In exercise of the powers conferred by Section 47 1 of the Indian Maritime University Act,

रजिस्ट्री स.ं डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx सी.जी.-टी.एन.-अ.-01042024-253475 xxxGIDExxx CG-TN-E-01042024-253475 असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार स ेप्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY स.ं 218] नई ददतल्ली, बहृ स्ट्प जतिार, माच च28, 2024/चत्रै 8, 1946 No. 218] NEW DELHI, THURSDAY, MARCH 28, 2024/CHAITRA 8, 1946 भारतीय समद्रु ी जिश्वजिद्यालय अजधसचू ना चेन्नई, 12 माच,च 2024 स.ं भा.स.जि./मख्ु यालय/एडीएम/अजधसचू ना/2023/01.—भारतीय समुद्री जिश्वजिद्यालय अजधजनयम, 2008 (2008 का 22) की धारा 47 (1) द्वारा प्रदत्त िजियों का प्रयोग करते हुए, सामान्य िानकारी के जलए जनम्नजलजखत अजधसूचनाए ँ प्रकाजित की िाती ह:ैं क्रमांक कानून/अध्यादतिे / जििरण कायचकारी पररषदत/योिना बोडच संकल्प अजधसूचना 1 कानून 16 (1) (के) योिना बोडच की सदतस्ट्यता, संजिधान, कायचकारी पररषदत संकल्प सं. ईसी 2023-73-06 कोरम और कायचकाल। ददतनांक 07-09-2023। 2 2024 का जिजनयम योिना बोडच की बैठक के संचालन के पीबी 2023-10-03 ददतनांक 22.02.2023 और ईसी 01 जलए जिजनयमन। 2023-73-06 ददतनांक 07-09-2023। नोट: इस दतस्ट्तािेज़ के अग्रं ेिी और हहदतं ी संस्ट्करण के बीच जिसंगजत के मामले म,ें अंग्रेिी संस्ट्करण मान्य होगा। संिोजधत कानून 16(1) (k) [ईसी-2023-73-06 ददतनांक 07.09.2023] संिोजधत कानून 16(1)(k) 2321 GI/2024 (1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 16 (1) (k) "दकसी भी तकनीकी जिश्वजिद्यालय का एक कुलपजत, ितचमान या पूिच (या) आईआईटी/एनआईटी का एक जनदतेिक, ितचमान या पूिच, जिस े 3 नामों के पैनल के बीच से योिना बोडच की जसफाररि पर जिजज़टरन द्वारा नाजमत दकया िाएगा। 2024 का जिजनयम 01 [पीबी संकल्प सं. पीबी 2023-10-03 ददतनांक 22-02-2023 और ईसी 2023-73-06 ददतनांक 07-09-2023।] योिना बोडच की बैठकों के संचालन के जलए जिजनयम 1. सदतस्ट्यता योिना बोडच म ेंजनम्नजलजखत सदतस्ट्य िाजमल होंग,े अर्ाचत ्: - (a) कुलपजत, िो पदतेन अध्यक्ष होगा; (b) उप-कुलपजत पदतेन; (c) भारत सरकार म,ें प्तन, पोत पररिहन और िलमाग चजिभाग के सजचि या उनके नाजमत व्यजि िो पदतने संयुि सजचि के पदत से नीचे न हो; (d) भारत सरकार म,ें सजचि, रक्षा मंत्रालय, या उसका नाजमत व्यजि िो पदतने संयुि सजचि के पदत से नीच ेन हो; (e) भारत सरकार म ेंिहािरानी जिभाग के महाजनदतेिक, पदतने ; (f) भारत सरकार में प्तन, पोत पररिहन और िलमागच जिभाग का जि्तीय सलाहकार, या उनका नाजमत व्यजि िो पदतेन संयुि सजचि के पदत से नीच ेन हो; (g) कम से कम छह व्यजियों के पैनल में से कुलपजत की जसफाररि पर समुद्री जिक्षा, उद्योग, जिज्ञान या प्रौद्योजगकी और अन्य संबंजधत जिषयों के संबंध में जििेष ज्ञान और/या व्यािहाररक अनुभि रखने िाल े आगंतुक द्वारा नाजमत दकए िान े िाल े दतो सदतस्ट्य; (h) िररष्ठता के आधार पर आितचन द्वारा कुलपजत द्वारा नाजमत जिद्यापीठ का एक डीन; (i) िररष्ठता के आधार पर आितचन द्वारा कुलपजत द्वारा नाजमत जिश्वजिद्यालय पररसर का एक जनदतेिक; (j) योिना बोडच द्वारा आितनच द्वारा नाजमत संबद्ध महाजिद्यालयों का एक प्राचायच; और (k) दकसी भी तकनीकी जिश्वजिद्यालय का एक कुलपजत, ितचमान या पूिच (या) आईआईटी/एनआईटी का एक जनदतेिक, ितचमान या पूि,च जिसे 3 नामों के पैनल म ेंसे योिना बोड चकी जसफाररि पर आगंतुक द्वारा नाजमत दकया िाएगा। बिते दक उपरोि उप-खंड (e) स े (i) के तहत नाजमत सदतस्ट्य, िहा ं तक संभि हो, जिजभन्न संकायों से जलए िाएंगे। (l) dqylfpo योिना बोड चका पदतेन सजचि होगा। 2. सदतस्ट्यों का कायचकाल a. पदतेन सदतस्ट्यों के अलािा योिना बोडच के सदतस्ट्य तीन िष च की अिजध के जलए पदत पर बने रहगें े। b. एक नामांदकत सदतस्ट्य का 3-िषच का कायचकाल भा.स.जि. द्वारा उसके नामांकन के संबंध म ें जलजखत सूचना की तारीख स े िुरू होगा। c. आकजस्ट्मक ररजि पर जनयिु सदतस्ट्य का कायचकाल उस कायचकाल का िषे होगा जिसके जलए िह उस व्यजि का स्ट्र्ान भरता ह ैिो सदतस्ट्य रहा होगा। 3. बैठकों की संख्या एक कैलेंडर िष च में योिना बोड चकी कम स े कम एक बैठक होगी। 4. बैठकों का आयोिन a. योिना बोडच के पदतेन अध्यक्ष के रूप म ेंकुलपजत, योिना बोडच की बैठकें आयोजित करेंगे।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 b. यददत योिना बोड च के कम से कम छह सदतस्ट्यों द्वारा जलजखत रूप म ें अनुरोध दकया िाता ह ै तो कुलपजत एक जििेष बैठक भी बुला सकते ह।ैं c. योिना बोडच की बैठकें चेन्नई में होंगी। यददत कुलपजत उजचत समझें तो इन्ह ें भारत में ऐसे अन्य स्ट्र्ानों पर भी आयोजित दकया िा सकता ह।ै d. राष्ट्रीय छुट्टी को छोड़कर दकसी भी ददतन बैठक बलु ाई िा सकती ह।ै e. कुलपजत को सभी सदतस्ट्यों को सूजचत दकए िान े िाल े िैध कारणों से बैठक को रद्द करन े या आग े बढ़ान े का अजधकार होगा। 5. बठै कों की सचू ना a. dqylfpo योिना बोड च के सभी सदतस्ट्यों को सामान्यतः कम से कम चौदतह ददतन का समय दतेकर बैठक की सूचना िारी करेगा। बिते दक योिना बोडच की एक अत्यािश्यक बैठक सभी सदतस्ट्यों को सूजचत दकए िाने िाले िैध कारणों के जलए कम से कम तीन ददतन की छोटी नोरटस दतेकर बलु ाई िा सकती ह।ै b. प्रत्येक बैठक की सूचना प्रत्येक सदतस्ट्य को हार्/डाक/ई-मेल द्वारा दती िाएगी। 'नोरटस समय' की गणना के जलए, िह तारीख जिस ददतन इसे ई-मेल द्वारा भेिा िाएगा, मानदतंड होगी। 6. कोरम a. योिना बोडच के चार सदतस्ट्य बैठक के जलए कोरम बनाएगं े। b. कोरम उपजस्ट्र्त न होन े पर कोई भी कायच नहीं दकया िाना चाजहए। c. कोई भी सदतस्ट्य दकसी नामादं कत व्यजि को बैठक म ें भाग लेन े के जलए तब तक जनयिु नहीं कर सकता िब तक दक िह कानून 16(1) के अनुसार ऐसा करने के जलए स्ट्पष्ट रूप स ेअजधकृत न हो। d. कुलपजत दकसी भी जििेषज्ञ को बैठक में भाग लने े के जलए 'जििेष आमंजत्रत' के रूप म ें आमजं त्रत कर सकते ह,ैं लेदकन ऐस े व्यजि को कोरम के प्रयोिनों के जलए नहीं जगना िाएगा और मत दतेन े के जलए पात्र नहीं होंगे। 7. बठै कों की अध्यक्षता करना a. योिना बोड च के पदतेन अध्यक्ष के रूप म ेंकुलपजत बैठकों की अध्यक्षता करेंगे। b. यददत कुलपजत दकसी कारण से बैठक म ें भाग लेन े म ें असमर्च है, तो उपकुल पजत, या दतोनों की अनुपजस्ट्र्जत म,ें बैठक म ें उपजस्ट्र्त सदतस्ट्यों द्वारा चुना गया कोई अन्य सदतस्ट्य अध्यक्षता करेगा। 8. उपजस्ट्र्जत और अनपु जस्ट्र्जत की छुट्टी a. कुलपजत बैठक में उपजस्ट्र्त नहीं होने िाले दकसी सदतस्ट्य को अनुपजस्ट्र्जत की छुट्टी दते सकता ह ै और अनुपजस्ट्र्जत की ऐसी छुट्टी बैठक के कायचिृ्त में दतिच की िाएगी। b. बैठक में उपजस्ट्र्त सदतस्ट्यों के नाम और हस्ट्ताक्षर यिु एक उपजस्ट्र्जत रजिस्ट्टर, dqylfpo द्वारा बनाए रखा िाएगा। c. कुलपजत, dqylfpo और जििेष आमंजत्रत व्यजियों, यददत कोई हो, के अलािा बैठक में भाग लेने िाल े प्रत्येक सदतस्ट्य को उस बैठक में उपजस्ट्र्जत रजिस्ट्टर पर हस्ट्ताक्षर करना होगा। d. उपजस्ट्र्जत रजिस्ट्टर dqylfpo की जहरासत म ें रखा िाएगा और कम से कम पांच िष च की अिजध के जलए बनाए रखा िाएगा। 9. एिडें ा मदत और नोट्स a. योिना बोडच के पदतेन अध्यक्ष के रूप म ेंकुलपजत, अपनी क्षमता म,ें बैठक के जलए एिडें ा आइटम तय करेंगे। b. बैठक में अनुमोदतन की आिश्यकता िाले प्रत्येक एिडें ा मदत में एक एिेंडा नोट होगा जिसमें प्रस्ट्ताि का जििरण, इसका दतायरा और जनजहतार्च (प्रिासजनक, जि्तीय, कानूनी आददत िहां भी लागू हो), दकसी सदतस्ट्य की रुजच की प्रकृजत, यददत कोई हो, का जिजधित जििरण ददतया िाएगा, िो प्रासंजगक दतस्ट्तािेिों की प्रजतयों द्वारा समर्र्चत होगा। एिेंडा नोट्स dqylfpo द्वारा तैयार दकए िाएंग े और सदतस्ट्यों को भेिे िान े से पहले कुलपजत द्वारा अनुमोददतत दकए िाएंगे।4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] c. एिेंडा नोट्स के पष्ठृ ों को लगातार क्रमांदकत दकया िाएगा और dqylfpo प्रमाणीकरण के माध्यम से प्रत्येक पष्ठृ पर हस्ट्ताक्षर करेगा। d. बैठक के जलए एिेंडा नोट्स आमतौर पर योिना बोड चकी बठै क की तारीख स े कम से कम 7 ददतन पहल ेभेिे िाएंगे। e. बैठक के जलए एिेंडा नोट्स प्रत्येक सदतस्ट्य को सामान्यतः केिल ई-मेल द्वारा ददतए िाएंगे। यददत कोई सदतस्ट्य जिजिष्ट अनुरोध करता ह ै तो एिडें ा नोट्स डाक द्वारा भी भेिे िा सकते ह।ैं हालाँदक, संपूणच एिडें ा नोट्स की हाडच कॉपी प्रत्यके सदतस्ट्य की मेि पर रखी िाएगी। समय की गणना के जलए, जिस तारीख को एिेंडा नोट्स ई-मेल द्वारा भेि े िाते ह ैं िह प्रासंजगक मानदतंड होगा। f. उपरोि उप-पैरा 'd' के बाििूदत, यददत कुलपजत को लगता ह ै दक कोई एिेंडा मदत अत्यािश्यक या महत्िपूणच है, तो िह एिेंडा नोट्स को सात ददतन की समय सीमा के बादत भी भेिन े का जनदतेि दत े सकता ह ै या यहां तक दक इसे बैठक के समय पर मेि पर भी रख सकता ह।ै इसी प्रकार, िहां कुलपजत को लगता ह ै दक कोई एिेंडा मदत संिेदतनिील या गोपनीय ह ै और इस े पहले स ेप्रसाररत करना समझदतारी नहीं होगी, तो िह इसे बैठक के समय मेि पर रखिा सकता ह।ै g. यददत योिना बोड च मानता ह ै दक दकसी जनजित मदत का एिडें ा नोट अधूरा ह ै या मुद्दों पर जिचार करन े का समय अपयाचप्त ह,ै तो िह एिेंडा मदत को अगली बैठक के जलए टाल सकता ह।ै h. यददत कुलपजत को लगता ह ै दक कोई जििेष एिेंडा मदत जििादतास्ट्पदत ह ै और बैठक में बहुत अजधक समय लग रहा ह ै और कोई जनणचय नहीं हो पा रहा ह ैया एिेंडा नोट दतोषपूण चह,ै तो िह एिेंडा मंदत को अगली बैठक के जलए टाल सकता ह।ै i. प्रत्येक एिेंडा मदत को जनम्नानुसार क्रमांदकत दकया िाएगा: पीबी (कैलडें र िष)च - (योिना बोडच की बैठक की संख्या) - (एिेंडा मदत की क्रम संख्या)। उदताहरण के जलए, 24.09.2021 को आयोजित 9िीं योिना बोडच बैठक के दतसिें एिेंडा मदत को 'पीबी 2021-09-10' के रूप म ेंक्रमांदकत दकया िाएगा। 10. जनणयच जनधारच ण a. सामान्यतः बैठक के सभी जनणचय सभी सदतस्ट्यों की सिचसम्मजत से होंगे। िहां आिश्यक हो, अध्यक्ष मतदतान के जलए प्रस्ट्ताि रख सकता ह ै और संकल्प साधारण बहुमत पर पारित होगा। बराबरी की जस्ट्र्जत म,ें अध्यक्ष को जनणाचयक मत दतेन े का अजधकार होगा। b. प्रस्ट्ताि से असहमजत ितान े िाले या अनपु जस्ट्र्त रहन े िाले सदतस्ट्य(सदतस्ट्यों) के नाम (नामों) बैठक के कायचिृ्त में कारणों, यददत कोई हो, के सार् दति चदकया िाएगा। c. दकसी जििेष एिेंडा मदत में रुजच के कारण चचाच से खुदत को अलग करन े िाले सदतस्ट्यों का नाम बैठक के कायचिृ्त में दति च दकया िाएगा। 11. बठै क का कायचि्तृ a. dqylfpo, कुलपजत के अनमु ोदतन से बैठक के कायचिृ्त तैयार करेगा और प्रसाररत करेगा। b. कायचिृ्त म,ें बैठक में उपजस्ट्र्त सदतस्ट्यों के नाम, उन सदतस्ट्यों के नाम जिन्ह ें अनुपजस्ट्र्जत की छुट्टी दती गई र्ी, जििेष आमंजत्रतों के नाम, यददत कोई हों, िो बैठक में िाजमल हुए र्,े दतिच दकए िाएंगे। c. संकल्प/जनणचय के अलािा, कायचिृ्त म ें जिचार-जिमिच का उजचत और सही सारांि िाजमल हो सकता ह।ै बड़े जनणचयों के मामले में उसका औजचत्य भी बताया िाएगा। िहां दकसी पूिच संकल्प/जनणचय को अजधक्रमण या संिोजधत दकया िाता है, िहां कायचिृ्त में ऐस े पूिच संकल्प/जनणचय का संदतभच िाजमल होगा। कायचिृ्त केिल बैठक के दतौरान हुए िास्ट्तजिक जिचार- जिमिच पर आधाररत होंग,े न दक अनुपजस्ट्र्त सदतस्ट्यों स ेप्राप्त दकसी जलजखत संचार के आधार पर। d. कायचिृ्त के पन्नों को लगातार क्रमांदकत दकया िाएगा और भजिष्य में दकसी भी तरीके स ेकायचिृ्त से छेड़छाड़ स े बचन े के जलए dqylfpo प्रत्यके पष्ठृ पर आद्याक्षर करेगा। e. बैठक के कायचिृ्त योिना बोडच के सभी सदतस्ट्यों (अनुपजस्ट्र्त सदतस्ट्यों सजहत) को आम तौर पर बैठक की तारीख स े 15 ददतनों के भीतर, लेदकन 30 ददतनों से अजधक नहीं, ई-मेल द्वारा भेिे िाएंगे। f. बैठक की कायचिृ्त कुलाजधपजत और आगंतुक को ई-मेल के सार्-सार् डाक द्वारा भी भेिा िाएगा।[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 g. कायचिृ्त में िुजद्धपत्र, यददत कोई हो, योिना बोडच की अगली बैठक की तारीख से पहल े कुलपजत के अनुमोदतन स े dqylfpo द्वारा िारी दकया िा सकता ह।ै h. योिना बोडच की अगली बैठक में कायचिृ्त की पुजष्ट की प्रतीक्षा दकए जबना कुलपजत द्वारा अनुमोददतत कायचिृ्त पर अनुिती कारचिाई की िाएगी। जलए गए जनणचयों पर त्िररत अनुिती कारचिाई करना और योिना बोडच की अगली बैठक म ें की गई कारचिाई ररपोटच रखना dqylfpo की जिम्मेदतारी होगी। i. कायचिृ्त के िब्दतों पर, यददत कोई हो, सदतस्ट्यों स े प्राप्त रटप्पजणयों पर कायचिृ्त की पुजष्ट से पहले योिना बोडच की अगली बैठक में कायचिृ्त की पुजष्ट के समय जिचार दकया िाएगा। हालाँदक, ऐसी रटप्पजणयों पर केिल उन्हीं सदतस्ट्यों की ओर स े जिचार दकया िाएगा िो िास्ट्ति में बैठक म ेंउपजस्ट्र्त र्े। j. dqylfpo योिना बोडच की बैठकों के कायचिृ्त का संरक्षक होगा। कायचिृ्त (एिेंडा नोट्स के सार्) भौजतक और इलेक्ट्रॉजनक दतोनों रूपों म ेंस्ट्र्ायी रूप स ेसंरजक्षत दकया िाएगा। 12. संकल्प-दतर-सकुचलिे न को पाररत करना a. भा.स.जि. अजधजनयम, 2008 की धारा 12 (3) के तहत कुलपजत की िजियों पर प्रजतकूल प्रभाि डाल े जबना, यददत कुलपजत की राय ह ै दक दकसी भी मामले में तत्काल जनणचय आिश्यक है, तो िह dqylfpo को जनदतेि दते सकता ह ै दक िह योिना बोड च के सभी सदतस्ट्यों को, यददत कोई हो, अपनी रटप्पजणयों के जलए कम स े कम तीन स्ट्पष्ट काय च ददतिसों का समय दतते े हुए, मसौदता प्रस्ट्ताि के सार् आइटम-दतर-सकुचलेिन का एिेंडा नोट ईमेल द्वारा भेिें। यददत जनर्दतष्टच समय सीमा के भीतर दकसी सदतस्ट्य से कोई रटप्पणी प्राप्त नहीं होती ह,ै तो यह माना िाएगा दक उसे प्रस्ट्ताि पर कोई आपज्त नहीं ह।ै b. संकल्प-दतर-सकुचलेिन की तारीख सदतस्ट्यों को एिेंडा मदत-दतर-सकुचलेिन पर उनकी रटप्पजणयों के जलए दती गई अंजतम तारीख होगी। c. कोई सदतस्ट्य एिडें ा आइटम-दतर-सकुचलेिन के संबंध म ेंdqylfpo से स्ट्पष्टीकरण या अजतररि िानकारी मांग सकता ह।ै d. ऐसे मामलों में िहां कम से कम छह सदतस्ट्य यह अनरु ोध करते ह ैं दक योिना बोडच की जनयजमत बैठक में एिडें ा आइटम- दतर-सकुचलेिन पर सबसे अच्छी चचाच की िाती ह,ै कुलपजत अगली जनयजमत बैठक म ें जिषय को एिेंडा मदत के रूप म ें िाजमल करेंगे। अन्य सभी मामलों म,ें संकल्प-दतर-सकुचलेिन अनुमोददतत माना िाता ह।ै e. आमतौर पर, केिल अत्यािश्यक और महत्िपूण च एिेंडा मदत ही योिना बोड-च सकुचलेिन के समक्ष रख ेिाएंगे। f. योिना बोड च की जनयजमत बठै क बुलान े का नोरटस िारी होने के बादत एिेंडा मदत पर कोई भी प्रस्ट्ताि सकुचलेिन द्वारा पाररत नहीं दकया िाएगा। g. दकसी मदत-दतर-सकुचलेिन का एिेंडा नोट उन सदतस्ट्यों को नहीं भेिा िाएगा जिनकी उस जििेष मामले में रुजच ह ै और उस े एिेंडा नोट के सार्-सार् उसके बादत िारी दकए गए संकल्प-दतर-सकुचलेिन में भी दतिच दकया िाएगा। h. संकल्प-दतर-सकुचलेिन को पुजष्ट के जलए अगली योिना बोडच की बैठक में रखा िाएगा। 13. एिेंडा मदतों का अनुक्रम a. योिना बोडच की जनयजमत बैठक का पहला एिेंडा मदत जपछली बैठक के कायचिृ्त की पुजष्ट होगी। b. दतसू रा एिेंडा मदत जपछली बैठक के कायचिृ्त पर की गई कारचिाई ररपोटच होगी। c. एिेंडा मदत का अगला सेट जिजभन्न प्रस्ट्तािों-दतर-सकुचलेिन की पुजष्ट हो सकता ह।ै d. एिेंडा मदत का अगला सेट भा.स.जि. अजधजनयम, 2008 की धारा 12(3) के तहत कुलपजत द्वारा जलए गए जिजभन्न जनणचयों की ररपोर्टिंग हो सकता ह।ै e. एिेंडा मदत का अगला सेट कायचकारी पररषदत, अकादतजमक पररषदत और जि्त सजमजत की तत्काल जपछली बैठकों के कायचिृ्त की ररपोर्टिंग हो सकता ह।ै f. सूचना/जनणचय के जलए अन्य सभी एिडें ा मदतों का अनुसरण दकया िाएगा।6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] 14. सदतस्ट्यों के दताजयत्ि a. योिना बोडच के सदतस्ट्यों को भेिे गए एिडें ा नोट्स और कायचिृ्त गोपनीय प्रकृजत के होते ह ैं और इन्ह ें बाहरी लोगों को नहीं बताया िाना चाजहए। b. यददत दकसी सदतस्ट्य को योिना बोडच के जिचाराधीन दकसी एिेंडा मदत म ें कोई ददतलचस्ट्पी ह,ै तो उसे जििेष एिेंडा मदत के जिचार-जिमिच से स्ट्ित: संज्ञान से इनकार कर दतने ा चाजहए। c. यददत कोई सदतस्ट्य भा.स.जि. अजधजनयम, कानून या अध्यादतिे ों के तहत योिना बोडच का सदतस्ट्य बनन े के जलए अयोग्य हो िाता ह,ै तो उसे स्ट्ितः ही इस तथ्य को िल्दत से िल्दत dqylfpo को सूजचत करना चाजहए। के. सिवणन, dqylfpo [जिज्ञापन-III/4/असा./880/2023-24] INDIAN MARITIME UNIVERSITY NOTIFICATION Chennai, the 12th March, 2024 No. IMU/HQ/ADM/Notification/2024/01.—In exercise of the powers conferred by Section 47 (1) of the Indian Maritime University Act, 2008 (22 of 2008), the following Notifications are published for general information: S.No Statute/ Ordinance/ Description Executive Council/Planning Board Notification Resolution 1 Statute 16 (1) (k) Membership, Constitution, Quorum Executive Council Resolution No.EC 2023- and Tenure of the Planning Board. 73-06 dated 07-09-2023. 2 Regulation 01 of 2024 Regulation for the conduct of Planning PB 2023-10-03 dated 22.02.2023 and Board Meeting. EC 2023-73-06 dated 07.09.2023. Note: In case of discrepancy between English and Hindi version of this document, the English version shall prevail. Amended Statute 16 (1) (k) [EC-2023-73-06 dated 07.09.2023] Amended Statute 16 (1) (k) 16 (1) (k) "One Vice-Chancellor of any Technical University, present or former (or) one Director of IIT/NIT, present or former, to be nominated by the Visitor on the recommendation of the Planning Board from among the panel of 3 names." Regulation 01 of 2024 [PB Resolution No. PB 2023-10-03 dated 22-02-2023 and EC 2023-73-06 dated 07.09.2023] Regulations for the conduct of the meetings of the Planning Board 1. Membership The Planning Board shall consist of the following members, namely: - a) the Vice-Chancellor, who shall be the Chairperson ex officio; (b) the Pro-Vice-Chancellor ex officio; (c) the Secretary, Department of Ports, Shipping and Waterways, in the Government of India or his nominee not below the rank of a Joint Secretary ex officio; (d) the Secretary, Ministry of Defence in the Government of India, or his nominee not below the rank of a Joint Secretary ex officio; (e) the Director-General of Shipping, Department of Shipping, in the Government of India ex officio; (f) the Financial Adviser, Department of Ports, Shipping and Waterways, in the Government of India, or his nominee not below the rank of a Joint Secretary ex officio;[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 (g) two members to be nominated by the Visitor having special knowledge and/ or practical experience in respect of maritime - education, industry, science or technology and other related subjects on the recommendation of the Vice- Chancellor out of a panel of at least six persons; (h) one Dean of Schools of Studies nominated by the Vice-Chancellor by rotation on the basis of seniority; (i) one Director of the University Campus nominated by the Vice-Chancellor by rotation on the basis of seniority; (j) one Principal of the affiliated colleges nominated by the Planning Board by rotation; and (k) One Vice-Chancellor of any Technical University, present or former (or) one Director of IIT/NIT, present or former, to be nominated by the Visitor on the recommendation of the Planning Board from among the panel of 3 names. Provided that the members nominated under sub-clauses (e) to (i) above shall, as far as practicable, be drawn from different faculties. (l) The Registrar shall be the ex officio Secretary of the Planning Board. 2. Tenure of Members a. The members of the Planning Board other than ex-officio members shall hold office for a term of three years. b. The 3-year tenure of a nominated Member shall commence from the date of written intimation regarding his nomination by IMU. c. The term of a member appointed to a casual vacancy shall be the residue of the term for which the person of whose place he fills would have been a member. 3. Number of meetings There shall be at least one meeting of the Planning Board in a calendar year. 4. Convening of meetings a. The Vice Chancellor, in his capacity as ex-officio Chairperson of the Planning Board, shall convene the meetings of the Planning Board. b. The Vice Chancellor may also convene a special meeting if a request is made in writing by at least six members of the Planning Board. c. The meetings of the Planning Board shall be held at Chennai. They may also be held at such other places in India if the Vice Chancellor deemed it fit. d. A meeting may be convened on any day excluding a National Holiday. e. The Vice Chancellor shall have the right to cancel or postpone a meeting for valid reasons to be communicated to all the members. 5. Notice of the meetings a. The Registrar shall issue a notice of the meeting to all the members of the Planning Board by giving at least fourteen days’ time ordinarily. Provided that an urgent meeting of the Planning Board may be convened by giving a shorter notice of not less than three days’ time for valid reasons to be communicated to all the members. b. Notice for every meeting shall be given to every member by hand/post/e-mail. For computing ‘notice time’, the date on which it is sent by e-mail shall be the criterion. 6. Quorum a. Four members of the Planning Board shall form the quorum for a meeting. b. No business should be transacted when the quorum is not present. c. No member can depute a nominee to attend the meeting unless he is expressly authorised to do so as per Statute 16(1). d. The Vice Chancellor may invite any expert as ‘Special Invitee’ to attend the meeting but such person shall not be counted for the purposes of quorum and shall not be eligible to vote. 7. Presiding over meetings a. The Vice Chancellor, in his capacity as ex-officio Chairperson of the Planning Board, shall preside over the meetings.8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] b. If the Vice Chancellor is unable to attend the meeting for any reason, then the Pro-Vice Chancellor, or in the absence of both, any other member chosen by the members present at the meeting shall preside. 8. Attendance and Leave of absence a. The Vice Chancellor may grant leave of absence to a member not present in the meeting and such leave of absence shall be recorded in the minutes of the meeting. b. An Attendance Register containing the names and signatures of the members present at the meeting shall be maintained by the Registrar. c. Every member who attends the meeting apart from the Vice Chancellor, the Registrar and the Special Invitees, if any, shall sign the attendance register at that meeting. d. The Attendance Register shall be kept in the custody of the Registrar and shall be maintained for a period of at least five years. 9. Agenda Items and Notes a. The Vice Chancellor, in his capacity as ex-officio Chairperson of the Planning Board, shall decide the Agenda Items for the meeting. b. Each Agenda Item requiring approval at the meeting shall have an Agenda Note setting out the details of the proposal, its scope and implications (administrative, financial, legal etc. wherever applicable), the nature of interest, if any, of a member, duly supported by copies of the relevant documents. The Agenda Notes shall be prepared by the Registrar and got approved by the Vice Chancellor before it is sent to the members. c. The pages of the Agenda Notes shall be consecutively numbered and the Registrar shall initial every page by way of authentication. d. The Agenda Notes for the meeting shall be ordinarily sent at least 7 days prior to the date of the Planning Board meeting. e. The Agenda Notes for the meeting shall be given to every member ordinarily by e-mail only. The Agenda Notes may also be sent by post if a member makes a specific request. However, hard copies of the complete Agenda Notes will be placed on the table of each member. For computing the time, the date on which the Agenda Notes are sent by e-mail shall be the relevant criterion. f. Notwithstanding sub-para ‘d’ above, if the Vice Chancellor considers that any Agenda Item is urgent or important, he may direct the Agenda Notes to be sent even after the seven-day deadline or even place it on the table at the time of the meeting. Similarly, where the Vice Chancellor considers that an Agenda Item is sensitive or confidential and it would not be prudent to circulate it in advance, he may cause it to be placed on the table at the time of the meeting. g. If the Planning Board considers that the Agenda Note of a certain item is incomplete or that the time for mulling over the issues is inadequate, it can defer the Agenda Item to the next meeting. h. If the Vice Chancellor considers that a particular Agenda Item is contentious and is consuming a disproportionate amount of time at the meeting with no decision being reached or that the Agenda Note is defective, he may defer the Agenda Item to the next meeting. i. Each Agenda Item shall be numbered as follows: PB (Calendar year) - (Number of the Planning Board meeting) - (Serial number of the Agenda Item). For example, the tenth Agenda Item of the 9th Planning Board Meeting held on 24.09.2021 shall be numbered as ‘PB 2021-09-10’. 10. Decision Making a. Ordinarily, all decisions of the meeting shall be by the consensus of all members. Where warranted, the Chairman may put a motion to vote and the resolution shall be passed on simple majority. In case of a tie, the Chairman shall have a casting vote. b. The name(s) of the member(s) who dissented or abstained from the resolution shall be recorded with the reasons, if any, in the minutes of the meeting. c. The name(s) of the member(s) who recused themselves from the discussion due to their interest in a particular Agenda Item shall be recorded in the minutes of the meeting. 11. Minutes of the meeting a. The Registrar shall prepare and circulate the minutes of the meeting with the approval of the Vice Chancellor. b. The minutes shall record the names of the members present in the meeting, the names of the members who were granted leave of absence, the names of the Special Invitees, if any, who attended the meeting.[भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 c. Apart from the resolution/decision, the minutes may contain a fair and correct summary of the deliberations. In case of major decisions, the rationale thereof shall also be indicated. Where any earlier resolution/decision is superseded or modified, the minutes shall contain a reference to such earlier resolution/decision. The minutes shall be based only on the actual deliberations that took place in the course of the meeting, and not on the basis of any written communications that may have been received from absentee members. d. The pages of the minutes shall be consecutively numbered and the Registrar shall initial every page to guard against tampering of the minutes in any manner in the future. e. The minutes of the meeting shall be sent by e-mail to all the members of the Planning Board (including those who were absent) ordinarily within 15 days from the date of the meeting but not later than 30 days. f. The minutes of the meeting shall be sent by e-mail as well as by post to the Chancellor and the Visitor. g. The errata, if any, to the minutes may be issued by the Registrar with the approval of the Vice Chancellor before the date of the next meeting of the Planning Board. h. Follow-up action on the minutes as approved by the Vice Chancellor shall be taken without waiting for the confirmation of the minutes at the next meeting of the Planning Board. It shall be the responsibility of the Registrar to take prompt follow-up action on the decisions taken, and to place an Action Taken Report at the next meeting of the Planning Board. i. Comments on the wording of the minutes, if any, received from the members shall be considered at the time of confirmation of the minutes at the next meeting of the Planning Board before the minutes are confirmed. However, such comments shall be entertained only from those members who were actually present at the meeting. j. The Registrar shall be the custodian of the minutes of the meetings of the Planning Board. The minutes (along with the Agenda Notes) shall be preserved permanently both in physical and electronic form. 12. Passing of Resolution-by-Circulation a. Without prejudice to the Vice Chancellor’s powers under Section 12 (3) of the IMU Act, 2008, if the Vice Chancellor is of the opinion that an immediate decision is necessary in any matter, he may direct the Registrar to send the Agenda Note of the item-by-Circulation together with a draft resolution - by email - to all the members of the Planning Board giving them not less than three clear working days for their comments, if any. If no comments are received from a member within the time limit specified, it shall be presumed that he has no objection to the proposal. b. The date of the Resolution-by-Circulation shall be the last date given to the members for their comments on the Agenda Item-by-Circulation. c. A member may seek clarification or additional information from the Registrar with regard to the Agenda Item- by-Circulation. d. In cases where not less than six members make a request that the Agenda Item-by-Circulation is best discussed in a regular meeting of the Planning Board, the Vice Chancellor shall include the subject as an Agenda Item in the next regular meeting. In all other cases, the Resolution-by-Circulation is deemed to be approved. e. Ordinarily, only urgent and important agenda items shall be placed before the Planning Board by-Circulation. f. No resolution on an Agenda Item shall be passed by-Circulation after the notice convening a regular meeting of the Planning Board has been issued. g. Agenda Note of an item-by-Circulation shall not be sent to the members who have an interest in that particular matter and the same shall be recorded in the Agenda Note as well as the Resolution-by Circulation issued thereafter. h. The Resolution-by-Circulation shall be placed before the next Planning Board meeting for confirmation. 13. Sequence of Agenda Items a. The first Agenda Item of a regular meeting of the Planning Board shall be the confirmation of the minutes of the previous meeting. b. The second Agenda Item shall be the Action Taken Report on the minutes of the previous meeting. c. The next set of Agenda Items may be the confirmation of the various Resolutions-by-Circulation. d. The next set of Agenda Items may be reporting of the various decisions taken by the Vice Chancellor under Section 12(3) of the IMU Act, 2008. e. The next set of Agenda Items may be the reporting of the minutes of the immediate past meetings of the Executive Council, Academic Council and the Finance Committee.10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] f. This will be followed by all other Agenda Items for information/decision. 14. Obligations of Members a. The Agenda Notes and minutes sent to the members of the Planning Board are confidential in nature and should not be divulged to outsiders. b. If any member has any interest in any Agenda Item under the consideration of the Planning Board, then he should suo motu recuse himself from the deliberations for the particular Agenda Item. c. If a member becomes disqualified to be a member of the Planning Board under the IMU Act, Statutes or Ordinances, then he should suo-motu inform this fact to the Registrar at the earliest.” K. SARAVANAN, Registrar [ADVT.-III/4/Exty./880/2023-24] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.