दिर्ा िाता ह,ै खो िाता ह ै र्ा िजतग्रस्ट्त हो िाता ह,ै तो ठरटर्निंग अजधकारी मतिान को पश्चात ् की तारीख तक स्ट्थजगत कर सकता ह ै र्ा ठरटर्नगिं अजधकारी मतिान को िून्र् घोजषत कर सकता है औरएक नर्ा मतिान और जितनी िल्िी हो सके, उि मतिान के जलए तारीख और समर्, र्था जस्ट्थजत, जनर्त करें और इस प्रकार जनर्ुि मतिान की तारीख और समर् सभी प्रभाजवत मतिाताओं को व्यजिगत रूप स े सूजचत दकर्ा िाएगा और साथ ही भारत के रािपत्र में प्रकाजित दकर्ा िाएगा। 5. मतगणना और पठरणामों की घोषणा की प्रदिर्ा। -- (1) मतिान परू ा होने के पश्चात,् ऑफलाइन इलेक्ट्रॉजनक मतिान, ऑनलाइन इलेक्ट्रॉजनक मतिान और अनुमोदित जनजविा मतों के माध्र्म से डाल ेगए सभी मतों को संकजलत और समिजमक बनार्ा िाएगा; (2) मतों की गणना इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफॉमय के माध्र्म से जडजिटल रूप से की िाएगी; (3) मतगणना के जलए इलेक्ट्रॉजनक मतिान प्लेटफामय पर लॉग इन अभ्र्थी र्ा उसके प्राजधकारी के प्रजतजनजध की उपजस्ट्थजत म ेंदकर्ा िाएगा िो स्ट्थल पर उपजस्ट्थत होन े का जवकल्प चनु ते ह।ैं [फा. सं. 3/2/2021-पीआई] इन्द्र िीप ससंह धारीवाल, संर्ुि सजचव नोट : मूल जनर्म भारत के रािपत्र, असाधारण, भाग-II, खंड 3, उप-खंड (i) में अजधसूचना संख्र्ा सा.का.जन. 553 (अ), तारीख 05 जसतंबर, 2006 द्वारा प्रकाजित दकए गए थे, तत्पश्चात अजधसूचना सख्ं र्ा सा.का.जन. 552 (अ) तारीख 23.07.2008 द्वारा सिं ोजधत दकए गए और अंजतम बार िुजद्धपत्र स.ं सा.का.जन. 373(अ) तारीख 9 मई, 2011 के साथ पठित अजधसूचना संख्र्ा सा.का.जन. 111 (अ) तारीख 25 फरवरी, 2011 द्वारा संिोधन के िठरए भारत के रािपत्र, असाधारण तारीख 10 मई, 2011 म ेंप्रकाजित दकए गए।8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] MINISTRY OF CORPORATE AFFAIRS NOTIFICATION New Delhi, the 8th December, 2022 G. S.R. 866 (E).—In exercise of the powers conferred by clause (a) of sub-section (2) of section 38A read with clause (a) of sub-section (2) of section 9 of the Company Secretaries Act, 1980 (56 of 1980), the Central Government hereby makes the following rules, further to amend the Company Secretaries (Election to the Council) Rules, 2006.namely: — 1. Short title and commencement: (1) These rules may be called the Company Secretaries (Election to the Council) (Amendment) Rules, 2022. (2) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette. 2. In the Company Secretaries (Election to the Council) Rules, 2006 (hereinafter referred to as the saidrules), in rule 2, in sub-rule (1), in clause (b),-- (i) for the words, “form approved,”, the words, “form including electronic form approved” shall be substituted; (ii) after clause (b) , the following clauses shall be inserted, namely: (ba) “ballot paper” means paper in printed form or in electronic mode for the purpose of casting of vote; (bb) “Electronic Voting Platform” means a secured electronic platform used for the purpose of voting, including portal or application or combination of any of the electronic system or software as approved by the Council. (bc) “voting” means casting of vote by physical mode or electronic mode; (bd) “Voting by physical mode” means voting through printed ballot paper at designated polling booth or through postal means; (be) “Voting by electronic mode” means remote electronic voting or voting at polling booth through any electronic voting platform; (bf) “polling booth” means a booth designated for the purpose of voting; (bg) “remote electronic voting” means voting through electronic voting platform from any location other than polling booth. 3. In the said rules, in rule 4, in sub-rule (2),— (i) for the words “Gazette of India at least”, the words, “Gazette of India within a period of two months but, not exceeding,” shall be substituted; (ii) in clause (a), for the figures,”21”, the word, “fifteen” shall be substituted; (iii) in clause (e), after the words “vote by post”, the words, “or through remote electronic voting” shall be inserted; (iv) in clause (f), after the words, “back from voters”, the words, “or last date and time for remote electronic voting” shall be inserted; 4. In the said rules, in rule 5,for the figure, letters and words, “1st day of April” the figure, letters and words “1st day of July”shall be substituted. 5. In the said rules, in rule 6, — (ii) for sub-rule (1), the following sub-rule shall be substituted, namely:- “(1) On or before the date notified under sub-rule (2) of rule 4, the Returning Officer shall publish a list of members eligible to vote under the provisions of these rules.” (ii) forsub-rule (3), the following sub-rule shall be substituted,-- “(3) The list of members eligible to vote in Compact Disc or any other electronic form shall be made available at the Headquarters, relevant Regional Councils and their relevant chapters on payment of such fee as specified in rule 10.” 6. In the said rules, in rule 7, for the figure, letters and words “1st day of April” the figure, letters and words “1st day of July”shall be substituted 7. In the said rules, inrule 9, for sub-rule (1), the following sub-rule shall be substituted, namely -:[भाग II—खण् ड 3(i)] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 “(1) The Council shall publish a notice in the Gazette of India mentioning the number of members to be elected from each regional constituency and calling for nominations of candidates in such mode and in such manner as may be determined by the Council for election by the date and time as specified in vide sub-rule (2) of rule 4.”. 8. In the said rules, in rule 10, for sub-rule (2),the following shall be substituted, namely:- “(2) The fee shall be paid by demand draft or through other electronic means in favour of The Institute of Company Secretaries of India and payable at New Delhi”. 9. In the said rules, in rule 12, in sub-rule (11), for the words and symbol “registered/speed post”, the words, “registered post or speed post or through electronic means” shall be substituted; 10. In the said rules, inrule 13in sub-rule (1), for the words and symbol “registered/speed post”, the words, “registered post or speed post or through electronic means” shall be substituted; 11. In the said rules, inrule 15, in sub-rule (1), for the words, “and to the voters of the constituency by ordinary post”, the words “or through electronic means and to the voters of the constituency through email” shall be substituted. 12. In the said rules, inrule 19, for sub-rules(2) and (3), the following sub-rules shall be substituted, namely,:- “(2) Except as otherwise provided, at every election where a poll is taken, vote shall be given by secret ballot and every voter in any election in case of voting by physical mode shall cast his vote personally at the allocated polling booth only and in case of voting by electronic mode at any polling booth in the regional constituency which he belongs, unless a voter is allowed in respect of any election to cast his vote by post or through remote electronic voting as hereinafter provided. (3) Subject to other provisions of these rules, provisions of Schedule 9 shall apply in case of voting by electronic mode.” 13. In the said rules, in rule 21, in the proviso,- (i) for the figures and word,”25 members”, the words, ”hundred members” shall be substituted; (ii) for the figures and word,”50 Kilometers”, the words, ”thirty kilometers” shall be substituted. 14. In the said rules, in rule 25, in the marginal heading, after the words “Ballot Paper”, the words “in case voting by physical mode” shall be inserted; 15. In the said rules, in rule 28, — (i) in the marginal heading, after the words “ Eligibility to vote by post”, the words “and through remote electronic voting” shall be inserted; (ii) in sub-rule (1), after the words “vote by post”, the words, “or through remote electronic voting as the case may be” shall be inserted; (iii) for sub-rule (2), the following sub-rule shall be substituted, namely: -- “(2) A member who is entitled to vote at a polling booth may be permitted by the Returning Officer to vote by post or through remote electronic voting, as the case may be, if by reason of his suffering from any permanent infirmity or, in case of a member in service, a permanent change of address, unable to cast his vote at the polling booth allotted to him: Provided that where the member sends an application in the approved Form for permission to vote by post within a period of sixty days or through remote electronic voting within a period of forty five days as the case may be,along with the medical certificate issued by a medical practitioner not below the rank of a Surgeon of any Government Hospital, confirming such permanent infirmity, or, as the case may be, proof of permanent change in address signed by an authorised personnel of the organisation where the member is employed, to the Returning Officer before the date of election and where no application received within the specified period shall not be considered. Explanation:-- “member in service” for the purpose of this section means members of the institute who are employed in an organization not being a firm. (iv) in sub-rule (3), after the words “eligible to vote by post” the words “or through remote electronic voting, as the case may be,” shall be inserted; 16. In the said rules, inrule 29:— (i) in the marginal heading for the words, “procedure of voting at the polling booth” the words, “procedure of voting by physical mode and electronic mode” shall be substituted;10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] (ii) for rule 29, the following sub-rule shall be substituted, namely:-- “(1) voting by physical mode at a polling booth shall take place as per procedure laid out in the Schedule 6 to these rules; (2) voting by electronic mode at a polling booth shall take place as per procedure laid out in Schedule 9 to these Rules.” 17. In the said rules, in rule 30, — (3) in the marginal heading, after the words, “Procedure of voting by post” the words, “ and through remote electronic voting” shall be inserted; (4) before the words, “to these Rules”, the words “and remote electronic voting shall take place as per procedure laid out in Schedule 9”, to these Rules shall be inserted; 18. In the said rules, in rule 32,- (i) after the words “headquarters of the Institute”, the words “or such other place as may be decided by him in this behalf” shall be inserted; (ii) after the words, “in writing” the words, “or through electronic mean, as the case may be” shall be inserted; 19. In the said rules, forrule 35, the following rule shall be substituted, namely: -- “35. Counting of votes and declaration of results:- “(1)In case of Voting in physical mode, counting of votes and declaration of results shall take place as per procedure laid down in Schedule 8; (2) In case of voting by electronic mode, except as otherwise provided in Schedule 9, the procedure for counting of votes and declaration of result as specified in Schedule 8 shall apply mutatis mutandis to the counting of votes cast through electronic voting platform.”. 20. In the said rules, in ScheduleI, — (i) in clause (ii), for the words,” and Tamil Nadu” the words, “Tamil Nadu and Telangana” shall be substituted; (ii) for clause (iv), the following clause shall be substituted, namely:- “(iv) Northern India Regional Constituency:— Comprising the States of Haryana, Himachal Pradesh, Punjab, Rajasthan, Uttarakhand, Uttar Pradesh and the Union territories of Chandigarh, Delhi, Jammu and Kashmir and Ladakh.” 21. In the said rules, in Schedule2,— (i) inclause 2,-- (a) in sub-clause (vi), after the words, “exercise his franchise”, the words “by physical mode” shall be inserted; (b) after sub-clause (vi), the following sub-clause shall be inserted, namely:-- “(vii) in case a voter is to exercise his franchise through electronic mode, the number and addresses of polling booth in the concerned regional constituency, in any of which the franchise shall be exercised.”; (ii) in clause (3), for the words, “in respect of place” the words “in case of voting by physical mode and in respect of place” shall be substituted; 22. In the said rules, in Schedule 4, inclause 2, in sub-clause (c),for item (ii), the following shall be substituted, namely:- “(ii) Company Secretary in Practice (sole proprietor or in partnership or Limited Liability Partnership including the name of the firm).”. 23. In the said rules, in Schedule 5, inclause (j), for sub-clause (ii),the following sub-clause shall be substituted, namely:- “(ii) Company Secretary in Practice (sole proprietor or in partnership or Limited Liability Partnership including the name of the firm).”. 24. In the said rules, in Schedule 6; in clause 7, in sub-clause (1) for the words,” the headquarters of the Institute”, the words, “the headquarters of the Institute or Regional Office of the Institute, as the case may be,” shall be substituted. 25. In the said rules, after Schedule 8, the following Schedule shall be substituted, namely:-[भाग II—खण् ड 3(i)] भारत का रािपत्र : असाधारण 11 “ SCHEDULE 9 Election through Electronic Mode (See rule 4, sub-rule (3) of rule 19, rule 28, rule 29, rule 30 and rule 35) 1. Admissible number of votes to a voter and method of Voting.-- (1) Every voter shall have one vote only, and he shall have as many preferences as there are candidates. (2) The voter in order to cast his vote;- (a) shall record on the electronic voting platform the first preference against the name of the candidate for whom he votes first; and (b) may, in addition, record on the electronic voting platform the second preference, third preference and so on against the name of other candidate in the order to his preference, upto the maximum number of preferences available to him under sub-rule (i). 2. Ballot papers.-- (1) The ballot paper shall be, in alphabetical order in English, a list of the candidates nominated for a constituency and shall be available seriatim with or without his photo on the electronic voting platform. (2) Each such ballot paper shall contain the Institute’s emblem in such manner, as may be decided by the Returning Officer having regard to the security considerations of the ballot paper. 3. Procedure for voting by electronic mode at polling booth.-- (1) Identification of voters at the polling booth and Tendered ballot,- (a) At the polling booth, the polling officer shall verify the identity or signature of every person claiming to be a voter in such manner as may be specified by the Returning Officer. (b) At any time before giving the authorisation to vote, if the polling officer has doubt with regard to the identity of any person or his right to vote, he shall satisfy himself in any manner as he may deem fit as to establish the identity of such person. (c) If the polling officer is not satisfied with the identity or eligibility of member to cast vote, he may allow such member to cast vote through a process and such vote shall be retained separately and subject to verification at headquarters provided that name of said member appearing in list of voters of concerned regional constituency andbefore allowing tender vote, the polling officer shall obtain a written application from the person concerned. (d) The vote as referred to in sub-clause (c) shall not be accumulated into the main data of the votes cast and shall be termed as “Tendered ballot”. (e) The polling officer shall forward all the applications for tender ballot after recording in writing his own observations to the Returning Officer for his decision and his decision so taken shall be final and conclusive. (f) In case of failure of online Electronic Voting Platform at any polling booth on day of voting, polling shall be done on offline Electronic Voting Platform. (g) The vote as referred to in sub-paragraph (f) shall not be accumulated into the main data of the votes cast and shall be termed as “Offline Vote” and if any voter casts vote more than one time, Returning Officer shall decide which vote of such member shall be valid. (2). The polling officer shall, at the time of allowing a voter to enter into the electronic voting platform, record the attendance of voter and authorise him to cast his vote in such manner as determined by the Returning Officer. (3). Manner of recording of votes after getting authorisation to vote at polling booth.- upon receipt of authorisation or password to cast vote, the voter shall forthwith proceed into the secret chamber set-up for the purpose and shall record his vote on the electronic voting platform in the manner referred to in clause (1) above and thereafter he shall leave the secret chamber. (4) Procedure at polling booth.-- (a) The polling booth shall be kept open for the day determined for recording of votes from 8.00 a.m. to 7.00 pm. unless otherwise directed by the Council. (b) If the polling at any polling booth does not take place on the day appointed for casting of votes or interrupted or obstructed due to any sufficient cause or the data or device used at booth is tampered with or accidentally or deliberately destroyed, lost or damaged, the polling officer may, with prior approval of the Returning Officer, adjourn the polling to a subsequent date and Returning Officer may declare the polling ofsuch polling booth as void and order for a fresh polling. (c) If polling is adjourned or declared void under sub-clause (b), the Returning Officer shall, as soon as possible, determine the place where the polling shall be conducted and the date and time for the said polling. (d) The place, date and the time of polling determined under sub-clause (c) shall be issued individually to all voters affected as well as in the Gazette of India. (e) The Returning Officer shall not proceed to count the votes cast at the election until the polling at the polling booth in the constituency has been completed. (f) Just before polling booth is opened to the voters on the first day of polling, the Polling Officer in the presence12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART II—SEC. 3(i)] of a candidate or hisauthorised representative,as the case may be, who may be present shall log in into electronic voting platform. (g) The polling officer shall close the polling booth at the end of the day, or if the polling is for more than one day, at the end of each day, at the hour determined under sub-clause (a), no voter shall be admitted thereto after that hour: Provided that a voter present in the polling booth before it is closed, shall be entitled to have his vote recorded.- (h) The polling officer shall, as soon as practicable after the close of poll or after its close on each day, if the polling is for more than one day, in presence of any candidate or his authorized representative who may be present, log off from the electronic voting platform; (i) The polling officer shall at the end of poll or after its close on each day generate reports, statements and data as determined by the Returning Officer and seal in a packet with his own seal. (j) Where the polling is arranged to take place for more than one day, the Polling Officer shall arrange for safe custody of the electronic voting platform and packets containing such documents as required by the Returning Officer after the end of polling on first day and start the polling on the next day. (k) Where the polling is arranged to take place for more than one day, just before the polling booth is opened to the voters on the following day, the polling officer shall in presence of any candidate or hisauthorised representative who may be present, shall log in into electronic voting platform; (l) The packets referred in clause (j) shall be decided by Returning Officer in such manner as determined by the Returning Officer. (5) Invalid electronic Ballot Paper.— Where a voter, after entering into the electronic voting platform, chooses not to vote, his electronic ballot paper shall be deemed to be invalid and shall be rejected by the Returning Officer and he shall not be permitted to vote again. 4. Procedure for Remote Electronic Voting.-- (1) Access to the electronic voting platform shall be allowed on the date of election issued for this purpose and Electronic voting platform shall be kept open for remote voting for not more than twenty four hours unless otherwise determined by the Council. (2) Eligible voter may cast his vote from any location on the Electronic Voting Platform andto access the electronic voting platform, such voter shall be provided with a password through email or mobile number registered with the Institute, as determined by the Returning Officer. (3) If Remote Electronic Voting does not take place on the day appointed for recording of votes or interrupted or obstructed due to non-functioning or malfunctioning of Electronic Voting Platform or the data used for Remote Electronic Voting is tampered with or is accidentally or deliberately destroyed, lost or damaged, the Returning Officer may adjourn the polling to a subsequent date or Returning Officer may declare the polling void and order for a fresh polling and as soon as possible, appoint the date and time, as the case may be, for the said polling andthe date and the time of polling so appointed shall be intimated individually to all voters affected as well as published in the Gazette of India. 5. Procedure for counting of votes and declaration of results.-- (1) After completion of polling, all the votes’ cast through Offline Electronic Voting, Online Electronic Voting and approved tendered votes shall be compiled and synchronized; (2) Counting of votes shall be done digitally through Electronic Voting Platform; (3) Log in to Electronic Voting Platform for counting of votes shall be done in presence of the candidate or hisauthorised representative who opt to be present at the venue. [F. No. 3/2/2021-PI] INDER DEEP SINGH DHARIWAL, Jt. Secy. Note: The principal rule was published in the Gazette of India, Extraordinary, Part-II, Section 3, sub-section (i) vide notification number G.S.R. 553(E) dated 05th September, 2006, amended vide notification number G.S.R. 552(E) dated 23.07.2008 and last amended vide notification number G.S.R. 111(E) dated 25th February, 2011 read with Corrigendum No. G.S.R. 373(E) dated 09th May 2011, published in the Gazette of India, Extraordinary dated 10th May, 2011. Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.

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